SI-FFA = Système d’Information - FFA Il s’agit d’un portail internet avec 3 accès Accès licences, structures Accès performances Accès AFS (athlète, formation, stage)

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Les clès du concept La gestion des acteurs : . Les clès du concept La gestion des acteurs : Un acteur est une personne physique qui a une relation avec la structure fédérale (athlète, officiel, dirigeant) La gestion des structures : Une structure est une entité qui regroupe un certain nombre d’acteurs (un club est une structure)

Les clés du concept (suite) La gestion des relations : Une relation constitue le lien entre l’acteur et la structure (la licence est une relation entre un acteur et un club. La gestion des évènements : Un événement est une organisation mise en place par une structure (un championnat régional est une organisation mise en place par la ligue)

Droits d’accès et de modification Le SI-FFA dispose d’un système de droits d’accès pour chaque structure et à différents utilisateurs protégés par des codes

Profils Rôle administrateur : ADM (accès complets pour sa structure) Rôle gestionnaire : GES (accès restreint dédié à la prise de licence pour sa structure) Rôle lecteur : LEC uniquement pour la consultation

La page d’accueil de l’accès licence Menu   ► STRUCTURES ► Gestion des structures ► ACTEURS ► Gestion des acteurs ► Gestion des récompenses ► Gestion des qualifications ► LICENCES ► Renouvellement rapide des licences ► Gestion des demandes de mutation ► AUTRES ► Etats (V2) ► Exportation des données ► Table de codification  

Les mots clés Menu de navigation : affichage du nom de l’écran sur lequel se trouve l’utilisateur et accès aux écrans précédents. Bandeau de description : fourni une information de synthèse sur la fiche consultée.

Les mots clés (suite) Navigateur : il permet de naviguer de l’écran principal de la fiche aux écrans de détails. Zone de saisie : c’est la description générale de la fiche consultée, elle permet la modification de certaines informations.

Les mots clés (suite) Boutons d’actions : accès aux fonctions (modifier, supprimer). Bandeau de critères de recherche : permet de choisir les critères de la recherche souhaitée.

Les mots clés (suite) Rafraîchir la liste : permet de lancer la recherche en fonction des critères choisis. Informations de connexions : au bas des écrans, fournit des informations sur l’utilisateur connecté

Module « licences »

Gestion des structures Modifier : Coordonnées Assurance RC Statuts juridiques Informations bancaires Autorisations Structures fonctionnelles : comité directeur, bureau directeur, … Questionnaire running Infos complémentaires.

Gestion des structures (suite) Visualiser : infos de labellisation Crédits d’opérations Effectifs Récompenses Qualifications Historiques

Gestion des structures (suite) Editer : Fiche de labellisation Effectifs par saison Mouvements financiers

Gestion des Acteurs Créer : un nouvel acteur Renouveler : une licence Modifier : les adresses, NPAI Visualiser : Les récompenses, les qualifications, infos complémentaires, infos sur la licence, sur les mandats, missions Historiques

Gestion des Acteurs (suite) Editer fiche acteur Attestation de licence Participation à un événement

Licences Renouvellement rapide des licences : uniquement si aucun changement par rapport à la saison précédente S’il y a changement d’adresse, faire la modification par la gestion des acteurs. Gestion des demandes de mutation : Ajout d’une nouvelle demande (bouton action) et renouvellement de la licence Rappel de la procédure : Réception d’un notif’mail à l’adresse du club Edition du formulaire de demande de mutation Envoi à la LALR avec les docs demandés Réception d’un notif’mail d’autorisation de prise de licence

Autres Etats : Exportations : Tables de codification Etiquettes des licenciés du club en fonction des catégories Statistiques diverses sur les licenciés et les clubs Exportations : Etat des qualifications DEO( Dirigeants – Entraîneurs – Officiels) Nombre de licences Statistiques sur les licences Tables de codification

Module Performances

Performances Calendrier des compétitions : Chargement des résultats : Permet de visualiser une compétition (programme, organisateurs..) Chargement des résultats : Réservé aux secrétaires informatiques (SIR, SIF, compilateurs) Accès aux performances : Permet d’avoir accès aux résultats, jury d’une compétition

Performances (suite) Traitement des records : Permet la recherche d’un record, meilleur performance d’une structure (homologué, refusé, en instance..) Regroupement des participants : Permet de rechercher, pour une athlète l’ensemble des performances réalisées, les records, podiums

Exploitations Etats : V2 Exportations : V2 Permet d’éditer divers états (performances par athlète, Résultats, jury, statistiques….) Exportations : V2 Stades Engagés pour une compétition ….

Traitement des points fondamentaux

Début de période administrative Approvisionner votre compte d’un montant supérieur de la part fixe annuelle (comprenant la part fédérale, régionale, départementale) + licences (au fur et à mesure de vos besoins) Actualiser l’assurance RC Actualiser les coordonnées du club Actualiser la structure fonctionnelle (président, secrétaire, trésorier) Renouveler ou créer ces licences Alors, il vous sera possible de renouveler ou créer des licences.

Ajouts d’autorisation Les autorisations d’accès données doivent l’être nominativement. Cela permet de savoir qui a fait quoi par l’intermédiaire de l’historique. Comment faire ? Définir le rôle de la personne à qui on donne l’accès : Administrateur (une seule personne) Gestionnaire (la personne qui saisit les licences) Lecteur (toute personne)

Ajouts d’autorisation (suite) 1– Dans le menu cliquer sur « Gestion des structures » 2 – cliquer sur le nom du club 3 – cliquer sur la gauche sur « autorisations » 4 – cliquer sur le bouton d’action « ajouter »

Comment créer un nouvel acteur 1 – Menu gestion des licences 2 – Cliquer sur « ajout d’un acteur » 3 – Puis…

Comment créer un nouvel acteur ? suite Cliquer sur « recherche d’homonyme » afin de vérifier l’état de cet acteur. Si le nom, prénom apparaît, c’est que cet acteur existe déjà, ne pas poursuivre ! Revenir à la gestion des acteurs pour interroger le système Acteur non licencié = prendre une licence Acteur non licencié la saison précédente = prendre une licence Acteur licencié d’un autre club = demande de mutation

Adresse NPAI Une adresse NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée) Un mail automatique est envoyé à l’adresse mail du club Vérifier l’adresse et la modifier éventuellement Dans la fiche coordonnées cliquer sur modifier, placer l’indicateur NPAI sur « Non » afin de ne plus recevoir de mails de rappel. Si le licencié n’a pas son nom sur la boîte à lettre, ne pas oublier de mettre dans la 1ére ligne : c/o suivi du nom figurant sur la boîte à lettre.

Comment rechercher un acteur non licencié et lui prendre une licence ? 1 – Indiquer le N° de licence 2 – Mettre tous les autres champs à blanc et décocher toutes les cases sauf acteur de la structure. 3 – cliquer sur rafraîchir la liste 4 – Le nom apparaît dans la grille de résultats 5 – cliquer sur le nom 6 - Sur la gauche cliquer sur licence 7 – Prendre la licence Bandeau de critères de recherche Grille de résultats de recherche Fiche acteur

FIN