Si vous n’avez pas accès merci de contacter le 35050. L’application Imoniteur vous permet de créer un budget de voyage, de commander des prestations (vol, voiture de location, hôtel, billets de train à l’étranger) auprès de l’agence de voyage EPFLCréation d’un budget de voyage de préparer la base de la future note de frais. Le system Imoniteur est accessible à cette adresse : https://infowww.epfl.ch/imoniteur/menu.htm Si vous n’avez pas accès merci de contacter le 35050. 20.07.2016

Dans l’application les symboles suivants sont utilisés et signifient : (*) : Champ obligatoire à remplir : La petite terre ouvre l’aide pour trouver des informations en liaison avec la cellule avoisinante. : ce bouton permet d’enregistrer les informations et continuer le budget de voyage. 20.07.2016

Choisissez l’option « Gestion des voyages » Choisissez ensuite : « Gestion de voyages à l’étranger » 20.07.2016

Pour la prochaine étape : Cliquez sur « Créer un nouveau budget de voyage » Vous pouvez aussi utiliser le menu déroulant 20.07.2016

1 2 3 4 Sur cette page il faut entrer les informations comptables : Votre numéro de fonds pour comptabiliser les dépenses Votre centre finance XXXX Une numérotation/codification propre à votre unité N’utilisez cette case que si vous appartenez aux Services Centraux. Les éléments marqués (*) sont obligatoires Une fois rempli cliquez sur « Suivant » 20.07.2016

Cet écran vous devez indiquer le nom du voyageur, les options sont : 1 2 3 4 Cet écran vous devez indiquer le nom du voyageur, les options sont : Vous êtes le voyageur, cette option est pour vous Vous préparez le budget pour un invité, l’option 2 doit être choisie. Attention, vous ne pourrez pas établir de note de frais avec l’application, vous devrez utiliser un transfert bancaire. C’est un de vos collègues qui voyage, tapez son nom dans la case et appuyez sur « Chercher », Son nom apparaît dans la liste, en cliquant dessus, vous avez l’écran suivant qui s’affiche. 20.07.2016

Sur cet écran, vous retrouvez toutes les informations concernant le voyageur et vous avez aussi la possibilité d’indiquer si une partie du voyage est privé. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur suivant pour passer à l’étape suivante. Si vous choisissez « Partiellement privée » un nouvelle écran à compléter s’ouvre. 20.07.2016

Les parties à remplir sont : Où sont indiquées les dates de la partie privée Qui sont les personnes accompagnantes. Une fois rempli, cliquez sur « Suivant » 1 2 20.07.2016

Le motif du voyage est à indiquer sur cet écran, pour cela cliquez sur un des choix proposé. Il s’ouvrira alors un nouvel écran à compléter. 20.07.2016

Toutes les cellules indiquées avec (*) sont obligatoires: Le motif Les dates de début et fin La ville Le nom de l’organisateur Le nom de la conférence 20.07.2016

Cet écran permet de choisir les prestations qui feront partie du voyage et pour lesquels vous sollicitez ou non l’aide de l’agence de voyage EPFL. Une fois la prestation choisie, un nouvel écran s’affiche. 20.07.2016

Les informations suivantes sont indispensables : 1 2 3 4 5 6 7 Les informations suivantes sont indispensables : S’agit-il d’un vol aller ? Dates de départ et de retour avec le détail du moment du vol Aéroport de départ et d’arrivée Peut-être complété si le voyageur a déjà un vol précis en choix ou pourra être complété après discussion avec l’agence Sera complété dès que la confirmation par l’agence aura été reçue. Commentaire par rapport au vol. Permet à l’agence de choisir un vol avant ou après les dates spécifiées Une fois l’écran complété, choisissez « Suivant » ou « nouvelle commande » si vous souhaitez ajouter d’autres prestations ou passer à l’écran suivant. 20.07.2016

Depuis l’écran précédent vous avez choisi l’option «Nouvelle commande » et vous vous retrouvez sur un écran identique à celui que déjà vu. Choisissez votre prestation et sur l’écran suivant remplissez les informations nécessaires. 20.07.2016

Pour une conférence les points suivants doivent être renseignés : 1 2 3 4 5 6 Pour une conférence les points suivants doivent être renseignés : es champs sont renseignés automatiquement Attention les dates indiquées sont les dates du voyage, elles doivent être modifiées si elles ne correspondent pas aux dates de la conférence. Ce champs est renseigné automatiquement par l’information indiquée au début du budget Vous devez indiquer ici si l’hôtel et des repas sont inclus dans le prix de l’inscription. Le mode de paiement doit être choisi dans le menu déroulant. La somme payée et sa monnaie Cliquez « suivant »pour l’étape suivante 20.07.2016

Cet écran permet de compléter le budget de voyage avec des frais complémentaires aux prestations commandées auprès de l’agence de voyage EPFL. Plus vous indiquez de prestations, plus la note de frais sera aisée à remplir. 20.07.2016

Il est possible d’ajouter autant de frais que désiré simplement en utilisant la touche « Autre frais », après chaque choix un écran à compléter s’ouvrira, sauf pour les écrans Budget repas, forfait petit-déjeuner, forfait petit-déplacement et forfait pour séjour en appartement, car pour ces derniers le calcul est automatique. 20.07.2016

Exemple de calcul automatique Une fois toutes les dépenses additionnels ajoutées, il suffit de cliquer sur « Terminer » pour obtenir le document de la prochaine diapositive. 20.07.2016

Il vous appartient de compléter les montants qui manquent et/ou d’ajouter de nouvelles dépenses, ou un commentaire. Il suffit de cliquer sur la ligne à modifier ou sur Nouvelle prestation, Autre Frais ou sur les liens en bleu des commentaires pour ouvrir l’écran concerné. Vous pouvez modifier/ compléter ce budget autant de fois qu’il est nécessaire. 20.07.2016

Pour commander les prestations auprès de l’agence de voyage, il suffit de cliquer sur « envoyer une demande d’offre », un nouvel écran s’ouvre qu’il faudra compléter avant de l’envoyer. 20.07.2016

Ici sont indiquées les préférences de voyage du collaborateur : 1 2 3 4 5 Ici sont indiquées les préférences de voyage du collaborateur : La classe de vol, économique ou businees La place dans l’avion, couloir ou fenêtre Le type de repas, attention tous se sont pas disponibles. Le type de chambre, simple ou double. La nationalité du voyageur permettra à l’agence d’attirer l’attention sur la nécessité d’un visa ou pas Commentaires utiles pour la commande du billet Possibilité que le voyageur reçoive une copie de la commande à l’agence de voyage. 6 7 Une fois les préférences choisies, cliquez sur « Envoyer le mail » 20.07.2016

La date et l’heure de l’envoi de la demande d’offre à l’agence de voyage s’affiche à l’écran et peut être consultée pour en connaître les détails. 20.07.2016

Ci-contre l’exemple du message envoyé à l’agence de voyage avec les prestations commandées. Suite au courriel ou au téléphone, l’agence vous propose 3 vols selon les directives de l’EPFL et la disponibilité. Le voyageur ou la secrétaire discute et finalise l’achat du billet avec l’agence. La secrétaire introduit dans le budget de voyage toutes les informations, vol, prix, hôtel etc. qui font parties du voyage. Le budget de voyage sera transformé en note de frais au retour du voyageur. 20.07.2016

INFORMATIONS IMPORTANTES Le remboursement des frais se fait sur la base de tickets originaux. Les tickets doivent être collés sur une page A4. En cas de problèmes avec l’application, vous pouvez contacter Mme Perrin au 36086 ou Mme Lamnafaa au 36085. Sites à consulter : http://polylex.epfl.ch http://voyages.epfl.ch http://sf.epfl.ch 20.07.2016

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