Concevoir les démarches en ligne avec Publik Formation administrateur fonctionnel Donnée par À client le 2017/10/7

Aide et documentation Ce support Documentation incorporée à l'application en cliquant sur aide Guide de l’administrateur fonctionnel https://doc‑publik.entrouvert.com/admin- fonctionnel Site communautaire Bistro http://bistro.entrouvert.com Adresse mail pour créer des tickets automatiquement support-client@entrouvert.com Liste du projet gru-client@listes.entrouvert.com

Dématérialisation L'existant doit-il être conservé à l'identique ? Conception d'un formulaire structuré, avec un vocabulaire adapté Identification des intervenants dans le traitement Définition des étapes du traitement Identification des permissions (rôles) de chaque intervenant à chaque étape Définition des actions à chaque étape du traitement, avec rôles associés.

Création de formulaires Connexion sur l'interface d'administration https://fixme Possibilité d'importer/exporter (Bistro) ou clic sur « nouveau formulaire » Informations (Titre, Catégorie, Mots-clés) Workflows (Choix du workflow, Rôles attribués aux fonctions) Options

Options du formulaire Activer ou désactiver le formulaire. Page de confirmation. Une page récapitulative permet à l'utilisateur de vérifier sa saisie avant validation. Dates de publication et d'expiration Autoriser un seul formulaire par utilisateur. Lorsqu'on souhaite que les utilisateurs répondent une seule fois (consultations). Activer le code de suivi (lié à la sauvegarde automatique). Rediriger un formulaire désactivé vers une autre URL. Le formulaire est affiché et un clic sur ce dernier redirige vers l'URL saisie.

Formulaire : rôles et workflow C’est sur le formulaire que se fait l’association entre un workflow et un formulaire Rôles destinataire  = rôle de l’agent traitant en début de workflow Rôles usager = rôles des personnes ayant la possibilité de remplir le formulaire Rôles pour la saisie backoffice = rôles des agents autorisés à saisir des demandes pour le compte des citoyens (guichet, téléphone...) Fonctions supplémentaires existantes dans le workflow peuvent aussi être associées à des rôles. Toutes ces fonctions peuvent ne pas avoir de rôle initial et en prendre un ou plusieurs à différentes étapes du workflow.

Édition des champs Cliquer sur « Édition » Choisir un libellé (qui sera le texte affiché à l'utilisateur) et un type. Créer tous les types de champs Texte, Texte Long, Courriel, Case à cocher, Upload de fichier, Date ,Liste ,Liste à choix multiple, Tableau, Tableau de listes, Éléments classés, Titre, Sous-titre, Commentaire, Nouvelle page Après création on peut éditer, supprimer ou dupliquer un champ en le survolant. On peut aussi cliquer/déplacer.

Option générale des champs Obligatoire ou non Remarque : permet d'apporter une aide au répondant Affichage dans les listings : détermine si le champ concerné doit figurer dans le listing back- office. Classe supplémentaire pour les styles CSS : permet d'indiquer une classe CSS pour le champ. Cette classe doit évidemment exister dans la feuille de style du thème choisi pour être opérante. Grid 1,2,3,4,6,12 Nom de variable : permet d'attribuer un identifiant au champ en question. Cet identifiant pourra ensuite être utilisé pour faire des formulaires conditionnels.

Options spécifiques Regex de validation : pour contrôler ce qui est saisi (exemples dans la documentation) Pré-remplissage. Avec les données utilisateur du compte citoyen le plus souvent. Est aussi utilisé pour interroger un référentiel distant Longueur de ligne, nombre de lignes Date minimale, maximale, date dans le futur, date du jour (pour permettre la saisie de la date du jour malgré les options précédentes). Nombre maximal de choix (liste à choix multiple) Ajouter une ligne au total (tableau) Condition (champs nouvelle page)

Créer un formulaire conditionnel La condition concerne toujours l'affichage d'une page entière et pas d'un seul champ Mettre un nom de variable sur la question dont la réponse déclenche ou non l'affichage de la page Créer la page conditionnelle (champs page) Éditer le champs page pour ajouter une condition sous la forme : form_var_nom-de-la-variable == « La réponse qui déclenche l'affichage de la page » Attention à la casse (majuscules/minuscules), aux espaces, aux tirets, aux accents...

TP Formulaire Créez un formulaire ex nihilo, mettez votre prénom dans le titre, « Théodule - xxx », mettez le dans la catégorie « Formation » Il doit avoir un titre, un sous-titre, un commentaire, un champ texte « nom », un champ liste avec au moins 2 éléments. Le champ nom doit-être pré-rempli avec le profil de l’usager (s’il est connecté) Le formulaire doit comporter plusieurs pages dont une page conditionnelle. Cela implique : De créer un champs liste dont la valeur va déclencher ou non l’affichage de la page Un nom de variable « xxxx » donné à ce champs liste L’écriture d’une condition dans le champs page, sous la forme form_var_xxxx== « réponse dans la liste qui doit déclencher l’affichage » Déterminez les champs qui apparaîtront dans le listing des demandes en backoffice

Import / Export de formulaire Import / export depuis Bistro Export fourni un fichier au format .wcs (format xml). On peut exporter pour réimporter ailleurs ou pour partager L'import ne supporte que ces fichiers .wcs Si le workflow, rôles, catégories, n'existent pas sur la plate-forme il faut reconfigurer tout ça. Écraser un formulaire existant : importer un formulaire pour remplacer un formulaire existant. Imports des champs d'un autre formulaire

Catégories Servent à classer l'affichage des formulaires, c'est tout. La description de la catégorie est affichée comme chapeau en dessous du libellé. Un formulaire doit être rattaché à une catégorie pour apparaître sur la page d’accueil

Rôles et utilisateurs Accessibles, lorsqu'on a les bonnes permissions (rôles de gestion des rôles et users), depuis le menu latéral en backoffice. Différence entre : Rôles techniques qui définissent des droits dans l’application. Rôles métiers qui définissent ce qu’un utilisateur peut faire à chaque étape du workflow Chaque utilisateur peut avoir un ou plusieurs rôles Héritages possibles entre rôles, pour les permissions et les users Mails sont envoyé au(x) mail(s) du rôle ou à ceux des utilisateurs ayant ce rôle. La CNIL recommande d'avoir 10 familles de eservices, chacune reliée à au moins un rôle. Mais c'est difficilement applicable pour les petites communes.

Rôles et utilisateurs Pour connecter rôle(s) et utilisateur(s) on peut entrer par les rôles ou par les utilisateurs. Passer par l’entité la moins nombreuse. Cases à cocher attribue/désattribue le rôle Pour ajouter des utilisateurs à un rôle, il faut commencer à taper leur nom ou leur adresse courriel. Rôles != fonctions (destinataire, expéditeur, saisie backoffice…)

Workflows Circuit que suit une demande Une série d'étapes appelées statuts À chaque étape/statut on définit ce qui peut se passer pour la demande via une série d'actions disponibles Les actions sont parfois déclenchées par des usagers ayant un rôle (ou une fonction) particulier, elle sont parfois automatiques

Le workflow par défaut Juste envoyé La demande a été envoyée par l'expéditeur et n'a pas encore été traité, une copie de la demande est envoyée par e-mail au destinataire et à l'expéditeur, le statut change alors automatiquement pour basculer vers le statut Nouveau. Nouveau Le destinataire et l'expéditeur peuvent laisser un commentaire (à plusieurs reprises, cela leur permet d'échanger, de préciser la demande). Le destinataire choisit ensuite d'accepter la demande (ce qui la fait passer au statut accepté) ou de la refuser (ce qui la fait passer au statut Rejeté). Rejeté La demande a été refusée par le destinataire. Un e- mail est envoyé au destinataire et à l'expéditeur. La démarche est terminée. Accepté La demande a été acceptée par le destinataire. Un e- mail est envoyé au destinataire et à l'expéditeur. Tous deux peuvent laisser un commentaire sur la demande. Le destinataire peut passer la demande au statut Terminé. Terminé Un e-mail est envoyé au destinataire et à l'expéditeur. La demande est close.

Gérer un workflow From scratch En dupliquant le workflow par défaut (recommandé) En important un workflow existant (fichier .wcs). Si les rôles utilisés dans le workflow n'existent pas sur la plate-forme au moment de l'import il faudra reconfigurer le workflow Liens à droite pour la suppression, la copie, l'export

Les statuts Les statuts sont les différentes étapes pouvant être suivies par un formulaire soumis Créer / Supprimer un statut Options : Changer le nom du statut. Il faut noter que ce nom apparaît pour le citoyen d'une part et pour le gestionnaire du formulaire (le destinataire) d'autre part. Changer la visibilité du statut Le cacher au demandeur. Changer le caractère final du statut. Affirmer le caractère final d'un statut même si il peut déboucher sur d'autres statuts. Très important d’utiliser les couleurs et les aides contextuelles pour faciliter le travail des agents.

Les actions C'est l'ensemble des choses qui se passent lorsque un formulaire se trouve dans un statut donné. Les actions peuvent être automatiques ou manuelles Ajouter une action avec la liste déroulante Supprimer /éditer en cliquant dessus Il y a des actions pour : Envoyer de l'information (mails, SMS, document, commentaires) Échanger avec d'autres applications (webervices) Faire évoluer la demande dans le workflow (changement de statut, de rôles/fonctions) Gérer la demande (éditer, anonymiser, supprimer)

Les types d'action Afficher un formulaire Afficher un message Agréger dans un message de récapitulatif Ajouter un rôle à l'expéditeur Anonymiser Appeler un webservice Attribuer une fonction Changer de statut Changer de statut automatiquement Changer de statut à la soumission Créer un document Enregistrer dans le journal Envoyer un SMS / Envoyer un mail Permettre de joindre un fichier Permettre l'édition Permettre un commentaire Supprimer le formulaire Supprimer un rôle de l'expéditeur

Les variables Variables sont essentielles pour construire les modèles de courriels et de documents Variables liées au formulaire : [form_details], [form_name], [form_url] Variables systèmes liées au site, aux catégories ou à l'utilisateur [site_name], [site_url], [session_user_var_nom] Variables spécifiques nom_du_formulaire_var_nom_de_variable_du_ch amp Exemple : formulaire de contact dont le nom de variable est contact, on obtiendra le contenu du champ téléphone (dont le nom de variable est telephone) en mettant dans le modèle de message [form_contact_var_telephone]

Options avancées Criticité : niveaux définis librement + action pour la faire évoluer. On peut créer des actions changement de statut « criticité + » / « criticité - » Variables de workflow : leur valeur sera définie au niveau de chaque formulaire Variables globales : des actions de workflows automatiquement disponibles pour tous les statuts.

Associer workflows et formulaires Depuis le formulaire, cliquer sur « Changer » en face de « workflow » et sélectionner le nouveau workflow S'il y a déjà des demandes remplies pour ce formulaire, il faut faire correspondre les statuts de l'ancien workflow et du nouveau

Tester un formulaire et un workflow Avoir autant de comptes que de rôles intervenants dans le workflow, chaque compte doit avoir uniquement un des rôles du workflow Attribuer les bon rôles aux différents comptes Utiliser plusieurs navigateurs (ou plusieurs sessions de navigateur) pour pouvoir voir simultanément les écrans des différents utilisateurs. À chaque étape, vérifier ce que chaque utilisateur est en mesure de faire et les mails envoyés.

Bonnes pratiques et évolutions Pratiques visant à assurer que votre démarche en ligne est facile à maintenir et à faire évoluer. Donner des noms de variables explicites. Utiliser le bon type de champs (liste à choix multiple plutôt que plusieurs cases à cocher successives par exemple). Type « bloc de champs » à venir. Actions de workflows plus orientés métier et moins technique à venir : « Répondre » ou « Dialoguer ».

TP workflows - Comptes de test Citoyen Identifiant/courriel : citoyen Mot de passe : citoyen Chef de service Identifiant/courriel : chef Mot de passe : chef

TP1 Workflow Copiez le workflow par défaut et donnez lui un nom avec votre prénom dedans L’objectif est d’ajouter une étape de validation : l'agent accepte une demande, son chef de service doit valider son choix avant que le traitement soit effectif. Le chef peut rejeter la demande. Il faudra tester le workflow en utilisant plusieurs navigateurs (pour pouvoir avoir plusieurs rôles en même temps sans se délogguer).

TP 1 Workflow Créer un nouveau statut workflow pour la validation Créer une nouvelle fonction « chef de service » Donner à cette fonction le rôle « chef » dans le formulaire Faire en sorte que le destinataire (agent traitant) puisse passer de « nouveau » vers « validation » (action changement de statut) Validation est un statut dans lequel le chef doit pouvoir accepter la demande ou la rejeter (2 actions « changement de statut », réservée à la fonction chef de service)

TP2 workflow L’objectif est de tester facilement notre workflow Ajouter une fonction « Testeur » et lui donner dans le formulaire un rôle que vous possédez (par exemple « administrateur des démarches ») Créez une « action globale » qui va vous permettre de revenir vers le premier statut de traitement. Cela évite de saisir plusieurs demandes pour pouvoir tester Clic sur « action globale » depuis la barre latérale de l’accueil du workflow et choix du nom de l’action Faire un déclencheur manuel que vous allez réserver à la fonction « Testeur » Créer l’action de changement de statut vers le premier statut de traitement Testez le workflow en utilisant plusieurs navigateurs (pour pouvoir avoir plusieurs rôles en même temps sans se délogguer).

TP3 workflow L’objectif est de transmettre dans un mail, un commentaire saisi par l’agent traitant en cours de traitement Il faut donner un nom de variable « xxxx » à une action « permettre un commentaire » Utiliser cette variable sous la forme [comment_xxxx] dans le template du mail envoyé Vérifiez le mail reçu

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