Reference Document Document de référence Treasury Board of Canada Secretariat    © Her Majesty the Queen in Right of Canada. This information is released under an Open Government Licence - Canada.  Disclaimer: This resource has been deemed to have business value but is not an official publication of the Government of Canada. It is provided in the original language and format in which it was created.    Document de référence Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada © Sa Majesté la Reine du chef du Canada. Les présents renseignements sont communiqués selon les termes de la Licence du gouvernement ouvert — Canada.  Avis de non-responsabilité: On a jugé que les présents renseignements possèdent une valeur opérationnelle, mais il est possible qu’ils soient inexacts car ils sont périmés. Ils sont fournis dans la langue originale et le format dans lesquels ils ont été créés. Open Government Canada http://open.canada.ca Gouvernement ouvert Canada http://ouvert.canada.ca

Gestion de l’information du SCT Présentation à la communauté de pratique de la liaison avec le BVG GCDocs 19014314

Qu’est-ce que la gestion de l’information? Chaque jour, les employés du gouvernement créent et reçoivent un énorme volume de renseignements qui se présentent sous diverses formes. L’information joue un rôle essentiel dans l’exécution des programmes et des services, la prise de décisions et la responsabilisation au sein de l’administration publique. La gestion de l'information (GI) est la discipline qui définit et soutient la gestion efficace de l'information, de la création et de la planification à la conservation ou à l'élimination à long terme.

Conseils : quelle information faut-­il conserver? Gestion de l’information : une transformation Conseils : quelle information faut-­il conserver? Information créée, envoyée ou reçue Oui : de quel type de ressources documentaires s’agit-il? Non : l’information peut être supprimée Y a-t-il une demande d’AIPRP ou un litige en cours? Est-elle liée aux activités ministérielles? Ressources documentaires à valeur opérationnelle Ressources documentaires à valeur opérationnelle limitée conserver la ressource documentaire Non : l’information peut être supprimée Porte-­t-elle sur des questions financières ou juridiques, ou a-­t-­elle des répercussions sur une politique, un programme ou une procédure? Explique-t-elle pourquoi et comment une décision ou une mesure a été prise? Fournit-elle l’information nécessaire pour rendre compte d’activités au Parlement? Sert-elle à demander une opinion sur une activité qui présente de l’intérêt pour le Ministère? Expose-t-elle des commentaires sur une activité qui exige une mesure administrative? Permet-elle d’amorcer ou de poursuivre une activité ministérielle? Fait-elle l’objet d’une demande d’accès à l’information? Employees often ask if draft documents should be kept. If the drafts contain substantive changes that demonstrate the evolution of the document, they should be kept. Si vous répondez oui à l’une de ces questions, conservez l’information!

Processus d’élimination Bibliothèque et Archives Canada (BAC) Processus d’élimination En vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, les ressources documentaires à valeur opérationnelle doivent être gérées selon des calendriers approuvés de conservation et d’élimination. Voici des exemples de périodes de conservation (doivent être établies en fonction des besoins opérationnels, à moins d’être précisées dans une loi ou une politique) : 20 ans – documents concernant les politiques 10 ans – documents concernant les opérations 6 ans – documents administratifs de nature financière de 2 à 5 ans – documents administratifs de nature générale Les ressources documentaires à valeur continue sont transférées à BAC, qui les conserve en permanence. Placing documents in GCDocs Enterprise ensures that LAC guidelines will be applied. This is achieved by means of the inheritance model in the Enterprise folder structure. When documents are saved to the shared drives, there is no mechanism for applying LAC R&D schedules.

La transformation au SCT Passage du papier au numérique Comment faisons-nous cela? GCDocs Nouvelle architecture de l’information Migration des disques partagés Transformation des services administratifs Signatures électroniques, processus d’approvisionnement au paiement et autres projets de transformation Les appareils mobiles moderniseront notre façon de travailler.

Vecteurs de changement externes Initiative de transformation des services de courriel (ITSC) dirigée par Services partagés Canada : Mise en œuvre d’avril à septembre 2014, et limite de 2 Go sur tous les comptes de courriel Résultats de la vérification de la tenue des documents électroniques Conformité à la Directive sur la tenue de documents : 2015 Bibliothèque et Archives Canada (BAC) : passage à la gestion électronique des documents d’ici 2017

Objectifs Être prêt pour la migration des disques partagés d’ici 2014 Être prêt pour le transfert vers @canada.ca d’ici 2014 Être prêt à déménager dans les nouveaux bureaux avec deux boîtes ou moins d’ici 2015-2016 Conserver de bonnes habitudes Sur le plan de la GI, êtes-vous prêt à déménager ? Sur le plan de la GI, êtes-vous prêt à répondre à une demande d’accès à l’information? Sur le plan de la GI, êtes-vous prêt pour l’ITSC? Network Location = Emplacement du réseau

La transformation au SCT - Feuille de route Étapes de la campagne de grand ménage de l'information ÉTAPE 1 Rôles et responsabilités ÉTAPE 2 Évaluation, inventaire et planification ÉTAPE 3 Apprentissage, tri et destruction ÉTAPE 4 Numérisation et transfert ÉTAPE 5 Adoption de bonnes habitudes ÉTAPE 6 Dernière vérification ÉTAPE 7 Utilisation des nouveaux outils et être prêt pour le déménagement Automne 2013 Automne 2014 Architecture de l’information Disques partagés ITSC 90, rue Elgin et second emplacement Déplacement de vos documents numériques (Début 2014 - automne 2014) Mise en œuvre d'une nouvelle architecture de l'information Migration des documents électroniques vers GCDocs Abandon progressif des disques partagés Déplacement de vos courriels (Printemps - automne 2014) Mise en œuvre de l’ITSC Limite de 2 Go dans Outlook (y compris courriels, calendrier, contacts et tâches) Déplacement de vos documents imprimés (Été - automne 2014) Transfert des dossiers imprimés au Centre de l'information ministérielle Disposition adéquate de tous les dossiers ministériels Déménagement de vos deux boîtes (2015 et 2016) Déménagement de deux boîtes d’effets personnels et enregistrement numérique de tous les renseignements dans GCDocs GCPedia - Campagne de nettoyage au SCT

Nettoyage des disques partagés À faire Supprimez les doubles de documents. Supprimez les documents déjà sauvegardés dans GCDocs. Supprimez vos documents personnels, notamment les vidéos, la musique et les photos. Choisissez des noms pertinents pour vos dossiers et documents. Servez-vous de raccourcis au lieu de copier le même document dans plusieurs dossiers. Servez-vous des disques partagés lorsque l'information est générée par des applications non intégrées à GCDocs. Supprimez les dossiers vides. Choisissez des noms courts, mais pertinents pour les sous-dossiers. Indiquez le numéro de la version du document dans le nom du fichier s'il en existe plusieurs versions. Ajoutez « versionfinale » à la fin du nom du fichier s'il s'agit de la version finale approuvée. Reprenez les termes du document dans le nom du fichier. Faites preuve de cohérence dans votre manière de nommer les fichiers. À ne pas faire Ne stockez pas de copies pour des raisons de commodité ou à titre de référence. Ne stockez pas les courriels (fichiers .pst). Ne stockez pas de documents personnels. N’utilisez ni votre nom, ni un acronyme, ni une abréviation pour nommer les dossiers et les fichiers. Ne stockez pas le même document dans plusieurs dossiers. Ne stockez pas les fichiers de bases de données (MS Access) dans GCDocs. Ne conservez pas les communications informelles. Ne transférez pas dans GCDocs des documents ou une structure de dossiers se trouvant sur le disque partagé sans consulter au préalable votre représentant en GI.

Ménage des courriels – À supprimer Les messages personnels Les messages qui relatent des conversations informelles Les messages reçus « À titre d’information » Les confirmations de réunions et de réservations de salles Les avis de confirmation de lecture Les demandes et les mises à jour de tâches dans Outlook Les messages qui n’ont aucune valeur administrative, opérationnelle, financière ou juridique Les messages qui ne sont nécessaires que pour une période limitée Les suites de courriels, sauf le dernier ou ceux comprenant des pièces jointes Les éléments de calendrier de plus d’un an Les courriels incluant des doubles de pièces jointes Votre copie de messages envoyés à tout le personnel ou à des adresses multiples La publicité non sollicitée Most of your e-mail is likely for reference

Ménage des courriels – À sauvegarder dans GCDocs Les courriels qui documentent les activités opérationnelles Exemple : courriel contenant des conseils sur l’application d’une politique Les courriels qui documentent des comptes rendus de décisions ou qui démontrent le respect d’obligations redditionnelles Exemple : courriel donnant suite à des mesures convenues lors d’une réunion L’approbation de l’orientation d’une mesure Exemple : réponse d’un gestionnaire approuvant une mesure qui fait suite à une question demandant une orientation; Les autorisations d’opérations Exemple : courriel approuvant une mesure de dotation en personnel. La plupart des courriels ayant une valeur opérationnelle se trouvent dans le répertoire des messages envoyés.

Ménage des document papier – À éliminer Les documents portant un numéro de référence du SGDDI ou de GCDocs Les renseignements imprimés provenant d'Internet Les courriels imprimés Les calendriers Outlook imprimés Les disquettes, CD, DVD et clés USB qui contiennent des documents textuels Toutes les copies de documents administratifs, comme les formulaires de formation, les budgets, les CV, les réponses aux demandes d'AIPRP, etc. (à l'exception des marchés) Les publications (ISBN et ISSN) Les documents incomplets ou partiels (c.-à-d. pages manquantes) Les documents non datés, y compris ceux qui ne visent qu'une période fixe (p. ex., examen de 2009-2010) Les notes manuscrites illisibles Les copies de présentations au CT et les renseignements connexes Les ébauches de documents comportant des modifications mineures Toute copie de documents du Cabinet (Nota : ces documents ne doivent jamais être photocopiés) Les renseignements recueillis pendant une conférence ou une séance de formation, y compris toute attestation de réussite de cours Les renseignements et effets personnels

Ménage des documents papier – À envoyer au Centre de l’information ministérielle Les documents portant une signature manuscrite Les renseignements reçus au Ministère dans un format autre qu'électronique