PRESENTATION COMPTABILITE SEJOURS ORLOJE PRESENTATION COMPTABILITE

Comptabiliser sa régie avance : deux outils. Le cahier : pour garder vos tickets de dépenses. La clé USB : pour gérer votre comptabilité dans le fichier RA ( régie avance ).

LE CAHIER Les tickets de dépenses doivent être collés dans le cahier , ils ne doivent pas être pliés. Utiliser une colle non agressive (type bâton) Les tickets doivent être collés par ordre chronologique. Un seul ticket par page. Noter à côté de chaque ticket le numéro d’ordre chronologique, la date et le montant. Vous devez coller les tickets de détails , pas de facture globale. Ne pas mettre de fluo. Ne pas les regrouper par catégories. Ne pas mettre vos tickets de retraits d’espèce mais uniquement vos tickets de dépense.

Clé USB : fichier RA La première ligne du tableau qui est jaune, est à renseigner, vous devez rentrer votre budget prévisionnel. Cela vous permet de voir votre solde disponible au fur et à mesure sur la dernière ligne verte. Attention, bien rentrer les chiffres avec une virgule et non avec un point (OPEN OFFICE), sinon le fichier sera erroné. Votre budget est calculé sur un effectif. Si celui ci venait à varier, il faudra le modifier. Donner une feuille papier pour exemple

Clé USB : fichier RA , les colonnes Les tickets doivent être éclatés dans les colonnes. Exemple : un ticket d’un montant de 150 € , contenant 120 € d’alimentation (colonne ALIM :120€ ), 10 € de produits d’entretien (colonne PDT ENTR: 10€ ), 30 € de cahiers (colonne matériel éducatif: 20€ ).

Clé USB : fichier RA , les colonnes Colonne Montant Total : correspond au montant du ticket. Colonne alimentation (ALIM) : concerne les dépenses de nourriture, pas les restaurants. Colonne entretien (PDT ENTR) :tous les produits ménagers d’entretien. Colonne carburant ( CARB ): concerne l’essence du départ et du retour du séjour, plus les déplacements pendant le séjour. Les dépenses de carburant et d’alimentation liées aux convoyages , elles, sont à rentrer dans l’onglet CONVO du fichier RA. Précision : 6€/repas/jour hors pique-nique préparé ou fourni. Les pauses café ne sont pas remboursées.

Clé USB : fichier RA , les colonnes Colonne pharmacie (PHARM) : ce sont des dépenses concernant tout le groupe permettant de regarnir la boîte à pharmacie. Tous les autres produits doivent être motivé par une ordonnance médicale. Colonne matériel éducatif : dépenses pour vos activités manuelles ( crayons, cahiers, jeux de cartes, peinture, argile …) Colonne sorties (Sce Us. Educatif) : concerne des services, ce ne sont pas des achats physiques (ex: piscine, musée, pot en terrasse, restaurant …) Colonne parking, péage : concerne les dépenses du départ et du retour du séjour, plus les déplacements pendant le séjour, pas les convoyages ( rappel : onglet CONVO).

Clé USB : fichier RA , les colonnes Colonne téléphone (Téléph) : concerne vos de dépenses de téléphone (recharge, carte) mais également vos frais postaux. Colonne argent de poche : à remplir uniquement si vous avez de l’argent de poche sur votre budget remis par Orloje. Colonne frais à refacturer : concerne toutes les dépenses avancées pour un vacancier en particulier. ( Ex: couches, pommade spécifique, frais médicaux…).Vous pouvez si nécessaire utiliser l’argent de poche du vacancier (attention, prévenir avant l’établissement ou la famille)

Frais à refacturer. Particularité des frais à refacturer : A rentrer dans la clé USB Vous avez une fiche spécifique à remplir, une par vacancier (bien préciser le nom du malade), quelque soit le montant de la dépense (ex: rachat trousse de toilette plus visite médecin). Donc ne pas les mettre dans le cahier Pour les frais médicaux joindre impérativement le double de l’ordonnance et la feuille de soins.

Argent de poche des vacanciers. Vous utiliserez les petites pochettes fournies à cet effet comme porte monnaie. Vous mettrez dedans tous les tickets afin de justifier les dépenses aux tuteurs. Lors du départ , vous mettrez ces pochettes dans le sac du vacancier.

Les départs des vacanciers. Lors des départs vous devez préparer les pique-niques des vacanciers , ainsi que ceux des convoyeurs et accompagnateurs. Tout vêtement ou autre affaire oublié lors du départ d’un vacancier doit lui être retourner le plus tôt possible à son adresse, cette dépense est prise sur votre budget.

Précisions importantes. Tout justificatif manquant ne sera pas pris en compte ( pas de remboursement). Aucun salaire ne sera versé tant que la comptabilité (clé USB) n’est pas revenu à ORLOJE. L’avance de votre budget se fait par virement, si vous avez besoin d’un complément, il faut contacter Sébastien.