BXL 1476 – HÉBERGEMENT, RESTAURATION ET LOCATION DE SALLES POUR LE CYCLE DINFORMATION GÉNÉRALE SÉANCE DINFORMATION

2 OBJET DE LA SÉANCE DINFORMATION Eclairer les soumissionnaires potentiels au sujet de la procédure MP (sélection qualitative, régularité, attribution) limiter le risque de réception doffres formellement irrégulières

Ordre du jour 1) Objet du marché – Contexte Infocycle 2) Procédure MP et son déroulement : Sélection qualitative Régularité Analyse des critères dattribution Remarques : ERRATUM publié en date du 6 septembre ) Questions / réponses 3

4 I. OBJET DU MARCHÉ ET CONTEXTE INFOCYCLE Coopération Technique Belge = société anonyme de droit public à finalité sociale (soumise explicitement à la loi sur MP) Objet du marché : Hébergement, restauration et location de salles pour les Infocycles Présentation des Infocycles

II. PROCÉDURE MP ET SON DÉROULEMENT Appel doffres ouvert -> aucune négociation Date limite de réception et douverture des offres : Mardi 1 er octobre à 11h00 (délai de rigueur) 5

II. PROCÉDURE MP ET SON DÉROULEMENT Remarque préliminaire : ERRATUM publié en date du 6 septembre 2013 : Date limite de réception des offres : le 1 er /10/2013 à 11h00 au lieu du 24/09/2013 Suppression du lot 3 (Cycles mixtes) Modification du planning des Infocycles : 10 cycles au lieu de 11 (4 résidentiels et 6 non-résidentiels) 3 phases : Sélection – Régularité – Analyse des critères dattribution 6

II. PROCÉDURE MP ET SON DÉROULEMENT Sélection qualitative 1)Situation personnelle du soumissionnaire Déclaration sur lhonneur (article 61 de lA.R. du 15 juillet 2011) Attestation impôts Attestation T.V.A.* Attestation O.N.S.S.* Avant lattribution du marché : attestation tribunal de commerce + extrait du casier judiciaire 7

II. PROCÉDURE MP ET SON DÉROULEMENT Sélection qualitative 2) Capacités technique, économique et financière Déclaration bancaire Chiffre daffaires annuel de au cours des 3 dernières années pour le lot 1 Chiffre daffaires annuel de au cours des 3 dernières années pour le lot 2 Liste de minimum 3 services similaires au cours des 3 dernières années (+ attestations) Certificat relatif à lautorisation dexploitation de létablissement Mesures qualité 8

II. PROCÉDURE MP ET SON DÉROULEMENT Régularité des offres Seules les offres des soumissionnaires sélectionnés seront analysées Régularité formelle : Loffre est-elle parvenue dans les délais (mardi 1 er octobre 2013 à 11h00 au plus tard) ? Le formulaire doffre comprend-il la signature manuscrite originale du soumissionnaire ? Le formulaire doffre est-il bien signé par la personne habilitée à engager lentité soumissionnaire ? Tous les documents permettant lévaluation des offres sont-ils bien présents dans le formulaire doffre ? Régularité matérielle : Tous les points de loffre sont-ils bien conformes aux prescriptions du cahier spécial des charges (Partie 2 du CSC, budget, conditions dexécution, absence de réserve…) Respect du budget (voir formulaire doffre de prix) 9

II. PROCÉDURE MP ET SON DÉROULEMENT Régularité des offres Remettre tous les documents prouvant que létablissement et les installations répondent aux prescriptions techniques du CSC Conclusion : Une offre irrégulière est écartée et nest donc pas reprise pour lanalyse des critères dattribution 10

II. PROCÉDURE MP ET SON DÉROULEMENT Analyse des critères dattribution Seules les offres sélectionnées et régulières seront analysées sur base des critères dattribution Critère 1: Le prix - 30 % Possibilité de remettre prix pour loffre de base et/ou la variante facultative (au choix -> voir formulaire doffre de prix) Coté selon une simple règle de 3 > le prix le plus bas remporte le plus de points (au prorata pour les autres offres) 11

II. PROCÉDURE MP ET SON DÉROULEMENT Analyse des critères dattribution Critère 2 : Laccessibilité – 30 % Sous critères : Distance entre les salles et lhébergement en respectant un maximum de 2 kilomètres entre les deux – 15% Distance entre le transport public et le lieu dhébergement ainsi que laccessibilité du transport public - ou le cas échéant de la navette - au niveau des horaires – 15 % Cotation suivant une appréciation formellement motivée par le P.A. 12

II. PROCÉDURE MP ET SON DÉROULEMENT Analyse des critères dattribution Critère 2 : Laccessibilité – 30 % Documents à remettre : Formulaire « Accessibilité » complété Plan de la situation de létablissement et de ses environs Horaires des transports en commun (ou de la navette pour le lot 1) 13

II. PROCÉDURE MP ET SON DÉROULEMENT Analyse des critères dattribution Critère 3 : La qualité des salles – 15 % Sous-critères Équipement supplémentaire par rapport à celui exigé dans la partie 2 « Prescriptions techniques » (matériel didactique, distributeur deau, …) – 2% Superficie et capacité des salles – 5% Possibilité dutiliser des espaces supplémentaires (jardin, hall dentrée, salon, …) par rapport à ceux exigés dans la partie 2 «Prescriptions techniques» - 3% La superficie du local de rangement et sa proximité par rapport aux salles de conférences – 2% Gestion durable et écologique (énergie, déchets, produits utilisés, etc.) – 2% Autres atouts – 1% Cotation suivant une appréciation formellement motivée par le P.A. 14

II. PROCÉDURE MP ET SON DÉROULEMENT Analyse des critères dattribution Critère 3 : La qualité des salles – 15 % Documents à remettre : Formulaire « Qualité salles de conférence » complété + photos des salles 15

II. PROCÉDURE MP ET SON DÉROULEMENT Analyse des critères dattribution Critère 4 : La qualité de lhébergement – 15 % Sous-critères Équipement des chambres – 3% Superficie des chambres – 2% Possibilité dutiliser des espaces supplémentaires (jardin, salle de détente, séjour, bar,…) par rapport à ceux exigés dans la partie 2 « Prescriptions techniques » - 7% Gestion durable et écologique (énergie, déchets, produits utilisés, etc.) – 2% Autres atouts – 1% Cotation suivant une appréciation formellement motivée par le P.A. 16

II. PROCÉDURE MP ET SON DÉROULEMENT Analyse des critères dattribution Critère 4 : La qualité de lhébergement – 15 % Documents à remettre : Formulaire « Qualité hébergement » complété + photos des chambres 17

II. PROCÉDURE MP ET SON DÉROULEMENT Analyse des critères dattribution Critère 5 : La qualité de la restauration – 10 % Sous-critères Variété des menus proposés – 5% Les plats élaborés à partir de produits frais, issus de l'agriculture biologique et/ou du commerce équitable seront préférés – 4% Autres atouts – 1% Cotation suivant une appréciation formellement motivée par le P.A. 18

II. PROCÉDURE MP ET SON DÉROULEMENT Analyse des critères dattribution Critère 5 : La qualité de la restauration – 10 % Documents à remettre : Formulaire « Qualité restauration » complété + exemple de menu végétarien et non-végétarien (petit-déjeuner, dîner et souper) et pauses-café pour une semaine Remarque : Pour lévaluation des CA, la C.T.B. se réserve la possibilité de visiter les locaux 19

II. PROCÉDURE MP ET SON DÉROULEMENT Récapitulatif des documents à remettre : Formulaire didentification Déclaration sur lhonneur Déclaration dintégrité Attestation impôt (Attestation TVA) (Attestation O.N.S.S.) (Attestation Tribunal du commerce) (Extrait casier judiciaire) Déclaration bancaire Déclaration chiffre daffaires Liste services similaires + certificats Mesures prises pour sassurer de la qualité des services (max. 4 pages) Déclaration sous-traitants Certificat autorisation exploitation établissement 20

II. PROCÉDURE MP ET SON DÉROULEMENT Récapitulatif des documents à remettre (suite) : Formulaire doffre de prix complété et signé (offre de base et/ou variante facultative) Statuts ou tout autre document utile prouvant le mandat du signataire Documents prouvant que létablissement et les installations répondent aux prescriptions du CSC Formulaire « Qualité hébergement » complété + photos des chambres Formulaire « Qualité restauration » complété + exemple de menu végétarien et non- végétarien (petit-déjeuner, dîner et souper) et pauses-café pour une semaine Formulaire « Qualité salles de conférence » complété + photos des salles Formulaire « Accessibilité » complété Plan de la situation de létablissement et de ses environs Horaires des transports en commun (ou de la navette pour le lot 1) Exemple de menu (petit-déjeuner, dîner et souper) pour une semaine 21

QUESTIONS ? La CTB répondra à ces questions en publiant un avis rectificatif via les canaux officiels 22