GMC / Vivaldi Clermont-Ferrand /octobre 2008 page 1 Gérard-Michel Cochard, SDTICE universitéétudiant personnel Environnements Numériques de Travail (E.N.T.)

GMC / Vivaldi Clermont-Ferrand /octobre 2008 page 2 1) Définition du système global d'information et de l'ENT 2) Les services numériques 3) L'usager au cœur du système d'information Avec beaucoup d'emprunts à l'AMUE, Esup Portail, Thierry Bédouin (Rennes 1).

GMC / Vivaldi Clermont-Ferrand /octobre 2008 page 3 système d'information Le système d'information d'une université comprend des bases de données utilisées par des processus métiers "standards" : Harpège, Apogée,… des données structurées relatives à certaines applications transversales ou spécifiques : annuaire, ressources documentaires, ressources pédagogiques standardisées, … des données non structurées : PV de conseil, notes administratives, conventions et contrats, ressources pédagogiques non standardisées, …

GMC / Vivaldi Clermont-Ferrand /octobre 2008 page 4 Document ESUP Portail

GMC / Vivaldi Clermont-Ferrand /octobre 2008 page 5 Le système d'information global Le système d'information est global si le référencement des données est UNIQUE exemples : le code UFR est le même, la désignation d'une formation est la même dans toutes les applications et tous les documents, la description d'une formation est unique, l'identité d'une personne est unique, …. l'information est à jour, fiable et saisie une seule fois l'information est structurée et le système est urbanisé

GMC / Vivaldi Clermont-Ferrand /octobre 2008 page 6 ENT - Définition Un Espace (ou Environnement) Numérique de Travail (ENT) est un site "web portail" permettant l'accès, via un point d'entrée unique et sécurisé, à un bouquet de services numériques, ENT - Objectifs mettre à la disposition de tous les membres de la communauté éducative de l'enseignement scolaire ou de l'enseignement supérieur, en fonction des statuts de chaque usager, des contenus pédagogiques, des informations administratives, relatives à la vie scolaire, aux enseignements et au fonctionnement de l'établissement ainsi que de la documentation en ligne ; de permettre aux usagers de l'ENT de s'inscrire en ligne à des activités proposées par l'établissement, de s'inscrire à des listes de diffusion, de participer à des espaces communautaires (forums de discussion, espaces collaboratifs, blogs...)." Schéma Directeur des Espaces Numériques de Travail (SDET) - des éléments de choix d'un espace numérique de travail, - un guide méthodologique pour leur mise en œuvre, - un ensemble de préconisations fonctionnelles, organisationnelles, techniques pour guider dans la réalisation ou l'adaptation de produits et de services

GMC / Vivaldi Clermont-Ferrand /octobre 2008 page 7 Architecture en couches

GMC / Vivaldi Clermont-Ferrand /octobre 2008 page 8 Chaque usager est reconnu avec un statut lui donnant accès à certains services et certaines ressources

GMC / Vivaldi Clermont-Ferrand /octobre 2008 page 9 Liaison ENT - SI Un accès par individu (usager), une seule authentification Reconnaissance d'un usager à partir de l'annuaire unique profil Les services puisent linformation dans les bases de données Lusager peut traiter linformation à distance (réinscription, etc..) Laffichage de linformation se fait selon le profil de l'usager Laccès aux ressources se fait selon le profil

GMC / Vivaldi Clermont-Ferrand /octobre 2008 page 10 Services pédagogiques Accès à tout ou partie des supports de cours (présentiel enrichi) Accès à des compléments de formation (présentiel amélioré) Accès à des plates-formes de e-learning (FOAD) Gestion des emplois du temps Inscriptions pédagogiques Gestion de quotas dimpression … Services pédagogiques Accès à tout ou partie des supports de cours (présentiel enrichi) Accès à des compléments de formation (présentiel amélioré) Accès à des plates-formes de e-learning (FOAD) Gestion des emplois du temps Inscriptions pédagogiques Gestion de quotas dimpression … Les services numériques Ressources documentaires Accès aux catalogues des bibliothèques, à la gestion des prêts Consultation de documentation en ligne Accès aux services internes à la bibliothèque (préconisation dachat, ….) Service de consultation multiple (moteur de recherche sur différents supports et ressources référencées) outil de dépôt, référencement et indexation Ressources documentaires Accès aux catalogues des bibliothèques, à la gestion des prêts Consultation de documentation en ligne Accès aux services internes à la bibliothèque (préconisation dachat, ….) Service de consultation multiple (moteur de recherche sur différents supports et ressources référencées) outil de dépôt, référencement et indexation le bureau virtuel de l'étudiant Espace de travail comprenant des ressources personnelles : données de l'étudiant, emploi du temps, agenda, carnet d'adresses, … des services : stockage de données, outils de communication et de travail collaboratif, … des accès à des ressources pédagogiques et documentaires, à des forums, des chats, …

GMC / Vivaldi Clermont-Ferrand /octobre 2008 page 11 Services administratifs pour la scolarité Accès au dossier administratif étudiant Accès aux notes et résultats dexamens Ré-inscription en ligne Inscription en ligne Accès aux calendriers dexamens ou de rentrée ….. Services administratifs pour la scolarité Accès au dossier administratif étudiant Accès aux notes et résultats dexamens Ré-inscription en ligne Inscription en ligne Accès aux calendriers dexamens ou de rentrée ….. Services administratifs relatifs aux personnels Accès personnalisé au dossier administratif, et données de RH Annonces, actualités Gestion des congés et absences Consultation des missions Consultation des comptes … Services administratifs relatifs aux personnels Accès personnalisé au dossier administratif, et données de RH Annonces, actualités Gestion des congés et absences Consultation des missions Consultation des comptes …

GMC / Vivaldi Clermont-Ferrand /octobre 2008 page 12 Promotion de loffre de formation Accès au catalogue des formations de létablissement avec dimension européenne (ECTS, CDM.FR) Tests dévaluation/orientation Accès aux services du SIO (Service Information et Orientation) Débouchés professionnels Promotion de loffre de formation Accès au catalogue des formations de létablissement avec dimension européenne (ECTS, CDM.FR) Tests dévaluation/orientation Accès aux services du SIO (Service Information et Orientation) Débouchés professionnels Référencement et indexation de ressources Dépôt de documents, référencement, métadonnées Indexation Recherche, moissonnage Référencement et indexation de ressources Dépôt de documents, référencement, métadonnées Indexation Recherche, moissonnage Information relative à la vie de létudiant Informations culturelles, CROUS, programme international déchange, infos pratiques, vie régionale et locale Information relative à la vie de létudiant Informations culturelles, CROUS, programme international déchange, infos pratiques, vie régionale et locale

GMC / Vivaldi Clermont-Ferrand /octobre 2008 page 13 Accès aux contenus extérieurs : Canaux RSS institutionnels, collectivités et/ou culturels Gestion de signets ou favoris Accès aux contenus extérieurs : Canaux RSS institutionnels, collectivités et/ou culturels Gestion de signets ou favoris Outils de communication asynchrone Courrier électronique, forum Listes de diffusion Outils de communication asynchrone Courrier électronique, forum Listes de diffusion Services individualisés ou de groupes : Agenda personnel et partagé Espace de stockage personnel et partagé … Services individualisés ou de groupes : Agenda personnel et partagé Espace de stockage personnel et partagé … Services complémentaires : Aide en ligne, demande d'assistance Gestion de quotas disques Services complémentaires : Aide en ligne, demande d'assistance Gestion de quotas disques

GMC / Vivaldi Clermont-Ferrand /octobre 2008 page 14 Intérêts pour le pilotage d'établissement Facilitation de la circulation de l'information création, mise à jour, envoi personnalisé, … Facilitation de la circulation de l'information création, mise à jour, envoi personnalisé, … Transparence chacun peut trouver ce à quoi il a droit Transparence chacun peut trouver ce à quoi il a droit Promotion offre de formation visible mondialement, effet attractif Promotion offre de formation visible mondialement, effet attractif Contrôle de gestion obtention rapide des informations, croisement des informations, création d'entrepôts de données, tableaux de bords d'indicateurs, …. Contrôle de gestion obtention rapide des informations, croisement des informations, création d'entrepôts de données, tableaux de bords d'indicateurs, …. Responsabilisation chaque usager possède un rôle actif (création / consommation) précisé par les droits qui lui sont conférés Responsabilisation chaque usager possède un rôle actif (création / consommation) précisé par les droits qui lui sont conférés Gains de productivité pas de redondances non nécessaires, résultats immédiats, communication instantanée, confort de gestion, … Gains de productivité pas de redondances non nécessaires, résultats immédiats, communication instantanée, confort de gestion, …

GMC / Vivaldi Clermont-Ferrand /octobre 2008 page 15 Mettre en place un ENT dans un établissement n'est pas un événement anodin. C'est une décision politique et stratégique. les services à mettre en œuvre, les procédures et les évolutions dorganisation sont à définir, la qualité des informations et des services rendus à lusager dépend de la volonté de réorganiser et davancer dans la dématérialisation des procédures, la qualité du service dépend de la qualité du système d'information Un principe fondamental : un usager doit avoir accès à la bonne information au bon moment Des exigences incontournables et des règles de qualité un étudiant doit avoir accès à son ENT avant le début de ses cours (calendrier de rentrée, inscriptions pédagogiques, emploi du temps et etc…, messagerie, accès aux ressources, accès aux logiciels..) un enseignant doit être référencé à temps pour être intégré dans la gestion de la scolarité, la gestion de lemploi du temps, etc…, pour suivre ses remboursements de missions etc… Les responsabilités des personnes doivent être saisies à temps pour donner accès aux bons services (un responsable de crédit pour accéder à la consultation de ses comptes…)

GMC / Vivaldi Clermont-Ferrand /octobre 2008 page 16 Un changement d'"habitudes" d'où la nécessité de conduire le changement LENT met en exergue le référentiel unique et la saisie unique de linformation Les échanges avec lusager deviennent numériques La diffusion de linformation est individualisée Laccès à linformation à distance est indispensable (emplois du temps, etc..) La saisie « à temps » de linformation est primordiale – les inscriptions pédagogiques (emploi du temps, etc..) – les résultats dès la fin des jurys (diffusion et réinscription) – etc..