Gestion des demandes entrantes (Lending requests )

Demandes de PIB entrantes (Lending requests) Les demandes de PIB entrantes concernent les demandes faites à notre bibliothèque par une bibliothèque extérieure (hors ULg) Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

Demandes de PIB entrantes : workflow Réception d’une demande d’une bibliothèque extérieure (via un système hors ALMA : par mail, via Impala,...) Création de la demande dans ALMA Manuellement À partir d’une recherche dans ALMA Livre Article / Chapitre d’un document physique Article d’une ressource électronique Prise en charge de la demande Livre : placement d’une request pour un déplacement temporaire dans la bibliothèque en charge du PIB Article / Chapitre d’un document physique : placement d’une request pour une demande de digitalisation Envoi du document à la bibliothèque extérieure Par la poste/navette pour un document papier Par email pour un document électronique ou digitalisé Prolongation Si format papier : retour du document Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

Demandes de PIB entrantes : workflow Réception d’une demande d’une bibliothèque extérieure (via un système hors ALMA : par mail, via Impala,...) Création de la demande dans ALMA Manuellement À partir d’une recherche dans ALMA Livre Article / Chapitre d’un document physique Article d’une ressource électronique Prise en charge de la demande Livre : placement d’une request pour un déplacement temporaire dans la bibliothèque en charge du PIB Article / Chapitre d’un document physique : placement d’une request pour une demande de digitalisation Envoi du document à la bibliothèque extérieure Par la poste/navette pour un document papier Par email pour un document électronique ou digitalisé Prolongation Si format papier : retour du document Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

1. Réception d’une demande Les demandes arrivent toujours via un système extérieur à ALMA (mail, Impala, etc.) encodage de la demande dans ALMA Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

Demandes de PIB entrantes : workflow Réception d’une demande d’une bibliothèque extérieure (via un système hors ALMA : par mail, via Impala,...) Création de la demande dans ALMA Manuellement À partir d’une recherche dans ALMA Livre Article / Chapitre d’un document physique Article d’une ressource électronique Prise en charge de la demande Livre : placement d’une request pour un déplacement temporaire dans la bibliothèque en charge du PIB Article / Chapitre d’un document physique : placement d’une request pour une demande de digitalisation Envoi du document à la bibliothèque extérieure Par la poste/navette pour un document papier Par email pour un document électronique ou digitalisé Prolongation Si format papier : retour du document Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

2. Création de la demande dans ALMA Suivre le chemin suivant : menu ALMA  menu Fulfillment  « Resource Sharing »  « Lending Requests » Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

2. Création de la demande dans ALMA Cliquer sur le bouton « Add » Deux possibilités Ajout de la demande : Manuellement A partir d’une recherche dans ALMA Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

2. Création de la demande dans ALMA Manuellement Choisir le type de document : livre ou article/chapitre d’un livre Compléter le formulaire en deux parties : Informations bibliographiques Renseignements concernant la demande Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

2. Création de la demande dans ALMA Manuellement Informations bibliographiques pour un livre Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques Champ « Title » obligatoire

2. Création de la demande dans ALMA Manuellement Informations bibliographiques pour un article / chapitre d’un livre Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques Champs obligatoires

2. Création de la demande dans ALMA Manuellement Renseignements concernant la demande Cliquer sur « Save » lorsque les champs nécessaires sont complétés Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques Champs obligatoires

2. Création de la demande dans ALMA Manuellement Renseignements concernant la demande : détail des différents champs Supplied to : indique pour quel partenaire est la demande Owner : bibliothèque gérant le PIB Request status : statut de la demande External identifier : numéro de la demande (champ obligatoire qui ne se génère pas automatiquement) (exemple : le numéro Impala) Format : format du document souhaité Allow other format : indique si le partenaire accepte un autre format Shipping cost : frais d’envoi Date needed by : date jusqu’à laquelle le partenaire souhaite le document Request note : note concernant la demande (utile surtout avec les partenaires ISO et NCIP) Requester email : adresse mail du gestionnaire de PIB ou du partenaire (pour les demandes d’envoi d’article électronique) Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

2. Création de la demande dans ALMA À partir d’une recherche dans ALMA Livre Possibilité de rechercher dans « All titles » uniquement Cocher le document souhaité et cliquer sur « select » Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

2. Création de la demande dans ALMA À partir d’une recherche dans ALMA Livre Remplir le formulaire avec les renseignements concernant la demande Champs obligatoires Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques Sélectionner le Format « Physical »

2. Création de la demande dans ALMA À partir d’une recherche dans ALMA Livre Cliquer sur « Save » lorsque les champs nécessaires sont complétés « External identifier » : le champ ne se complète pas automatiquement. Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

2. Création de la demande dans ALMA À partir d’une recherche dans ALMA Article/chapitre d’un document physique Cocher le document souhaité et cliquer sur « select » Pour les demandes d’article : faire une demande sur le titre du périodique (ou du livre), les informations relatives à l’article seront ajoutées plus tard. Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

2. Création de la demande dans ALMA À partir d’une recherche dans ALMA Article/chapitre d’un document physique Remplir le formulaire avec les renseignements concernant la demande Cliquer sur « Save » lorsque les champs nécessaires sont complétés Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques Choisir le format « Digital » Introduire l’e-mail du gestionnaire du PIB ou du partenaire (dans ce cas l’article sera directement envoyé au partenaire)

2. Création de la demande dans ALMA À partir d’une recherche dans ALMA Article d’une ressource électronique Cocher le document souhaité et cliquer sur « Select » Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

2. Création de la demande dans ALMA À partir d’une recherche dans ALMA Article d’une ressource électronique Remplir le formulaire Cliquer sur « Save » lorsque les champs nécessaires sont complétés Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques Sélectionner le format « digital »

Demandes de PIB entrantes : workflow Réception d’une demande d’une bibliothèque extérieure (via un système hors ALMA : par mail, via Impala,...) Création de la demande dans ALMA Manuellement À partir d’une recherche dans ALMA Livre Article / Chapitre d’un document physique Article d’une ressource électronique Prise en charge de la demande Livre : placement d’une request pour un déplacement temporaire dans la bibliothèque en charge du PIB Article / Chapitre d’un document physique : placement d’une request pour une demande de digitalisation Envoi du document à la bibliothèque extérieure Par la poste/navette pour un document papier Par email pour un document électronique ou digitalisé Prolongation Si format papier : retour du document Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande Gestion des demandes : 2 chemins possibles pour accéder à la liste des lending requests : Menu principal ALMA  menu Fulfillment  « Resource Sharing »  « Lending requests » Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande Gestion des demandes : 2 chemins possibles pour accéder à la liste des lending requests : Dans le widget « Tasks » sur le dashboard Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande 1er chemin mène à la liste de toutes les demandes qui nous sont assignées 2ème chemin mène à la liste des demandes qui nous sont assignées avec un filtre de tri sur le statut « Created lending request » 1  2 Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande Pour retrouver une demande : effectuer une recherche dans le champ « Find » et sélectionner un critère dans la liste déroulante Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande Pour filtrer les demandes, utiliser les facettes Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande Options disponibles Edit : modifier/ajouter des informations à la demande Manage Fulfillment Options : envoyer les requests aux bibliothèques propriétaires des documents souhaités pour obtenir le livre ou l’article demandé par le partenaire Duplicate : dupliquer la demande Reassign : réassigner la demande à un collègue gérant le PIB dans sa bibliothèque Search : faire une recherche dans le catalogue Detach from MMS : détacher la demande de la notice à laquelle elle est liée Reject : refuser la demande Release Assign : supprimer l’assignation Print Slip : imprimer un bordereau de demande Ship non-returnable : envoyer une copie Ship Item : envoyer le document au partenaire Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande Edit Pour une demande d’article : si la demande a été ajoutée à partir d’une recherche dans ALMA, il faut éditer la demande pour ajouter les informations relatives à l’article. Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande Edit : ajouter les informations bibliographiques Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande Reject Choisir la raison de l’échec de la demande Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques 1 2

3. Prise en charge de la demande Reject Le statut de la demande est alors modifié Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande Manage Fulfillment Options Avec ALMA, les documents physiques envoyés en PIB ne sont plus mis en prêt. Ils changent temporairement de localisation. Le « Manage Fulfillment Options » permet d’effectuer cette procédure, il permet également d’envoyer les demandes de digitalisation d’articles aux bibliothèques qui détiennent les documents. Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande Manage Fulfillment Options Livre 2 Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques 1

3. Prise en charge de la demande Manage Fulfillment Options Livre Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande Manage Fulfillment Options Livre Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques Sélectionner la localisation « PIB entrant » de votre bibliothèque et cliquer sur « Add Request Attribute »

3. Prise en charge de la demande Manage Fulfillment Options Livre Cliquer sur « Submit » lorsque le formulaire est rempli Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande Manage Fulfillment Options Livre La demande est alors envoyée à la bibliothèque où est localisé le document souhaité. Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande Manage Fulfillment Options Article/chapitre d’un document physique Créer la demande de digitalisation en cliquant sur « Manage Fulfillment Options » Cliquer sur « Request » dans le menu « Actions » ou sur « Place Request » Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande Manage Fulfillment Options Article/chapitre d’un document physique Sélectionner « Ship digitally » Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande Manage Fulfillment Options Article/chapitre d’un document physique : Compléter la demande de digitalisation : cas où le fascicule est exemplarisé (Pour un fascicule non exemplarisé, voir le « How to ?  : traitement d’une lending request pour un article d’un fascicule non exemplarisé ») Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques Dans le menu déroulant, liste de tous les fascicules exemplarisés Indiquer les pages à scanner Sélectionner le « Managing Department » Ajouter l’attribut « Partial Digitization » Cliquer sur « Submit »

3. Prise en charge de la demande Article/chapitre d’un document physique La demande de digitalisation est créée Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande Article/chapitre d’un document physique Dans la liste des lending requests, la demande de digitalisation est en cours Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande Article/chapitre d’un document physique Traitement de la demande de digitalisation Bordereau (Print slip) Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

3. Prise en charge de la demande Article/chapitre d’un document physique A la fin du traitement de la demande de digitalisation, un mail avec le fichier joint est envoyé au gestionnaire du PIB ou au partenaire Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

Demandes de PIB entrantes : workflow Réception d’une demande d’une bibliothèque extérieure (via un système hors ALMA : par mail, via Impala,...) Création de la demande dans ALMA Manuellement À partir d’une recherche dans ALMA Livre Article / Chapitre d’un document physique Article d’une ressource électronique Prise en charge de la demande Livre : placement d’une request pour un déplacement temporaire dans la bibliothèque en charge du PIB Article / Chapitre d’un document physique : placement d’une request pour une demande de digitalisation Envoi du document à la bibliothèque extérieure Par la poste/navette pour un document papier Par email pour un document électronique ou digitalisé Prolongation Si format papier : retour du document Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure Livre Le code à barres du livre demandé en PIB est scanné (« Scan In Items ») au service PIB Rappel : gestion des requests : si le livre ne provient pas de la bibliothèque gérant le PIB, il doit être scanné dans la bibliothèque propriétaire. Dans cet exemple le livre provient de BGP06 et la bibliothèque PIB est BGP02 : le livre est donc scanné une première fois en BGP06 avant d’arriver en BGP02 où il est également scanné. Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure Livre Dès que le document est scanné au service PIB, le livre est localisé temporairement dans la bibliothèque gérant le PIB avec la localisation RS0XL  Resource sharing lending La demande est finalisée dans ALMA et le livre peut être envoyé à la bibliothèque demandeuse (poste ou navette). Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure Article/chapitre d’un document physique Dès que le traitement de la digitalisation est terminé, le statut de la demande est « Shipped Digitally » Si c’est le gestionnaire du PIB qui a reçu le document, il le fait suivre au partenaire Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure Article/chapitre d’un document physique Clôturer la lending request : pour changer le statut, cocher la case devant la demande, sélectionner « Request Completed » dans le menu déroulant et cliquer sur « Change Status ». Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure Article d’une ressource électronique Sélectionner « Ship Item » dans les options de la demandes Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure Article d’une ressource électronique 1 Vérifier que le format digital est coché Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques 2 Cocher « Complete the request » 3

4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure Article d’une ressource électronique La demande est complète dans ALMA et le document peut être envoyé à la bibliothèque demandeuse par mail. Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure Prolongation du PIB : cliquer sur l’option « Renew » Modifier la date de retour Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

4. Envoi du document à la bibliothèque extérieure Prolongation du PIB : la date de retour est modifiée et le statut de la demande est « Received by partner » Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

Demandes de PIB entrantes : workflow Réception d’une demande d’une bibliothèque extérieure (via un système hors ALMA : par mail, via Impala,...) Création de la demande dans ALMA Manuellement À partir d’une recherche dans ALMA Livre Article / Chapitre d’un document physique Article d’une ressource électronique Prise en charge de la demande Livre : placement d’une request pour un déplacement temporaire dans la bibliothèque en charge du PIB Article / Chapitre d’un document physique : placement d’une request pour une demande de digitalisation Envoi du document à la bibliothèque extérieure Par la poste/navette pour un document papier Par email pour un document électronique ou digitalisé Prolongation Si format papier : retour du document Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

5. Retour du document Menu ALMA  Menu Fulfillment  Checkout/checkin « Return items »  Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

5. Retour du document Le code-barres du document est scanné Le système nous signale où le document doit être renvoyé Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

5. Retour du document Dès que le document est scanné la demande est considérée comme terminée (le document a quitté sa localisation temporaire RS0XL) Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques

5. Retour du document Comme pour les borrowing requests, dès que le statut de la demande est « Request Completed », elle disparait de la liste des demandes actives. Pour la retrouver, dans la liste des demandes sélectionner le statut « Completed » et effectuer une recherche sur un des champs proposés Alma @ ULg - ILL – Prêt Interbibliothèques