Gérer linformation en tant quactif : Méthodologie pour une tenue de documents efficace

Le moment est bon pour réaliser des gains considérables -BAC joue un rôle clé pour aider et conseiller les ministères qui visent la conformité avec la Directive sur la tenue de documents; -une couverture de disposition globale et claire est un élément important de la Directive; -il sagit dune occasion de travailler en étroite collaboration et plus efficacement que jamais, afin datteindre des résultats significatifs.

Les deux font la paire BAC doit : faciliter la GI au sein du gouvernement du Canada (GC), en particulier de linformation numérique sassurer que linformation à valeur continue est identifiée et préservée être reponsable des décisions finales de ce qui est gardé et ce qui est supprimé Les institutions doivent être conformes avec la Directive dici 2014: identifier linformation nécessaire aux opérations décider qui doit saisir et gérer linformation sassurer que linformation est en sécurité et accessible détruire linformation lorsquelle ne sert plus documenter le tout

Que nous disent les institutions? « Donnez-moi une autorisation de disposition plus rapidement. » « Comment tenir compte des risques impliqués? » « Aidez-moi à comprendre ce que je dois conserver et ce que vous voulez. » « Laissez-moi détruire mon legs documentaire. » « Donnez-moi des outils faciles à utiliser. » « Aidez-moi à relever le défi du numérique dici » « Aidez-moi à être conforme à la Directive dici » « Rendez la GI intuitive et en continuité avec les opérations. »

Où sen va-t-on? -Convergence des pratiques opérationnelles et de la technologie -Environnement de travail entièrement numérique et portable -Gestion de linformation plus écologique, plus efficace et moins onéreuse La culture change, avec ou sans nous

Notre réponse : la Méthodologie de tenue de documents Un processus qui est : Plus rapide : blocs de 3-6 mois Collaboratif : équipes dexperts dédiées (institutions et BAC) Nourri par une analyse de risques Adapte des outils génériques aux contextes particuliers Tire profit des connaissances existantes Sur le Web et intégré

Comment y arriver : les étapes de la MTD ACTIVITÉS CONTINUES TD continue & disposition Le bureau numérique déployé 6 6 ÉVALUATION UNIQUE Collecte de données Contexte institutionnel et contrôles en TD 3 3 Coup denvoi Mobiliser les intervenants clés face à la valeur opérationnelle et archivistique 2 2 Détermination de la valeur et mise en place des contrôles Ressources documentaires institutionnelles 4 4 Combiner le tout Cadre institutionnel en TD 5 5 Suivi & Reddition de comptes 7 7 Planification & Priorisation Planification institutionnelle 1 1 PLANIFICATION

La vision: juste une application Les personnes travaillent où elles le veulent Elles connaissent leurs responsabilités en matière de TD Elles peuvent déterminer et étiqueter linformation immédiatement dès la saisie Elles peuvent récupérer les ressources documentaires, et ce, tant quelles en ont besoin

Pourquoi ça marche -La méthodologie repose sur les leçons apprises et les résultats des projets pilotes des trois dernières années sur divers éléments de la tenue de documents; -La méthodologie tire profit du travail des institutions et transforme dautres processus de reddition de comptes et de responsabilité; -La méthodologie sadapte au niveau de complexité et aux connaissances en matière de tenue de documents des institutions; -La méthodologie est basée sur un modèle de prestation de services qui tient compte de la complexité et du profil de risque des organisations.

Quavez-vous à y gagner? Un processus qui comprend : Des exigences et des outils dengagement pour la conformité avec la Directive sur la tenue de documents La conformité avec la Directive dici 2014 grâce à : un instrument de responsabilisation en TD harmonisé avec lAAP, qui comprend les rapports liés à linformation Lassignation des responsables de la tenue de documents dès la saisie rôles des spécialistes en GI Disposition complète décisions de conserver/détruire pour vos RD décisions exécutoires prévues tout au long du processus capacités de transfert numérique dici 2017

La suite [révisé] 1.Lettre de Daniel Caron, incluant le Sondage dinitiation (17 mai 2011) 2.Rencontres avec les organisations du GC formation générique et début de la planification (Été et automne 2011) 3.Phase de planification et de formation (sept. – déc.) 4.Phase de mise en œuvre avec tous les organisations du GC (jan – juin 2014)