Le dossier unique premiers retours du site Pilote AORIF 05/02/2016

Contexte local du site Pilote: 130 000 demandes en stock 100 000 demandes nouvelles dans l’année 42 000 attributions en 2015 115 guichets (bailleurs, collectivités, Etat); 30 bailleurs hlm 85 % de la demande saisie par les organismes Hlm AR habitat Gestionnaire du SNE

Démarche de déploiement: Réunion de présentation du dossier unique en juin Constitution d’un Copil représentatif Concertation écrite avec les guichets Validation des règles locales Réunion de lancement de la phase pilote Des actions de sensibilisations diverses Réunion de lancement sur la région (l’ensemble des guichets, bailleurs et communes) Copil :(une dizaine de guichets) , qui s’est réuni à plusieurs reprises, définition & proposition de règles La phase pilote se déroule de mi-novembre à fin mars et se décompose en 2 étapes : Phase de pré-déploiement de mi-nov à mi fev : phase de préparation et de montée en charge des acteurs , d’appropriation des règles locales et remontées des difficultés technique ou organisationnelles Phase de déploiement à partir du 22 fev : mise en œuvre réelle du DU : communication auprès des demandeurs sur la possibilité de déposer les pièces justificatives dont le PGP Actions de sensibilisations diverses dont l’objectif est de préparer les guichets aux impacts organisationnels et techniques ont été menés note d’informations, support de présentations, formation à la numérisation etc…= la fonction d’animation s’est révélée très importante pour le gestionnaire

Impact organisationnel fort sur les acteurs: Le dossier unique : Impact organisationnel fort sur les acteurs: La mise en place du dossier unique impacte fortement les processus et l’organisation des services enregistreurs et instructeurs. Le dossier unique, avant de représenter une fonctionnalité « technique » supplémentaire, doit d’abord être étudié sous l’angle organisationnel. En effet, chaque acteur susceptible de recevoir des pièces d’un demandeur devra interroger les points suivants : Comment la gestion du dossier unique s’intègre-t-elle dans son processus actuel de gestion de la demande de logement social ? Comment le modifie-t-elle ? Représente-t-elle une charge de travail supplémentaire et/ou dégage-t-elle des marges de manœuvre qui pourraient être utilisées pour d’autres activités? Est-il préparé et dispose-t-il des moyens (matériels, financiers et humains) pour la réception, la numérisation puis le partage des pièces ? Comment les bailleurs du NPDC se sont préparés au déploiement du dossier unique et quels sont les premiers retours?

Premiers retours Des impacts différents selon les acteurs et les territoires Impact fort pour les bailleurs (qui saisissent 85% de la demande) Avant le DU : Sur les territoires détendus , les bailleurs demandent et recueillent les pièces en amont du processus, Sur les territoires tendus, ils présélectionnent des candidats, ensuite ils demandent les pièces La mise en place du dossier unique implique une modification du processus actuel de gestion de la demande avec taches supprimées, modifiées ou nouvelles – cf. règles locales Impact réduit pour les bailleurs utilisant déjà la numérisation des pièces Premiers retour sur la phase de pré-déploiement NB : pas encore assez de recul pour bien mesurer les impacts de la réforme Cela dépend du type de guichet (Collectivités ou bailleurs), de la taille de l’organisme (c’est plus compliqué avec les gros bailleurs, avec des missions décentralisées), Cela dépend également du territoire (tendu ou pas) 85% de la demande est saisie par les bailleurs, ils sont plus impactés que les guichets communes.

Premiers retours… Des impacts différents selon le choix des outils de numérisation Numérisation via le SNE: Web’App  C’est un outil gratuit  Très facile à utiliser, très intuitif  Numérisation instantanée  Numérisation et qualification pièce par pièce Numérisation via les Web services  Outil plus adapté au quotidien aux bailleurs  Interface à développer : coût  Peu opérationnel pour l’instant Le choix de l’option de numérisation détermine aussi l’organisation interne, pour choisir l’option de numérisation , les organismes prennent en compte les critères suivants : Le cout (financier & humain) de chacune des options Disposent ils de moyens materiels et humains Le niveau de servie rendu La pratique actuelle de gestion des pieces et dans quelles mesures elles pourront evoluer san trop modifier les habitudes de travail des agents, numérisation et qualification pièce par pièce prend énormément de temps, Outil plus à destination des collectivités que des bailleurs sociaux , Les bailleurs vont recourir à la Web’App de manière ponctuelle Par contre très pratique pour aller visualiser les pièces déjà numérisées Web services : plus adapté , le personnel reste sur son environnement de travail Seulement une poignée de bailleurs utilisent les web services à ce jour – retard chez les éditeurs et donc pas encore de retours d’experiences

Premiers retours… Numérisation via le numériseur TESSI : Le canal « papier » ou le PWP  Gain de temps  le Portail est très facile à utiliser  dépôt d’un ensemble de documents d’une demande  coût d’affranchissement (version papier) Retours positifs de l’utilisation du portail Tessi se charge de la numérisation et la qualification des documents reçus par papier ou déposés sur le portail Le PWP ouvert depuis 10 jours seulement La plupart des bailleurs optent pour cette option en attendant la mise en place des web services