I.DE.A.L. SIMPLIFICATION PARTENARIATS INNOVATION SECURISATION Une procédure de dématérialisation des demandes d’aide au logement pour les bailleurs sociaux en tiers payant

Sommaire Les fondations Les contours du dispositif Les grands principes Le volet Cnil Les apports La méthodologie La mise en place du partenariat

Un projet gage d’efficience IDEAL: c’est une procédure de dématérialisation des demandes d’aide au logement Ce projet est en cours de développement sur l’ensemble du territoire. (Val d’Oise Habitat utilise ce service depuis le 01/05/2015) Quelques chiffres: Au 31/12/2012, environ six millions de foyers ont perçu une aide au logement, dont un peu plus de deux millions dans des logements sociaux. Près de 2 200 000 foyers bénéficiaires d’une aide au logement dans le parc social 955 bailleurs sociaux partenaires de 102 Caf

Pourquoi s’appuyer sur les bailleurs ? Les bailleurs sociaux en tiers payant : possèdent un système d’information pour : enregistrer les données relatives au demandeur dès la demande de logement social compléter ces informations lors de l’attribution du logement accompagnent éventuellement leurs locataires dans la constitution du dossier d’aide au logement et remplissent l’attestation de loyer.

Le dispositif Ideal Toutes les demandes d’aide au logement locative, y compris le secteur foyer. Le service Ideal est utilisé par le bailleur lors de la constitution de la demande d’aide au logement du locataire qu’il soit connu de la Caf ou non. Ce service est activé principalement lors de la signature du contrat de location ou en cours d’occupation du logement (pas de droit à l’entrée dans les lieux), suite à un changement de situation professionnelle ou familiale.

Un cadre conventionnel Le bailleur signe une convention type de partenariat avec la Caf Pour tout envoi d’une demande d’aide au logement Ideal, le locataire donne son accord au bailleur en signant l’autorisation de collecte et de transmission informatique de données à la Caf (annexe 1 de la convention). La date de signature de ce document correspond à la date de la demande d’aide au logement

Ideal Web : une offre de service sécurisée et évolutive Les données présentes dans le SI du bailleur, et nécessaires à la constitution d'une demande d'aide au logement, sont extraites puis transmises à la télé procédure Ideal Web Le bailleur saisit les données complémentaires collectées auprès du locataire Des contrôles de surface synchrones vérifient le format des informations, la présence des données obligatoires et signalent la présence d'éventuelles incohérences. Ces dernières font l'objet de corrections saisies directement depuis la télé procédure

Ideal Web : une offre de service sécurisée et évolutive Tous les contrôles de surface sont décorrélés des données de gestion de la Caf. Les vérifications sont faites à partir du référentiel des données Ideal La mise à disposition d’un écran récapitulatif des données enregistrées à partir duquel il est encore possible de modifier la saisie ou d’effectuer une validation globale et définitive

Ideal Web : une offre de service sécurisée et évolutive A la validation globale et définitive des données, le téléchargement d'un récapitulatif pour le locataire est proposé au bailleur Cet état vaut accusé de réception pour le locataire et lui permet de disposer d’un document résumant les informations transmises à partir de sa déclaration Un flux dématérialisé est, dans le même temps, généré puis transmis à la Caf, via le Centre serveur national des Caf (Csn), pour traitement

Le traitement des demandes Ideal en Caf Les demandes transmises sont enregistrées à J+1 dans la base des flux électroniques de la Caf et donnent lieu à la création de pièces au format Pdf visualisables dans l’application Suivi Des Pièces (SDP) Attestation de loyer pour exemple : Un traitement automatique des demandes sans divergence (données administratives transmises par le bailleur identiques à celles connues de la Caf) sera mis en place ultérieurement.

Le volet Cnil L'avis de la Cnil pour la généralisation d’Ideal Web est réputé favorable depuis le 13 juin 2013 L’acte réglementaire Ideal a été approuvé par le Conseil d’administration de la CNAF en sa séance du 3 Juillet 2013

Ideal Web : les apports Un renforcement du partenariat entre les bailleurs sociaux et les Caf Une amélioration de la qualité de service pour les allocataires et les partenaires (simplification administrative, paiement plus rapide…) Une plus grande sécurisation des données et des paiements (véracité du loyer, fiabilité du code locataire, une seule saisie des données, limitation des fraudes…) Des gains de trésorerie (plus de gestion des avances, plus de paiements mensuels et, par là-même, moins de paiements par rappel…)

Ideal Web : les apports Des gains de productivité dans la constitution de la demande Al, notamment pour les Bailleurs qui accompagnent leurs locataires dans la constitution de la demande Une sécurisation en terme d’envoi et étanchéité des systèmes d’information Le recyclage des anomalies ou erreurs de saisies du bailleur en temps réel grâce à la mise en place de contrôles synchrones La restitution d’un récapitulatif de la demande d’aide au logement pour le locataire

La méthodologie Pour chaque binôme bailleur – Caf , trois étapes sont à conduire : Phase 1 : phase pilote (ou phase de recette) conduite entre l'éditeur et le bailleur, sur cinq jours environ. Cette phase permet de tester la conformité du produit dans sa dimension fonctionnelle et technique. Elle débute par l'installation des adaptations du logiciel et se conclut par la rédaction d'un procès-verbal de réception.

La méthodologie Formation et accompagnement du personnel par la CAF Mise à disposition du guide utilisateur :

Phase 3 : passage en production La méthodologie Phase 2 : phase de pré production : menée entre l'éditeur, le bailleur et la Caf. Cette étape consiste à tester l’application Ideal Web pour chaque environnement bailleur - Caf. Le cas échéant, elle doit permettre aussi d’identifier et de résoudre tous les problématiques organisationnelles pouvant découler de ce nouveau service. Une durée de deux mois maximum devrait permettre de vérifier toutes les composantes de l'application. En fonction des conclusions du bilan de cette étape, le passage en production sera envisagé. Phase 3 : passage en production

Le coût d’installation ( à titre informatif)   L’achat du logiciel par le bailleur a été facturé par l’éditeur « AAERON » pour un montant de 10 600€. Ce coût est variable d’un éditeur à un autre. Le coût d’acquisition du certificat RGS* se situe entre 100 et 300 €. Le coût de la maintenance est variable selon les éditeurs.

Quelles perspectives ? Auto-développement par l’ALEGESSEC avec son éditeur AD présence . Autre exemple : Coallia Hauts de Seine