FACTURATION ELECTRONIQUE CHORUS 2017 Faciliter la dématérialisation et les échanges électroniques pour améliorer la productivité administrative et comptable Convention Aareon – 19 mai 2016 FACTURATION ELECTRONIQUE CHORUS 2017 Enjeux réglementaires, économiques et techniques pour le logement social public et privé

Les enjeux économiques Les enjeux techniques Agenda Les faits juridiques L’ordonnance du 26/06/2014 concernant la sphère publique et ses fournisseurs (public et privé) La loi Macron du 06/8/2015 concernant l’ensemble des entreprises du secteur privé Les enjeux économiques Les enjeux techniques Echanges électroniques de documents : solutions apportées par SERENSIA

FACTURATION ELECTRONNIQUE - FAITS JURIDIQUES Que disent les lois ? Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique (extraits) Article 1 I. - Les titulaires ainsi que les sous-traitants admis au paiement direct de contrats conclus par l'Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics transmettent leurs factures sous forme électronique. II. - L'Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics acceptent les factures transmises sous forme électronique par les titulaires et les sous-traitants admis au paiement direct mentionnés au I, dans les conditions prévues à l'article 2. Article 2 Une solution mutualisée, mise à disposition par l'Etat et dénommée « portail de facturation », permet le dépôt, la réception et la transmission des factures sous forme électronique. L'Etat, sauf impératif de défense ou de sécurité nationale, les collectivités territoriales et les établissements publics ainsi que les titulaires et les sous-traitants admis au paiement direct de leurs contrats utilisent le portail de facturation pour la mise en œuvre des obligations fixées à l'article 1er.

FACTURATION ELECTRONNIQUE - FAITS JURIDIQUES Que disent les lois ? Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique (extraits) Article 3 I. L'obligation prévue au I de l'article 1er s'applique aux contrats en cours d'exécution ou conclus postérieurement : 1° Au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises et les personnes publiques ; 2° Au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire ; 3° Au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises ; 4° Au 1er janvier 2020 : pour les microentreprises.

FACTURATION ELECTRONNIQUE – FAITS JURIDIQUES Rappel DELAIS TYPOLOGIE DES ENTREPRISES FRANCAISES CRITERES Salariés CA Annuel Total Bilan 2017 GE Grandes Entreprises > 5 000 > 1 500 M€ > 2 000 M€ 2018 ETI Entreprises de Taille Intermédiaire < 5 000 < 1 500 M€ < 2 000 M€ 2019 PME Petites et Moyennes Entreprises < 250 < 50 M€ < 43 M€ 2020 TPE Très Petites Entreprises < 10 < 2 M€ et et et et et ou et ou Définitions Insee

FACTURATION ELECTRONNIQUE – FAITS JURIDIQUES Que disent les lois ? La loi pour la croissance, l'activité et l'égalité des chances économiques, dite loi « Macron », a été promulguée le 6 août 2015. Article 222 Dans les conditions prévues à l'article 38 de la Constitution, le Gouvernement est autorisé à prendre par ordonnance, dans un délai de neuf mois à compter de la promulgation de la présente loi, toute mesure relevant du domaine de la loi afin de permettre le développement de la facturation électronique dans les relations entre les entreprises, par l'institution d'une obligation, applicable aux contrats en cours, d'acceptation des factures émises sous forme dématérialisée, entrant en vigueur de façon progressive pour tenir compte de la taille des entreprises concernées. Qu’est-ce que cela veut dire ? Très bientôt, une entreprise ne pourra plus refuser de recevoir une facture sous forme électronique. Toute entreprise devra être en capacité d’accepter et de traiter des factures reçues sous cette forme.

Les enjeux économiques Les enjeux techniques Agenda Les faits juridiques L’ordonnance du 26/06/2014 concernant la sphère publique et ses fournisseurs (public et privé) La loi Macron du 06/8/2015 concernant l’ensemble des entreprises du secteur privé Les enjeux économiques Les enjeux techniques Echanges électroniques de documents : solutions apportées par SERENSIA

FACTURATION ELECTRONNIQUE - ENJEUX ECONOMIQUES Impacts des lois La facture électronique va devenir incontournable dans les relations inter-organisations publiques et privées Ordonnance du 26/06/2014 CHORUS PORTAIL PRO Délais Réception de factures Emission de factures Secteur Public 01/01/2017 Secteur privé fournisseur du Public Entre 01/2017 et 01/2020 OBLIGATOIRE Loi du 06/08/2015 Loi Macron Délais Réception des factures fournisseur Emission de factures Secteur privé Très bientôt OBLIGATOIRE

Les fournisseurs du secteur public Récepteurs de factures FACTURATION ELECTRONNIQUE - ENJEUX ECONOMIQUES Impacts de Chorus Portail Pro Les fournisseurs du secteur public émetteurs de factures Récepteurs de factures 01/01/2020 3 001 329 TPE 137 534 PME 4 959 ETI 243 GE 137 534 PME 4 959 ETI 243 GE 01/01/2019 95 000 000 de factures par an Etat Secteur Public Local 4 959 ETI 243 GE 01/01/2018 E P N 243 GE E P I C 01/01/2017 77 474

FACTURATION ELECTRONNIQUE - ENJEUX ECONOMIQUES Bénéfices Rester dans la compétition Entreprise numérique Bénéfices Financiers Simplifications administratives Bénéfices d’image Affranchisse- -ment économisé Saisie automatisée Réduction des erreurs Rapprochement automatisé Envois automatisés Qualité renforcée des relations partenaires Je vous parlais à l’instant de mise en place de solutions complètes, Serensia propose une démarche qui va permettre d’apporter l’ensemble de ses gains administratifs permis par les échanges électroniques. Rapprocher automatiquement le bon de commande et la facture Pouvoir analyser plus précisément les données échangées, sans avoir à ouvrir le placard pour sortir l’historique Simplifier le paiement grâce à une gestion des processus automatique (GED/worflow). Dans le cas de la solution que nous présentons aujourd’hui, sur la réception des factures d’électricité, les gains directs permis sont : (cliquer) La saisie automatisée La suppression des erreurs de saisie L’archivage et la recherche automatique de documents L’exploitation possible de nouvelles informations Le contrôle de gestion simplifié Archivage et recherche automatisés Optimisation du BFR Factures reçues Factures émises Exploitation de nouvelles informations Contrôle de gestion simplifié

Les enjeux économiques Les enjeux techniques Agenda Les faits juridiques L’ordonnance du 26/06/2014 concernant la sphère publique et ses fournisseurs (public et privé) La loi Macron du 06/8/2015 concernant l’ensemble des entreprises du secteur privé Les enjeux économiques Les enjeux techniques Echanges électroniques de documents : solutions apportées par SERENSIA

FACTURATION ELECTRONNIQUE - ENJEUX TECHNIQUES Quels impacts sur l’organisation interne ? Vous adapter progressivement aux échéances imposées par les lois jusqu’à la suppression totale du papier FACTURE Objet : Prestation de service Objet : Objet : Prestation de service de service Objet : Prestation de service Prestation de service Objet : Prestation de service Objet : Prestation de service Objet : Prestation de service Total TTC : 11 960 € Total HT : 10 000 € Objet : Objet : PreTotal TTC : 11 960 € 5 600 € Factures papier FACTURE Objet : Prestation de service Objet : Objet : Prestation de service de service Objet : Prestation de service Prestation de service Objet : Prestation de service Objet : Prestation de service Objet : Prestation de service Total TTC : 11 960 € Total HT : 10 000 € Objet : Objet : PreTotal TTC : 11 960 € 5 600 € XML Factures papier et données sous forme électronique ebXML Factures conformes aux exigences Chorus Portail Pro Excel Factures électroniques à valeur juridique et fiscale XML Conserver de plus en plus les documents commerciaux tels que les factures sous forme électronique dans des systèmes informatiques d’archivage à valeur probante

FACTURATION ELECTRONNIQUE - ENJEUX TECHNIQUES Qu’apporte Chorus ? Mode EDI Emetteurs de factures R S ACTEURS DU LOGEMENT SOCIAL PUBLIC FOURNISSEURS Mode Service R S Mode Portail R S Flux sortant de Chorus, dit flux PIVOT R Flux retour, dit flux de cycle de vie

FACTURATION ELECTRONNIQUE - ENJEUX TECHNIQUES Qu’apporte Chorus ? Définition de l’AIFE : « Le flux pivot est le format de référence des données véhiculant les informations nécessaires et suffisantes à l’intégration des factures dans les différents S.I. de gestion de la Sphère Publique. Il contient les données permettant la création d’un mandat ou d’une demande de paiement, la facture sous forme de pièce jointe ainsi que, le cas échéant, les pièces justificatives complémentaires au format d’origine. » En d’autres termes : Données à forte valeur ajoutée Données minimales Pivot Fournisseur Date N° Facture Montant HT TVA Montant TTC XML Affectations patrimoines Régul. de charges Rapprochements contrats / ordres de services / commandes Analyses Paiements : Mandats Virements Chèques UBL

FACTURATION ELECTRONNIQUE - ENJEUX TECHNIQUES Le fichier pivot Chorus Seules les données de paiement sont normalisées Le reste des informations sera contenu dans les pièces jointes à des formats très divers : UBL, EDIFACT, XLS, PDF, TXT, Etc. Dans le monde de la gestion locative, ces informations complémentaires seront indispensables pour : Rapprochement Contrats Commandes, ordres de service Affectations Eléments de patrimoine Régul. de charges Production d’images reconstituées acceptables Analyses des contenus

Les enjeux économiques Les enjeux techniques Agenda Les faits juridiques L’ordonnance du 26/06/2014 concernant la sphère publique et ses fournisseurs (public et privé) La loi Macron du 06/8/2015 concernant l’ensemble des entreprises du secteur privé Les enjeux économiques Les enjeux techniques Echanges électroniques de documents : solutions apportées par SERENSIA

MISE A JOUR PAR INTERNET Echanges de documents : Solutions apportées par SERENSIA Une offre logicielle de traitement automatisé des documents électroniques SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY, un logiciel autonome 1 Documents Emission Appels de loyers Clients Formats SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY, un logiciel adaptatif Flux 2 Tous types de Pivot Fournisseur Date N° Facture Montant HT TVA Montant TTC XML UBL Réception Factures Founisseurs Documents Tous types de Formats GED Flux Paiements Rapprochements Affectations Images MISE A JOUR PAR INTERNET Visualisation -Supervision 3 Base de connaissances évolutive Ajouts/modifications de protocoles Ajouts/modifications de formats Ajouts/modifications de documents Dématérialisation fiscale Téléparamétrage …

Visualisation, recherche et analyse MISE A JOUR PAR INTERNET Solutions apportées par SERENSIA Flux entrants Gestionnaires de parc immobilier Réception DIVERS (artisans, …) Archivage ENTRETIEN 1. FLUX ELECTRONIQUES Saisie 2. FLUX PAPIER GED ASCENSEURS scanner 3. EVOLUTIONS VISION ANALYZER READER ELECTRICITE AR Cycle de vie Passerelle AS2-Internet Paiements Rapprochements Affectations Images Visualisation, recherche et analyse Contrôle, validation XML AR SERENSIA INTELLIGENT GATEWAY EAU @ WEB MISE A JOUR PAR INTERNET TELEPHONE Base de connaissances évolutive Ajouts/modifications de flux Ajouts/modifications de formats Ajouts/modifications de protocoles, etc.

Présentant des structures complexes et changeantes : FACTURATION ELECTRONNIQUE - ENJEUX TECHNIQUES Exemples de fournisseurs Présentant des structures complexes et changeantes :

Merci de votre attention Nous vous proposons de vous rencontrer dans vos locaux pour présenter à vos équipes les détails techniques de Chorus et leurs impacts au sein de votre organisation Prenons RDV www.serensia.com