Clôture Support de Formation

AMUE – SIFAC Clôture IDENTIFICATION SIFAC-FOR-CLO 2.16 05/10/2012 Référence SIFAC-FOR-CLO Version 2.16 Date 05/10/2012 Objet Processus et opérations de clôture

HISTORIQUE DES MISES A JOUR AMUE – SIFAC Clôture HISTORIQUE DES MISES A JOUR Version Date Auteur Objet de la mise à jour 1.0 03/11/08 C.Clavaud Création du document 1.1 14/11/08 Modification du document 1.2 20/04/09 Compléments 1.3 23/09/09 N.Madariaga Refonte suite à la DM 52064. Doc renommé pour conformité au PGD de SIFAC-FOR-CPT-CLOTURE-V1.2.ppt en SIFAC-FOR-CLO-V1.3.ppt 1.4 07/10/09 Correctifs suite relecture AMUE – DM52064 1.5 04/11/09 Correction Diapositive 22 – DA 53925, Correction Diapositive 10 – DM 54058, ajout Diapositive 48 du cas particulier de pré définition d’une variante pour le nouvel exercice et Diapositive 43 – DM 53921 1.6 19/11/09 F.Nuss Correction diapositive 95 – DM 54378, Correction Diapositive 96 – DM 54372 1.7 15/12/09 N Madariaga Correction schéma comptable code CGS client Z et précisions quant aux options ouvertes sur la continuité des flux d’exploitation N sur N+1 – DM 55251 1.8 26/01/10 N. Madariaga M. Duharcourt Ajout précisions sur opérations de report budgétaire + changement d’exercice pour FMAVCREINIT + ajout pré-requis techniques pour points paramétrage FM reconductibles par exercice – DM 56213 Revue notion feuille de route – diapositive 6 Diapositive 20 – précision quant aux documents SD concernés Charges à payer : revue diapositive 105 et ajout 106 1.9 15/03/10 Réouverture DM 56213 Suppression des diapositives 13 et 14 Précision quant à la gestion du paramétrage – diapositives 38 et 40 Revue de la diapositive 103 et notamment référence au SIFAC_MUT_DEP_Traitement_Charges_a_payer

HISTORIQUE DES MISES A JOUR AMUE – SIFAC Clôture HISTORIQUE DES MISES A JOUR Version Date Auteur Objet de la mise à jour 2.0 28/06/10 L. Blot MAJ du document suite aux DM 61356 – 60597 - 55892 2.1 02/08/10 L.Blot / M.Duharcourt MAJ du document suite aux retours KO des DM 61356 – 55892 2.2 22/09/10 MAJ du document suite DM 62832 2.3 08/11/10 L.Blot / H.Tbeur MAJ du document slide 20 DM 59939 2.4 11/11/10 O.Kombila MAJ des processus complémentaires slide DM 63549 2.5 03/01/11 Y. Orriols / L.Blot Déplacement d’un slide suite DM 64777 + modification slide 40 2.6 03/02/11 L.Blot Modification dates d’extourne suite DM 66679 + Modification report de budget résiduel DM 66755 2.7 21/02/11 Gestion du groupe d’autorisation des périodes d’imputation budgétaire, ajout d’un lien vers le document SIFAC_MUT_BUD_OUVERTURE_PERIODE_IMPUTATION.doc 2.8 30/03/11 DM 62332 – Utilisation des types de pièces RPRA et RPCV pour les reports de conventions RA et non RA DM 66487 – Intégration des codes TVA W* pour produits à recevoir 2.9 11/04/11 DM 69344 – Point d’information au sujet de la transaction FMAVCREINIT 2.10 18/07/11 L.Blot / C.Clavaud DM 64991 – Plusieurs points énoncés dans la DM DM 65125 – Changement transaction FMAVCR01 en ZFMAVCR01

HISTORIQUE DES MISES A JOUR Version Date Auteur Sections modifiées Objet de la mise à jour 2.11 01/09/11 L. Blot DM 64991 – Plusieurs points énoncés dans la DM 2.12 05/10/11 L.Blot / Y.Orriols Modifications suite aux DM 69902, 68051 et 71951 2.13 20/12/11 L.Blot C. Amelot DM 76595 – Variante d’exercice OB52 2.14 27/01/12 ML. Boulanger DM 77611 – Gestion des tranches de numéros REGI 2.15 02/08/12 P.E. Trouvat III-Périodes comptable-1 VII-5 – VII-6 DM78548 : Mise à jour nomenclature M9.3 Ouverture et fermeture des périodes FI utilisés provisoirement Suppression comptes collectifs 40120000 et 41120000 sur M9.3 et comptes 486* et 487* subdivisés 2.16 08/08/12 préambule section II section IV section VII DM 82745 Mise à jour des documents de référence cités (tout le document) Détail sur la notion de criticité du calendrier de clôture (préambule) Suppression de la transaction ML81N (section II) Retrait de l’opération BCOV lors des opérations techniques à réaliser pour ouverture des exercices suivants. L’opération n’est plus utile suite à la mise ne place d’une nouvelle procédure pour le report de budget (section IV). Modification des consignes liées au transport des point de paramétrage de la pré-production vers la production (section IV) Ajout d’une note sur la validité des utilisateurs responsables lors de la copie des centres financiers vers N+1 (Section IV) et de précisions sur le contrôle intégralité (Section IV) Ajout de précisions sur l’analyse de la cohérence des écritures FI-FM (section VII) 5 5

Processus et opérations de clôture SOMMAIRE Préambule Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations Gestion des périodes Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Analyse, nettoyage et report des engagements Report du budget Processus complémentaires

Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations SOMMAIRE Préambule Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations Gestion des périodes Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice techniques relatives aux structures/données Analyse, nettoyage et report des engagements Report du budget Processus complémentaires

I. Préambule - 1 L’objectif majeur de ce support est d’identifier, quel qu’en soit le domaine d’origine, les opérations à mener dans le cadre du processus de clôture en effectuant la distinction suivante : Opérations purement techniques Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice, notamment dans le cadre d’une revue/refonte des structures analytiques et budgétaires Opérations d’analyse Opérations propres à la clôture qu’elle soit annuelle ou infra annuelle (mensuelle, trimestrielle …) Et en mettant en exergue, s’il y lieu, leur dépendance pour permettre à chaque établissement, au-delà du cadencement théorique, de définir/maîtriser son planning propre et de l’adapter en façon du contexte Un modèle de feuille de route est proposée en annexe et sert de support pour : recenser de façon exhaustive les étapes de contrôle et de vérification pour tous les actes de gestion tous domaines confondus, proposer un cadencement des opérations, planifier et au suivre le niveau d’avancement des opérations en identifiant les personnes en charge et un estimation des temps de traitement ou date butoir faire un lien vers les manuels utilisateurs existants Le document ne présente donc de façon détaillée que les opérations/transactions non documentées dans la nomenclature existante et pour celles déjà référencées les replace dans le contexte particulier de la clôture

I. Préambule - 2 La feuille de route proposée comme outil de gestion/suivi des opérations de clôture se présente selon le modèle suivant : Domaines référencés : BUD pour Budget /CPT pour Comptabilité/DEP pour Dépenses/IMMO pour Immobilisations/REC pour Recettes Statuts (niveaux d’avancement) : INIT : Non engagée PEC : Processus en cours BLO : Bloquée (devant donné lieu à une DA si non liée à une problématique organisationnelle ou de séquencement) TER : Terminée Types d’opération : Opérations préparatoires à l'exercice N+1 (techniques ou de données) Opérations préparatoires à la clôture des engagements Clôture et analyse des engagements à reporter Report des engagements Criticité : en rouge les opérations obligatoires relatives à la clôture de l’exercice N ou à l’ouverture de l’exercice N+1. Les autres opérations étant facultatives ou dépendantes de l’organisation. Document de référence/Diapositive : Référence du MUT/MOP afférent

Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations SOMMAIRE Préambule Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations Gestion des périodes Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice techniques relatives aux structures/données Analyse, nettoyage et report des engagements Report du budget Processus complémentaires

II. Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations - 1 Tous BUD BUD BUD CFI Vote du budget Ouverture du budget exécutoire version 0 après vote année N+1 (FMBOSTAT) Copie des versions préparatoires vers versions définitives (FMCYLOAD) Ouverture de la période budgétaire d’exécution année N+1 (FMIR) Début de saisie des flux règlementaires avec impacts budgétaires CPA Edition compte financier Fermeture budget exécutoire année N (FMIR) Fermeture de toutes les versions autres qu’excécutoire année N+1 (FMBOSTAT) IMMO Revue des structures analytiques et budgétaires (centres de coûts, centres financiers,…) pour mise à niveau/refonte N+1 Ouverture périodes budgétaires PR1 puis PR2 exercice N+1 (FMBOSTAT) Saisie du budget préparatoire (FMBB) Saisie des amortissements obligatoire (AFAB) Fermeture année N(AJAB) Changement d’exercice (AJRW) CPT CPT CPT Paiement final Fermeture des périodes comptables courantes 01-12 et ouverture des périodes spéciales 13 à 16 (OB52) Fermeture des périodes comptables spéciales 13-16 (OB52) Ouverture des périodes comptables pour l’exercice N+1 (OB52) Le calendrier théorique de clôture met en avant : une phase préparatoire notamment budgétaire dès le début du 3ème trimestre un chevauchement entre la clôture de l’exercice N et l’ouverture de l’exercice N+1 Le calendrier théorique de clôture permet de visualiser : - Le calendrier théorique de clôture CPA ACHAT Fermeture périodes analytiques année N (OKP1) Glissement des périodes logistiques 12 / N et 01 / N+1 ouvertes (MMPV)

II. Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations - 2 Certains processus d’exploitation courante relatifs à l’exercice en cours de clôture ne peuvent être finalisés le 31/12/N; ces opérations doivent cependant impérativement être rattachées à cet exercice (i.e. être comptabilisées au 31/12/N) Le tableau de synthèse ci-dessous identifie les opérations qui peuvent être constatées postérieurement à la date du 31/12/N en date comptable du 31/12/N Seule contrainte système incontournable : constat des services faits et factures afférentes en date du 31/12/N au plus tard le 31/01/N+1

II. Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations - 3

II. Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations - 4

II. Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations - 5 Le contrôle de la journée comptable étant inopérant pour les écritures comptables imputées sur les périodes 12 à 16 et les processus de gestion de l’exercice en cours de clôture N et de l’exercice N+1 initié menés en parallèle, il est indispensable : d’informer les utilisateurs sur le pilotage de la date comptable de s’assurer d’une gestion cohérente de la date comptable pour le flux concerné de piloter la date comptable de certains processus automatisés (rapprochements notamment) de limiter ce temps de « rattrapage » des flux d’exploitation d’effectuer une véritable gestion des périodes comptables notamment pour limiter les risques d’erreur d’affectation à l’exercice Pilotage de la date comptable et de la période comptable Par défaut, la date comptable proposée correspond à la date du jour Cette date doit être modifiée par l’utilisateur pour indiquer la date du 31/12/N, la période automatiquement déterminée étant la période 12

II. Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations - 6 Cette option de pilotage de la date comptable est disponible sur l’ensemble des transactions de la comptabilité (yc opérations de rapprochement) mais également sur les transactions de type : a. constat du service fait (transactions MIGO) b. saisie de facture sur commande d’achat (transaction MIRO) c. comptabilisation facture de vente (transaction VF01) d.la gestion d’une table spécifique ZSIFACTA_CLO_MIS permet également de piloter la date de comptabilisation des frais de mission liquidés au titre des missions de l’année N Le pilotage de la date comptable permet post 31/12/N de comptabiliser des flux comptables (donc potentiellement analytiques et budgétaires) sur l’exercice N Cette fonctionnalité n’est ouverte que pour les flux d’exécution qui sont liés (hors cas des liquidations directes) à des engagements existants Post 31/12/N, aucun engagement (commande, réservation de crédit) ne peut être créé au titre de l’exercice N

II. Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations - 7 Pilotage de la date comptable lors du service fait valorisé Lors du constat du service fait (transaction MIGO), la zone Date comptable renseignée par défaut en date du jour peut être pilotée et donc gérée avec la date 31/12/N pour constat des charges à payer sur l’exercice N postérieurement au 31/12/N; la période est automatiquement déterminée à 12. Veillez à la cohérence des flux et notamment à ne pas constater de service fait au 31/12/N sur une commande créée en N+1 et donc réservant des crédits N+1

II. Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations - 8 Pilotage de la date comptable lors de la saisie de la facture en dépense b Lors de la saisie de facture sur commande (transaction MIRO) ou en liquidation directe (transaction FB60 notamment), la date comptable renseignée par défaut à la date du jour peut être pilotée et donc gérée en date 31/12/N pour comptabilisation sur l’exercice N postérieurement au 31/12/N : des factures émises par les fournisseurs sur N et en décalage de comptabilisation ou réceptionnées en N+1 des charges à payer pour la modélisation en service fait non valorisé via l’utilisation des types de pièce dédiés ZE/ZA – cf. Chapitre Processus complémentaires Veillez à la cohérence des flux et notamment à ne pas comptabiliser une facture au 31/12/N sur une commande créée en N+1 et donc réservant des crédits N+1 et/ou un service fait constaté en N+1

II. Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations - 9 Préconisation : privilégiez la comptabilisation des recettes via la transaction de liquidation directe (option d’édition disponible) – fonctionnalité sans risque d’incohérence dans les différentes étapes du flux Pilotage de la date de la commande de vente et donc de la prévision de recette afférente Lors de la création de la commande de vente, la donnée Date de document permet - fonctionnalité standard - de piloter la date de prévision budgétaire de recette et donc post 31/12/N de créer (pour régularisation) une prévision de recette sur l’exercice N c Pilotage de la date du document et donc de la date de prévision de la prévision de recette indépendamment de la date du jour

II. Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations - 10 Pilotage de la date comptable lors de la saisie de la facture en recette Une transaction spécifique permet d’ouvrir la possibilité de piloter la date de comptabilisation des factures de vente, qu’il s’agisse de factures SD saisies en N mais non prises en charge post 31/12/N ou de celle saisies post 31/12/N mais à intégrer à l’exercice N Lancez la transaction SM30 et indiquez la table ZSIFACSDTA_DATBU puis utilisez l’option de modification Indiquez par société et par date comptable butoir l’exercice cible c’ L’activation de cette option n’entraîne aucun automatisme quant à la détermination de la date de comptabilisation de la facture de vente mais ouvre la possibilité d’en piloter la valeur

II. Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations - 11 Lors de la création de la facture de vente, l’option de comptabilisation sur l’exercice précédent (en cours de clôture) peut être activée (activation unitaire); la date de comptabilisation est alors déterminée en fonction des données gérées dans la table ZSIFACSDTA_DATBU c’’ Date de création de la facture = Date jour Option à activer – en en-tête du document Veillez à la cohérence des flux et notamment à ne pas comptabiliser une facture au 31/12/N sur une commande de vente créée en N+1 et donc sur une prévision de recette N+1. En cas d’erreur d’exercice de comptabilisation, se référer au document : SIFAC_MUT_CLO_ANNUL_FLUX_SD_SUR_DEUX_EXERCICES Post clôture définitive, la table de détermination doit être mise à blanc pour éviter toute erreur

II. Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations - 12 Pilotage de la date comptable lors de la liquidation de frais de mission Lancez la transaction SM30 et indiquez la table ZSIFACTA_CLO_MIS puis utilisez l’option de modification Sur l’écran qui s’affiche, saisissez l’exercice pour lequel vous souhaitez permettre la rétroactivité – cf. d SIFAC-MOP-CLO-MIS-DATE-COMPTABLE Cette option s’impose ensuite sur tous les flux liés à l’exercice ainsi identifié et ne peut être pilotée au cas par cas Veillez à ne pas effectuer le report des ordres de mission N avant fin de comptabilisation des liquidations liées avec rétroactivité

II. Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations -13 Lors des écritures de contrepassation (transactions MR8M et FB08), la date comptable de contrepassation doit être systématiquement indiquée ; si oubli, le document est extourné à la date comptable d’origine. Lors des écritures de type rapprochement (F-04,F-03,F-44 …), il faut piloter la date de rapprochement et indiquer 31/12/N pour émarger les postes sélectionnés à la date de clôture et non sur l’exercice suivant Le système sélectionne les postes en cohérence avec la date de rapprochement indiquée (pas de sélection des postes en date de comptabilisation postèrieure) En cas d’erreur, la transaction d’annulation de rapprochement FBRA permet de corriger l’opération mais de façon unitaire

II. Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations -14 Gestion cohérente de la date comptable Les factures fournisseur datées de N, réceptionnées en N+1, doivent être comptabilisées en date 31/12/N sur base d’une commande d’achat existante Les factures fournisseur datées de N mais dont la commande d’achat n’ a pas été créée en N doivent être comptabilisées en charges à payer en date du 31/12/N et la régularisation de l’achat s’effectuer sur N+1 Les factures fournisseur datées de N+1, réceptionnées en N+1 et relatives à l’exercice N doivent être comptabilisées en N+1 en s’assurant que la charge à payer correspondante est bien comptabilisée en N Le pilotage de la date comptable de la facture ou de la recette doit être cohérent avec celle de la réservation de crédit ou de la prévision de recette afférente Pilotage de la date comptable des processus automatisés Le processus de rapprochement (programme SAPF124 lié à la transaction F.13) fait l’objet d’une programmation par batch pour lancement automatisé des opérations d’émargement Début N+1, si cette programmation n’est pas adaptée, les émargements seront effectués en date comptable N+1 sans distinction entre les pièces comptabilisées au 31/12/N et celles en N+1 Il est donc nécessaire : soit de désactiver la planification des ces traitements pour un pilotage manuel des émargements soit de planifier dans un créneau horaire antérieur à celui des jobs existants, des jobs équivalents avec date comptable d’émargement 31/12/N avec définition de variantes adéquates

II. Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations -15 Planification du programme de rapprochement automatique en période de clôture: Laisser la variante de lancement actuelle, elle rapprochera automatiquement les postes N+1 à la date du jour Créer un nouvelle variante de clôture dédié au rapprochement des postes de l’exercice N avec sélection de la date comptable des postes à rapprocher et avec une date de rapprochement au 31.12.N Exemple de variante de lancement pour la clôture 2011/2012  Sélection des postes 2011 et rapprochement au 31.12.2011 Le programme doit être lancé une première fois avec la variante dédiée à l’exercice précédent puis relancé avec la variante classique. Cet ordre de lancement est obligatoire.

Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations SOMMAIRE Préambule Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations Gestion des périodes Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice techniques relatives aux structures/données Analyse, nettoyage et report des engagements Report du budget Processus complémentaires

Gestion des périodes Introduction 4 types de gestion de périodes sont disponibles dans SIFAC Gestion des périodes comptables Gestion des périodes budgétaires Gestion des périodes analytiques Gestion des périodes logistiques Courant de l’exercice en l’absence de processus de clôture infra-annuelle, il n’y a pas d’utilité à gérer ces périodes : le contrôle de la journée comptable mis en œuvre pilote automatiquement la date comptable (hors processus particuliers tels que déclaration de TVA ou intégration de la paie – types de pièce dédiés exclues du contrôle) La bascule des périodes logistiques (seule gestion obligatoire) est programmée pour s’effectuer automatiquement chaque 1 er jour de mois (période) C’est lors de ces opérations de clôture et dans le cadre de la gestion en parallèle de 2 exercices que les fonctionnalités relatives à la gestion des périodes permettent de piloter/contrôler les opérations menées et sont donc pertinentes

Gestion des périodes Périodes comptables - 1 OB52 Par principe, la période comptable est automatiquement déterminée par le système en fonction de la date comptable du document et ne peut être pilotée Exemple : date comptable 15/01/N -> période 01 Seules les pièces comptabilisées durant la dernière période (01/12 au 31/12) peuvent être affectées à des périodes dites spéciales autres que la période 12 Pendant la période de clôture, les flux d’exploitation relatifs à N sont comptabilisées en date du 31/12/N (rattrapage des opérations courantes) et sur la période 12 Les écritures comptables relatives à la clôture peuvent être comptabilisées sur les périodes dites spéciales (4 au maximum – périodes 13,14,15 et 16) qui doivent donc être ouvertes via la transaction OB52 - SIFAC_MUT_CPT_gestPeriodesCptbles – Gestion obligatoire L’utilisation des périodes spéciales (uniquement possible lors de la dernière période de l’exercice - date comptable du 01/12 au 31/12) permet d’isoler les écritures de clôture des écritures courantes de la période Chaque établissement est libre d’utiliser ou non ces périodes spéciales selon ses besoins de découpage des opérations de clôture et de répartition des opérations Dans le cadre de la mise en place de la nouvelle nomenclature M9.3 applicable au 01/01/2012, l'ouverture et la fermeture des périodes FI sont utilisés provisoirement pour limiter la saisie des écritures comptables sur le bon exercice et sur les comptes généraux applicables. La période 16 doit être réservée à l’écriture de résultat, pour permettre notamment d’éditer les éléments du compte financier sur les périodes 1 à 15 Pensez à gérer à la fois les variantes Z100 et Z202 si vous avez des sociétés soumises à la M9.3 et à la M9.1

Gestion des périodes Périodes comptables - 2 OB52 c Une gestion différenciée par utilisateurs peut également être mise en œuvre Dans l’exemple ci-dessus : - tous les utilisateurs peuvent enregistrer des opérations sur le mois de Janvier 2009 b - seuls les utilisateurs affectés au groupe d’autorisation Test (c) peuvent comptabiliser sur le mois de Décembre 2008 c Vous trouverez plus d’exemple et de précision sur cette transaction dans le document SIFAC_MUT_CPT_gestPeriodesCptbles a b 29 29

Gestion des périodes Périodes d’exécution budgétaire - 1 FMIR La gestion des périodes budgétaires via FMIR permet d’autoriser ou non l’exécution budgétaire Aucun budget ne pourra être consommé si l’exercice n’est pas ouvert – Gestion obligatoire La période budgétaire est directement liée à la période comptable a. La gestion des périodes budgétaires s’effectue par périmètre financier (un par établissement) b. Il est possible d’affiner cette gestion pour un exercice donné en utilisant les icônes classiques d’ajout/suppression Et en combinant en particulier les axes : - types de valeur - types d’imputation - périodes a b

Gestion des périodes Périodes d’exécution budgétaire - 2 FMIR Exemple : pilotage des périodes budgétaires pour limiter les consommations budgétaires aux commandes d’achat relatives à un centre financier donné sur les périodes 1 à 12 en 2008 c. Sélectionnez la ligne 2008 ( elle doit devenir jaune) en cliquant sur la première cellule puis utilisez l’icône pour la supprimer c d d. Cliquez sur e. Renseignez les nouvelles valeurs e

Gestion des périodes Périodes d’exécution budgétaire - 3 FMIR f f. Renseignez les restrictions g. Validez par Entrée Un message d’avertissement apparaît h. Cliquez sur i. Sauvegardez g Vous pouvez également gérer les périodes budgétaires en fonction d’un groupe d’autorisation. Pour plus d’information veuillez consulter le document SIFAC_MUT_BUD_OUVERTURE_PERIODE_IMPUTATION

Gestion des périodes Périodes analytiques OKP1 La gestion des périodes analytiques s’entend en termes de blocage de période et/ou d’opérations SIFAC_MUT_CPA_TRANSFERT_BLOCAGE_PERIODE_OKP1 Par principe, toutes les périodes et opérations sont ouvertes. Les opérations comptables imputées sur les périodes 12 à 16 sont affectées à la période analytique 12 Pour isoler l’écriture de résultat (solde des comptes 6et 7), il faut exclure les éléments d’Eotps (dédiés) imputés b a. La gestion des périodes analytiques s’effectue par périmètre analytique (un par établissement) b. Les icônes de blocage/déblocage permettent par sélection de ligne(s)/opérations ou colonnes/périodes de gérer les combinaisons souhaitées a

Gestion des périodes Périodes logistiques MMRV Lors de la bascule des périodes logistiques, l’option permettant de poursuivre les flux sur la période précédente est activée par défaut. Ainsi pendant le mois de janvier N+1, services faits (entrées de marchandises ou fiches info-services) ainsi que factures sur commandes d’achat peuvent être comptabilisées en date 31/12/N. Post 31/01/N+1 (suite à la bascule sur la période 02/N+1), plus aucune écriture de type logistique n’est possible sur N.

Gestion des périodes Combinaison - 1 Lors de la période de clôture, le pilotage des opérations pour les exercices N et N+1 s’effectue en combinant la gestion des périodes comptables, budgétaires et analytiques en fonction : des impératifs techniques du séquencement des opérations souhaité et des contrôles associés pour le respecter des fonctionnalités (niveaux de gestion) propres à chaque composante Gestion des périodes a minima (impératifs techniques) Bascule obligatoire (en général programmée par job) des périodes logistiques au 01/01/N+1 via MMPV pour permettre la saisie de nouveaux engagements (commandes), services faits et factures sur N+1 et en date comptable N+1 avec, par défaut, activation Option écriture sur période précédente, pour poursuivre la saisie des services faits et factures en date comptable N jusqu’au 31/01/N+1 (date de bascule sur période suivante) Blocage préconisé de la saisie des engagements de dépenses sur l’exercice N via la suppression de l’entrée relative au type de valeur 51 (commandes d’achat) et 52 (engagements frais de déplacement) dans la gestion des périodes budgétaires via FMIR Ouverture obligatoire de l’exercice budgétaire N+1 au 01/01/N+1 via FMIR pour tous les types d’opération Ouverture obligatoire de l’intervalle comptable 01/N+1 via OB52 et blocage des périodes antérieures à 12/N. De façon pratique, la variante de période Z100 (ou Z202 pour les sociétés M9.1) est gérée pour la valeur + (tout compte) du 12/N+1 au 01/N pour piloter les dates comptables (contrôle de la journée comptable désactivé) et permettre la saisie de flux comptables sur N+1 Bascule obligatoire de la comptabilité des immobilisations en N+1 (sans clôture de N) pour permettre la saisie de flux sur immobilisations en N+1 via AJRW

Gestion des périodes Combinaison - 2 Séquencement des opérations (illustration) Fermeture de la période comptable 12/N via OB52 dés fin de la saisie des opérations d’exploitation sur N et ouverture éventuellement progressives des périodes spéciales pour un groupe d’utilisateurs dédiés Dés finalisation de la saisie des charges, blocage des comptes associés (plage 60000000 à 69999999) via OB52 afin de sécuriser (montants de base stable) les processus de reventilation analytique Dés finalisation de l’établissement du résultat (constat des charges et produits pour N complet), blocage de l’opération imputations au réel pour N via OKP1 …

Gestion des périodes Immobilisations AJRW Pour effectuer des flux sur fiches immobilisation en N+1, le changement d’exercice dans la composante Immobilisations doit avoir été effectué via la transaction AJRW et ce indépendamment de la clôture de l’exercice N – cf. SIFAC_MUT_CLO_CPT_immo

Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations SOMMAIRE Préambule Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations Gestion des périodes Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice techniques relatives aux structures/données Analyse, nettoyage et report des engagements Report du budget Processus complémentaires

Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Les opérations préparatoires à l’ouverture de l’exercice N+1 sont : de type purement technique et consistent en la définition de tranches de numéros pour N+1 (liées aux opérations budgétaires et comptables) ou en la reconduction de points de paramétrages annualisés. de type organisationnel via la définition des structures analytiques et budgétaires Ces opérations peuvent être menées à tout moment La création des tranches de numéros peuvent être effectuées pour x exercices indépendamment de la date de saisie et sans que cela perturbe le fonctionnement courant (tranches utilisées en fonction de la date comptable du document) La mise à jour des tranches de numéros s’effectue directement dans l’environnement de production (pas d’utilisation des options de transport) La définition des structures analytiques et budgétaires pour le nouvel exercice doit être impérativement anticipée notamment dans le cadre d’une refonte complète dans la mesure où : Cette définition nécessite une analyse et validation Ces structures (données de base) servent en particulier de base à la construction du budget Ces données doivent être réorganisées (dépendance des objets d’imputation) Les processus en cours sur les données non reconduites en N+1 doivent être retraités

Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations SOMMAIRE Préambule Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations Gestion des périodes Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice techniques relatives aux structures/données Analyse, nettoyage et report des engagements Report du budget Processus complémentaires

C’est un pré-requis à la mise en place budgétaire de N+1 IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Reconduction des points de paramétrage dépendant de l’exercice - 1 SPRO La bibliothèque de cohérence Z100 est affectée par périmètre financier et doit être définie pour chaque nouvel exercice (données dépendantes de l’exercice) afin que les contrôles de cohérence soient effectifs sur l’atelier de budgétisation (transaction FMBB) C’est un pré-requis à la mise en place budgétaire de N+1 Une fois la transaction de customizing lancée (puis F5 ou ), allez sur le point de paramétrage permettant d’affecter les bibliothèques de cohérence Cliquez sur IMPORTANT : pour toutes vos actions de paramétrage, vous devez faire un OT dans votre environnement de pré-production et le transporter ensuite dans votre environnement de production.

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Reconduction des points de paramétrage dépendant de l’exercice - 2 SPRO Cette opération s’effectue par copie d’une ligne existante et ne donne pas lieu à adaptations complémentaires a. Sélectionnez la ligne de l’exercice en cours pour votre périmètre financier Cliquez sur b. La ligne à modifier s’affiche alors c. Modifiez l’exercice N-1 par l’exercice N et faites « entrée » Le message s’affiche alors d. Sauvegardez

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Reconduction des points de paramétrage dépendant de l’exercice - 3 SPRO La stratégie de report Z_REPORT est affectée par périmètre financier et doit être définie pour chaque nouvel exercice (données dépendantes de l’exercice) afin que la correspondance entre centres financiers soit effective lors des reports d’engagement d’un exercice sur l’autre (transaction FMYCR) C’est un pré-requis au report d’engagement dans le cas où une correspondance entre centres financiers a été gérée via FMYCR Une fois la transaction de customizing lancée (puis F5 ou ), allez sur le point de paramétrage permettant d’affecter les stratégies pour changement d’imputation Cliquez sur IMPORTANT : pour toutes vos actions de paramétrage, vous devez faire un OT dans votre environnement de pré-production et le transporter ensuite dans votre environnement de production.

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Reconduction des points de paramétrage dépendant de l’exercice - 4 SPRO Cette opération s’effectue par copie d’une ligne existante et ne donne pas lieu à adaptations complémentaires a. Sélectionnez la ligne de l’exercice en cours pour votre périmètre financier (Opération CCF) Cliquez sur b. La ligne à modifier s’affichent alors c. Modifiez l'exercice pour mettre l'exercice émetteur (exercice N à clôturer) Le message s’affiche alors d. Sauvegardez

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Ouverture tranche de numéros pour famille de pièce de budget pour l'exercice N+1 FMEDFAMNR a a. Renseignez le périmètre financier Cliquez sur b. puis sur c. Complétez les tranches de numéros à l’identique pour N+1 Sauvegardez b c Lors de la création de la tranche de numéro du nouvel exercice le « Numéro actuel » doit être laissé à 0.

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Ouverture tranche de numéros pour famille de pièce modification de budget pour l'exercice N+1 FMLINR a a. Renseignez le périmètre financier Cliquez sur b. puis sur c. Complétez les tranches de numéros à l’identique pour N+1 Sauvegardez b c Lors de la création de la tranche de numéro du nouvel exercice le « Numéro actuel » doit être laissé à 0.

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Ouverture tranche de numéros pour pièces de saisie de budget pour l'exercice N+1 FMEDNR a a. Renseignez le périmètre financier b. Cliquez sur c. Puis sur d. Complétez les tranches de numéros à l’identique pour N+1 pour les 15 catégories existantes e. Sauvegardez via b Lors de la création de la tranche de numéro du nouvel exercice le « Numéro actuel » doit être laissé à 0.

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Ouverture tranche de numéros pour pièces de report d’engagement OFY6 a. Renseignez le périmètre financier b. Sélectionnez a b c Cette opération n’est à effectuer qu’une seule fois (et non à chaque exercice comme les précédentes) c. Cliquez sur d. Renseignez le N° 04 et la tranche indiquée e. Validez et sauvegardez d Lors de la création de la tranche de numéro du nouvel exercice le « Numéro actuel » doit être laissé à 0.

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Ouverture tranche de numéros de pièces comptables OBH2 Lancez la transaction OBH2 a. Indiquez : - la plage de sociétés ou la liste de sociétés modélisant l’établissement la société FI (attention, faire cette manipulation pour la société REGI si utilisée) - l’exercice source correspondant à l’année en cours N - et l’exercice cible N+1 b. Exécutez la transaction b a d c. La fenêtre suivante se présente, cliquez sur d. Le détail des tranches de numéros créé s’affiche à l’écran c

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IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Hiérarchie des comptes budgétaires - 1 FMCI_COPY_NEXT_YEAR La hiérarchie des comptes budgétaires doit être définie pour chaque nouvel exercice (données dépendantes de l’exercice) C’est un pré- requis à la mise en place budgétaire de N+1 Cette opération s’effectue par copie de la hiérarchie N et ne donne pas lieu à adaptations complémentaires (structures règlementaires) hors cas particuliers de démultiplication des comptes budgétaires en N jugée non pertinente ou évolution de la règlementation Dans le cas (classique) de suppression de sous- comptes budgétaires précédemment créés, il est nécessaire de retraiter les comptes généraux correspondants pour les réaffecter au compte budgétaire pertinent b a. Indiquez le périmètre financier modélisant l’établissement et l’exercice comptable de référence N b. Lancez en mode Test la copie de N vers N+1 via a

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Hiérarchie des comptes budgétaires - 2 FMCI_COPY_NEXT_YEAR Cliquez sur pour accéder à a liste complète (possibilité d’exporter sous Excel pour vérifier le nombre de comptes budgétaires copiés via ) Sélectionnez pour connaître le nombre de comptes créés Pour revenir à l’écran initial

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Hiérarchie des comptes budgétaires – 3 FMCI_COPY_NEXT_YEAR c. Décochez le mode Test puis Le protocole s’affiche : les données sont copiées c

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Hiérarchie des comptes budgétaires – 4 Le mode opératoire S SIFAC-MOP-BUD-etatsReglementairesPrerequis précise : les points à contrôler pour s’assurer de la pertinence (complétude) de la hiérarchie Les groupes de comptes budgétaires à créer pour base de l’édition des états règlementaires et notamment le groupe de comptes millésimé CHAPREG_XX (XX correspondant à l’exercice soit 10 pour 2010); le groupe CHAPREG_XX regroupant les comptes budgétaires 63F et 63P

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Hiérarchie des centres financiers – 1 FMSF Une nouvelle variante de hiérarchie des centres financiers doit être créée pour l’exercice N+1 et ce, indépendamment du fait que cette hiérarchie diffère ou non de celle de l’exercice précédent Par convention, la codification de la variante est fonction de l’exercice 009 pour 2009 / 010 pour 2010 pour illustration Ainsi, les variantes de hiérarchie de chaque exercice sont conservées et peuvent donner lieu à comparaison La définition de la hiérarchie des centres financiers applicable à l’exercice N+1 s’effectue en plusieurs étapes 1. création de la variante de hiérarchie – transaction FMSF 2. gestion des centres financiers pour revue de date de fin de validité 3. complétude de la variante 4. affectation de la variante à l’exercice La séquence de ces étapes doit être impérativement respectée 1 Utilisez l’icône Nouvelles entrées pour saisir la codification sur 3 caractères et le libellé de la variante N+1 Exemple : 011 pour 2011

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Hiérarchie des centres financiers – 2 Dans l’hypothèse où une variante était déjà affectée à l’exercice N+1, aucune opération de complétude n’est à effectuer (voir diapos suivantes) L’établissement doit dans ce cas se référer au document SIFAC-MOP-BUD-Remplacement-variante-CFi-affectee-exercice pour modifier par la transaction FMCI_REPLACE_HIVARNT  la variante déjà affectée au nouvel exercice N+1 par la variante dédiée (par exemple 010 pour 2010) La susbtitution de la variante par la transaction référencée recréée la hiérarchie dans la nouvelle variante et ce, à l'identique de l'ancienne. Ainsi, l'activation des centres financiers référencés ainsi que leur repositionnement est inutile dans la mesure où les relations hiérarchiques sont conservées pour le nouvel exercice. Les seules opérations à mener sont : - la création des nouveaux centres financiers, - la réduction (au sens période de validité) de ceux non pertinents pour le nouvel exercice

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Hiérarchie des centres financiers – 3 FMSD Affichage de la nouvelle variante de hiérarchie des centres financiers via transaction FMSD Si l’on accède en modification sur la variante 011 précédemment référencée, tous les centres financiers sont affichés à plat (sans regroupement par niveaux/dépendances) et quelle que soit leur date de fin de validité

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Hiérarchie des centres financiers – 4 FMSB 1. création de la variante de hiérarchie 2. gestion des centres financiers pour revue de date de fin de validité – Transaction FMSB 3. complétude de la variante 4. affectation de la variante à l’exercice La séquence de ces étapes doit être impérativement respectée Modifiez la date de fin de validité des centres financiers non reconduits sur N+1 en indiquant comme date de validité 31/12/N ou étendez celle relative aux centres reconduits 2 a. Indiquez le centre financier concerné b. Sélectionnez l’icône b a

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Hiérarchie des centres financiers – 5 FMSB c c. Sélectionnez l’icône d. Indiquez un nouvel intervalle de définition puis sauvegardez le modifications effectuées via l’icône Cette modification est effectuée unitairement Vous pouvez analyser les données relatives aux centres financiers via la transaction FM2G avec gestion d’une variante d’affichage incluant la date de fin de validité SIFAC_MUT_BUD_EXT_CTRES_FINANCIERS Nota : Pensez à conserver la liste des centres financiers non reconduits pour base de retraitement des objets analytiques et données liées Assurez vous également que les utilisateurs responsables affectés à vos centres financiers sont toujours valides.

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Hiérarchie des centres financiers – 6 1. création de la variante de hiérarchie 2. gestion des centres financiers pour revue de date de fin de validité 3. complétude de la variante 4. affectation de la variante à l’exercice La séquence de ces étapes doit être impérativement respectée L’étape de complétude de la variante consiste post gestion des données de validité des centres financiers à : activer les centres financiers reconduits désactiver ceux dont la fin de période de validité est inférieure au 01/01/N+1 créer éventuellement de nouveaux centres financiers recréer les différents niveaux (variante à plat à ce stade au sens centre financiers non hiérarchisés) et/ou les réorganiser Ces opérations peuvent être effectuées par gestion de la variante de hiérarchie (transaction FMSD présentée ci-après) Une fonction d’import/export de variante (transactions FMSX et FMSY) permet de recréer les différents niveaux de centres financiers et/ou les réorganiser  automatiquement à partir de la variante de hiérarchie de centre financier définie pour un exercice précédent (celle par exemple affectée à l’exercice en cours N) Cette fonctionnalité est notamment à privilégier dans le cadre de la reconduction de la variante précédente, il n'est pas nécessaire d'activer les centres financiers reconduits ni de réorganiser les différents niveaux, mais uniquement de désactiver ceux dont la fin de période de validité est inférieure au 01/01/N+1et en créer éventuellement de nouveaux

Export hiérarchie Centres Financiers IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Hiérarchie des centres financiers – 7 FMSX Export hiérarchie Centres Financiers 3 a c b a. Indiquez le périmètre financier et la variante source (classiquement N) base de la copie L’option « export entrées hiérarchie » activée par défaut permet d’exporter également les niveaux de la structure b. Indiquez un emplacement sur le serveur pour sauvegarde du fichier d’export c. Un protocole détaillé s’affiche à l’écran pour confirmation des éléments sauvegardés dans fichier

Import hiérarchie Centres financiers IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Hiérarchie des centres financiers – 8 FMSY Import hiérarchie Centres financiers d e d. Indiquez le périmètre financier et la variante cible (N+1) L’option « créer entrées hiérarchie » activée par défaut permet d’importer également les niveaux de la structure e. Référencez l’emplacement sur le serveur et le nom du fichier exporté précédemment Dans un premier temps, effectuez cet import systématiquement en mode Test de façon à vous assurer que les pré requis (données des centres financiers compatibles avec l’exercice, variante vide notamment sont bien remplis) Une fois ces éléments vérifiés, décochez le mode Test pour import en réel Un protocole détaillé s’affiche à l’écran pour confirmation des éléments sauvegardés dans fichier

Affichage hiérarchie Centres financiers IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Hiérarchie des centres financiers – 9 FMSE Affichage hiérarchie Centres financiers g g. Indiquez la variante créée et le périmètre financier pour visualiser les données intégrées (centres financiers et niveaux associés) h. Tous les centres financiers, quelle que soit leur période de validité, sont affichés h

Modification hiérarchie Centres financiers IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Hiérarchie des centres financiers – 10 FMSD Modification hiérarchie Centres financiers i i. En accès en modification de la hiérarchie, les centres financiers non activés apparaissent comme non affectés

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Hiérarchie des centres financiers – 11 FMSD Les opérations suivantes doivent être effectuées dans le cas de la non utilisation des fonctions d’import/export : - désactivation des centres financiers non pertinents (sur base de leur date de fin de validité) - activation des centres financiers valables pour N+1 - création des niveaux hiérarchiques ou réorganisation Des fonctionnalités relatives au marquage individuel, en masse ou par bloc ainsi que l’affectation aux différents niveaux de la hiérarchie sont disponibles L’icône Intégralité permet notamment d’identifier les actions complémentaires d’activation/désactivation des centres ou de modification des dates de validité à effectuer sur base de l’exercice référencé versus date de fin de validité des centres. Si les centres financiers ont été activés en cohérence avec l’exercice d’affectation, le contrôle de l’intégralité indique Nota : si les utilisateurs désignés comme responsables dans la fiche de vos centre financier ne sont plus valide dans l’exercice suivant, le système les désactivera l’exercice suivant.

Affectation hiérarchie à exercice IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Hiérarchie des centres financiers – 12 FMSG 1. création de la variante de hiérarchie 2. gestion des centres financiers pour revue de date de fin de validité 3. complétude de la variante 4. affectation de la variante à l’exercice – Transaction FMSG La séquence de ces étapes doit être impérativement respectée Affectation hiérarchie à exercice a. Après avoir indiqué le périmètre financier modélisant l’établissement, utilisez l’icône Nouvelles entrées b. pour affecter à l’exercice N+1 la variante de hiérarchie précédemment définie et complétée Nota : Le système bloque toute sauvegarde si les centres n’ont pas été activés/désactivés de façon exhaustive 4 a b Une fois affectée à l’exercice, la variante de hiérarchie référencée ne pourra être remplacée, sauf en utilisant la transaction FMCI_REPLACE_HIVARNT (si aucune donnée n’a encore été saisie pour les centres financiers de l’exercice)

FM5I / S_KI4_38000039 / FM_FUNCTION FM4M / FM7M / ZSIFACFMPS_PFI_EOTP IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Autres éléments budgétaires – 1 FM5I / S_KI4_38000039 / FM_FUNCTION FM4M / FM7M / ZSIFACFMPS_PFI_EOTP Comptes budgétaires et centres financiers ne sont pas les seuls éléments de l’adresse budgétaire Les axes Fonds, Domaine fonctionnel et Programme de financement (PFI) doivent être également revus : pour vérifier la cohérence des dates de validité (et date d’expiration pour les fonds et PFIs), éventuellement créer des données complémentaires (peu fréquent) vérifier la cohérence entre Eotps et PFIs liés (contrôle non propre à la clôture) Les transactions classiques de gestion de ces éléments sont disponibles pour ces analyses Fonds – gestion de la date de fin de validité FM5I - SIFAC_MUT_BUD_creationFonds S_KI4_38000039 avec gestion d’une variante d’affichage incluant la date d’expiration Domaines fonctionnels pour gestion éventuelle d’une date d’expiration (uniquement pertinent pour les sous-domaines fonctionnels créés hors axes LOLF) FM_FUNCTION - SIFAC_MUT_BUD_creationDomaineFonctionnel FM4M - SIFAC_MUT_BUD_EXT_DOMS_FCTNELS avec gestion d’une variante d’affichage incluant la date d’expiration Programmes de financement pour gestion différenciée de la date de fin de validité et date d’expiration FM7M - SIFAC_MUT_CNV_creProgrammeFinancement ZSIFACFMPS_PFI_EOTP – cf. SIFAC_MUT_CNV_SYNTHESE_PFI_EOTP SQ00 (Requête ZCLOTURE02)

Analyse dates Programmes de financement IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Autres éléments budgétaires – 2 Requête ZCLOTURE02 Analyse dates Programmes de financement Au niveau de chaque programme de financement, 2 types de dates permettent de piloter la notion de validité Le pilotage de la zone date d’expiration permet de bloquer tout nouvel engagement /prévision de recette sur les Eotps liés (et donc d’éviter de procéder par gestion en masse des statuts) La date de fin de validité permet, elle, de piloter l’exécution Dans le cas présenté, - plus aucun engagement (commande d’achat, réservation de crédits, ordre de Mission) ou prévision de recettes (commande de vente) n’est imputable sur les Eotps liés au PFI OPAHTB11 dés le 01/10/2011 - Les exécutions (services faits, factures notamment) peuvent se poursuivre tout au long de l’exercice 2011

Analyse dates Programmes de financement IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Autres éléments budgétaires – 3 Requête ZCLOTURE02 Analyse dates Programmes de financement Le programme relatif à l’analyse des dates de fin de validité et dates d’expiration des programmes de financement est disponible via l’outil de requête standard SAP (query) – Transaction SQ00 Lors de la 1ère utilisation de cet outil, une action d’affectation de l’utilisateur au(x) groupe(s) de requête doit être effectuée pour accès aux états/programmes liés L’analyse référencée appartient au groupe ZSIFACLOTURE Lancez la transaction SQ03 a. Indiquez le groupe utilisateurs ZSIFACLOTURE b. Sélectionnez l’option Affecter Util. Et infos-sets c. Ajoutez votre code utilisateur s’il ne figure pas dans la liste proposée Enregistrez via a b c

Analyse dates Programmes de financement IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Autres éléments budgétaires – 4 Requête ZCLOTURE02 Analyse dates Programmes de financement d d. Lancez la transaction SQ00 et indiquez la requête ZCLOTURE02 puis cliquez sur e e. Gérez les paramètres de lancement (a minima le périmètre financier) puis cliquez sur

Analyse dates Programmes de financement IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Autres éléments budgétaires – 5 Requête ZCLOTURE02 Analyse dates Programmes de financement f h f. La liste des programmes de financement et le détail des dates (fin de validité et d’expiration) s’affiche à l’écran g g. En double –cliquant sur un des PFis, l’écran de la transaction de gestion FMMEASURE pour mise à niveau des données unitairement h. L’icône permet d’exporter les données et de les sauvegarder dans un fichier de type excel qui peut servir de base à un traitement en masse des PFIs via un LSMW (mis à disposition à la demande via DA) g’

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Autres éléments budgétaires – 6 FMAVCREINIT Post traitement des données budgétaires, la transaction FMAVCREINIT doit être lancée pour mise à jour des ledgers associés au contrôle des disponibles Le programme correspondant à cette transaction fait l’objet d’une programmation par job pour exécution automatique chaque soir a minima (cf. SIFAC-MOP-BUD-FMAVCREINIT) Il peut être lancé à tout moment manuellement (via la transaction FMAVCREINIT) en particulier lors de traitements importants de données pour prise en compte immédiate des actions menées Le programme planifié par job pour exécution automatique chaque soir doit être lancé deux fois en période de clôture, une première fois avec une variante de lancement indiquant l’exercice N et une seconde fois avec une variante de lancement indiquant l’exercice N+1. Lorsque les opérations de clôture sont terminées et que l’exercice N est clos, le lancement du job doit se faire sur l’exercice N+1 uniquement 72 72

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Impact sur les données liées - 1 Le mode opératoire SIFAC-MOP-CPA-Changement-de-structure présente les différentes étapes de refonte des éléments de structures budgétaires et analytiques en identifiant les dépendances /liens entre ces différentes données Il est applicable dans le présent cadre de préparation des structures de l’exercice N+1 La gestion de périodes d’analyse dans les données de base (objets d’imputation analytiques et budgétaires) permet de redéfinir les dépendances entre données sans altérer les flux en cours Schéma des liens entre centres financiers / centres de coûts / centres de profit et utilisation dans les flux de dépenses/recettes

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Impact sur les données liées - 2 Synthèse des actions à mener suite à la revue/refonte des centres financiers 1. Affectation d’un nouveau centre financier aux centres de coûts et centres de profit liés aux centres financiers non reconduits sur N+1 Transactions utilisées : transactions classiques de modification unitaire ou en masse par définition d’une nouvelle période d’analyse à partir du 01/01/N+1 KS02 ou KS12 pour les centres de coûts KE52 ou KE55 pour les centres de profit 2. Affectation d’un nouveau centre financier aux fiches immobilisation liés aux centres financiers non Fonctionnalité utilisée : modification unitaire/en masse par définition d’une nouvelle période d’analyse à partir du 01/01/N+1 via définition de réserves de travail et règle de substitution adaptée 3. Définition du centre financier cible pour le report des engagements imputés sur centre financier non reconduit sur N+1 Transaction utilisée : FMYCR -> diapositives 81 et suivantes du présent document Pour les autres données budgétaires (fonds et domaine fonctionnel), le processus de réaffectation est identique

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Impact sur les données liées - 3 Illustration : Modification du rattachement d'un centre de profit à un autre centre financier en N+1 b b’ c a a. Le centre financier affecté au centre de profit n’est pas modifié directement (valeur liée à la période de validité 01/01/2007 au 31/12/9999) b. L’icône Période d’analyse permet de définir une nouvelle période (01/01/2010 au 31/12/9999) c. et d’y affecter une nouvelle valeur pour le centre financier Puis activer le centre ainsi modifié

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Impact sur les données liées - 4 d. La période d’origine est automatiquement réduite e. Les périodes d’analyse et valeurs associées sont visualisables à tout moment f. Lors du référencement du centre de profit dans les flux, le système détermine le centre financier dérivé en fonction de la date comptable et de la période d’analyse correspondante Nota : Les centres de coûts liés au centre de profit ainsi mis à jour doivent également être retraités pour cohérence

SIFAC_MUT_CPA_CENTRE_DE_COUTS_KS12 IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Impact sur les données liées - 5 KS13 Le suivi des modifications est impératif lors des modifications de structures analytiques et budgétaires. Vous pouvez pour cela vous aider de la transaction KS13 qui permet de d’obtenir les liens entre les différents objets. Il est possible de rechercher à partir des centres de coûts comme cela est proposé par défaut, mais aussi de créer une variante de sélection pour travailler à partir d’autres objets (Centres Financiers notamment). Pour cela référez vous au document : SIFAC_MUT_CPA_CENTRE_DE_COUTS_KS12

IV. Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice Impact sur les données liées - 6 Le changement d’exercice peut également donner lieu à une refonte des structures analytiques avec : Gestion de la date de fin de validité des centres de coûts/centres de profit Gestion des centres de coûts et centres de profit suivant Suppression des centres à partir d’une date T Gestion de hiérarchies alternatives Nouvelle affectation de domaine d’activité notamment avec gestion d’une nouvelle période d’analyse … Cf. SIFAC_MUT_CLO_changementsDeStructure

Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations SOMMAIRE Préambule Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations Gestion des périodes Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice techniques relatives aux structures/données Analyse, nettoyage et report des engagements Report du budget Processus complémentaires

V. Analyse, nettoyage et report des engagements L’analyse des engagements en cours (commandes d’achat, réservations de fonds, ordres de mission) a pour objectif de : 1. Clôturer les engagements non soldés budgétairement mais soldés logistiquement pour préparer les opérations de report 2. s’assurer de la pertinence des charges à payer constatées (cas des postes de commande avec valorisation du service fait) pour rattachement des charges à l’exercice 3. justifier/corriger les écarts résiduels 4. effectuer les reports d’engagement Ces opérations peuvent être menées à tout moment (hors reports) et les analyses sont effectuées de façon itérative jusqu’au 31/01/N+1 Les analyses menées s’appuient principalement sur les transactions suivantes : ZME2K – Liste des commandes d’achat classiquement utilisée par les ordonnateurs avec critères de sélection/filtres définis en fonction des axes d’analyse FMMC – Solde des engagements avec exécution en mode Test FMJ2 – Reports des engagements avec exécution en mode Test MR11 – Soldes des écarts EM/EF avec exécution en mode analyse

cf. SIFAC_MUT_DEP_listeEJ V. Analyse, nettoyage et report des engagements Clôturer les engagements non soldés - 1 ZME2K FMMC L’opération de solde des engagements sans écart (reste à livrer = 0 et reste à facturer = 0) est censée être effectuée via apposition des codes Livraison finale et/ou Facture finale au fil de l’eau cf. SIFAC-MOP-DEP-Solde-de-commande Si non effectuée, les commandes concernées apparaissent dans les états d’analyse, d’où préconisation d’une action préliminaire de « nettoyage » via : a. extraction des commandes via la transaction ZME2K (transaction logistique) avec filtre adapté (reste à livrer = 0 et reste à facturer = 0), permettant ainsi de faire ressortir toutes les commandes livrées et facturées totalement b. lancement de la transaction FMMC (transaction budgétaire) pour solde des commandes identifiées en a. (via sélection sur base de fichier excel notamment) i.e. commandes ayant fait l’objet du flux logistique complet mais avec engagements budgétaires associés non soldés Utilisation des transactions ZME2K et FMMC dans le cadre de cette revue globale cf. SIFAC_MUT_DEP_listeEJ 1 a. Indiquez * dans la zone Centre de coûts (seul critère obligatoire) a

V. Analyse, nettoyage et report des engagements Clôturer les engagements non soldés - 2 ZME2K FMMC b b. Utilisez, pour limiter la volumétrie, l’icône de sélections libres pour gérer le critère d’en-tête UB c c. Utilisez la fonction de filtre pour sélectionner les postes de commande avec Reste à livrer et Reste à facturer = 0

V. Analyse, nettoyage et report des engagements Clôturer les engagements non soldés - 3 ZME2K FMMC d. Mémorisez les N° de commande via Ctrl Y + Ctrl C ou en exportant cette liste via 1’ La transaction FMMC permet notamment de clôturer en masse les engagements non soldés. a. Indiquez le périmètre financier modélisant l’établissement ainsi que l’année N b. Sélectionnez le paramètre Commandes Puis l’icône de sélections libres pour gérer les N° de commandes précédemment mémorisées c. Le mode Test permet dans un 1er temps de simuler l’action de solde (dans le cas présent apposition en masse des coches livraison finale / facture finale) a b c

V. Analyse, nettoyage et report des engagements Clôturer les engagements non soldés - 4 ZME2K FMMC d. Indiquez les références de commande en utilisant l’icône si données mémorisées via Ctrl C ou avec identification du fichier excel e. Sauvegardez les critères de sélection ainsi rapatriés f. Lancez le traitement via g. La liste détaillée des commandes s’affiche à l’écran pour contrôle et identification des blocages éventuels Dans le cas présent (suite au filtre effectué), le traitement est indiqué comme possible pour toutes les sélections h. Relancez le traitement en mode réel d e f g

V. Analyse, nettoyage et report des engagements Clôturer les engagements non soldés - 5 ZME2K FMMC Après cette opération préliminaire, la transaction FMMC peut être utilisée tout au long de la clôture : à l’identique donc sur base d’une sélection actualisée via ZME2K, si la finalisation des flux logistiques en cours a donné lieu à de nouveaux engagements budgétaires non soldés. Et également pour analyse et clôture des engagements financiers non soldés (réservations de crédits référencées dans des commandes ou des liquidations directes).

V. Analyse, nettoyage et report des engagements Analyse des charges à payer constatées - 1 ZME2K FMJ2 Dans cette étape, il s’agit de s’assurer de la pertinence des charges à payer constatées en analysant régulièrement les commandes en cours pour constater le service fait (avec écriture de charges à payer liée dans le cas du service fait valorisé) si livraison/réalisation de prestation à rattacher à l’exercice via : Utilisation de la ZME2K (transaction logistique) avec recherche sur reste à livrer non nul pour les postes en service fait valorisé sur reste à facturer non nul dans le cas de service fait non valorisé ou utilisation de la transaction FMJ2 (transaction budgétaire) en mode analyse, cette transaction permettant de faire ressortir tous les engagements non soldés d’un point de vue budgétaire Lancez la transaction FMJ2 a. Indiquez le périmètre financier modélisant l’établissement ainsi que l’exercice N à clôturer b. L’option de Sélection multiple ouvre la possibilité de gérer les groupes de centres financiers donc d’effectuer l’analyse par UB a b

V. Analyse, nettoyage et report des engagements Analyse des charges à payer constatées - 2 ZME2K FMJ2 c d c. Indiquez la valeur 51 pour analyse des commandes d’achat d. Lancement en mode test uniquement dans cette étape et sans contrôle de disponibilités e. La liste présentée peut être exportée sur excel et transférée aux différentes entités

s’assurer de la comptabilisation des factures émises sur l’exercice N V. Analyse, nettoyage et report des engagements Analyse des charges à payer constatées - 3 MIGO MIRO A partir de ces analyses (actualisées tout au long de la clôture), il s’agit de : constater les charges à payer complémentaires via la transaction MIGO en date comptable du 31/12/N pour les postes en service fait valorisé ou via transaction MIRO pour les postes non valorisés avec type de pièce dédié ZE (ou ZA) pour centralisation automatique au compte 40811000 ou 40841000 s’assurer de la comptabilisation des factures émises sur l’exercice N

En service fait valorisé V. Analyse, nettoyage et report des engagements Correction des écarts EM/EF - 1 MR11 En service fait valorisé Il s’agit maintenant de justifier ou corriger les écarts entre les Entrées de marchandise et Factures via analyse du compte d’attente. a b c d e f Chemin d’accès :   Logistique   Gestion des articles   Contrôle des factures logistique   Gestion des comptes EM/EF MR11 – Gérer compte d’attente EM/EF Indiquez la société et les données d’en-tête de pièce b. Via les sélections, vous pouvez affiner les critères de sélection : Fournisseur Type de commande Division ... Recherche des entrées de marchandises non soldées Sélection du compte d’attente EM/EF (base de l’analyse) Sélection possible via % d’écart (au sens < ou =) Traitement en mode analyse avec choix possible d’une variante de structure de lignes Les commandes attachées à des charges à payer constatées sur l’exercice N ressortent dans la transaction MR11 mais ne doivent impérativement pas être soldées. Cf. SIFAC_MUT_DEP_traitementChargesAPayer

En service fait valorisé V. Analyse, nettoyage et report des engagements Correction des écarts EM/EF - 2 MR11 En service fait valorisé g g. Vous pouvez accéder par simple double-clic à l’affichage des données commande et notamment de l’historique du document d’achat

En service fait valorisé V. Analyse, nettoyage et report des engagements Correction des écarts EM/EF - 3 MR11 En service fait valorisé h h. La structure de lignes peut être adaptée (en-tête et postes) en fonction des besoins d’analyse

En service fait valorisé V. Analyse, nettoyage et report des engagements Correction des écarts EM/EF - 4 MR11 En service fait valorisé i i. Pour solder une commande (service fait constaté avec résiduel qui ne donnera jamais lieu à facturation et doit donc être soldé), utilisez l’icône Enregistrez après avoir sélectionné la commande concernée j. Un document est automatiquement généré qui solde le poste de commande d’achat j

En service fait valorisé V. Analyse, nettoyage et report des engagements Correction des écarts EM/EF - 5 MR11 En service fait valorisé Ce document (type Gestion de compte) génère automatiquement un flux de documents (comptable, analytique et budgétaire pour solde de l’engagement)

En service fait valorisé V. Analyse, nettoyage et report des engagements Correction des écarts EM/EF - 6 MR11 En service fait valorisé Chemin d’accès :   Logistique   Gestion des articles   Contrôle des factures logistique   Gestion des comptes EM/EF MR11SHOW – Afficher/annuler document de gestion de comptes a b c Indiquez le numéro du document b. Via les icônes dédiés, accès possible au flux de documents et à la commande liée c. Accès à la transaction d’annulation du document (ergonomie équivalente à la transaction MR8M)

V. Analyse, nettoyage et report des engagements Effectuer les reports d’engagement - 1 FMYCR Les engagements non soldés budgétairement mais soldés logistiquement ayant été nettoyés au préalable, il s’agit maintenant de reporter ceux pour lesquels le flux logistique va continuer sur l’exercice N+1. Les types de valeur budgétaires doivent être ouverts à la fois sur l’exercice émetteur et sur l’exercice récepteur pour pouvoir effectuer les reports d’engagements (51- Commande d’achat, 52- Frais de déplacement, 83- Prévision de recette, etc.) L’action de report d’engagement est à distinguer du report de budget, en effet le budget associé n’est pas reporté lors de cette étape. Les engagement créés en N et non totalement consommés sont repris (avec contrôle du disponible budgétaire sur N+1) pour continuité des flux sur l’exercice suivant et donc suivi sur le même objet (commande notamment) de l’historique des mouvements quel que soit l’exercice d’origine Dans le cas non reconduction du centre financier de l’engagement à reporter sur l’exercice N+1, le centre financier cible N+1 doit être identifié via la transaction FMYCR a. Indiquez la stratégie de dérivation Z_REPORT Puis validez par Entrée a

V. Analyse, nettoyage et report des engagements Effectuer les reports d’engagement - 2 FMYCR b c b. Sélectionnez l’icône de modification c. Saisissez les couples centre financier source / centre financier d. Via l’icône vous pouvez indiquer une plage de centres financiers source Enregistrez les règles de détermination ainsi saisies

La règle de dérivation définie pour le report est de type : V. Analyse, nettoyage et report des engagements Effectuer les reports d’engagement - 3 FMYCR La règle de dérivation définie pour le report est de type : N centres financiers source 1 centre financier cible Le programme de report s’appuie sur la règle définie au moment de son exécution Dans le cas d’un report de type 1 centre financier N centres financiers cible, il « suffit » de sélectionner les engagements à reporter sur le 1er centre défini comme cible, de gérer la règle de dérivation et de lancer le report ; donc de procéder par itérations.

Le report d’engagement peut s’effectuer : V. Analyse, nettoyage et report des engagements Effectuer les reports d’engagement - 4 FMJ2 Le report d’engagement peut s’effectuer : avec contrôle de disponibilité de type avertissement ou bloquant sans contrôle de disponibilité Cf. SIFAC_MUT_BUD_REPORT_ENGAGEMENT Cas 1 - Hors conventions RA, le report d’engagement ne pourra être effectué que si le budget exécutoire est mis en place au préalable Cas 2 - Pour les conventions RA, le report d’engagement sera effectué sur l’année suivante sans pré requis et sans contrôle des disponibilités. Le report de budget résiduel devra être impérativement effectué après report des engagements. Ce n’est qu’à moment là, que le budget pourra être ensuite consommé. Les reports relatifs aux engagements sur conventions RA et non RA doivent donc être effectués de façon distincte avec lancement du programme de report via sélection sur les Imputations (liste des PFIs ou engagements liés) Transactions complémentaires FMJ_DISPLAY – Liste des engagements reportés FMJ3 – Annulation des reports

Cas 1 : Report des engagements sur conventions non RA V. Analyse, nettoyage et report des engagements Effectuer les reports d’engagement - 5 FMJ2 Cas 1 : Report des engagements sur conventions non RA Lancez la transaction FMJ2 a. Indiquez le périmètre financier modélisant l’établissement ainsi que l’année N b. L’option de Sélection via PFIs permet d’identifier les imputations sur conventions non RA Il est également possible de procéder par liste d’engagements c. Sélectionnez les types de valeur souhaités a b c

Cas 1 : Report des engagements sur conventions non RA V. Analyse, nettoyage et report des engagements Effectuer les reports d’engagement - 6 FMJ2 Cas 1 : Report des engagements sur conventions non RA Dans un 1er temps, lancez le traitement en test pour identifier les éventuels points bloquants Le blocage des pièces permet de bloquer toute modification sur les types de valeur spécifiés (commandes par exemple) par un autre utilisateur, le temps du Traitement en mode réel Activez le contrôle de disponibilité et exécutez Nota : du budget exécutoire doit être préalablement mis en place car le contrôle de disponibilité est actif. En mode test, l’activation de l’option avec contrôle permet d’identifier les adresses budgétaires non dotées

Cas 2 : Report des engagements sur conventions RA V. Analyse, nettoyage et report des engagements Effectuer les reports d’engagement - 7 FMJ2 Cas 2 : Report des engagements sur conventions RA Lancez la transaction FMJ2 a. Indiquez le périmètre financier modélisant l’établissement ainsi que l’année N b. L’option de Sélection via PFIs permet d’identifier les imputations sur conventions RA Il est également possible de procéder par liste d’engagements c. Sélectionnez les types de valeur souhaités a b c

Cas 2 : Report des engagements sur conventions RA V. Analyse, nettoyage et report des engagements Effectuer les reports d’engagement - 8 FMJ2 Cas 2 : Report des engagements sur conventions RA Dans un 1er temps, lancez le traitement en test pour identifier les éventuels points bloquants Le blocage des pièces permet de bloquer toute modification sur les types de valeur spécifiés (commandes par exemple) par un autre utilisateur, le temps du Traitement en mode réel Désactivez le contrôle des disponibilités Nota : Le report se fait sans contrôle du disponible mais le budget ne pourra être consommé que si du budget exécutoire est mis en place; le report de budget résiduel devra donc être impérativement fait dans la foulée En mode test, l’activation de l’option avec contrôle permet d’identifier les adresses budgétaires non dotées En mode réel, si du budget n’est pas mis en place, le budget disponible devient négatif post report

Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations SOMMAIRE Préambule Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations Gestion des périodes Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice techniques relatives aux structures/données Analyse, nettoyage et report des engagements Report du budget Processus complémentaires

VI. Report du budget – Pré-requis L’opération de report de budget ne doit être réalisée qu’une fois tous les engagements en cours sur l’exercice N soldés ou reportés. En effet, pour effectuer les opérations de report de budget, nous allons nous baser sur les calculs de budget non consommé. Ainsi il est nécessaire de solder tous les engagements en cours sur l’exercice N afin d’obtenir un montant non consommé cohérent. Avant de faire les opérations de report, vérifiez donc qu’il ne reste aucun engagement en cours dans le système de type : Commandes d’achat Missions Réservations de crédits Commandes de ventes Contrats Pièces préenregistrées avec impact budgétaire Une fois les reports de budget effectués, n’oubliez pas de bloquer l’exécution du budget sur l’exercice N, via la transaction FMIR. En effet le budget n’étant pas déduit de l’exercice N, il reste exécutable sur cet exercice.

Cas 1 : Report du budget des conventions non RA VI. Report du budget - 1 FMBB Cas 1 : Report du budget des conventions non RA Rappel des règles de gestion relatives aux reports de budget : Le budget non consommé des conventions non RA se reporte sans vote préalable du CA, sauf pour les Etablissements M91 pour lesquels le report est soumis à vote et passe donc par DBM Le report de budget non consommé depuis l’exercice N vers l’exercice N+1 se fait par saisie du budget non consommé sur l’exercice suivant Avant de faire le report de budget, il est nécessaire d’analyser le budget non consommé de l’exercice N par convention. Une fois le montant à reporter défini, il faut l’ouvrir sur l’exercice suivant. Pour cela, allez en transaction de saisie du budget : FMBB Les périodes budgétaires doivent être ouvertes via la transaction FMBOSTAT pour le statut correspondant au type de budget sélectionné page suivante Vous trouverez plus d’informations sur la gestion du report de budget dans le document SIFAC-MUT-BUD-gestionBudgetaireDesConventions 105

VI. Report du budget - 2 Le report de budget se fait par l’atelier de budgétisation, transaction FMBB Renseignez en en-tête : L’opération « Saisie » Le type de pièce dédié au report des conventions non RA : « RPCV » L’exercice sur lequel le budget non consommé doit être ouvert (exercice N+1) Le type de budget et la version correspondant à votre étape de budgétisation Renseignez en poste : L’adresse budgétaire concernée avec le programme de financement correspondant à votre convention Le montant à reporter Vous trouverez plus d’informations sur la gestion du report de budget dans le document SIFAC-MUT-BUD-gestionBudgetaireDesConventions 106

Cas 2 : Report du budget des conventions RA VI. Report du budget - 3 FMBB Cas 2 : Report du budget des conventions RA Rappel des règles de gestion relatives aux reports de budget : En ce qui concerne les conventions RA, un report de budget résiduel est possible sans vote préalable Le report de budget non consommé depuis l’exercice N vers l’exercice N+1 se fait par saisie du budget non consommé sur l’exercice suivant Avant de faire le report de budget, il est nécessaire d’analyser le budget non consommé de l’exercice N par convention. Une fois le montant à reporter défini, il faut l’ouvrir sur l’exercice suivant, pour cela allez en transaction de saisie du budget : FMBB Les périodes budgétaires doivent être ouvertes via la transaction FMBOSTAT pour le statut correspondant au type de budget sélectionné page suivante Vous trouverez plus d’informations sur la gestion du report de budget dans le document SIFAC-MUT-BUD-gestionBudgetaireDesConventions 107

VI. Report du budget - 4 Le report de budget se fait par l’atelier de budgétisation, transaction FMBB Renseignez en en-tête : L’opération « Saisie » Le type de pièce dédié au report des conventions RA : « RPRA » L’exercice sur lequel le budget non consommé doit être ouvert (exercice N+1) Le type de budget et la version correspondant à votre étape de budgétisation Renseignez en poste : L’adresse budgétaire concernée avec le programme de financement correspondant à votre convention RA Le montant à reporter Vous trouverez plus d’informations sur la gestion du report de budget dans le document SIFAC-MUT-BUD-gestionBudgetaireDesConventions 108

Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations SOMMAIRE Préambule Calendrier théorique et séquence/parallélisme des opérations Gestion des périodes Opérations préparatoires à l’ouverture du nouvel exercice techniques relatives aux structures/données Analyse, nettoyage et report des engagements Report du budget Processus complémentaires

VII. Processus complémentaires - 1 Des opérations comptables propres à la clôture doivent être menées, en particulier : 1. Complétude des charges à payer 2. Comptabilisation de la TVA liée aux comptes EM/EF– cf. SIFAC_MUT_CPT_Comptabilisation_TVA_EM_EF 3. Comptabilisation des charges et produits constatés d ’avance 4. Comptabilisation des produits à recevoir 5. Reclassification des créances douteuses 6. Pièces préenregistrées 7. Commandes de vente non facturées 8. Réévaluation des postes et soldes en devises – cf. SIFAC_MUT_CPT_DEVISES 9. Constat des en cours sur contrats à l’achèvement – cf. SIFAC_MUT_CNV_enCoursContratAchevement 10. Calcul des amortissements et reprise des quote-parts de subventions associées - cf. SIFAC_MUT_CLO_CPT_immo Ces opérations sont saisies en date du 31/12/N sur les périodes spéciales 13 à 15 et via utilisation de types de pièce tels que CL, ZE ou ZA Seules les opérations 1 à 6 incluses sont exposées ici, les autres faisant l’objet de modes opératoires dédiés

VII. Processus complémentaires - 2 Complétude des charges à payer sur flux d’achat Dans le cas de valorisation du service fait, la comptabilisation des charges à payer s’effectue tout au long de l’année via le constat du service fait (transaction MIGO) sur les comptes non auxiliarisés 40810000 et 40840000 dont le solde en fin d’année correspond à la part de service fait restant à facturer; ces comptes sont justifiés via la transaction classique d’affichage des postes FAGLL03 et/ou la transaction MR11 (en mode affichage) La complétude des charges à payer se base donc sur l’analyse des commandes en cours (quantités restant à livrer non nulles) et sur le constat des services faits manquants A l’achèvement de ces opérations, la comptabilisation de la TVA sur les comptes d’attente EM/EF. Cf. . SIFAC_MUT_CPT_Comptabilisation_TVA_EM_EF Dans le cas de non valorisation du service fait, la comptabilisation des charges à payer s’effectue via la transaction classique de saisie de facture en référence à la commande pour lequel le service fait est constaté MIRO avec utilisation des types de pièce ZE (ou ZA) pour centralisation automatique au 40811000 ou 40841000 et apposition du code blocage B pour exclusion du flux visa ou non sélection dans le processus de règlement La complétude des charges à payer se base donc sur l’analyse des commandes en cours (quantités restant à livrer non nulles et/ou quantités restant à facturer non nulles), sur le constat des services faits manquants puis la saisie d’une facture correspondante pour ces services complémentaires et ceux non encore facturés Complétude des charges à payer hors flux d’achat Quelle que soit la modélisation (valorisation ou non du service fait), des charges à payer complémentaires (pour des montants prévisionnels) peuvent être comptabilisées dans la composante comptable via la transaction FB60 sur le tiers concerné avec centralisation au 40811000 ou 40841000 via utilisation du code CGS Z et apposition du code blocage B pour exclusion du flux visa ou non sélection dans processus de règlement Un mode opératoire dédié SIFAC_MUT_DEP_Traitement_Charges_a_payer décrit de façon détaillée le mode de traitement en N+1 des charges à payer ainsi constituées et notamment des écarts en résultant

VII. Processus complémentaires – 3 Charges à payer sur commandes d’achat en modélisation sans valorisation du service fait Hypothèse : charge à payer de 1000€ à constater à hauteur du service fait non valorisé Etape 1 : Saisie via MIRO de la charge à payer avec utilisation du type de pièce ZE et code blocage paiement B Débit 6 / Crédit 408110 pour 1000 Etape 2 : Extourne via MR8M de la charge à payer précédemment comptabilisée en date du jour sur l’exercice N+1 Débit 408110 / Crédit 6 pour 1000 Charges à payer manuelles complémentaires (en service fait valorisé ou non) Hypothèse : charge à payer de 1000€ pour facture prévisionnelle EDF 12/N Etape 1 : Saisie via FB60 avec utilisation du CGS Z et éventuellement utilisation des codes TVA Y0 à Y8 pour comptabilisation TVA sur FNP sur 44586000 au 31/12/N – type de pièce ZE et code blocage B Débit 6 / Crédit 408110 pour 1000 Etape 2 : Extourne via FB08 de la charge à payer précédemment comptabilisée en date du jour sur l’exercice N+1 Débit 408110 / Crédit 6 pour 1000

VII. Processus complémentaires - 4 Comptabilisation TVA sur les comptes d’attente EM/EF Les charges à payer à la clôture de l'exercice apparaissent pour un montant HT en secteur taxé (service fait valorisé imputé automatiquement sur les comptes 40810000 et 40840000 pour un montant HT) Selon la réglementation comptable et fiscale, la dette liée à une charge à payer doit être comptabilisée pour le montant TTC (compte 40810000 ou 40840000) et la créance potentielle à l'égard de l'Etat au compte de TVA transitoire 44586000 Le programme standard RFWERE00 (correspondant à la transaction de clôture F.19) analyse les postes de commande non facturés et permet de générer automatiquement une écriture de type Débit 44586000/ Crédit 408* Le programme standard RFWERE00 doit etre exécuté à la cloture de l’exercice. Une fois les opérations d’inventaire effectuées. Cette écriture, purement technique au sens SAP, est contrepassée au 01/01/N+1 dans la même opération Les charges à payer complémentaires comptabilisées manuellement (via la transaction FB60 notamment) ne sont pas concernées par ce processus; des codes TVA dédiés (Y*) permettent d’effectuer une comptabilisation en TTC – cf. SIFAC-DCD-SDP-CPT-Codes-TVA-Annexe

VII. Processus complémentaires - 5 Charges constatées d’avance Hypothèse : facture de primes d’assurances de 1200€ dont 400€ au titre de l’ exercice à venir Etape 1 : La facture est saisie pour son montant total (indépendamment du découpage par exercice, c’est-à-dire 1200€ soit en liquidation directe, soit par le flux logistique année N - Transactions classiques FB60 ou MIRO Débit 6 / Crédit 401 pour 1200 Etape 2 : Constat de la charge constatée d’avance d’exploitation avec utilisation du CGS N et imputation sur tiers fournisseur via transaction F-02 ou FB65 Débit 4861 / Crédit 6 pour 400 Constat de la charge constatée d’avance hors exploitation avec utilisation du CGS 1 et imputation sur tiers fournisseur via transaction F-02 ou FB65 Débit 4862 / Crédit 6 pour 400 Etape 3 : Paiement classique du montant de 1200€ Débit 401 / Crédit 515 pour 1200 Etape 4 : Extourne de la charge constatée d ’avance en date du jour sur l’exercice N+1 via FB08 Débit 6 / Crédit 4861 ou 4862 pour 400 ou

VII. Processus complémentaires - 6 Produits constatés d’avance Hypothèse : un étudiant effectue une formation continue de 1200€ dont 400€ au titre de l’ exercice à venir Etape 1 : La facture est émise et saisie pour le montant total sur l’exercice, c’est-à-dire 1200€ soit en liquidation directe, soit par le flux ADV année N - Saisie classique via FB70 où VA01/VF01 … Débit 411 / Crédit 7065 pour 1200 Etape 2 : Neutralisation de l’impact de 400€ année N , produit constaté d’avance d’exploitation avec utilisation du CGS E et imputation sur tiers client via transaction F-02 ou FB75 Débit 7065 / Crédit 4871 pour 400 Neutralisation de l’impact de 400€ année N , produit constaté d’avance hors exploitation avec utilisation du CGS N et imputation sur tiers client via transaction F-02 ou FB75 Débit 7065 / Crédit 4872 pour 400 Etape 3 : Encaissement classique du montant de 1200€ Débit 515 / Crédit 411 pour 1200 Etape 4 : Extourne du produit constaté d’avance via transaction FB08 en date du jour sur l’exercice N+1 Débit 4871 ou 4872 / 7065 pour 400 ou

VII. Processus complémentaires - 7 Produits à recevoir Etape 1 : Constat d’un produit à recevoir pour 1000 année N via transaction classique de liquidation directe FB70/F-02, code TVA W* et utilisation du CGS X et imputation sur tiers client Débit 418 / Crédit 706 pour 1000 Etape 2 : Extourne du produit à recevoir via transaction FB08 en date du jour sur l’exercice N+1 Débit 706 / 418 pour 400 Reclassification en créances douteuses via écriture avec rapprochement – transaction F-04- et imputation sur compte collectif divergent 41600000 Provisions pour risques et charges via écriture avec rapprochement – transaction F-04- et imputation sur compte collectif 49110000 via CGS Y et contrepartie 78174000

VII. Processus complémentaires - 8 Pièces préenregistrées avec impacts budgétaires Deux possibilités de pré-enregistrement sont possibles : Pré-enregistrement simple (sans aucun impacts) Pré-enregistrement complet (impact budgétaire mais pas comptable) Analyse de ces pièces pour prise de décision : Enregistrement Suppression Utilisez pour cela la transaction FBV3 pour obtenir la liste des pièces « préenregistrées complet ». Cliquez sur « Liste des pièces »

VII. Processus complémentaires - 9 Pièces préenregistrées avec impacts budgétaires Renseignez votre société Cochez la case « Complet » pour sélectionner uniquement les pièces avec impact budgétaire Vous obtenez ainsi la liste des pièces préenregistrées avec impact budgétaire

VII. Processus complémentaires - 10 Pièces préenregistrées n’ayant aucun impact budgétaire Renseignez votre société Double cliquez dans la case « Complet » et choisissez « Valeur individuelle » à blanc (correspond aux pièces en préenregistrement « simple ») Lancez la transaction, vous obtenez ainsi la liste des pièces préenregistrées n’ayant aucun impact budgétaire

VII. Processus complémentaires - 11 Contrôle des commandes non facturés (prévision de recette toujours en cours). La transaction ZVF04 (échéancier de facturation) permet d’avoir accès à la liste des commandes de ventes non facturées. Il est nécessaire de traiter ces commandes de vente car elles ont un impact dans la comptabilité budgétaire.

VII. Processus complémentaires – 12 Contrôle de cohérence entre Comptabilité générale et Comptabilité Budgétaire La transaction d’analyse des écarts entre Comptabilité Générale et Comptabilité Budgétaire ZSIFACFI_CTRL_COMPTA, permet : D’identifier les postes comptables dont l’imputation comptable et budgétaire (compte budgétaire) est incohérente De générer les écritures de ré-imputation pour correction de ces incohérences Les incohérences sont identifiées en comparant le compte budgétaire du poste comptable est celui défini dans la fiche du compte général imputé. Cf. SIFAC_MUT_CLO_CPT_CTR_COHERENCE_CG_CB « FIN DU DOCUMENT »