GFC RCBC Demi-journée de présentation DSI – Rectorat de Caen Mme FERRY 1 1 1

I - INTRODUCTION Demi-journée de présentation 2 I - INTRODUCTION Demi-journée de présentation Ce n’est pas une présentation de la RCBC, mais une présentation des évolutions de l’outil GFC Cadre général du projet Pour l’exercice 2013, l’application a été fortement adaptée pour la mise en œuvre de la nouvelle réglementation budgétaire et comptable (M9.6) Adaptation des fonctionnalités mais pas de nouvelles fonctionnalités 2 2 2

3 I - INTRODUCTION La réforme du cadre budgétaire et comptable progresse conformément à l'objectif fixé d'une mise en oeuvre pour l'exercice 2013 : - le projet de décret a dû faire l'objet d'une présentation en section du Conseil d'Etat le mardi 25 septembre dernier 3 3 3

II – Planning prévisionnel 4 II – Planning prévisionnel La mise en œuvre, dans GFC, de la réforme du cadre budgétaire et comptable comporte 2 sous-projets : - Projet « Evolution » : Consiste à modifier l’actuelle application GFC pour prendre en compte l’instruction codificatrice M9.6. Son déploiement s’effectuera sur 2 exercices budgétaires : 2013 et 2014 - Projet « Refonte » : Consiste en une nouvelle application informatique de type web. Son déploiement s’effectuera sur 2 exercices budgétaires : 2015 et 2016 avec intégration de nouvelles fonctionnalités 4 4 4

II – Planning prévisionnel 5 II – Planning prévisionnel 5 5 5

II – Planning prévisionnel 6 II – Planning prévisionnel PBUD RCBC : Les tests utilisateurs sont terminés Diffusion prévue : fin octobre 2012 CBUD RCBC : - Les tests utilisateurs sont en cours. Seront finis début décembre - Diffusion prévue : fin décembre 2012 CGENE et REGIE RCBC : - Les tests utilisateurs vont débuter en octobre 6 6 6

III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 7 III – ADAPTATION DE GFC A RCBC Nouvelle structure budgétaire  Un établissement a un budget principal et éventuellement un ou plusieurs budget(s) annexe(s) Les budgets annexes remplacent les SACD actuels 7 7 7

III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 8 III – ADAPTATION DE GFC A RCBC Nouvelle structure budgétaire : Budget principal  Un budget principal comprend : Section de fonctionnement  - 3 services généraux (AP, ALO, VE) - des services spéciaux pour la gestion d'activités particulières distinctes de celles exercées à titre principal : . 2 pré-définis : Bourses nationales, Restauration et Hébergement . éventuellement d'autres libres de création selon les spécificités locales (groupement de commande, mutualisation de paye, ...) Section opérations en capital  - Les opérations d'investissement (immobilisations) - Les autres opérations (Exemple : Sorties d'inventaire) 8 8 8

III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 9 III – ADAPTATION DE GFC A RCBC Nouvelle structure budgétaire : Budget principal  GFC est fourni, pour un budget principal, avec 6 services On ne peut ni les modifier, ni les supprimer On va pouvoir créer d'autres services spéciaux (Le code commence par S) 9 9 9

III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 10 III – ADAPTATION DE GFC A RCBC Nouvelle structure budgétaire : Budget annexe Un budget annexe : Est réservé à la gestion des activités accessoires nécessitant de tracer des opérations d'investissement (GRETA, CFA, mutualisations, …) - Remplace l'actuel SACD - Est indépendant du budget principal (Vote distinct du CA) Plus de transfert entre le budget principal et le budget annexe (Transfert de la saisie, transfert de l'accord saisie, ...) - A son propre compte financier, son propre fonds de roulement - Un EPLE peut avoir plusieurs budgets annexes. Exemple : CFA, cuisine centrale, … - Pour 2013, il n'est pas proposé de gérer le Service de Restauration et d'Hébergement via un budget annexe 10 10 10

III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 11 III – ADAPTATION DE GFC A RCBC Nouvelle structure budgétaire : Budget annexe Un budget annexe comprend : Section de fonctionnement  - 1 service général, dont l'intitulé est libre sauf s'il s'agit d'un GRETA ou d'un CFA - 0 service spécial Section opérations en capital - 1 service 11 11 11

III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 12 III – ADAPTATION DE GFC A RCBC Nouvelle structure budgétaire : Budget annexe Dans GFC, on peut définir 3 types de budget annexe Pour les budgets annexes de type « Autre », un n° UAI fictif est généré automatiquement par GFC et est non modifiable => Il ne sera pas possible de récupérer les n° UAI des SACD actuels de ce type GRETA CFA Mutualisation, ... 12 12 12

III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 13 III – ADAPTATION DE GFC A RCBC Nouvelle structure budgétaire : Budget annexe Dans GFC, sont fournis, pour un budget annexe, 2 services Ils ne peuvent être ni modifiés, ni supprimés On ne peut pas créer d'autres services 13 13 13

III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 14 III – ADAPTATION DE GFC A RCBC Nouvelle nomenclature : Service – Domaine - Activité Elle précise la destination de la dépense et de la recette Mais conseillée pour les contrôles 14 14 14

III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 15 III – ADAPTATION DE GFC A RCBC Les domaines : PBUD est fourni avec 3 domaines pré-définis CBUD est fourni avec le domaine OP-N-1 Ils ne peuvent être ni modifiés, ni supprimés Les domaines sont libres de création par l’ordonnateur 15 15 15

III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 16 III – ADAPTATION DE GFC A RCBC Les activités : Codification sur 9 caractères 16 16 16

III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 17 III – ADAPTATION DE GFC A RCBC Les activités : GFC est fourni avec des activités pré-définies Elles ne peuvent être ni modifiées, ni supprimées 17 17 17

III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 18 III – ADAPTATION DE GFC A RCBC Les activités : Les activités pré-définies dans GFC peuvent être subdivisées On peut créer de nouvelles activités 18 18 18

III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 19 III – ADAPTATION DE GFC A RCBC Les domaines, Activités pré-définis dans GFC sont liés entre eux 19 19 19

III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 20 III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 20

III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 21 III – ADAPTATION DE GFC A RCBC - Pour les opérations spécifiques (Variation de stock, Amortissement, Provision, ….), une nomenclature de domaine et d'activités prédéfinis (Domaine OP-SPE, Activités 0AMOR, 0PROV, 0SINV) est proposée par GFC et doit être utilisée => Dans le cas contraire, le calcul de la CAF/IAF et de l'équilibre budgétaire seront faussés, la vérification périodique erronée - De même, le transfert de la comptabilité budgétaire vers PRESTO prend en compte les montants des activités de racine 0DENR De même, le compte 6011 est lié à l’activité 0DENR => Il convient d'utiliser absolument cette activité 21 21 21

III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 22 III – ADAPTATION DE GFC A RCBC L'Etat Prévisionnel de la Commande Publique demeure dans sa forme actuelle pour 2013 est supprimé comme outil d'autorisation de la dépense => N'est plus transmis en comptabilité générale En 2014, la commande publique distinguera l'Etat des Achat (EPA) et le module de suivi des contrats (Etat des marchés, contrats et conventions = EMCC). La validation du budget entraînera la génération automatique des engagements issus de l'EMCC 22 22 22

III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 23 III – ADAPTATION DE GFC A RCBC La réimputation On va distinguer 2 catégories : A l'initiative de l'ordonnateur (CBUD) - Réimputation budgétaire : Modifie le domaine et/ou l'activité mais pas le service ni le domaine => Pas d'impact sur la CG - Réimputation comptable : Modifie le service et/ou le compte => Transfert vers la CG A l'initiative du comptable (CGENE) (2014 ?) - Cette nouvelle fonctionnalité affirme la responsabilité du Comptable sur la bonne imputation comptable - Transfert à l'ordonnateur qui ne peut qu'être accepté 23 23 23

IV. PBUD - Le module PBUD est OBLIGATOIRE. Aucun budget ne 24 IV. PBUD - Le module PBUD est OBLIGATOIRE. Aucun budget ne pourra être créé directement dans CBUD - L’extrait de délibération du CA ne se saisit plus dans GFC. Seul le résultat (accepté, refusé ou demande de modification) est saisi. La saisie de la délibération du CA est prévue dans l’outil Dém’Act (Septembre 2013) - La commande publique (EPCP) est obligatoirement initiée en Pbud - Les pièces du budget ont été revues et intègrent les nouvelles notions liées à la M9.6 : résultat prévisionnel, CAF/IAF/ équilibre budgétaire 24 24 24

IV. PBUD Répartition entre services : 25 IV. PBUD Répartition entre services : - Cette fonctionnalité permet de décider la répartition du budget de l'exercice en cours au niveau de chaque service du nouveau budget - Ceci afin de pouvoir : Présenter au CA un budget comparatif N/N+1 Effectuer, si besoin, le transfert d'un budget provisoire => Cette fonctionnalité ne sera proposée que dans GFC 2013 25 25 25

III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 26 III – ADAPTATION DE GFC A RCBC 26 26 26

27 IV. PBUD Gestion du SRH : - Les principes de saisie des paramètres, des pièces de développement sont inchangées - La génération automatique, qui était liée aux comptes PCG, a été suspendue pour 2013. Un document d’aide à la saisie pour les pièces de développement est cependant proposé - Le budget annexe de type « Autre » ne permet pas la gestion d’un SRH pour 2013 : - Pas de déclaration des paramètres - Pas d’accès à la fonctionnalité « Produits scolaires » en CBUD - Pas d’accès à la DBM 22 (ex-DBM 27) spécifique de fin d’année => Cette fonctionnalité sera disponible pour 2014 27 27 27

28 28 V. CBUD Tous les budgets sont transférés de PBUD. Aucun budget ne peut être créé directement dans CBUD L’EPCP ne peut pas être démarré en CBUD, mais uniquement en PBUD. Le transfert de l’EPCP à l’agence comptable n’existe plus DAO : - Les service et compte des DAO sont réceptionnés de la Comptabilité Générale ou de la Régie - Les domaine et activité sont saisis en Comptabilité Budgétaire Rejet : - Edition des documents lors de la réception des rejets 28 28 28

29 V. CBUD DBM : Comme en Pbud, saisie supprimée de l’extrait de délibération du CA Suppression des courriers à destination des autorités de contrôle => Dém’act à partir de septembre 2013 Le menu « Situations des réserves » qui comportait 2 lignes « Réserves et Fonds de roulement » devient « Fonds de roulement ». Le montant du prélèvement proposé est calculé automatiquement 29 29 29

V. CBUD DBM : Les décisions de l'ordonnateur (D.O.) 30 V. CBUD DBM : Les décisions de l'ordonnateur (D.O.) Permettent de modifier la répartition des ouvertures de crédit en dépenses ou des prévisions de recettes d'un service : Virements entre domaines et/ou entre activités et/ou entre comptes dans le cas des recettes Elles se substituent aux DBM de type 11 ainsi qu'aux procédures de répartition sur les codes de gestion et de virement entre codes de gestion Il s'agit d'un document simplifié car : A la validation des DO, il n'y a pas d'édition de la lettre à l'Agent Comptable La DO ne comporte qu'une seule pièce : « Développement des décisions modificatives par opération » 30 30 30

V. CBUD DBM de niveau 2 et 3 : La codification évolue : 31 V. CBUD DBM de niveau 2 et 3 : La codification évolue : . Type 21 : Remplace les types 23, 24, 25, 26 et 28 actuels . Type 22 : Remplace le type 27 actuel 31 31 31

32 V. CBUD Les dépenses : - Une ligne de dépense est constituée par un service, un domaine et une activité. La saisie du compte n'intervient qu'au stade de la liquidation - Multi-imputation des dépenses à l'intérieur d'un service : Un approvisionnement, un engagement ou une liquidation peuvent être répartis sur plusieurs lignes budgétaires à condition que le service et le compte soient les mêmes 32 32 32

33 V. CBUD Les recettes : - Plusieurs combinaisons sont possibles pour l'imputation d'une Recette : SERV1 – DOM1 – ACT1 – 701 SERV1 – 701 SERV1 – DOM1 – 701 SERV1 – ACT1 – 701 33 33 33

34 VI. CGENE Dans tous les transferts, documents et écrans, le service remplace le chapitre Mise en œuvre du nouveau plan comptable Les budgets principaux disposent de tous les comptes du plan comptable, y compris les comptes de classe 5 dont le compte de caisse 531 L'EPCP n'est plus réceptionné Les dépenses et les recettes autorisées dans les habilitations de régie sont revues 34 34 34

VI. CGENE Le PV de caisse a été revu puisque chaque 35 VI. CGENE Le PV de caisse a été revu puisque chaque établissement dispose d'un compte 531 Le PV de caisse est accessible dans la comptabilité générale de l'agence comptable Les valeurs inactives sont distinctes d'un établissement à l'autre => elles sont éditées dans chaque établissement 35 35 35

36 VI. CGENE 36

VI. CGENE Les comptes de liaison et les comptes de paiement : 37 VI. CGENE Les comptes de liaison et les comptes de paiement : Pour les opérations de recettes, GFC donnera accès notamment en liaison aux comptes : 102, 139, 15, 29, 33, 34, 35,39, 49, 580, 59 Pour les opérations de dépenses, GFC donnera accès notamment en paiement aux comptes 15, 28, 29, 31, 32, 39, 49, 59 37 37 37

VI. CGENE Les vérifications périodiques sont enrichies : 38 VI. CGENE Les vérifications périodiques sont enrichies : Cohérence du sens des soldes : . La liste des comptes a été revue en fonction de la nouvelle nomenclature . Les anomalies bloquantes au lancement du compte financier sont révisées Résultat et CAF : Calcul Résultat budgétaire Résultat comptable Comparaison Calcul CAF/IAF budgétaire CAF/IAF comptable Comparaison 38 38 38

VI. CGENE Les vérifications périodiques sont enrichies : 39 VI. CGENE Les vérifications périodiques sont enrichies : - Fonds de roulement et variation du fonds de roulement : . La méthode de calcul du fonds de roulement diffère . Il se trouve augmenté du montant de la valeur des stocks et des cautionnements versés - Cohérence des dépréciations et amortissements des immobilisations : Rappels : Les biens immobilisés inscrits en compte de classe 2 perdent de leur valeur consécutivement à leur utilisation : C'est l'amortissement Ils peuvent aussi perdre une partie de leur valeur ponctuellement : C'est la dépréciation GFC contrôle la cohérence entre la valeur d'achat des biens immobilisés et les amortissements Calcul FdR comptable N-1 FdR comptable N Variation du FdR comptable Comparaison Calcul de la Variation du FdR budgétaire 39 39 39

VI. CGENE Les vérifications périodiques sont enrichies : Trésorerie : 40 VI. CGENE Les vérifications périodiques sont enrichies : Trésorerie : . Contrôle de tous les comptes de trésorerie (= Comptes de classe 5) . Le sens anormal du solde d'un compte de classe 5 est bloquant au compte financier Concordance ds comptes 181 – 185 : . Contrôle des comptes de liaison budget principal et budget annexe en débit et en crédit sur les opérations de l'exercice 40 40 40

VII. Admin VIII. Régie Profil utilisateur : Restrictions étendues aux 41 VII. Admin Profil utilisateur : Restrictions étendues aux nomenclatures « Service », « Domaine » et « Activité » VIII. Régie Le module REGIE n’est pas impacté en 2013 : En dépenses, les « Chapitres » sont remplacés par les « Services » « Domaines » et « Activités » pour les dépenses seront saisis en Comptabilité Budgétaire 41 41 41

IV – Pré-requis à l’installation de GFC 42 IV – Pré-requis à l’installation de GFC RAS pour l’installation de PBUD RCBC L’installation (basculement) de GFC RCBC (ou 2013) contenant CBUD, CGENE, ADMINISTRATION et REGIE se fera OBLIGATOIREMENT sur une base au format SEPA Chronologie : 1. Installer la mise à jour Administration de fin Août 2012 => Permet d'éditer les fournisseurs et bénéficiaires non encore au format SEPA 2. Installer la mise à jour SEPA prévue fin septembre => Mettra la base de données au format SEPA via le module d’administration 3. Installer GFC RCBC 42 42 42

IV – Pré-requis à l’installation de GFC 43 IV – Pré-requis à l’installation de GFC La norme SEPA : Définition : Le virement SEPA est un instrument de paiement en euros destiné à l'exécution de transfert de fonds entre des comptes de clients (le donneur d'ordre et le bénéficiaire) ouverts dans des banques situées dans la zone SEPA Enjeux : Mettre fin à la fragmentation des différents espaces de paiement nationaux Paramètres géographiques : Les 27 états membres de l'UE (zone euro ou pas), l'Islande, le Liechtenstein, la Norvège, la Suisse et Monaco 43 43 43

IV – Pré-requis à l’installation de GFC 44 IV – Pré-requis à l’installation de GFC La norme SEPA : Impact du chantier SEPA pour les EPLE : . Migration ds coordonnées RIB en coordonnées de type IBAN/BIC IBAN = Identifiant du compte émetteur ou bénéficiaire BIC = Identifiant de la banque . Constitution de fichier de virement à la norme européenne Applications concernées pour les EPLE : SCONET GOSPEL GFC EFCI 44 44 44