Outils informatiques au service de la direction Partage d’expérience dans le cadre du forum@tice – Février 2016 Erik DUSART – Directeur à l’Ecole libre de Profondsart Présentation disponible sur www.ecole-profondsart.be/forum@tice

Tour de table … Qui êtes-vous ? Pourquoi avez-vous choisi cet atelier ? S’il y avait une seule chose à apprendre aujourd’hui ce serait…

Au menu STRATEGIE : que peut/doit faire une direction COMMUNICATION : les e-mails avec GMAIL COLLABORATION : DRIVE, DROPBOX et TEAMVIEWER PRODUCTIVITE: TEAMVIEWER SYNCBACK pour la sauvegarde automatique de ProEco GESTION DES PDF FORMULAIRES en LIGNE SECURITE

STRATEGIE DEVELOPPER l’infrastructure Câbler + WIFI mobile Internet rapide et puissant (XXL VOO via WIN – 80€/mois) Négocier des petits budgets en terme de projet IMPLIQUER plusieurs enseignants-personnes ressources Journées de formation/réflexion (avec APA dans les classes) Soutenir : reconnaissance, feed-back en réunion, activités récurrentes PRATIQUER & SOUTENIR pour installer une culture professionnelle via des outils collaboratifs et de communication ( effet de contagion)

COMMUNICATION Gagner du temps avec les mails Informer mon équipe par mail Informer les parents par mail (dans ou hors ProEco)

Les e-mails : principes PQ ? ACCES MULTIPLES + ORDRE + TRACES Eviter le pire : droit à la déconnexion ! Rassembler les informations 1 envoi par semaine pour l’équipe 1 envoi par mois pour les parents Mettre tout le monde en cci, pour éviter les dérapages des réponses à tous. Le mail sert uniquement à informer. (discussion, décision …) Préparer le terrain : collecter les mails de tous avec rigueur !

Les e-mails : trucs et astuces (1) Utiliser les réponses standardisées pour le courrier courant GMAIL > PARAMETRES > LABOS > REPONSES STANDARDISEES > ACTIVER > ENREGISTRER LES MODIFICATIONS Créer des groupes de contacts GMAIL > MESSAGERIE > CONTACTS > CRÉER UN NOUVEAU GROUPE Utiliser ProEco pour envoyer un e-mail https://infodidac-web.sharepoint.com/Wiki/PE_Mails.aspx Utiliser ProEco pour récupérer les adresses mails vers votre messagerie Sélection > liste avec les mails > exporter vers le presse-papier > coller dans le champ cci de votre logiciel de messagerie.

Les e-mails : trucs et astuces (2) Applications intégrées ou intégrables à Gmail Via les paramètres (annuler un envoi) Via Labos dans les paramètres (réponse standardisée) Les tâches (déjà intégrée) LastPass (extension pour vos mots de passe) Boomerang pour Gmail (extension pour différer ou rappeler un mail) Mighty Text (extension pour envoyer/recevoir des SMS)

TRAVAIL en EQUIPE Partager des documents via DROPBOX Permet une sauvegarde dans le cloud A installer sur votre PC Y glisser vos documents de travail Inviter des collaborateurs via le partage de dossiers (clic droit) Collaborer via DRIVE (lié à votre compte Gmail) S’entraider entre directions avec TEAMVIEWER

PRODUCTIVITE Accéder au PC DIRECTION depuis n’importe où avec TEAMVIEWER (via un accès non surveillé) Sauvegarder automatiquement ProEco avec SYNCBACK FREE (nécessite de laisser le PC en veille) Compléter et signer des PDF avec Adobe Reader Découper et combiner des PDF avec PDF Sam Basic Créer des formulaires en ligne avec les Google Forms.

SECURITE ? Considérer que DROPBOX est une sauvegarde permanente de vos documents de travail les plus importants Activer la double authentification ou validation en deux étapes pour Gmail & Dropbox au minimum. Utiliser des mots de passe forts et … les confier à LastPass Antivirus et système d’exploitation à jour

En projet ? Qu’allez-vous faire dans les prochains jours ?

Merci de votre attention N’hésitez pas à m’écrire : Erik Dusart, direction@profondsart.be Bonne continuation à vous !