ITAC Gestion Internet du Tir des Avis Préalables et des Cartes Découvertes Guide de l’utilisateur : Association

Sommaire ACTE 1 : Préambule ACTE 2 : Paramétrage ACTE 3 : Traitement des licences ACTE 4 : Suivi financier ACTE 5 : Traitement des spécialités ACTE 6 : Suivi des demandes de modifications ACTE 7 : Mutations ACTE 8 : Avis préalables ACTE 9 : Installations de tir ACTE 10 : Reports, Requêteur & Lettres types ACTE 11 : Service de mailing ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes

ACTE 1 : Préambule Connexion à l’application Recherche de licenciés Fiche Licencié

Connexion à l’application Saisie du N° de licence et du mot de passe licencié (N° de licence sur 8 caractères, à faire précéder d’un 0 si le N° fait 7 caractères) Choix du type de connexion Connexion à l’application Le numéro de licence correspond à celui utilisé actuellement Le mot de passe utilisé à la connexion sera celui qui aura été définit par le président de chaque association (dans la gestion des accès dirigeants) Ce mot de passe vous permettra également d’accéder à l’espace licencié (Extranet) Il vous sera possible de le mettre à jour dans l’Extranet ou directement dans l’outil de gestion des accès dirigeants (si un accès vous est autorisé). Le groupe d’utilisateur correspond à votre profil d’accès. Chaque groupe paramétré par la fédération et par le président de chaque association définit les listes des autorisations disponibles par profils

Écran par défaut : recherche de licenciés Retour au login Menu principal Informations de connexion Sous-menu Impression de la page Saison courante

Recherche de licenciés Filtre sur l’état de la licence Recherche par nom et/ou prénom et/ou année de naissance Recherche par N° de licence OU Sur les 3 dernières années ou sur toutes les années Recherches possibles sur une partie du N° de licence, du nom, du prénom Les résultats d’une recherche peuvent être triés par ordre alphabétiques croissant/décroissant sur clic d’une des colonne du tableau de résultat Les résultats d’une recherche peuvent être triés par ordre alphabétiques croissant/décroissant sur clic d’une des colonne du tableau de résultat Les résultats d’une recherche peuvent être triés par ordre alphabétiques croissant/décroissant sur clic d’une des colonne du tableau de résultat Sur clic d’une ligne, l’utilisateur est redirigé vers la fiche complète du licencié Pour garder le résultat de la recherche => clique droit sur la ligne / ouvrir dans un nouvel onglet

Fiche licencié Informations licencié /!\ Les champs grisés sont non modifiables État de renouvellement de la licence Lancement de la procédure de renouvellement individuel de licence Lancement d’une demande de modification Historique des renouvellements Suivi des demandes modifications Informations licencié Types de spécialistes Pour modifier les champs grisés, il suffit de faire une demande de modification

ACTE 2 : Paramétrage Relevé d’identité bancaire Principe de délégation Accès Entités Comité directeur

Relevé d’identité bancaire Permet de payer par prélèvement Saisie d’un RIB* * Rendu actif par la Fédération

Principe de délégation Le choix de la délégation est un choix de ligue 1. L’association prépare et paie ses licences  La ligue n’intervient pas dans le processus de renouvellement de licences  L’association est complètement autonome.  Les renouvellements sont directement payés à la fédération via l’application  La ligue peut suivre les actions de ses associations à travers l’outil de suivi financier (opérations bancaires)  La fédération valide le paiement des licences sur l’application  La licence officielle est envoyée au licencié (ou à son association ; à définir)  La ligue perçoit par la fédération sa part entité Pour modifier les champs grisés, il suffit de faire une demande de modification

Principe de délégation 2. L’association prépare et la ligue paie L’association prépare ses licences avec l’application Itac et laisse le soin du paiement à sa ligue La ligue consulte avec l’application et fait le rapprochement avec le bordereau de paiement de son association. Elle procède au paiement du renouvellement des licences à la fédération à  travers l’application La ligue à un droit de regard sur les renouvellements de ses associations à travers l’outil de suivi financier (opérations bancaires) La fédération valide le paiement des licences sur l’application La licence officielle est envoyée au licencié à travers son association Les entités perçoivent par la fédération les parts « Ligue et Comité» Pour modifier les champs grisés, il suffit de faire une demande de modification

Principe de délégation 3. La ligue prépare et paie ses licences L’association a un accès en lecture seule au processus de renouvellement de licences La ligue se charge de préparer les renouvellements avec les envois papier des associations Elle  saisie et règle son bordereau de paiement à travers l’application Chaque association accède au suivi des renouvellements effectués par la ligue à travers l’outil de suivi financier (opérations bancaires) La fédération valide le paiement des licences sur l’application La licence officielle est envoyée au licencié à travers  son association Les entités perçoivent par la fédération les parts « Ligue et Comité» Pour modifier les champs grisés, il suffit de faire une demande de modification

Principe de délégation 4. Circuit papier  L’association procède au renouvellement de ses licences sur papier.  L’association édite et envoie son bordereau de paiement à sa ligue  La ligue édite à son tour son bordereau de paiement qu’elle envoie à la fédération  La ligue procède au paiement du renouvellements des licences à la fédération hors de l’application par virement  La fédération saisie sur l’application les renouvellement des licences en traitant les souches papier  La licence officielle est envoyée au licencié (ou à son association ; à définir)  La ligue perçoit par la fédération sa part entité Pour modifier les champs grisés, il suffit de faire une demande de modification

Modification des coordonnées de l’entité Accès Entités Modification des coordonnées de l’entité Changement du mode de délégation Saisie du code secret pour les avis préalables (réservé au président d’association)

Accès Entités : Comité directeur Permet d’ajouter des utilisateurs Gestion des membres de l’entité : Suppression Ajout Possibilité de définir les mots de passe pour chacun des membres Fonction de recherche de licenciés par N° licence, ou nom/prénom

Traitement des licences ACTE 3 : Traitement des licences Paiement de la cotisation association Création d’une nouvelle licence Renouvellement de licences Renouvellement de licence individuel Renouvellement de licences par lots Renouvellement par code barre Recherche hors association

Paiement de la cotisation association Le renouvellement de licences n’est possible que si l’Association a payé sa cotisation dans la rubrique « Opérations Bancaires » Dirige vers l’écran de saisie des coordonnées bancaires

Paiement de la cotisation association

Création d’une nouvelle licence Choix de la licence Saisie des informations licencié Prestations annexes Total à payer Confirme la création et enregistre l’opération dans un lot en attente de paiement

Renouvellement de licences Renouvellement de licence individuel Rechercher un licencié Accéder à la fiche du licencié Cliquez pour ici pour renouveler Choix de la licence Prestations annexes Il existe 3 statut pour une licence : Licence en attente de renouvellement (licence non valide ; licence en fin de droit) Licence en attente de paiement à la fédération Licence en cours de validité Confirme le renouvellement et enregistre l’opération dans un lot en attente de paiement /!\ Le renouvellement est possible uniquement sur les licences « En attente de renouvellement »

Renouvellement de licences Renouvellement de licences par lots Choix des licences à renouveler Désélection de licences (en cas d’erreur de saisie) Confirme la sélection

Renouvellement de licences Renouvellement de licences par lots Si il n’existe pas de lots en attente de paiement, un nouveau lot est créé automatiquement Attention, un lot est valable 15 jours. A delà de ces 15 jours il faudra absolument procéder à l’édition du bordereau de paiement pour pouvoir continuer à renouveler des licences. Confirme les renouvellements et les enregistre dans un lot en attente de paiement Confirme les renouvellements et redirige vers la page de paiement

Renouvellement de licences Renouvellement par code barre Accès Pour une 1ère utilisation de la douchette Si il n’existe pas de lots en attente de paiement, un nouveau lot est créé automatiquement Attention, un lot est valable 15 jours. A delà de ces 15 jours il faudra absolument procéder à l’édition du bordereau de paiement pour pouvoir continuer à renouveler des licences. Il suffit de scanner le code barre et le renouvellement se fait automatiquement

Recherche hors association Recherche par N° Licence ou Nom, Prénom, Année de naissance Permet de vérifier la validité d’une licence pour un licencié désirant tirer dans un autre club que le sien Licence VALIDE Il existe 3 statuts pour une licence : - Non renouvelée (licence non valide) - En attente de paiement à la FFTIR - En cours de validité

Recherche hors association Recherche par n° Licence ou Nom, Prénom, Année de naissance Permet de vérifier la validité d’une licence pour un licencié désirant tirer dans un autre club que le sien Licence NON VALIDE Il existe 3 statuts pour une licence : - Non renouvelée (licence non valide) - En attente de paiement à la FFTIR - En cours de validité

ACTE 4 : Suivi financier Accès Principes de la mise en lot Suivi des lots Validation définitive d’un lot Bordereau de paiement Paiement

Suivi financier Accès Accès au suivi financier (opérations bancaires)

Suivi financier Principes de la mise en lot Un lot est créé automatiquement s’il n’en existe pas déjà un en cours de validité Lorsqu’un lot est créé il est valide 15 jours. Durant ce laps de temps, il est possible d’alimenter ce lot avec d’autres Renouvellements de licences (individuels ou par lots). Au-delà des 15 jours de validité, l’association/ligue sera dans l’obligation de valider son lot, d’éditer le bordereau de paiement avant de pouvoir procéder à d’autres renouvellement de licences. Une fois un lot validé et le bordereau de paiement édité, il ne sera plus possible de revenir sur ce lot ni même de le modifier. Il est tout à fait possible de valider un lot avant sa date de péremption. Un outil est mis à disposition des ligues pour suivre le circuit de paiement de chacun de ses lots.

Suivi financier Suivi des lots Date d’édition du bordereau ligue vers la fédération Bordereau de paiement Date d’impression du bordereau de paiement Réception du paiement à la fédération Date de réception du bordereau à la ligue État Durée du vie du lot

Suivi financier Suivi des lots Lot en cours de constitution => on peut encore rajouter des licences pendant 15 jours Lot complet => le bordereau de paiement a été édité mais le lot n’est pas payé Lot payé Lot payé et la fédération a validé le paiement => l’état des licences passent à « en cours de validité » 30

Suivi financier Validation définitive d’un lot Statut du lot Validation définitive du lot pour édition du bordereau de paiement

Suivi financier Validation définitive d’un lot Validation définitive du lot et édition du bordereau de paiement

Suivi financier Bordereau de paiement

Suivi financier Validation définitive d’un lot La validation définitive d’un lot implique le changement de l’état du lot La validation définitive d’un lot implique le changement de l’état de la licence

Suivi financier Paiement Paiement par CB si aucun RIB n’a été saisi Paiement par prélèvement si un RIB a été saisi (et validé)

Suivi financier Paiement par carte bancaire

Suivi financier Paiement par prélèvement

Suivi financier Paiement par prélèvement 38

Traitement des spécialités ACTE 5 : Traitement des spécialités Recherche de licenciés Spécialités des licenciés Passage de grades cibles couleurs

Traitement des spécialités Recherche de licenciés Filtre sur l’état de la licence Recherche par nom et/ou prénom et/ou année de naissance Recherche par N° de licence OU Sur les 3 dernières années ou sur toutes les années Recherches possibles sur une partie du N° de licence, du nom, du prénom Les résultats d’une recherche peuvent être triés par ordre alphabétiques croissant/décroissant sur clic d’une des colonne du tableau de résultat Les résultats d’une recherche peuvent être triés par ordre alphabétiques croissant/décroissant sur clic d’une des colonne du tableau de résultat Les résultats d’une recherche peuvent être triés par ordre alphabétiques croissant/décroissant sur clic d’une des colonne du tableau de résultat Sur clic d’une ligne, l’utilisateur est redirigé vers la fiche complète du licencié Pour garder le résultat de la recherche => clique droit sur la ligne / ouvrir dans un nouvel onglet

Traitement des spécialités Spécialités des licenciés Types de spécialistes Grades cibles couleurs Pour modifier les champs grisés, il suffit de faire une demande de modification La fédération se chargera de la nomination des spécialistes au sein de l’application Seuls les formateurs nommés pourront procéder à un passage de grades cibles couleurs

Traitement des spécialités Passage de grades cibles couleurs L’utilisateur connecté disposant des droits sur l’application et ayant été nommé formateur peut procéder à un passage de grade cible couleur selon son propre niveau de grade Pour modifier les champs grisés, il suffit de faire une demande de modification

Modification des données licenciés Suivi des demandes par messagerie ACTE 6 : Suivi des demandes Modification des données licenciés Suivi des demandes par messagerie

Suivi des demandes Modification des données licenciés Saisie des informations licencié Pour modifier les champs grisés, il suffit de faire une demande de modification /!\ Les champs grisés sont non modifiables

Saisie des informations licencié Suivi des demandes Lancer le processus de demande de correction (demande traitée par l’administrateur fédéral) Saisie des informations licencié Pour modifier les champs grisés, il suffit de faire une demande de modification

Suivi des demandes Suivi des demandes par messagerie Section de suivi des demandes Pour modifier les champs grisés, il suffit de faire une demande de modification

Procédure Mise en œuvre Suivi des mutations ACTE 7 : Mutations Procédure Mise en œuvre Suivi des mutations

Mutations Procédure Pour modifier les champs grisés, il suffit de faire une demande de modification

Mutations Mise en oeuvre La nouvelle association enclenche la procédure de mutation Elle fait une recherche d’un licencié hors de son association et fait une demande de mutation Pour modifier les champs grisés, il suffit de faire une demande de modification

Mutations Mise en oeuvre Une demande de mutation doit être à l’origine d’une demande écrite du licencié. Le lieu de naissance est une information connue du licencié uniquement. Il faudra saisir le lieu de naissance du licencié pour enclencher le processus de mutation Pour modifier les champs grisés, il suffit de faire une demande de modification

Mutations Suivi des mutations A la création d’une demande de mutation à l’ancienne association, l’utilisateur sera automatiquement redirigé vers la page de suivi des mutations concernées par son association. L’ancienne association dispose d’un délai de 15 jours pour bloquer la mutation. Au terme de ce délai, la mutation est prononcée En cas de blocage d’une mutation par l’ancienne association, la demande de mutation passera dans un mode conflictuel, dont seul l’administrateur fédéral aura la possibilité de prononcer ou non la mutation Ancienne association Nouvelle association Pour modifier les champs grisés, il suffit de faire une demande de modification Les mutations sont également visibles sur la fiche du licencié

Procédure Mise en œuvre Suivi des avis préalables ACTE 8 : Avis préalables Procédure Mise en œuvre Suivi des avis préalables

Avis préalables Procédure

Avis préalables Mise en œuvre : Recherche de licenciés Recherche par nom et/ou prénom et/ou année de naissance OU Recherche par n° de licences Filtre sur l’état de la licence Recherches possibles sur une partie du n° de licence, du nom, du prénom Les résultats d’une recherche peuvent être triés par ordre alphabétiques croissant/décroissant sur clic d’une des colonne du tableau de résultat Les résultats d’une recherche peuvent être triés par ordre alphabétiques croissant/décroissant sur clic d’une des colonne du tableau de résultat Sur clic sur le nom du licencié, l’utilisateur est redirigé vers la fiche complète du licencié Pour garder le résultat de la recherche => clique droit sur la ligne / ouvrir dans un nouvel onglet Sur clic du nom du licencié, l’utilisateur est redirigé vers la fiche complète du licencié

Avis préalables Fiche licencié : demande d’avis préalables Fiche licencié : section avis préalables Le président de l’association enclenche la procédure des avis préalables Pour modifier les champs grisés, il suffit de faire une demande de modification Saisie du code secret paramétré par le président d’association (à définir dans Accès Entités)

Avis préalables Demande d’avis préalables Saisie des informations pour la création de l’avis préalable licencié Pour modifier les champs grisés, il suffit de faire une demande de modification

Avis préalables Suivi des avis préalables A la création d’un avis préalable, l’utilisateur sera automatiquement redirigé vers la page de suivi des avis préalables concernés par son association. La ligue dispose d’un délai de 72h pour bloquer un avis, sans quoi celui-ci sera automatiquement accordé Les avis préalables sont visibles également sur la fiche Licencié

ACTE 9 : Installations de Tir Stands de Tir Installations Pas de tirs Suivi des demandes de modification

Installations de Tir Stands de Tir Outil de suivi des demandes de modification des installations Accès au détail des installations La gestion des stands de tir et de ses installations est réservée à la fédération Coordonnées modifiables par la fédération

Installations de Tir Installations Outil de suivi des demandes de modification des installations Listing des installations Définition des pas de tirs (réservé à la fédération)

Installations de Tir Pas de tirs

Installations de Tir Suivi des demandes de modifications Au clic d’une demande, on accède à son détail

Documents téléchargeables Reports Requêteur Lettres types ACTE 10 : Reports, Requêteur & Lettres types Documents téléchargeables Reports Requêteur Lettres types

Reports, Requêteur & Lettres types Documents téléchargeables Un panel de documents PDF vous seront proposés en téléchargement Vous retrouverez les documents tels que : Formulaire de demande d’une nouvelle adhésion Note de mutation Rappel des dates de prises de licences Rappel fin de saison Circulaire de mise à jour des informations associations Autorisation de prélèvements…

Reports, Requêteur & Lettres types Reports Un panel de documents PDF pourront être générés avec l’application A partir d’un système de recherche évolué, et en fonction de vos besoins, vous serez en mesure de générer des documents PDF personnalisés : Édition des bordereaux et factures Demandes de duplicata Tarif des licences & cotisations associations en début de saison Attestation d’affiliation association Attestation d’affiliation licencié Nombre de licences par catégories d’âges Calcul du nombre de voix

Reports, Requêteur & Lettres types Requêteur Un panel de listing au format CSV pourront être générés avec l’application A partir d’un système de recherche évolué et de sélection des informations à exporter vous serez en mesure d’éditer autant de liste de données que nécessaires Nombre de licenciés par catégories d’âges, par nationalité Listing des licenciés Listing des licenciés filtrés sur une catégorie, une nationalité Licenciés ayant renouvelés leur licence Licenciés n’ayant pas renouvelés de licence cette saison Licenciés ayant souscrits une carte découverte Liste des mutations qui ont été effectuées Avis préalables en avis défavorable Listing des arbitres Listing de formateurs

Reports, Requêteur & Lettres types Lettres types Les informations extraites du requêteur au format CSV peuvent servir de source de données pour l’utilisation des lettres types. Les lettres types sont des documents Word formatés pour faire bénéficier des fonctionnalités de publipostage traditionnelles

ACTE 11 : Service de mailing

Service de mailing Il vous sera possible d’utiliser un outil de communication avec l’ensemble de vos licenciés ou associations Le service de mailing vous permet d’écrire un courrier, une note ou autre à un grand nombre de destinataires d’un courriel (tous répondants aux mêmes critères de recherches) Ceci sera possible à partir d’un système de recherche évolué