Logiciel de gestion intégré: suite opérationnelle – Gestion des inventaires Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Agenda Aperçu de la gestion d’un inventaire Questions a soulever au moment de l’implantation d’un système d’inventaire Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Introduction La gestion des inventaires est le coeur du système opérationnel ; Avant de placer des commandes, la configuration du fichier maitre est primordial ; Les fonctions de base d’un module d’inventaires ; De quelle façon l’inventaire peut-elle s’intégrer à la gestion intégrée ? Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Fonction de base du module de gestion des inventaires: Comme pour les modules de la suite financière, les fonctions de base peuvent être énumérées comme suit : Maintenance des fichiers maitres ; Enregistrement des transactions ; Impression de rapport d’analyse ; Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

La maintenance du fichier maître d’inventaire Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Maintenance du Fichier maitre d’inventaire Le fichier maitre de l’inventaire est l’item. Un item peut être stocké ou non, c’est-à-dire que dans le premier cas, une quantité minimum est maintenu en inventaire, tandis que le second ne sera comandé qu’au moment où il sera vendu. L’item peut être structuré à l’aide de segment validé ou non ; Les items peuvent être gérés par location, c’est-à-dire qu’ils peuvent être assignés ou non à des entrepôts physiquements situés à des endroits différents ; Les items peuvent être associés à des listes de prix différentes, permettant ainsi la gestion des ventes par clients, par devises, etc. Les items peuvent être associées à des méthodes d’évaluation différentes, telles que FIFO, LIFO, etc. (ACCPAC peut en définir 6 différentes) ; Finalement, les items peuvent faire partie d’un mélange, être une composante d’un autre item assemblé, faisant ainsi partie de ce que l’on appelle communément un bon d’assemblage. Les items stockés sont généralement rattachés à des listes de prix pour faciliter la facturation aux clients, car le commis n’a pas toujours l’information nécessaire (ou les responsabilités) lui permettant de prendre ce type de décisions. Cela devient donc un point de contrôle interne. Le module d’inventaire traditionnel peut permettre un niveau d’assemblage des items de bases, mais peut ne pas suffire à la tâche dans le cas d’un processus de gestion complexe. Dans ce cas, il faut faire appel à un module spécialisé de la fabrication, auquel on greffe généralement une fonction de planification des besoins en matières premières, ou communément appelé MRP ( pour Material Requirement Planning). Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Enregistrement des transactions Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Enregistrement des transactions Dans un premier temps, il faut définir le type de transactions que l’on peut retrouver dans un module de gestion d’inventaires: Dans le cas d’une utilisation en mode autonome, c’est-à-dire qu’il n’est pas intégré aux modules de gestions des commandes et des achats, les opérations de bases consistent à effectuer des réceptions (achats) et des expéditions (ventes) ; L’autre type de transactions retrouvées sont les ajustements d’inventaires. Ceux-ci sont généralement de six (6) ordres, soient : Quantité augmentée Quantité diminuée Coût augmenté Coût diminué Quantité et coût augmenté Quantité et coût diminué Le système doit permettre à l’usager d’effectuer des transferts entre différents entrepôts, en tenant compte d’un frais de transport incorporé ou non aux items d’inventaires ainsi transférés La dernière fonction de base d’un module de gestion des inventaires est l’assemblage des bons de matériels, c’est-à-dire les items qui sont fabriqués à partir d’autres items d’inventaire.. Lors de la réception de marchandises (ou achats), le module gèrera le coût des items, en fonction de la méthode d’évaluation des inventaires définie et rattaché à l’item. Les méthodes les plus connues sont PEPS, DEPS, Coût moyen, coût standard, coût défini par l’usager (dans le cas des items non-stockés) et le coût le plus récent. Différentes options peuvent s’offrir à l’usager lors de la gestion des inventaires, telles que les numéros de séries, ou les numéros de lots de fabrication. Le défi à relevé ici consiste à s’assurer que les numéros soient associés à tous les niveaux de transactions. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Impression de rapports Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Impression de rapports Les rapports sont constitués de trois catégories: Rapports de configurations: Rapports d’informations; Rapports d’analyse de transactions; Rapports: -Les rapports de configurations informent sur la façon que le module a été adapté aux besoins du client utilisateur, comme par exemple les différents comptes de contrôles et d’intégration avec le grand livre, les catégories d’items, les locations, etc. -Les rapports d’informations renferment les renseignements sur la maintenance des fichiers maitres, tel que les différentes unités de mesures, les informations sur les différents fournisseurs du produits tels que leurs prix (dans leurs devises) ainsi que leur propre numéros d’items, etc. -Les rapports d’analyse sur les transactions, que ce soit au niveau de l’historique des transactions (mouvements dinventaire), les opérations de reports au grand-livre, ainsi que toutes les statistiques sur la gestion des stocks, tels que fréquence des mouvements d’inventaire, Les quantité minimum et maximum, les quantités économiques de commandes, etc. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Relation et intégration avec les autres modules Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Les fonctions sont intégrées Dans un système de gestion intégré, les fonctions et les activités de l’entreprise sont prises en charges par le système en place, de telle sorte que l’information saisie au point « A » par la personne responsable soit acheminée à destination tout en mettant cette information à la portée des autres utilisateurs et preneurs de décisions de l’entreprise. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Acheminement de l’information dans un système de gestion intégré: Traitement /analyse Intervenant #1 Information saisie par originateur Acheminement de l’information dans un système de gestion intégré: L’information ne quitte pas le flux opérationnel Traitement /analyse Intervenant #2 décision Dans un système de gestion intégré, la même information saisie au départ par l’originateur peut être manipulée et consultée par différents intervenants, sans pour autant que celle-ci soit inscrite ailleurs que dans la base de donnée intégrée. C’est ce qui caractérise un système de gestion intégré, par opposition à un système où l’information opérationnelle, comptable et décisionnelle sont maintenues et traitées dans des systèmes et des endroits disparates. Un exemple de système non-intégré consisterait à maintenir un inventaire de produits pour la revente dans un chiffrier EXCEL, avec la prise de commande et la facturation produite à l’intérieur d’un fichier WORD, et finalement la saisie de l’écriture comptable dans un module de grand-livre comme ACCPAC Windows. Entreposage/ rapports Résultat final Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Intégration avec les autres modules Pour que le module d’inventaire soit partie intégrante du système de gestion, il doit exister une relation avec les autres modules, tels que le module des comptes-fournisseurs, les comptes-clients, le grand-livre, etc. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Relation avec les modules achats, ventes,comptes-payable et recevable Gestion des achats Gestion des commandes Information / items Contrôle de l’inventaire Information / fournisseurs Comptes-payable Services bancaires Comptes-recevable Dans un système ERP, peu importe l’endroit où l’information est saisie, celle-ci sera toujours accessible par les différents intervenants impliqués dans les processus d’entreprise. Dans le cas de la partie ACHAT. Les trois modules impliqués sont: Inventaire / Achats / Payables. La relation entre les modules inventaire et achat consiste à transférer les informations sur les items au niveau du module des achats, de telle sorte que l’acheteur n’a pas à quitter le module d’achat pour consulter le module d’inventaire. De la même manière, l’information des fournisseurs sera accesible à partir du module des achats, ainsi que du module inventaire. Grand livre Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Traitement et rapport de fin de mois Validation de la liste de valeur d’inventaire avec le solde du compte de contrôle au grand-livre; Lorsque les vérifications sont terminées, il est préférable de verrouiller la période fiscale afin d’éviter de reporter des transactions oubliées ou reçues sur le tard; Archiver les rapports de journaux de report afin de conserver les pistes de vérification: Soit sur support papier; Soit sur support électronique; Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Sommaire: Les fonctions de base d’un module de gestion des inventaires; Les points à considérer au moment de la configuration des fichiers maîtres; Intégration entre les différents modules; Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Informations supplémentaire et cas d’applications Manuel de références; Fichier “PDF” contenu dans les modules d’Accpac; Toutes documentations relatives aux contrôles des inventaires. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.