Groupes Retrouvez vos repères Vos premiers pas dans les Groupes Allez plus loin Rejoignez votre premier Groupe Depuis votre messagerie Outlook 2016, recherchez directement les groupes existant déjà dans votre entreprise en cliquant sur Parcourir les groupes et rejoignez-les en un clic ! Créez votre propre Groupe Créez votre groupe de travail pour coordonner les échanges au sein de votre équipe ou autour d’un projet ! Pour cela dans l’onglet Accueil, cliquez sur Nouveau groupe Avec Outlook 2016 Astuce ! Les groupes les plus utiles sont suggérés par défaut. Faites une recherche par mots-clés pour trouver le ou les groupes qui vous intéressent. Veillez à nommer votre groupe de façon explicite afin qu’il soit facile à trouver par vos collaborateurs. En pratique Outlook vous informe de la disponibilité de votre nom de groupe. Remarquez que l’adresse e-mail de votre groupe se crée automatiquement. Attention ! Évitez les accents dans le nom du groupe pour obtenir une adresse e-mail « propre ». En pratique Distinguez groupe privé et groupe public : les groupes publics sont accessibles à tous et l’inscription est automatique dès que vous cliquez sur Rejoindre. les groupes privés sont restreints et une demande d’accès est envoyée à l’animateur du groupe lorsque vous cliquez sur Rejoindre. Ajustez les paramètres de confidentialité Choisissez de créer un groupe Public si vous ne comptez pas partager d’informations confidentielles et que votre groupe peut être utile à tous. Créez un groupe Privé si vous souhaitez garder le contrôle sur les inscriptions des membres. Bonne pratique Ne forcez pas l’abonnement des membres pour ne pas « polluer » leur messagerie ; En bas du formulaire de création de votre groupe, laissez la case suivante décochée. Retrouvez vos repères Retrouvez EMS Conseil sur Vous recevez alors un e-mail vous confirmant votre inscription.

Naviguez dans votre Groupe Centralisez vos échanges Partagez avec votre Groupe Vous êtes dans Outlook donc vous vous repérez rapidement : retrouvez tous vos groupes à gauche dans le volet des dossiers. Échangez efficacement Centralisez tous les échanges avec vos collaborateurs sur un même sujet grâce à l’adresse e-mail du groupe : démarrez de nouvelles conversations depuis le groupe. Partagez des documents Utilisez l’espace de stockage partagé Fichiers en ligne pour enregistrer les documents de votre projet et faciliter la collaboration avec vos collègues ! Bonne pratique Repérez simplement les nouveaux messages dans le groupe grâce au chiffre bleu à droite du nom du groupe, comme dans votre boîte e-mail. Site Web EMS Conseil Un groupe fonctionne comme un contact : envoyez un message depuis votre messagerie et mettez l’e-mail du groupe en copie en tapant son nom pour le retrouver. L’e-mail envoyé apparaît alors dans les conversations du groupe ! Vous pouvez ensuite y créer des documents en cliquant sur Nouveau ou bien en ajouter depuis votre PC en faisant glisser vos documents directement dans la fenêtre. Les fonctionnalités de l’onglet Accueil changent lorsque vous cliquez sur un groupe, vous pouvez alors : créer une Nouvelle conversation avec les membres du groupe Ajouter des membres et les inviter à rejoindre le groupe accéder aux Fichiers et au Bloc-notes du groupe Site Web EMS Conseil Retrouvez vos conversations Utilisez le moteur de recherche du groupe pour retrouver n’importe quelle discussion en quelques secondes ! Astuce ! Synchronisez vos documents de groupe sur votre PC pour y accéder facilement même sans connexion à partir de votre explorateur Windows ! En pratique Tapez votre mot clé. La recherche est tellement puissante qu’elle s’effectue aussi dans le contenu des pièces jointes. En pratique Recevez une notification dans votre messagerie à chaque nouvelle actualité du groupe (nouvelle conversation, nouveaux membres, nouvelle invitation etc.) en vous abonnant. Partagez des notes Prenez des notes en commun avec votre équipe pour partager infos et bonnes idées avec votre groupe. Communiquez avec l’extérieur Si l’animateur du groupe a autorisé la fonctionnalité pour recevoir des messages de l’externe, communiquez l’e-mail de votre groupe à des personnes externes à votre société et centralisez tous les messages concernant votre projet. Cliquez sur le nom du groupe pour récupérer son adresse e-mail. Astuce ! Modifiez vos notes de groupe sur votre PC pour y accéder facilement même sans connexion ! Astuce ! Cliquez droit sur le nom de votre groupe pour l’Ajouter aux favoris… : il s’ajoute à vos favoris en haut à droite de votre messagerie pour y accéder plus facilement ! Bonne pratique Pour indiquer à l’expéditeur que vous avez lu son message ou que vous êtes d’accord avec lui, un simple Like en bas du message reçu suffit ! Attention ! Votre bloc-notes de groupe et vos documents ne sont partagés qu’avec les membres du groupe en interne.