gfc-Compta Module GBCP de gestion des comptabilités Présentation de l’application / Support de formation Référence Cocktail-GFC-Comptabilités-Présentation.ppt Type de doc Support présentation/formation Version v1.2 – 08.12.2016 Historique V1.2 – 08.12.2016 : slides 63,172 v1.1 – 01.12.2016 : améliorations diverses v1.0 - 27.11.2016 : Initialisation document VERSION EN COURS AU 22/03/2017

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Sommaire Présentation générale Journal Paiements Recouvrements Visa Impressions Administration Outils Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Présentation générale Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Présentation générale gf-Compta est le module de comptabilité générale et budgétaire de la sphère GFC. Il est le remplaçant du module Maracuja pour la GBCP. Il contient les fonctionnalités suivantes : Visa Demandes de paiements et titres de recettes Paiements Demandes de versements/ DP Paiements par virements au format SEPA/ Par caisse Recouvrements Rapprochements titres/encaissements Génération de fichiers de prélèvements SEPA (échéanciers), de lettres de relances Gestion des comptabilités Générale et Budgétaire Opérations diverses Demandes de comptabilisation Demandes de correction Demandes de prise en charge (lien aux autres sphères) Emargements Restitutions Compte financier (contrôles et éditions), éditions comptables (Balances, Grand livre, etc.) Génération des fichiers pour l’infocentre EPN Référentiels comptables Plan de compte, modes de paiement, mode de recouvrement, codes de gestion Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Habilitations Les droits d’accès aux fonctions de gfc-Compta sont définis dans gfc-Admin. Pour chaque utilisateur, les droits sont définis par fonction. Pour certaines fonctions, les droits sont limités par exercice et par code de gestion. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Les habilitations de l’ordonnateur Accès application Consultation écritures Impressions : Journal , Grand livre , balance Plan comptable Situation des dépenses par fournisseur Demande de comptabilisation : création/validation selon délégation Demandes de correction :création/validation selon délégation Demandes de prise en charge : visa ordonnateur selon délégation Outils Recherche Suivi dépenses/recettes Paiements Demandes de versement ordonnateur Visa / réimputation Recherche des demandes de paiement Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Choix de l’exercice Choisir l’exercice sur lequel on veut travailler Accès également possible par le menu : Type : Un seul exercice de type "Trésorerie" (exercice ouvert sur lequel on peut passer des écritures de trésorerie). Les autres sont de type "Comptable". / Réimputations Statut : Préparation : on ne peut faire que des opérations d’administration (gestion des droits, etc.) et saisir un budget. Ouvert : on peut saisir toutes les opérations (dans la limite du type défini). Restreint : certaines opérations ne sont plus permises (paiements, recouvrements, balance d'entrée ; correspond à la période d'inventaire entre le 01/01/N+1 et la clôture de l’exercice N). Clos (après le compte financier) : on ne peut que consulter les données de l’exercice. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Accès aux fonctionnalités Les mêmes fonctionnalités sont accessibles via le menu ou les boutons Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Journal Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Menu 'journal' Le menu "Journal" permet de gérer des opérations impactant la comptabilité générale et/ou la comptabilité budgétaire. Ecritures : Comptabilité générale Emargements : Comptabilité générale Demandes de prise en charge (des écritures de paye) : Comptabilité générale et budgétaire Demande de comptabilisation : Comptabilité générale pour les opérations non budgétaires Demande de correction : comptabilité générale et/ou comptabilité budgétaire NON LIVRE Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Ecritures : Recherche Le premier écran de la fonctionnalité est un écran de recherche. A partir de cet écran, on peut créer une nouvelle écriture ou déclencher une action sur une écriture existante. De nombreux filtres peuvent être saisis avant de lancer la recherche avec la loupe. Nouveau : création d’une nouvelle écriture. Annuler : contrepassation d’une écriture (l’annulation des émargements peut être nécessaire au préalable). Rectification : génération d’une écriture rectificative. Emargement : bascule vers l’écran de gestion des émargements, pour l’écriture sélectionnée. Nv Emargement : création d’un émargement (le reste à émarger doit être > 0 et le compte défini comme émargeable dans le plan de comptes). Export : export de l’écriture vers Excel. Reste : contrôle le reste à émarger. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

LES ECRITURES VISIBLES Ecritures saisies manuellement , mais aussi toutes les écritures automatisées de la chaîne de la Dépense: EXEMPLE 1 DP Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta EX 2 : SERVICE FAIT Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

DANS QUELS CAS UTILISER JOURNAL ECRITURES EN SAISIE MANUELLE ? Usage très limité dès lors qu’il existe des journaux spécifiques pour les encaissements , les paiements , les demandes de comptabilisation , les demandes de prise en charge… Ecritures sans impact sur la trésorerie opérations de régularisation entre comptes de classe 5 opérations de régularisation entre comptes de bilan opérations mensuelles d’apurement des comptes de TVA Imputation d’avances ayant donné lieu à flux de trésorerie antérieur …. Ecritures de balance d’entrée Plusieurs types de journaux Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Ecritures : Saisie d’une écriture Cet écran permet la saisie d’écritures de comptabilité générale par l’agent comptable, hors comptes de charges et produits. Choisir le type de journal à alimenter : Choisir le type d’opération : Saisir le numéro d’écriture à émarger. Si l’écriture n’est pas trouvée, ou comprend plusieurs lignes avec la même imputation, l’écran 'Emargement' s’ouvre pour sélection de la ligne à émarger. Le numéro de l’opération peut être saisi. La liste des opérations est également accessible pour faciliter la saisie. Cliquer sur (+) pour ajouter des lignes. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

ECRITURES : ANNULATION D’ÉCRITURE Les écritures en lien avec un objet de gestion ne peuvent pas être annulées. Le bouton "Annuler" ne sera alors pas accessible. L’écriture annulée est contrepassée en comptabilité. L’écriture initiale et son écriture d’annulation peuvent être émargées entre elles automatiquement. Il est possible d’annuler une écriture si elle n’a pas fait l’objet d’émargements. Il faut annuler les émargements éventuels avant d'annuler une écriture. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

ECRITURES : RECTIFICATION D’ÉCRITURE Les écritures en lien avec un objet de gestion ne sont pas modifiables. Le bouton "Rectifier" ne sera alors pas accessible. Ajout et suppression de mouvements au débit et au crédit. L’écriture de correction doit concerner au moins un compte mouvementé dans l’écriture. Seuls les comptes de classe différente de 6 et 7 autorisés pour le journal sont saisissables. Ecriture générée Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Ecritures : Export Excel écriture Une écriture peut être exportée vers Excel. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Gestion des émargements L’émargement consiste à associer deux écritures : on parle également de lettrage : action manuelle réservée aux écritures sans impact budgétaire Accès à l’écran de recherche des émargements La loupe permet de Visualiser les émargements déjà réalisés Possibilité de saisir un nouvel émargement : NOUVEAU Possibilité de Supprimer des émargements existants (sauf s'ils ont été créés automatiquement) Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Ecritures : Saisie d'un émargement Dans l'écran de gestion des écritures, sélection d'une écriture Sélectionner le compte concerné L’écran d’émargement s’ouvre avec la liste des mouvements en attente d’émargement On peut filtrer les écritures dans lesquelles le mouvement à émarger doit être recherché. On sélectionne parmi les mouvements affichés ceux qui doivent être émargés avec le mouvement présenté dans le cadre du haut. Il est possible de faire des émargements partiels (débit <> crédit). Dans ce cas, il y aura un reste à émarger. Un numéro d’émargement est attribué . Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Ecritures : Vérification du reste à émarger Vérification et éventuelle correction du reste à émarger du détail d'une écriture Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

ANNULATION D’ÉMARGEMENT Les émargements manuels peuvent être annulés. Rappel : Annulation obligatoire si l’écriture doit être annulée Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Demandes de prise en charge – Intégration des écritures de paie issues de grh retour de paie New GBCP La demande de prise en charge (DPC) est un objet de gestion créé pour pouvoir récupérer les brouillards d’écritures générés par les applications de paye de la sphère GRH. Une DPC génère des écritures de comptabilité générale ET de comptabilité budgétaire. La DPC est validée dans les modules RH (grh-Paye ou ghr-Retour-Paye) ; il n’y a pas de validation dans gfc-Compta mais uniquement le visa comptable. Le comptable peut viser ou rejeter la DPC. Le visa entraine la création des écritures de CG et CB. Le rejet est visible dans le module source ; il faudra alors renvoyer la DPC après modification dans le module source. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Demandes de prise en charge - Recherche (1/2) New GBCP L’écran de gestion des DPC permet de rechercher et visualiser les brouillards d’écritures de compta générale et compta budgétaire générés par l’application de paye : grh-Paye ou grh-Retour-Paye, puis de viser la DPC. La DPC est validée par l’ordonnateur dans le module source. Visa d’un DPC Origines possibles : Tous PAF Paye Filtre sur Etat Tous Validé Visé Rejeté Par l’AC Suite au visa, les onglets « Brouillard » sont remplacés par des onglets « Ecriture » Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Demandes de prise en charge - Recherche (2/2) New GBCP Brouillard / Ecritures de Comptabilité Générale Brouillard / Ecritures Comptabilité Budgétaire Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Demandes de comptabilisation : Principe New GBCP La demande de comptabilisation matérialise l’ordre donné par l’ordonnateur à l’agent comptable de comptabiliser une écriture d’ordre non budgétaire impactant la comptabilité générale constatation des amortissements, provisions, admissions en non valeur , annulations ,,,etc.). Flux de la DC Saisir L’agent comptable ou l’ordonnateur crée un brouillard d’écriture ; la DC peut être enregistrée même si l’écriture n’est pas équilibrée, par contre celle-ci devra être équilibrée au moment de la soumission de la DC pour validation. La DC doit être validée (ou rejetée) par la personne ayant le droit DCVALID (soit l’ordonnateur, soit l’agent comptable). Si la DC est rejetée, elle doit être modifiée avant une nouvelle soumission. L’agent comptable peut ensuite viser ou rejeter la DC. Le visa entraine la génération des écritures en CG Une DC rejetée devra être modifiée avant d’être à nouveau soumise pour Visa. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Demandes de comptabilisation - Recherche New GBCP Type opération : liste définie préalablement en BDD Filtre sur Etat Tous À valider / Validé / Rejeté par l’ordo Visé / Rejeté Par l’AC Actions possible sur une DC Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Les cas d’utilisation de la demande de comptabilisation Admissions en non valeur et remise gracieuse Confirmation de pénalité sur marché Ecarts de change Emission d’un escompte au moment de l’émission d’un titre Intégration de biens remis en dotation ou affectation Intégration de travaux : mise en service Ecritures de variation de stock Charges constatées d’avance Produits constatées d’avance Production immobilisée Réduction et annulation de titre Sorties actif non totalement amorties Charges à payer passifs sociaux Dépenses sans EJ - CAPAC Dotations aux amortissements et provisions- dépréciations Reprise sur provisions Produits à recevoir Ecritures de variation de stock …. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Demandes de comptabilisation : Saisie New GBCP La saisie d’une demande de comptabilisation se fait en cliquant sur le bouton "Nouveau". Le journal est proposé par défaut en fonction du type d’opération, mais il est modifiable Une fois le brouillard saisi, l’enregistrement va permettre d’affecte un n° à la DC, ainsi que l’état qui seront affichés à droite de l’écran Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Demandes de comptabilisation : Modification New GBCP Tant que la demande de comptabilisation est à l’état saisie en cours, celle-ci est modifiable via le bouton « Editer ». Modification directement sur les lignes saisies, ou via l’ajout / suppression de ligne Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Demande de comptabilisation - validation Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Demande de comptabilisation : visa Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Demandes de correction New GBCP Principe : La demande de correction permet de modifier les écritures de comptabilité générale et/ou comptabilité budgétaire liées à un objet de gestion. Il faut sélectionner l’objet de gestion (exemple SF), ainsi que l’évènement associé à cet objet de gestion (exemple certification SF) pour accéder aux écritures de CG et/ou CB. La correction se fait par ajout d’écritures de CG et/ou CB, qui seront associées à l’événement. En cas de correction d’écriture de comptabilité budgétaire, une nouvelle consommation sera enregistrée sur l’exercice. Exemple d'utilisation : réimputation titre ou réimputation dépense Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Paiements Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Menu "Paiement" Ce menu permet de gérer : les demandes de versement Les avances et retenues - Les paiements Fichiers de virement au format national Fichiers de virement au format SEPA Ecritures de paiement par chèque Ecritures de paiement 'caisse‘ Dans la gestion des paiements Non opérationnel Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Gestion des demandes de versements (1/4) La demande de versement est émise à l’initiative de l’ordonnateur ou de l’agent comptable. Elle constitue le support des mouvements de trésorerie liés aux opérations de trésorerie pour compte propre ou pour compte de tiers (ex bourses de mobilité) : elle remplace l’ordre de paiement (OP) La demande de versement (DV) permet d’initier un paiement sans impact en comptabilité budgétaire. La DV est réservée aux opérations pour compte de tiers. La DV est ensuite disponible dans la transaction de gestion des paiements. Ecran de gestion des DV : - Création - Modification - Suppression - Validation - Visa ? - Edition Le comptable peut valider les DV créées par l’ordonnateur. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Gestion des demandes de versements (2/4) Le mode de paiement détermine le compte mouvementé au crédit. Ajout des comptes à mouvementer au débit à sélectionner avec le bouton (+). Des lignes de contrepartie peuvent être supprimées (-). Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Gestion des demandes de versements (3/4) Si la demande de versement a été créée par un ordonnateur, elle est à l’état "ORDONNATEUR" et doit être validée avant de pouvoir être visée par l’Agent Comptable. Le visa n’est accessible que pour les modes de paiement ne générant qu’une écriture et pas de paiement. Si le droit 'Demandes de versement' n’est pas défini dans gfc-Admin, la demande de versement est créée à l’état "ORDONNATEUR". Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Gestion des demandes de versements (4/4) Il est possible d’imprimer plusieurs demandes de versement en une fois (sélection multiple dans la liste). Il est même possible de sélectionner des demandes visées et d’autres non visées. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Gestion des paiements – Nouveauté GBCP New GBCP Nouveauté GBCP : Le paiement d’une demande de paiement (DP) a un impact en comptabilité budgétaire (consommation de CP). Le paiement d’une demande de versement (DV) n’a pas d’impact en comptabilité budgétaire. La consommation de CP se fait sur les axes budgétaires de la DP. Un 1er message d’avertissement, sur la disponibilité des CP sur les axes d’imputation de la DP, est visible lors du visa de la DP. Lors du paiement, le contrôle est effectué sur les CP disponibles au niveau établissement. Si les CP sont insuffisants le paiement est rejeté. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Gestion des paiements - recherche L’écran de gestion des paiements permet : Des actions sur les paiements déjà réalisés La création d'un nouveau paiement à partir : d’une demande de paiement d’une demande de versement Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Génération d’un paiement (1/2) Etape 1 : Sélection du type de paiement. 2 formats pour les virements : - BDF : national - SEPA Entre parenthèses, le nombre de demandes de paiement et demandes de versement disponibles pour un paiement. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Rappels des modes de paiement Seuls les modes de paiement par virement , caisse ou chèque , mouvementent la comptabilité budgétaire à ce jour.Le mode de paiement 90 est à proscrire – utiliser le mode 84 Le mode chèque est associé à plusieurs types d ’écritures (contournement ) : Prélèvement paie Prélèvements automatiques sur compte bancaire Virements étranger APOREMB Régularisation DPAO Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Génération d’un paiement (2/2) Etape 2 : Sélection des éléments objet du paiement Sélection des demandes de paiement et des demandes de versement à payer Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Paiement par virement (1/2) Etape 3 : Génération du paiement Pour la génération des fichiers de virements, possibilité de fusionner les lignes : Par rib Par rib et facture. Message à venir avec le n° d’émargement généré Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Paiement par virement (2/2) Etape 4 : Récupération du fichier de paiement Une fois le fichier des virements généré, possibilité de l’enregistrer et d’imprimer les états liés au paiement. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Paiement par chèque - Par défaut, cette case est cochée : l’écriture générée mouvemente un seul crédit, pour le total des montants des chèques. - Si la case est décochée, l’écriture générée comporte autant de mouvements au crédit qu’il y a de paiements. VEILLER A NE SELECTIONNER QUE LES PAIEMENTS QUE VOUS SOUHAITEZ FAIRE : décocher les autres Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Sélection des elements a payer Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Regénération d’un paiement Possibilité de fusionner les lignes : Par rib Par rib et facture Une fois la regénération lancée, possibilité d’enregistrer le fichier et d’imprimer les différents détails concernant le fichier et les paiements. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Numérotation des paiements Permet de relancer la numérotation du paiement et générer les émargements suite à un incident lors la génération du paiement. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

IMPACT DES PAIEMENTS DE DP DANS LA COMPTABILITE BUDGETAIRE Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Recouvrements Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Menu Recouvrements Ce menu permet de gérer les créances / recettes de l’établissement : La gestion des mandats SEPA SDD et de leurs échéanciers Le prélèvement des échéances SEPA SDD et les rejets La recherche des encaissements et la saisie des encaissements non automatiques Les rapprochements des titres et encaissements générant un impact en comptabilité budgétaire La gestion des relances La saisie des bordereaux de chèques Non utilisés Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Encaissements - Principe New GBCP Le rapprochement d’un encaissement et d’un titre doit avoir un impact budgétaire. Il ne s’agit donc plus seulement d’émarger 2 écritures mais bien de rapprocher 2 objets identifiés. Nouvel objet de gestion "Encaissement" avec plusieurs sources : Saisie manuelle dans le menu Encaissement Visa d’un bordereau de scolarité Prélèvement SEPA d’une facture de gfc-Recettes Visa d’un bordereau de chèque (fonctionnalité non fournie) Prélèvement Litchi (écritures automatiques non fournies) Nouveau menu de saisie d’un Encaissement : Calqué sur la saisie d’une écriture dans Maracuja (même nombre de champs obligatoires). Possibilité de saisir des informations complémentaires (Tiers payeur, n° titre, n° facture). Toute saisie d’encaissement doit maintenant passer par ce menu sous peine de ne pas pouvoir être reconnu comme tel et donc ne pas pouvoir être rapproché. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Encaissements – Ecran recherche New GBCP Encaissements – Ecran recherche Cet écran permet de Visualiser les encaissements et leur détail (dans un 2nd écran) Accéder à la saisie d’un nouvel encaissement Source : Encaissement = Encaissement saisi manuellement Visa droits universitaires = Bordereaux de scolarité visés Recouvrement = Échéances prélevées Virement Numéraire Carte bancaire Chèque Autre Actions : Création d'un nouvel encaissement Consultation/Modification d'un encaissement existant Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Encaissements - Détail New GBCP Bouton permettant d’afficher le détail d’un encaissement Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Encaissements - Saisie New GBCP Saisie d’un encaissement Soit avec un simple impact en trésorerie (opération pour compte de tiers), soit avec impact budgétaire Possibilité de saisir des infos sur la recette qui faciliteront le rapprochement Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Rapprochement- Principe New GBCP Le rapprochement d’un encaissement et d’un titre doit avoir un impact budgétaire. Il ne s’agit donc plus seulement d’émarger 2 écritures mais bien de rapprocher 2 objets identifiés. D’un point de vue comptable, le rapprochement est réalisé entre 2 détails d'écriture : La contrepartie du titre : Titre Visa CTP, débit classe 4 La contrepartie d’un encaissement budgétaire : Encaissement CTP, crédit classe 4, sur compte non typé « compte d’opération pour compte de tiers » Une écriture de comptabilité budgétaire est alors enregistrée pour le montant du rapprochement, sur l’axe budgétaire (EB, origine, nature, opération) déterminé dans le titre. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Rapprochement- Saisie New GBCP La saisie d’un rapprochement se fait via la sélection d’un titre et d’un encaissement A partir de la sélection d’un titre Affichage de la liste des encaissements avec même compte, même code de gestion et montant ≥ montant restant à émarger. Ne sont pas proposés les encaissements sur compte de tiers. A l’heure actuelle, on ne peut rapprocher que 2 écritures comptabilisées sur le même compte En sélectionnant « Balance d’entrée », toutes les lignes d’écritures au crédit 4 du journal de BE sont affichées. . Réinitialisation de la liste Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Rapprochement- Saisie suite New GBCP Le rapprochement génère : une écriture de comptabilité budgétaire l’émargement des comptes de tiers Cas des encaissements sur 4718, recettes à classer : Encaissement n° 1 réalisé avant communication/identification du titre L’imputation est faite en 4718, L’encaissement doit être ré imputé sur le 411 pour pouvoir être rapproché du titre. Saisie d’un nouvel Encaissement n° 2 (à valider) : débit 4718 et crédit 411 Puis émargement du 4718 avec l’encaissement n°1 (via la fonctionnalité actuelle d’émargement). A compter de fin avril le rapprochement direct des comptes 4718 et 4111 sera possible avec passation automatique des écritures Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Rapprochement- Recherche New GBCP L’écran de recherche permet de retrouver un rapprochement suivant différents critères de recherche et afficher le détail de celui-ci : Le titre L’encaissement L’émargement Les écritures de comptabilité budgétaire A partir de cet écran on pourra annuler un rapprochement. ( non disponible) Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

IMPACT DES RAPPROCHEMENTS DANS LA COMPTABILITE BUDGETAIRE Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Menu 'Visa' Le menu 'Visa' permet de viser : les Demandes de paiements issues de gfc-Dépenses et gfc-Missions les titres issus de gfc-Recettes les recettes issus des applications de scolarité Il permet aussi de rechercher les demandes de paiement dans un écran dédié. Non utilisé Les applications de paye ne génèrent plus de bordereaux à viser mais des demandes de prise en charge ayant un impact en comptabilité générale et en comptabilité budgétaire. Ces demandes de prise en charge sont traitées via le menu 'Journal'. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta New GBCP Visa des dépenses (1/4) Sélection des Demandes de paiement à viser, par mode de paiement, Entité budgétaire, Fournisseur, Tiers à payer, montant et date d’échéance. Les demandes de paiements peuvent correspondre à des DP liées à des EJ, des DP directes, des DP de missions, des avances sur missions ou des DP d’avance. Elles sont visées une par une . Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta New GBCP Visa des dépenses (2/4) 5 onglets pour présenter les informations de la DP sélectionnée : La facture Les déductions Les services faits et les écritures associées Le brouillard d’écriture du visa Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta VISA DE LA DÉPENSE (3/4) CONTRÔLE DE L’IMPUTATION – UNE FOIS SÉLECTIONNÉE L’ÉCRITURE DE SF : OUVERTURE D’UNE FENETRE DONNANT LE DETAIL DE L’ECRITURE Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta New GBCP Visa des dépenses (4/4) Les comptes de contrepartie et de TVA sont déterminés : en priorité en fonction des paramétrages du mode de paiement, si le paramétrage est absent pour le mode de paiement, en fonction des paramètres saisis sur le compte de la dépense. Les boutons (+) et (-) permettent d’ajouter ou supprimer une ligne de contrepartie (le compte de dépense n’est pas modifiable). 1 Si une contrepartie est supprimée, elle reste dans la liste mais apparait barrée. L’écriture est équilibrée : montants en vert. Affichage du message paramétrable Au visa, l’émargement du 408 est automatique. Une fois traitée, la DP disparaît de la liste des DP à traiter. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta New GBCP Visa des recettes (1/4) Types de Titre : Recette Réduction Avance (à venir) Le visa des recettes se fait en plusieurs étapes / TITRE PAR TITRE . Etape 1 : sélection des titres à traiter. Si le titre est rattaché à une opération non validée administrativement, les écritures ne seront pas associées à l’opération. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Visa des recettes (2/4) New GBCP Etape 2 : Les titres ou recettes à rejeter sont décochées. Les motifs de rejet sont saisis obligatoirement. Vu la non livraison du module de correction , le rejet et obligatoire dans les cas suivants: Erreur nature budgétaire/origine/code opération/imputation comptable Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta New GBCP Visa des recettes (3/4) Etape 3 : validation de l’écriture. Des comptes de contrepartie peuvent être ajoutés et supprimés. Le compte de produit n’est pas modifiable. Etape 4 : récapitulatif et visa définitif. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Visa des recettes (4/4) New GBCP A la validation définitive du visa, les numéros de pièces générées sont indiquées. Dans les premières versions du module, L’accès aux éditions définitives est aléatoire "Outils / Suivi des dépenses & recettes". Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Recherche des Demandes de Paiement New GBCP Recherche des Demandes de Paiement Cet écran permet de : Modifier une DP avant visa : modifier le RIB, le mode de paiement ou la date d’échéance Annuler le visa d’une DP non payée : non implémenté Pour l’instant sélection impossible par le numéro Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Possibilite à partir de ce menu de Modifier le mode de paiement Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Impressions Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Menu Impression Le menu "Impressions" permet de générer les différents états relatifs à la comptabilité générale. Non livrées Non livrées Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Edition du Journal Journal général Journal des annulations/rectifications Journal balance d’entrée Journal grand livre des valeurs inactives 2 modèles : Avec décalage débit / crédit Avec libellés de comptes Niveaux possibles Agrégé (Etab + SACD) Etablissement SACD UB Les niveaux proposés dépendent des droits de l’utilisateur. Exemple : pour avoir accès au niveau Etablissement, il faut avoir des droits sur tous les codes de gestion de l’établissement. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

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Edition du Grand livre (1/2) Agrégé (Etab + SACD) ou Etablissement ou SACD ou UB pdf 4012 : compte 4012 uniquement 4012, 421 : compte 4012 + compte 421 4* : compte de la classe 4 44* : compte du chapitre 44 18-221 : tous les comptes entre 18 et 221 40*,441-449 : compte du chapitre 40 + comptes entre 441 et 449 Tri par numéros, libellés, montants Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Edition du Grand livre (2/2) Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Edition de la Balance (1/2) Balance des opérations de l’exercice OPE Balance générale (compte/Ub) Balance générale consolidée (comptes /ets) Balance récapitulative des comptes du grand livre (par classe de comptes) Balance auxiliaire (tiers/comptes de classe 4) Balance des comptes de valeur inactive (sans objet) Pour Balance des opérations : choix entre opérations budgétaires / non budgétaires. - Agrégé (Etab + SACD) - Etablissement - SACD - UB Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Edition de la Balance (2/2) Exemple : Balance auxiliaire Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Etat de développement des soldes 3 modèles Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Exemple : modèle avec émargement Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Edition des émargements L’émargement consiste à associer «  lettrer » 2 écritures sans impact budgétaire L’état liste, pour le compte sélectionné, les émargements réalisés et le reste à émarger. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Menu Impressions diverses Le menu "Divers …" met à disposition plusieurs états et éditions. Beaucoup ne sont pas disponibles ce jour Non livré Non livré Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Impressions / Divers / Plan Comptable Permet d’obtenir que les comptes actifs Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Modes de paiement- valides Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Impressions / Divers / Journal de TVA Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Tva déductible - justifications Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Tva collectee 22/03/2017 - Edition livrée «  buggée » : ne prend pas en compte les titres recouvrés/ prend en compte la tva collectée d’avance Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Impressions / Divers / Journal Divisionnaire New GBCP Impressions / Divers / Journal Divisionnaire Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Administration Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Menu 'Administration' Le menu 'Administration' permet de définir les référentiels comptables et d'intégrer le calendrier de la Banque de France (utilisé pour les virements et prélèvements). Non livré Non livré Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Administration des codes de gestion (1/2) Pour chaque UB créée dans l’organigramme budgétaire, un code de gestion strictement identique doit être créé. Sur les codes de gestion identifiant des SACD, des comptes de liaison doivent être saisis (les codes de gestion sur lesquels aucun compte n’est saisi ne sont donc pas des SACD). Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Administration des codes de gestion (2/2) Il est possible de créer des regroupements de codes gestion. Exemple : regroupement du CFA avec l’établissement. Ces regroupements seront utilisables dans certaines restitutions. Exemple d’édition permettant d’exploiter les niveaux de regroupement de codes de gestion Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Gestion du plan comptable (1/5) Il est possible de filtrer les comptes avec une partie de leur n° ou de leur libellé. Suppression possible si le compte n’a pas été utilisé sur l’exercice. L’état du compte est modifié avec les boutons 'Activer' et 'Désactiver'. Un compte désactivé ne peut être utilisé ni en préparation du budget ni en comptabilité générale. Le niveau du compte correspond à son nombre de chiffres. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Gestion du plan comptable (2/5) Pour chaque compte, les données de la liste sont saisissables dans la fiche détail accessible par les boutons 'Nouveau' ou 'Modifier'. Les données de type 'contrepartie' sont saisies directement dans l’onglet (à la différence des autres informations saisissables via le bouton 'Modifier' ou 'Nouveau'). Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Gestion du plan comptable (3/5) Pour créer un compte, sélectionner le compte parent (à subdiviser) et cliquer sur ‘Nouveau’. Les données sont pré-renseignées à partir des données du compte parent. Emargement : le compte pourra-t-il être émargé manuellement ? Nature : le compte est-il un compte de dépense, de recette ou de tiers ? Budget par nature : Obsolète Solde fin d’exercice : contrôle de cohérence à effectuer en fin d’exercice. Ces contrôles sont lancés via le menu Outils / Compte financier – Etape : Vérification des soldes. Compte de BE : numéro de compte sur lequel sera créée l’écriture de Balance d’Entrée pour ce compte (exemple : 4011 pour le compte 4012). A indiquer seulement si différent du compte. Compte d’opération pour compte de tiers : ces comptes sont soumis à des règles spécifiques et sont utilisés pour le tableau budgétaire de suivi des opérations pour comptes de tiers. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Gestion du plan comptable (4/5) Journal Exercice : le compte est-il saisissable dans une écriture manuelle dans le journal de l’exercice ? Journal balance d’entrée : le compte est-il utilisable dans une écriture manuelle de balance d’entrée ? Compte d’amortissement : pour les comptes d’immobilisation, renseigner le compte d’amortissement qui sera proposé par défaut dans gfc-Immos. Le libellé de ce compte d’amortissement est automatiquement présenté. Durée d’amortissement : durée par défaut de l’amortissement. Cette durée sera proposée dans gfc-Immos. Nature : En dépense ou en recette, précise les natures pour lesquelles le compte sera utilisable en exécution budgétaire. Un bon paramétrage des natures prévient les mauvaises utilisations : les comptes de classe 6 ne doivent pas être autorisés pour la nature Investissement par exemple. Il est important de bien paramétrer les classes et chapitres pour que ces paramétrages corrects soient proposés lorsque des comptes de subdivisions sont créés. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Gestion du plan comptable (5/5) Compte de facture non parvenue : ce compte est utilisé pour l’écriture de valorisation du Service Fait (certification) Compte de tiers (Contrepartie) : compte par défaut à utiliser sur l'écriture de contrepartie tiers lors de la prise en charge (visa) comptable des demandes de paiement ou des titres. Si le mode de paiement de la DP ou le mode de recouvrement du titre est associé à un compte de contrepartie tiers, c'est ce dernier qui est prioritaire sur celui associé au compte de dépense/recette (1,2,6,7). TVA : compte de TVA qui sera utilisé si aucun compte de TVA n’est défini au niveau du mode de paiement. Code gestion pour la contrepartie : code de gestion de l'écriture de contrepartie - Si "AGENCE" est sélectionné, alors l'écriture de contrepartie est associée au code de gestion de l'agence comptable. - Si "COMPOSANTE" est sélectionné, alors l'écriture de contrepartie est associée au code de gestion correspondant à la composante (UB) de la dépense/recette. Type : renseigné par le système en fonction de la classe du compte. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Gestion des modes de paiement (1/2) Pour chaque mode de paiement, on peut définir des paramètres qui seront utilisés lors des générations comptables liées aux visas comptables et aux règlements. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Gestion des modes de paiement (2/2) Domaine : choix entre Virement, Chèque, Caisse, Interne, Autre. - Certaines données sont obligatoires ou facultatives en fonction du domaine renseigné. - Les mandats et ordres de paiement qui utilisent les modes des domaines Virement, Chèque et Caisse peuvent être payés après avoir été visés, via l’écran "Gestion des paiements". - Les écritures D4 / C5 sont générées automatiquement lors des paiements réalisés à partir de modes de paiement des domaines 'Chèque' ou 'Caisse'. - Les mandats qui utilisent les autres modes de paiement ne sont pas payés, ils sont seulement visés. Paiement HT au fournisseur : Indique si le mode de paiement implique un paiement HT au fournisseur. Valeur 'Oui' : donnée 'Compte de TVA au crédit' obligatoire ; écritures automatiques sur la TVA Intra-communautaire (4452) lors de la prise en charge des DP, notamment pour le paiement des DP via SEPA pour les fournisseurs d'Europe. Les modes de paiement peuvent être soit 'interne' soit 'virement'. Emargement semi-auto : obsolète en GBCP Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Gestion des modes de recouvrement Pour chaque mode de recouvrement, on peut définir des paramètres qui seront utilisés lors des générations comptables liées aux visas comptables et aux règlements. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Calendrier Banque de France (1/2) Le calendrier BdF indique les dates d’ouverture des systèmes de paiement interbancaires, qui permettent notamment l’exécution des virements. Il n’est pas obligatoire mais peut éviter des rejets de fichier par la DGFiP. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Calendrier Banque de France (2/2) Le fichier à importer est un fichier texte contenant une ligne par jour ouvré. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Paramétrage du bilan Définition des rubriques composant l’édition du bilan. Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Outils Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta Menu "Outils" Non livré Le menu "Outils" permet de : générer les fichiers à remonter à l’infocentre EPN paramétrer et générer la balance d’entrée de l’exercice réaliser le compte financier Partiellement livré Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Seule fonctionnalité accessible = suivi recettes Pour imprimer les titres et ordres de recouvrer Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta

Pour visualiser les écritures lies a un titre Cocktail GFC - Présentation du module GBCP gfc-Compta