Secrétaires de clubs LFH 27 août 2015 BRIEFING VADEMECUM

Ordre du jour - Partie 1 Gestion des membres Gestion des équipes Feuilles de match Arbitrage – rôle des clubs Documents utiles Gestion disciplinaire / juridique Facturation AG

GESTION DES MEMBRES – Affiliation Sous l’onglet inscription: nouveaux membres Zones obligatoires : nom, prénom, adresse, date de naissance, sexe, type de membre (compétitif, récréatif ou non joueur) et pour les séniors le niveau de qualification (on y reviendra dans la seconde partie de présentation). Compétitif = personne inscrite sur des feuilles de match ; Récréatif = membre pratiquant le hockey mais pas en compétition ; Non joueur = membre du club ne pratiquant pas le hockey mais faisant par exemple partie du comité. Zones optionnelles : téléphone, gsm, email, diplômes obtenus et fonctions ; Le numéro de maillot peut être mentionné et est ainsi repris directement sur la feuille de match ; En fonction de sa date de naissance, chaque membre est directement réparti dans une catégorie d’âge déterminée (de U7 jusqu’à Vétérans/Ladies),

Si à l’aide du nom, prénom et date de naissance d’un membre celui-ci est déjà dans notre base de données, une alerte apparaît. Le secrétaire doit réinscrire le membre si celui-ci n’est plus affilié à un autre club. Si le membre est bien affilié à un autre club, il devra d’abord être désaffilié de ce club.

GESTION DES MEMBRES – Désaffiliation Sous l’onglet « mes données », « membres », modifier => arrive sur cet écran et on clique sur « désaffilier ». Les membres peuvent être désaffiliés par le secrétaire du 1er juin au 30 septembre sans limite. Un membre peut introduire une demande de désaffiliation entre le 1er et le 30 juin de chaque saison par lettre recommandée à adresser au secrétaire général de sa ligue. La ligue désaffilie automatiquement ces membres.

FEUILLES DE MATCH – AVANT LE MATCH Avant chaque match les noms des joueurs, du staff et éventuellement des arbitres du club doivent être inscrits sur la feuille de match. Pour tous les matchs avec un arbitre national, un délégué au terrain doit être présent.

FEUILLES DE MATCH – AVANT LE MATCH Dans Dim@sports, les joueurs de la catégorie /disposant de la qualification correctesont proposés dans la colonne en haut à droite. Dans la colonne au-dessous, se trouvent les autres joueurs étant autorisés à jouer pour ce match. En outre, les joueurs disposant d’une dérogation peuvent être ajoutés via leur numéro d’affiliation. Toujours prévoir un capitaine et un GK Numéro des maillots si match de Division nationale arbitré par un arbitre national,

FEUILLES DE MATCH – APRES LE MATCH Immédiatement après le match, le résultat du match et les éventuelles cartes obtenues doivent être mentionnées sur la feuille de match. Si la rencontre a été arrêtée ou remise, cela doit être mentionné sur la feuille de match avec les raisons de cette interruption/remise. La validation de la feuille de match ne peut se faire que lorsque celle-ci est remplie entièrement. De toute façon, une validation automatique est réalisée le lundi matin à la fédération. Le club doit remplir complètement ses données afin de ne pas recevoir d’amende. Pour introduire une carte (jaune ou rouge), il faut cliquer sur la raison de la carte et ensuite la copier à côté du nom du joueur ayant reçu la carte. Pour supprimer une carte, il faut cliquer sur la carte et sur le « supprimer ». En cas d’erreur dans le score encodé sur la feuille de match, cela doit être mentionné à la Fédération dans les 5 jours suivant la rencontre avec la confirmation de l’adversaire. Si le délai n’est pas respecté, le score encodé reste valide.

ARBITRES – ROLE DES CLUBS 1. Rencontres arbitrées par des arbitres désignés par le comité d’arbitrage Paiement du défraiement par club visité 2. Rencontres non arbitrées par des arbitres nationaux Mineurs et (juniors)vétérans/Réserve/ Régional Dames: club visité fourni 2 arbitres Autres rencontres non arbitrées par des arbitres nationaux: chaque club fourni 1 arbitre U7/U8/U9: 1 arbitre fourni par club visité 3. Bonus/Malus Pour chaque match arbitré par un arbitre national -> club doit fournir 1 prestation équivalente. Pour chaque équipe jouant dans une division arbitrée par des arbitres nationaux -> club doit livrer un arbitre national 4. Compensation arbitrale: entre montant payé par club et coût moyen de la division. Défraiement = montant prestation + indemnité km (indiqué sur feuille de match)

DOCUMENTS UTILES - DEROGATIONS Dérogations Jeunes: Montantes: Nécessaires si jeune souhaite jouer dans 2 catégories supérieures (si U12 ou plus) / 3 catégories (si U11 ou moins) à la sienne. Documents à fournir à la ligue: attestation médicale + autorisation parentale. Descendantes: Possible uniquement si Club ne possède aucune équipe inscrite en compétition régionale dans la catégorie dans laquelle le joueur devrait être qualifié. Octroyées par la Commission Jeunes 1 joueur en U8/U9 / 2 de U10 à U14 / 3 de U16 à U19 Dérogations Seniors: JV / Gent / Ladies: dérogations à partir de 33 ans – à demander à la commission vétérans Vétérans: dérogations à partir de 40 ans – à demander Com. Vet.

DOCUMENTS UTILES NON OBJECTION CERTIFICATE : Obligatoire pour tout joueur non belge prenant part à compet. Nat. Délivré par fédé d’origine du joueur A rendre à la fédération avant 1er match du joueur AUT: Autorisation à demander à la fédé pour prendre produits spécifiques interdits en matière de dopage DECLARATION D’ACCIDENT: formulaire d’assurance disponible sur le site à retourner chez Arena 4. ATTESTATION MEDICALE: Pour chaque joueur évoluant en catégorie senior En disposer pour le 15 octobre Joueur aligné sans certificat médical: amende de 50€ Récidive: forfait. Non Objection Certificate Un Non Objection certificate est obligatoire pour tout joueur non belge prenant part à la compétition nationale. Il est délivré par la fédération d’origine de ce joueur. Il est valable pour la saison en cours. Ce document est une obligation de la FIH afin de permettre à certaines fédérations d’interdire à certains de leurs internationaux de prendre part à certains championnats. Les joueurs belges évoluant à l’étranger peuvent également être dans l’obligation d’obtenir ce certificat ; la fédération le délivre sur simple demande au secrétariat. Les autorisations d’usages à des fins thérapeutiques Ces autorisations doivent être demandées pour les membres devant prendre, à des fins médicales, des produits spécifiques figurant sur la liste des produits interdits en matière de dopage. Déclarations d’accident En cas d’accident, la compagnie d’assurance doit être avertie via le formulaire prévu à cet effet et disponible sur le Site de la Fédération. Ce formulaire est à envoyer à l’adresse suivante : Arena, Rue Joseph II, 36-38 – 1000 Brussel. Conservez tous les documents en lien avec les soins reçus et les médicaments prescrits à déposer en 1er lieu à la mutuelle. Tenez Arena au courant de l’évolution du traumatisme (aggravation, extension, guérison) en transmettant les rapports médicaux. Attestation médicale Chaque joueur évoluant en catégorie séniore doit faire compléter, pour le 15 octobre de chaque saison au plus tard, un certificat médical le prouvant apte à pratiquer le hockey. Si le club aligne un joueur n’étant pas en ordre d’attestation médicale, il sera redevable d’une amende de 50€. En cas de récidive pour ce joueur, le match auquel celui-ci a pris part sera sanctionné d’un forfait.

GESTION JURIDIQUE Cartes: suspension automatique à partir de la 3ème carte jaune. Pas d’appel possible carte rouge: suspension automatique pour la journée suivante possibilité d’envoyer rapports du club et/ou du joueur Proposition transactionnelle si dossier disciplinaire à accepter/refuser dans les 10 jours Plainte: à déposer par secrétaire si constate infraction aux statuts ou ROI ARBH/LFH dans les 5 jours du fait / de la connaissance du fait Réclamation: à déposer par secrétaire si constate infraction au RS dans les 5 jours à dater du fait Comité de contrôle (CC): traite les dossiers en 1ère instance Comité d’appel: traite dossiers en 2ème instance appel doit être introduit dans les 5 jours à dater du lendemain du dépôt à la poste de la lettre de notification de la décision du CC.

GESTION FINANCIERE Frais d’affiliation Mi-août: avance de 65% calculée sur données saison précédente Mi-novembre: 25% Fin de la saison: solde Amendes: Cfr règlement relatif au barèmes des frais et amendes Forfaits: calculés 2 fois par an

ASSEMBLEES GENERALES AG ordinaire: AG extraordinaire: Fin juin Bilan saison sportive écoulée Vote propositions modifications ROI AG extraordinaire: Courant mars Approbation: des comptes de l’année antérieure du budget pour l’année civile en cours