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INTRODUCTION Dr Marc BREMOND Conseiller URML Rhône-Alpes

Table Ronde QUELS SONT LES FREINS AU DÉPLOIEMENT DES OUTILS ? Animateur : Dr Jacques CATON URML Rhône-Alpes

Contrat DéMO : Contrat de Déploiement et de Mise en Œuvre du DPPR. Dr Fadila FARSI Responsable Action Accompagnement DPPR/SISRA Réseau Régional de Cancérologie Système dInformation de Santé de la région Rhône-Alpes Le-santé au service du patient

Colloque e-santé Rhône-Alpes du 18 et 19 novembre 2008 SISRA-accompagnement du changement Pourquoi un accompagnement des professionnels de santé dans lappropriation des outils SI ? Ou que faire pour que des outils SI considéré comme utiles et utilisables par les acteurs soient réellement utilisés

Colloque e-santé Rhône-Alpes du 18 et 19 novembre 2008 SISRA-accompagnement du changement Demande +/- clairement exprimée et/ou évolution des métiers et des technologies Analyse du besoin réel Développement doutils adaptés diffusion utilisation Schéma théorique De la conception des outils à leur utilisation en pratique Analyse des étapes Schéma théorique adapté de Clinical research continuum Sung et al, JAMA 2003;289:

Colloque e-santé Rhône-Alpes du 18 et 19 novembre 2008 SISRA-accompagnement du changement Les valeurs défendues en Rhône-Alpes Non intrusion dans les choix informatiques des utilisateurs: intégration aux outils locaux Implémentation par les professionnels du terrain: séminaires régionaux Adaptation à toutes les pathologies: contenu pluridisciplinaire et multi pathologique De la conception des outils à leur utilisation en pratique : Les grands principes encadrant la création des outils SISRA

Colloque e-santé Rhône-Alpes du 18 et 19 novembre 2008 SISRA-accompagnement du changement Communication et diffusion Observation et analyse des freins et des leviers utilisation Mesures daccompagnement Retours du terrain (pilotes) et des équipes de diffuseurs : FAQ ++ Analystes extérieurs : Étude Patrick Castel (2006) : image avant gardiste mais problème des responsabilités, des coûts minimisés; des acteurs cibles oubliés, difficultés sur partage (habilitation, contenus partageables, leur structuration), craintes concernant laccès et la sécurité Étude Philippe Nabet (jan.mars 2008) : difficulté concernant lhabilitation, difficulté de communication au patient….besoins de formation De la conception des outils à leur utilisation en pratique : le suivi et lenseignement des phases pilotes

Colloque e-santé Rhône-Alpes du 18 et 19 novembre 2008 SISRA-accompagnement du changement Lutilisation du Dossier Patient Partagé et Réparti Le DPPR nest pas en retard: patients avec dossier et 2M de pièces référencées Mais il tarde à entrer dans la pratique professionnelle: Hyperpolarisation de son alimentation autour des gros ES: 98% des pièces poussées par les CHUs et le CRLCC pour 50% des prises en charge de la région Découragement des utilisateurs après des recherches infructueuses dans le DPPR < 600 PS ont accédé au DPPR avec succès Lourdeur de la procédure dhabilitation (recueil et saisie des droits daccès du patient): 4 500/ PS sont habilités à consulter un dossier 4,2% des dossiers comportent des habilitations Manque danticipation et de pluridisciplinarité dans la décision et la mise en œuvre du projet DPPR au sein des établissements absence de mobilisation des interlocuteurs représentatifs de la médecine de ville au niveau local De la conception des outils à leur utilisation en pratique : le suivi et lenseignement des phases pilotes

Colloque e-santé Rhône-Alpes du 18 et 19 novembre 2008 SISRA-accompagnement du changement Pourquoi un contrat avec les établissements de santé? Clarifier les rapports entre SISRA et les ES (tâches, responsabilités) Améliorer la qualité générale du service rendu Proposer une méthodologie de gestion de projet « stratégies gagnantes » (Fiches Actions en annexe du contrat) Négocier un échéancier Négocier des objectifs autour de ratios identiques pour tous Communiquer sur les aides prévues au dispositif daccompagnement du changement. De la conception des outils à leur utilisation en pratique : la contractualisation comme mesure daccompagnement

Colloque e-santé Rhône-Alpes du 18 et 19 novembre 2008 SISRA-accompagnement du changement Phasage du projet DPPR au sein des établissements de santé Phase 0: Avant-projet Phase 1: Connexion Phase 2 : Généralisation, suivi et évaluation de lutilisation Contrat Déploiement Avenant sur objectifs (ratios) 1 ère information référencée sur le DPPR dun « vrai » patient 1 ère habilitation saisie sur le DPPR dun « vrai » patient Ratio 1 « alimentation » Ratio 3 « habilitation et communication » PV de service régulier (ratios) Indicateurs quantitatifs: Documents: 100% 0% Evolution des indicateurs Etat des indicateurs Financements:15 K ? Ratio 2 « exhaustivité » 2 ans après signature du contrat Visi te AR H De la conception des outils à leur utilisation en pratique : léchéancier type dans DéMO

Colloque e-santé Rhône-Alpes du 18 et 19 novembre 2008 SISRA-accompagnement du changement Le dispositif daccompagnement du changement FORMATIONCOMMUNICATION - E-Learning sur Internet (2008) - 2 modules de formation (2009): - « utiliser le DPPR et savoir le présenter aux patients » - formation de formateurs - Animation de réunions sur site (CME, réunions de bassin…) - Plan dactions communication interne et externe des ES - Retours statistiques individuels - Réunions utilisateurs (info / les pairs) - DOCUMENTATIONAIDE / SUPPORT - Contrat + annexes « boîte à outils » - Affiches et tracts papier et en ligne - Procédures et formulaires harmonisés - FAQ en ligne - Hotline (messagerie + tél.) (2008) - Apports méthodologiques sur retours dexpérience De la conception des outils à leur utilisation en pratique : la communication sur les mesures daccompagnements prévues dans DéMO

Colloque e-santé Rhône-Alpes du 18 et 19 novembre 2008 SISRA-accompagnement du changement Pourquoi un contrat avec les établissements de santé? De la conception des outils à leur utilisation en pratique : Des indicateurs ambitieux pour clarifier les objectifs réels/ 2 INDICATEURS DE MOYENS La diffusion rationnelle du DPPR sur la région Rhône-Alpes nécessite de sappuyer sur les flux dadressage de patients constatés entre les structures de santé du territoire. Létablissement sengage à fournir à SISRA le nombre de patients : quil transfert chaque année vers chacune de ses principales structures dadressage, quil accueille chaque année suite à un transfert en provenance de chacune de ses principales structures damont Létablissement a un rôle à jouer auprès de ses personnels, des autres structures sanitaires, ainsi que des acteurs de la médecine de ville de son territoire de santé: il communique sur le DPPR afin daccroître la diffusion et lutilisation du dossier. Annexe 7 de DéMO: Plan de communication interne et externe.

Colloque e-santé Rhône-Alpes du 18 et 19 novembre 2008 SISRA-accompagnement du changement Pourquoi un contrat avec les établissements de santé? De la conception des outils à leur utilisation en pratique : Des indicateurs ambitieux pour clarifier les objectifs réels/ 4 INDICATEURS DE RESULTAT Le DPPR est le dossier de tous les rhônalpins. Dans la mesure du possible et dans lintérêt de la personne, il est systématiquement proposé à tous les patients de lEtablissement. « Nombre de DPPR alimentés » + « Nombre de DPPR refusés par les patients» / « Nombre de nouveaux patients pris en charge » Le DPPR est un dossier maximum : lEtablissement vise lexhaustivité des informations référencées dans le DPPR, lorsque le patient ne sy oppose pas. « Nombre de types dinformation du DPPR alimentés » / « Nombre de types dinformation du DPPR présents dans le dossier informatisé interne de lEtablissement que le connecteur est capable de référencer dans le DPPR », Le DPPR a vocation à accélérer le partage dinformations de santé. Délai moyen entre la « date acte » et la « date référencement » DPPR. Le DPPR, pour être utile, doit être accessible à tous les professionnels de santé intervenant dans le parcours de prise en charge du patient, avec laccord de celui-ci. Pour ce faire, lEtablissement recueille et saisit les habilitations des patients et communique sur le DPPR sur son territoire. « Nombre de pièces créées par lEtablissement ayant été consultées » / « Nombre de DPPR alimentés par létablissement »

Colloque e-santé Rhône-Alpes du 18 et 19 novembre 2008 SISRA-accompagnement du changement La diffusion du contrat de déploiement et de mise en œuvre du DPPR Forte cohésion des acteurs institutionnels de la région (ARH, URCAM, URML, CR, CISSRA) Restitutions détudes réalisées auprès des potentiels utilisateurs pour faire émerger les leviers et concernant lappropriation des outils dinformation Intégration du contrat (y compris objectifs) au CPOM des ES Volonté dinclure les acteurs de la ville dans la démarche contractuelle (phase 2), et intégration de la réforme (loi HPST) avec un objectif de renforcer lanimation dun accompagnement par territoire de santé et promotion de ZEPRA dans les échanges. Prévision de contreparties financières sur des objectifs territoires De la conception des outils à leur utilisation en pratique : Plusieurs leviers identifiés en Rhône-Alpes

Colloque e-santé Rhône-Alpes du 18 et 19 novembre 2008 SISRA-accompagnement du changement Équipe Accompagnement du changement SISRA Juliette Ballesteros Mathieu Doerffler Hervé Spacagna Fadila Farsi Référents ACC comité de pilotage SISRA Marc Brémond (URML-RA) François Boschoff (URCAM-RA) CRLCC Léon Bérard 28 rue Laennec Lyon cedex 08

Table Ronde QUELS SONT LES FREINS AU DÉPLOIEMENT DES OUTILS ? Animateur : Dr Jacques CATON URML Rhône-Alpes

Le document de synthèse SOCLE Docteur Frédéric COSNIER

Document de synthèse SOCLE Travail dun groupe de médecins réunis par lURML Rhônes Alpes. Contribution de la médecine libérale au projet de développement de la plateforme SISRA Proposition dun modèle pour élaborer une synthèse dobservation clinique SOCLE

CONCEPTION DU SOCLE Voir dans un cadre structuré : Informations concernant lhistoire médicale du patient Contexte de vie du patient (utile à la prise en charge)

COMPOSITION DU SOCLE IDENTIFICATION DU PATIENT PROBLEMES EN COURS ETAT IMMUNITAIREFACTEURS DE RISQUE EXAMENS COMPLEMENTAIRES TRAITEMENT EN COURS ANTECEDENTS

Problèmes en cours Désigne les problèmes médicaux - pris en charge (exploration, surveillance, traitement) - simplement connus Pathologiques ou non (grossesse, ménopause, tabac alcool …)

Attributs des problèmes en cours Date de début Note (détails) ALD ou non Facteur de risque ou non

ANTECEDENTS Problèmes résolus Problèmes ayant une date de fin Tout problème en cours ayant une date de fin devient un ATCD Diabète, hypertension etc… ne sont pas des ATCD

TRAITEMENTS EN COURS Ensemble des traitements délivrés au patient Médicaments (CIP arborescence ATC) Appareillage (LPPR) Prestations paramédicales (NGAP CCAM) Articulation avec les services du Web médecin

ETAT SOCIAL Éléments importants de létat social pouvant influencer la prise en charge Nomenclature?

Etat immunitaire Etat des vaccinations Date des rappels prévus ou de fin de validité Etat des conversions sérologiques

Examens complémentaires Examens complémentaires demandés dans les 12 mois précédents la rédaction Articulation avec les services du Web- médecin à prévoir Ordre chronologique et ordre structuré par larborescence de la NABM

Facteurs de risques Problèmes en cours et ATCD qui constituent des facteurs de risque car ils conditionnent la décision médicale. Facteurs de risques familiaux

AUTEUR DU SOCLE Il semble logique que lauteur du SOCLE soit le médecin traitant Certains spécialistes du groupe de travail ont souhaité pouvoir intervenir sur cette synthèse.

FONCTIONALITES DU SOCLE Création Mise à jour Exploitation

FONCTION : création Fonction intégrée au logiciel de gestion de dossier patient -> Fenêtre didentification du patient -> Recherche des coordonnées didentification proposées le serveur régional didentification (STIC) et enregistrement de ces coordonnées pour accès direct ultérieur. ->Apparition de lécran SOCLE (7 fenêtres), vides ou renseignées par les données importées du dossier patient.

FONCTION : création Renseignement de chaque fenêtre et/ou correction des données importées du dossier patient Utilisation des classifications pour tous les domaines dinformations. Pour les symptômes, syndromes et maladies, la classification utilisée doit permettre un transcodage en cim10

FONCTIONS : mise à jour Une date de création/mise à jour est attribuée à chaque fenêtre Chaque mise à jour est enregistrée dans le logiciel de gestion du dossier patient et sur le serveur régional.

FONCTIONS AVANCEES Présentation dynamique des données (par ordre chronologique, par code, dans larborescence des classifications) Mise en lien avec les bases de connaissances Mise en lien avec des documents hébergés sur le serveur dautres acteurs (hôpitaux, réseaux de soins..) Nécessité de codage et de transfert de fichiers structurés (xml par exemple)

Remarques concernant le codage des problèmes et ATCD 3 souhaits concernant le codage - Disposer dun transcodage des systèmes proposés dans les logiciels de gestion de dossier patient vers la cim10. (glossaire perso, AMM, DRC, CISP) ; le terme de la cim10 est souvent inutilisable seul (autres tumeurs bénigne de la peau D23) - Disposer dun thésaurus des termes de la médecine pour trouver la correspondance cim10 (aponévrosite plantaire, dermatofibrome) - Disposer dun représentation pour situer le terme retenu dans larborescence de la cim10 Lusage dun système d'unification de la langue médicale est souhaité.

EXEMPLES de fonctions possibles CHU de Grenoble Compte rendu opératoire Indication : Fracture de rotule droite (cim10 S82.0) Etc……. Envoyer un message à lauteur

CONSULTATION SOCLE est hébergé sur le serveur dédié à la médecine de ville SOCLE est consultable sur la plateforme SISRA

PLATEFORME SISRA

LES FREINS La structuration actuelle des dossiers patients informatisés La méconnaissance et la non utilisation des classifications (y compris pour les pathologies) La charge de travail supplémentaire

LES ATIM Assistants Techniques dInformation Médicale Dispositif expérimental. SOCLE = charge de travail supplémentaire pour le médecin ATIM pour accompagner le médecin dans la production et le partage du SOCLE ATIM pour aider le médecin à faire évoluer et rendre compatible son système dinformation.

8 ATIMS formés Formation initiale 170 h 2 mois Alternance Formation Cabinets médicaux Travail en situation 6 mois

8 ATIMS formés Introduction aux systèmes dinformation en Santé Connaissance des différents aspects du système dinformation médicale partagée Systèmes de structuration, dindexation et de classification des activités médicales en médecine de ville Analyse des données et transmission au patient Connaissance de linformatique (cabinet / plateforme déchange de données régionales)

ATIMS déployés Cabinets libéraux de LYON et ANNECY (volontaires) De décembre 2007 à Mai 2008

Fonction des ATIMS organiser et structurer des informations médicales selon le modèle du SOCLE, recueillir lapprobation du patient et du médecin transférer dans la base de données libérale régionale les éléments de cette synthèse.

Les difficultés initiales Manque dinformation aux médecins Pb de dossiers dont la structuration est différente du SOCLE Pb de temps pour soccuper des ATIM Pb dordre matériels (salle, ordinateur etc..)

Les réalisations « ATIM » DMP/DPPR créés 400 Médecins correspondants habilités et informés 300 Synthèses préparées en appliquant la démarche SOCLE

Poursuite de lexpérimentation Faire évoluer la fonction des ATIM vers laccompagnement au changement dans les cabinets médicaux Audit des systèmes dinformation Communication auprès des médecins Formation auprès des secrétaires Développement des compétences