Se passer du papier Oui, non, peut-être Collège du Management de la Technologie L'informatique du CDM Auteur : P. Bangerter

Contextes Production Création de documents numériques Formats Dématérialisation Notes et brouillons Documents Archivage Livre électronique (eBook) Gestion des documents numériques Classement GED (Gestion Électronique de Documents) Utilisation Lecture Archives eBook eReader Révision Annotation Remarques Corrections Partage Gestion des flux de documents Recherche 2

Production Création de documents numériques 3 Format darchivage Larchivage de documents électroniques pose comme principal défi : de pouvoir garantir dans le temps le contenu, la lecture et limpression des documents pour certains documents de sassurer que le format et la méthode darchivage soient en accord avec le droit local en rapport avec la validité des documents. Les formats couramment utilisés sont : TIFF pour limagerie PDF pour les documents SGML-XML pour les données Format de livre électronique (eBook) Les formats de fichiers sont spécialisés pour correspondre le mieux possible aux outils daide à la lecture. On trouvera notamment : EPUB : Format ouvert standardisé BBeB : Format proposé par Sony et Canon PRC : Mobipocket PDF : Adobe Digital Edition

Production Création de documents numériques 4 Dématérialisation Transformation de supports d'informations matériels (souvent des documents papier) en des fichiers informatiques (source Wikipedia). Pour dématérialiser des documents papier on utilisera un scanner OCR (Optical Character Recognition) permettant la transformation directe de limage scannée en document texte (ceci afin de permettre par la suite des recherches par le contenu). Le document numérique produit,sera en règle général au format PDF (Portable Document Format), ce format étant couramment utilisé pour larchivage.

Production Création de documents numériques 5 Notes et brouillons Bloc-notes, post-It sont énormément utilisés pour ce type de documents qui sont en général dune durée de vie très courte, jetés ou plus ou moins bien classés dans lespoir que cela puisse nous servir un jour. Des logiciels tel que Microsoft OneNote permettent doptimiser la gestion de ce type de documents

Production Création de documents numériques 6 Documents Un document numérique (ou électronique) est un document créé avec un logiciel spécialisé (ex :un texte avec un logiciel de traitement de texte, un tableau avec un logiciel tableur, etc.) Il est stocké sur un emplacement (local, réseau [intranet, internet], GED). Il possède un cycle de vie (création, validation, versions, archivage, destruction), sa durée de vie peut être éphémère ou des dizaines dannées. Pendant son cycle de vie il peut être partagé par plusieurs utilisateurs pour des corrections ou des annotations. Il devra peut-être être lu sur plusieurs ordinateurs avec des systèmes dexploitations différents (Windows, Mac, Linux).

Production Création de documents numériques 7 Archivage Larchivage permet de figer et sauvegarder le contenu dun document sur une période. Le document archivé ne devant servir que pour la lecture on exportera ce fichier dans un format darchivage (PDF, TIFF, XML, etc.) soit via une fonctionnalité du logiciel gérant ce document, soit via un outil externe tel que les imprimantes PDF ou Acrobat Distiller. Schéma Wikipédia

Production Création de documents numériques 8 Livre électronique eBook La notion de livre électronique évoluant rapidement, ce type de documents pose quelques difficultés. Les outils de lectures nétant pas normalisés, si lon veut améliorer lergonomie de lecture, le document doit être créé avec un outil permettant de spécifier sur quel type de lecteur le document sera lu. Les lecteurs ne supportent pas forcément tous les formats de livres électroniques.

Production Création de documents numériques 9 Outils de création de livre électronique

Production Gestion des documents numériques 10 Classement Le classement est la méthode la plus classique et « simple » de gérer des documents personnels ou partagé, le point crucial étant de définir avec une grande rigueur une hiérarchie de dossiers afin de refléter le plus clairement la méthode de classement choisie. Les documents, une fois classés, peuvent être retrouvés soit via la logique de classement, soit via un outil de recherche indexée fourni en standard sur les OS modernes (Windows, Mac OS). Attention : les documents scannés sans reconnaissance de caractères ne pourront pas être retrouvés via une recherche de contenu.

Production Gestion des documents numériques 11 GED (Gestion Électronique de Document) La GED est un logiciel spécialisé dans lorganisation et la gestion des documents électroniques. De plus en plus de logiciels métier tel que des Progiciels de Gestion Integré (ERP en anglais) intègrent un module GED afin de lier des documents à une information.

Production Gestion des documents numériques 12 GED

Production Gestion des documents numériques 13 GED intégrée à un outil métier

Utilisation Formats des documents 14 Lecture La lecture de documents électroniques a de la peine à simposer pour les raisons suivantes : La rétro luminescence des écrans, le rendu des polices de caractères sur un écran LCD fatigue et irrite les yeux lors de lecture de longs documents. Lergonomie de lecture est moins favorable sur un support électronique. Depuis une dizaine dannées lindustrie essaie de nous proposer des systèmes afin de pallier à ces problèmes et de pouvoir ainsi remplacer le papier. Des « lecteurs » spécialisés (eReader) utilisant de lencre électronique avec des polices de caractères spécialisés ainsi que dune ergonomie proche du livre ont vu le jour. Les éditeurs proposent de plus en plus douvrages à acheter sur le web. Les formats de fichiers se sont spécialisés pour correspondre le mieux possible aux caractéristiques dun eReader.

Utilisation Lecture 15 Archives La lecture de documents archivés est effectuée via un logiciel respectant le format de larchive. Une attention particulière doit être apportée à ces logiciels qui doivent en tout temps garantir la lecture et limpression des documents archivés. Dans le cas où un format de document archivé napporterait plus cette garantie, les documents liés à ce format devraient alors être migrés vers un nouveau format apportant les garanties nécessaires. En principe loutil darchivage inclut les fonctionnalités nécessaire à la lecture des documents archivés par lui. En revanche, si lon a besoin que dun simple classement, il faudra utiliser pour les formats suivants : TIFF : Logiciel daffichage de dessin Bitmap (souvent directement intégré dans les système dexploitations : Windows, Mac OS, etc.) PDF : Acrobat reader, ou équivalent SGML- XML : Browser WEB, ou outils spécialisés

Utilisation Lecture 16 eBook La lecture de documents électroniques a de la peine à simposer pour les raisons suivantes : la rétro luminescence ainsi que le rendu des polices de caractères sur un écran LCD fatigue et irrite les yeux lors de lecture de longs documents lergonomie de lecture est moins favorable sur un support électronique Depuis une dizaine dannées lindustrie essaie de nous proposer des systèmes afin de pallier à ces problèmes et de pouvoir ainsi remplacer le papier. Des « lecteurs » spécialisés (eReader) utilisant de « lencre électronique » avec des polices de caractères spécialisées ainsi que dune ergonomie proche du livre ont vu le jour. Les éditeurs proposent de plus en plus douvrages à acheter sur le NET. Les formats de fichiers se sont spécialisés pour correspondre le mieux possible aux caractéristiques dun eReader.

Utilisation Lecture 17 eReader La lecture dun eBook (livre électronique) devant se rapprocher le plus possible de la lecture dun livre papier, les logiciels ainsi que le matériel essaie dapporter un maximum de fonctionnalités pour pouvoir se rapprocher de ce but. On trouve deux types de « lecteur » : encre électronique permettant de se rapprocher le plus possible de la qualité papier (documents noir/blanc, couleur annoncée courant 2010, sans rétro-éclairage, ergonomie propre au lecteur, durée de lecture de plusieurs jours) LCD (idem écran dordinateur) (document en couleur, rétro-éclairage, ergonomie selon le logiciel de lecture, durée de lecture limitée entre 4 et 8 heures)

Utilisation Lecture 18 eReader à « encre électronique »

Utilisation Lecture 19 eReader LCD

Utilisation Lecture 20 A venir « Microsoft Courier »

Utilisation Révision 21 Que ce soit pour travailler ou pour étudier, lorsque lon ne désire plus seulement lire, mais corriger, annoter, ajouter des remarques sur un document, les outils de lecture ne sont plus suffisants. Pour effectuer ces tâches on peut utiliser pour les documents: PDF : des outils tel que : Foxit « Reader Pro », Nitro PDF « professional », Adobe « Acrobat standard » textes: MS Word.

Utilisation Révision 22 Outils pour annoter, corriger, écrire des remarques sur des documents PDF

Utilisation Révision 23 Annotations et révisions avec MS Word

Utilisation Partage 24 Partager des documents entre différents utilisateurs pose comme problématique : de pouvoir restreindre laccès aux documents uniquement aux personnes concernées et que seul les personnes autorisées puissent faire des modifications sur ces documents de pouvoir garder une traçabilité des événements (qui à fait quoi, quand, sur quelle version) de gérer les différentes versions des documents modifiés de sassurer que les personnes concernées pourront retrouver les documents mis à leur disposition de gérer le cycle de vie des documents Le classement ne couvrant que partiellement ces fonctionnalités, un outils GED devient alors nécessaire. Une organisation désirant garder le contrôle sur lensemble de linformation produite par ses collaborateurs ne pourra pas se contenter dun outil GED, la mise en place dun outil ECM (Entreprise Content Management ) est alors nécessaire.

Utilisation Partage - ECM 25

Utilisation Partage - ECM 26 Cet outil permettra que lensemble de linformation (documents, rapports, agendas, formulaires, etc.) et des flux induits soient centralisés et accessibles selon divers critères à des groupes de travail. Le but étant de bonifier le savoir de lentreprise et surtout déviter la perte dinformation.

Utilisation Recherche 27 Indexation par mots clés Permet de retrouver des documents selon des mots clés préalablement choisis lors de lajout du document dans la solution de Gestion Electronique de Document (GED) Indexation du contenu Permet de retrouver un document grâce à nimporte quel mot ou groupes de mots contenus dans le document. Loutil dindexation de contenu est automatique et ne nécessite aucune intervention de la part de lutilisateur.

Conclusion 28 Se passer du papier nest pas encore une évidence. A titre personnel il faut : une volonté de vouloir changer ses habitudes et être prêt (souvent) à tester des solutions qui pourront faire économiser du papier et améliorer la qualité de son travail apprendre à mieux utiliser les outils déjà en place (classement, outils de lecture, outils de recherche et dindexation). Dans une organisation, il faut que le groupe dutilisateurs concerné : soit prêt à adhérer à ces solutions évite de vouloir à tout prix le zéro papier vise un but réaliste qui sera un plus pour le groupe Attention avant de se lancer dans lachat dune solution : quelle convienne bien à lutilisation que lon désire en faire que les coûts cachés (sauvegardes, serveur, etc.) soient pris en compte.