Les Acteurs Non Etatiques et les Autorités Locales dans le Développement Tchad 2012-2013 Session d’information sur l’appel à propositions EuropeAid/133-542/L/ACT/TD Réunion d'Information du 05/12/2012 à la DUE N'Djaména https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/onlineservices/index.cfm?do=publi.welcome http://eeas.europa.eu/delegations/tchad/index_fr.htm

Attention, les éléments de cette présentation sont indicatifs, nous vous invitons à toujours vous référer aux lignes directrices qui seules font foi!

SOMMAIRE Questions-réponses I. Introduction au programme thématique Acteurs Non Etatiques-Autorités Locales (ANE-AL) II. Les objectifs de l'appel à propositions III. Montant de l'enveloppe et taille des subventions? IV. Critères d'éligibilité V. Informations complémentaires avant la date de soumission des notes succinctes de présentation VI. Présentation de la demande et procédures à suivre VII. Evaluation et sélection des notes succinctes/demandes VIII. Soumission des pièces justificatives IX. Notification de la décision X. Calendrier indicatif XI. Conditions applicables à la mise en œuvre de l'action XII. Où et quand envoyer les notes succinctes de présentation? Liens utiles Questions-réponses

I. Introduction au programme thématique Acteurs Non Etatiques-Autorités Locales (ANE-AL) Les lignes budgétaires ANE-AL ont été adoptées par le parlement européen et le Conseil en décembre 2006 et succèdent aux lignes "cofinancement des ONG" et Coopération Décentralisées", Il s'agit d'un soutien financier aux activités visant à soutenir les initiatives proposées et/ou mises en œuvre par les organisations de la société civile et les autorités originaires de l'Union européenne et des pays partenaires dans le domaine du développement. Ce programme thématique reconnaît le rôle très important que les ANE et les Autorités Locales devraient jouer dans toute politique et stratégie de développement national. Les fonds du sont mis à disposition des ANE et AL soit par Bruxelles, soit par les Délégations, à travers des appels à propositions.

II. Les objectifs de l'appel à propositions L'objectif général du présent appel à propositions est de contribuer à la réduction de la pauvreté dans le contexte du développement durable, notamment en poursuivant les Objectifs du Millénaire pour le Développement (OMD) et d’autres objectifs convenus au niveau international. L’objectif spécifique du présent appel à propositions est de soutenir les actions de développement à mettre en œuvre par les Acteurs Non Etatiques et/ou les Autorités Locales en étroite collaboration avec les communautés locales et les groupes de population les plus vulnérables, en vue de promouvoir la mise en place d’une société mettant l’accent sur les principes de participation. Les priorités du présent appel à propositions sont les suivantes : Amélioration de l’accès des populations aux services sociaux, et de leur participation aux processus d’élaboration des politiques, Renforcement des capacités des Acteurs Non Etatiques et des Autorités Locales du Tchad afin de participer aux stratégies de réduction de pauvreté et de développement durable, Facilitation des interactions et du réseautage entre les acteurs étatiques et non étatiques dans différents contextes.

L'attention sera accordée aux : Actions prenant en compte les thèmes transversaux contribuant à atteindre l'objectif global de la lutte contre la pauvreté (droits de l'homme, l’égalité des genres, l'environnement la lutte contre le VIH/SIDA etc.) Actions complémentaires des projets/programmes de l'Union européenne et des Etats membres de l'UE

III. Montant de l'enveloppe et taille des subventions Montant indicatif global mis à disposition au titre du présent appel à propositions : Lot 1 : Acteurs Non Etatiques de nationalité tchadienne, montant total : EUR 1.485.000 (ligne budgétaire 21 03 01). Lot 2 : Autres Acteurs Non Etatiques satisfaisant les critères de nationalité précisés au pt. 2.1.1, montant total : EUR 1.485.000 (ligne budgétaire 21 03 01). Lot 3 : Autorités locales, montant total : EUR 700.000 (ligne budgétaire 21 03 02). Toues subvention octroyée à une action dans le cadre du programme doit être comprises entre: Lot 1 : Acteurs Non Etatiques de nationalité tchadienne montant minimum : EUR 30.000 montant maximum : EUR 300.000 Lot 2 : Autres Acteurs Non Etatiques montant minimum : EUR 150.000 montant maximum : EUR 500.000 Lot 3 : Autorités locales montant minimum : EUR 50.000 montant maximum : EUR 350.000

Une subvention ne peut pas être inférieure à 50% du total des coûts éligibles de l'action Une subvention ne peut être supérieure à: ANE-AL de nationalité tchadienne: 90%cdu total des coûts éligibles de l'action ANE-AL de nationalité européenne: 75% du total des coûts éligibles de l'action En aucun cas, la contribution de l'administration contractante n'excédera 90% du total estimé des coûts acceptés Le solde doit être financé sur les ressources propres du demandeur ou des partenaires, ou par des ressources autres que le budget de l'UE ou le FED

Les coûts éligibles sont les coûts effectivement encourus par le bénéficiaire, ils doivent: avoir été effectivement encourus pendant la période de mise en œuvre de l’Action être indiqués dans le budget global estimé pour l'Action être nécessaires pour la mise en œuvre de l’Action, être identifiables et contrôlables les coûts du personnel affecté à l’Action

Coûts inéligibles: les dettes et les charges de la dette les provisions pour pertes ou dettes futures éventuelles ; les intérêts débiteurs les coûts déclarés par le bénéficiaire et pris en charge dans le cadre d’une autre action ou d’un autre programme de travail les achats de terrains ou d’immeubles; les pertes de change les crédits à des tiers les taxes, notamment la TVA (considérées comme partie des coûts acceptés à la charge du bénéficiaire -ou de ses partenaires- lorsque ce dernier démontre qu'il ne peut les récupérer)

IV. Critères d’éligibilité des demandeurs Qui peut présenter une demande de subvention? Conditions: être une personne morale et sans but lucratif et appartenir à l’une des catégories suivantes : Autorités Locales (AL) pour le lot 3 et Acteurs Non Etatiques pour les lots 1 et 2, et être établi au Tchad ou dans un Etat membre de l’Union européenne et, être directement chargés de la préparation et de la gestion de l’action avec leurs partenaires et ne pas se limiter à un rôle d’intermédiaire et; Les ANE de nationalité européenne doivent être enregistrés auprès des services concernés depuis au moins trois (3) ans lors de la soumission ; les ANE de nationalité tchadienne doivent être enregistrés auprès des services concernés depuis au moins deux (2) ans lors de la soumission. être capable de prouver qu'il ou elle (l'ANE/l'AL ou ses principaux membres chargés de l'action) a mené régulièrement des activités dans le domaine du développement du type couvert par le présent programme, notamment au moins un projet au cours des trois années précédant le dépôt de la demande. Pour les ANE de nationalité tchadienne ce délai est de deux ans précédant le dépôt de la demande. Pour les Autorités locales du Tchad, compte tenu du fait que ces entités sont récemment mises en place, ce critère ne leur sera pas appliqué.  

Les demandeurs peuvent agir soit individuellement, soit avec des organisations partenaires, mais: Dans le cas des demandeurs de nationalité d'un pays membre de l'UE, le partenaire avec au moins une entité tchadienne est obligatoire selon le schéma suivant: ANE de nationalité UE: Partenariat avec au moins un ANE et/ou AL tchadienne obligatoire AL de nationalité UE: Partenariat avec l'AL tchadienne concernée obligatoire Les coûts qu'encourent les partenaires sont éligibles au même titre que ceux encourus par le bénéficiaire de la subvention. Ils doivent donc satisfaire aux mêmes critères d'éligibilité. Les associés, les contractant et les bénéficiaires de subventions en cascades ne sont pas considérés comme partenaires.

Nombre de demandes et de subventions par demandeur: Un demandeur peut soumettre plus d'une (1) demande par lot dans le cadre du présent appel à propositions. Un demandeur ne peut pas se voir attribuer plus d'une (1) subvention par lot au titre du présent appel à propositions. Un demandeur peut être partenaire en même temps dans une autre demande. Les partenaires peuvent participer à plus d'une demande.

Éligibilité des actions/projets: NB: Dans le cadre de cet appel le terme « action » signifie aussi projet. Un projet est donc un ensemble d’activités. Durée de l'action: ne peut pas être inférieure à 24 mois ni excéder 36 mois. Couverture géographique: Tchad Exemples de types d'activités éligibles (liste non exhaustive): Actions visant le renforcement des capacités ANE et AL; Actions visant le renforcement des instances participatives de concertation des acteurs du développement (autorités locales et leurs partenaires); Amélioration de l’accès aux services de base des populations les plus défavorisés; Actions visant à réduire l'exclusion des populations les plus défavorisées et à encourager la participation de la population au débat public et son accès à la culture; Actions visant à renforcer les initiatives des ANE pour la lutte contre la pauvreté et le développement économique; Actions visant à appuyer la promotion des AGR mises en œuvre par des groupements de base; Renforcement des équipes techniques des municipalités; Appuyer les municipalités à se doter de son schéma d’aménagement communal, etc.

Quels coûts peuvent être pris en considération dans la subvention dans la subvention? Les coûts du personnel affecté à l'action; Les frais de voyage/séjour du personnel et d'autres personnes participant à l'Action; Les coûts d'achat ou de location d'équipement et de fourniture spécifiquement pour les besoins de l'Action, ainsi que les coûts de prestation de services; Les coûts liés aux marchés passés par le bénéficiaires pour la mise en œuvre de l'Action; Les coûts découlant directement d'exigences posées par le Contrat, y compris les frais de services financiers (notamment le coût des transferts et des garantie financières). Une réserve pour imprévus à 5% du montant estimé des coûts directs éligibles de l'action (hors taxes), peut être incluse dans le budget de l'action, elle ne peut être utilisée qu'avec l'autorisation écrite préalable de l'administration contractante. Les coûts indirects encours dans la mise en œuvre de l'action peuvent être éligibles à un financement forfaitaire (maximum de 7% du total estimé des coûts directs éligibles hors taxes). Les contributions en nature ne sont pas considérées comme représentant le cofinancement du bénéficiaire.

V. Informations complémentaires avant la date limite de soumission des propositions Dans l'intervalle de temps compris entre la publication et la date limite fixée pour la remise des notes succinctes, les demandeurs peuvent poser des questions utiles pour remplir le formulaire et mettre au point leur demande à: delegation-tchad@eeas.europa.eu au plus tard le 27 décembre 2012, La Délégation de l'UE répondra à toutes ces questions au plus tard 11 jours avant la date limite de remise des notes succinctes de présentations. La Délégation de l'UE ne peut donner aucun avis préalable quant à l'éligibilité d'un demandeur, d'un partenaire, d'une action ou d'activités spécifiques. Toute réponse fournie à un demandeur sur des questions qui peuvent intéresser les autres demandeurs sera communiquée également à tous les demandeurs vi anotre site Internet,

VI. Présentation de la demande et procédures à suivre Pour être complète, votre demande doit contenir: Phase1: La note succincte de présentation: la partie A du formulaire est le résumé de votre action, sans le cadre logique, ni le budget. La liste de contrôle : c'est une grille qui vous permet de vérifier les éléments constitutifs de votre dossier avant de l’envoyer ou de le déposer. Elle permet en outre de s'assurer que la durée, le montant et le cofinancement de l'action sont conformes. La déclaration du demandeur et, le cas échéant, la déclaration du/des partenaire(s). Le respect des procédures(PADOR, date d'envoi ou de dépôt, la présence de toutes les pièces demandées)

Phase 2: La demande complète: la partie B, le projet détaillé. Le cadre logique : c'est l’ossature de votre projet sous la forme d’un tableau présentant les objectifs, les résultats et les activités de votre action. Le budget : c'est l’estimation du coût de votre projet. Le formulaire comporte 3 volets (budget, justification et sources de financement). La liste de contrôle La déclaration du demandeur et, le cas échéant, la déclaration du/des partenaire(s). Le respect des procédures(PADOR, date d'envoi ou de dépôt, la présence de toutes les pièces demandées)

VII. Evaluation et sélection des demandes Première étape (notes succinctes): Ouverture: si la date limite n'a pas été respectée, la demande sera automatiquement rejetée Vérification administrative: la note succincte répond à tous les critères spécifiés aux point 1-5 de la liste de contrôle (partie A, section II du formulaire de demande), Si une information fait défaut ou est incorrecte, la demande peut être rejetée sur cette base. Evaluation des notes succinctes de présentation: pertinence et conception de l'action, attribution d'une note globale sur 50 points à la note succincte de présentation et vérification de la conformité avec les instructions contenues dans les conseils d'élaboration de la note succincte En second lieu, la liste des notes succinctes de présentation sera réduite, en fonction de leur rang dans la liste, à celle dont la somme des contributions demandées s'élève à 2 fois le budget disponible pour le présent appel à propositions, compte tenu des enveloppes financières prévues par lot.

Deuxième phase(Evaluation des demandes complètes): grille notée sur 100 Évaluation de la qualité des demandes (y compris budget proposé et capacité du demandeur et de ses partenaires) réalisée sur base des critères d'évaluation de la grille Les critères d'évaluation se décomposent en critères de sélection (capacité financière et opérationnelle ) et critères d'attribution (qualité des demandes soumises au regard des objectifs et priorités fixés) Réalisation d'un tableau reprenant l'ensemble des demandes classées d'après leur note et dans les limites de l'enveloppe financière disponible, ainsi qu'une liste de réserve Troisième phase: vérification de l'éligibilité des demandeurs et leurs partenaires Basée sur les pièces justificatives demandées uniquement pour les demandes provisoirement sélectionnées en fonction de leur note et dans les limites de l'enveloppe financière disponible Vérification de la conformité entre la déclaration du demandeur et les pièces justificatives fournies par ce dernier, ainsi que l'éligibilité du demandeur, des partenaires et de l'action

VIII. Soumission des pièces justificatives Informations à fournir dans PADOR: La date de création officielle de votre organisation, et sa forme légale Les groupes cibles de votre organisation Les branches sectorielles et géographiques dans lesquelles votre organisation est active L'expérience de votre organisation dans les secteurs susdits (nombre, durée, taille des projets, etc.) Les données financières et les sources de financement de votre organisation Documents à fournir dans PADOR: Les statuts(pour s'enregistrer dans PADOR, une organisation doit être légalement enregistrée dans un pays) Les rapports financiers (des trois dernières années disponibles) Les rapports d'audit (pour la dernière année), seulement si vous postuler à une subvention de plus 500.000 Euros La fiche d'identité légale et la fiche d'identification doivent être soumise en original Si ces pièces justificatives ne sont pas fournies avant la date limite fixée , la demande pourra être rejetée

IX. Notification de la décision Les demandeurs seront avisés par écrit de la décision prise par l'administration contractante au sujet de leur demande et, en cas de rejet, les raisons de cette décision négative.

X . calendrier indicatif   Date Heure* Réunion d'information (si nécessaire) NA Date limite pour les demandes de clarifications à l'administration contractante 27/12/2012 16H00 Dernière date à laquelle les clarifications sont données par l'administration contractante 07/01/2013 - Date limite de soumission notes succinctes de présentation 17/01/2013 17H00 Information des demandeurs sur les résultats de l'ouverture, de la vérification administrative et de l'évaluation des notes succinctes de présentation (étape 1) 27/02/2013* Invitations à soumettre le formulaire complet de demande 28/02/2013* Date limite de soumission du formulaire complet de demande 15/04/2013* Information des demandeurs concernant l'évaluation du formulaire complet de demande (étape 2) 03/06/2013* Notification de l'attribution (après vérification de l'éligibilité) (étape 3) 30/06/2013* Signature du contrat 16/08/2013*

XI. Conditions applicables à la mise en œuvre de l'Action Suite à la décision d'attribution d'une subvention, il sera proposé au bénéficiaire un contrat basé sur le modèle de contrat de subvention de l'administration contractante

Où et quand envoyer la note succincte de présentation? La note succincte de présentation et les documents qui y sont relatifs doivent être soumis en original et 2 copies version papier A4+ une copie en format électronique (CD ROM ou clé USB, L'enveloppe scellée doit porter: Numéro de référence et l'intitulé de l'AàP La dénomination complète et l'adresse du demandeur La mention "ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture" Adresse pour envoi postal: Adresse postale : Délégation de l'Union européenne au TCHAD, BP 552, N'Djaména - TCHAD Adresse pour remise en main propre ou pour envoi par messagerie express privée Délégation de l'Union européenne au TCHAD, Concession Caisse Coton, Route de Farcha, N'Djaména – TCHAD   La date limite de soumission des notes succinctes: 17/01/2013 à 17H00

Merci pour votre attention

Lien utile PADOR Europeaid-pador@ec.europa.eu http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_fr.htm En cas de difficulté, veillez écrire à l’adresse ci-dessous pour demander des orientations Europeaid-pador@ec.europa.eu