(MEDication REConciliation) Projet MED’REC (MEDication REConciliation) L’initiative High 5s Formation, 11 mai 2010 Fabienne Empereur, Sophie Gendarme, Nathalie Thilly - EVALOR

Le projet MED’REC Le SOP (Standard ou processus du SOP Med’Rec Operating protocols) L’évaluation ou processus du SOP Med’Rec Med’Rec / de conciliation

Le projet MED’REC Le SOP (Standard ou processus du SOP Med’Rec Operating protocols) L’évaluation ou processus du SOP Med’Rec Med’Rec / de conciliation

Stratégie d’évaluation Le plan d’évaluation comprend : Un recueil de données démographiques Une évaluation de la mise en oeuvre du SOP Med’Rec Une évaluation de la performance Une analyse des causes d’évènements indésirables (EI) Une évaluation de la culture de sécurité

Stratégie d’évaluation Le plan d’évaluation comprend : Un recueil de données démographiques Une évaluation de la mise en oeuvre du SOP Med’Rec Une évaluation de la performance Une analyse des causes d’évènements indésirables (EI) Une évaluation de la culture de sécurité

Les données démographiques Objectif : comparer les résultats entre établissements Outils : questionnaire de recueil des données démogra-phiques (annexe 5) A renseigner initialement puis 1 fois / an A adresser à EVALOR

Stratégie d’évaluation Le plan d’évaluation comprend : Un recueil de données démographiques Une évaluation de la mise en oeuvre du SOP Med’Rec Une évaluation de la performance Une analyse des causes d’évènements indésirables (EI) Une évaluation de la culture de sécurité

Evaluation de la mise en oeuvre du SOP Objectif : déterminer les conditions d’implantation du SOP (ressources, obstacles, impact perçu…) Outils : Autoquestionnaire (annexe 6) : à renseigner 6 mois après le début de la mise en oeuvre (1ère partie) puis trimestriel-lement (2ème partie) puis au bout de 5 ans (3ème partie) Autoquestionnaire à adresser à EVALOR Interview (annexe 7) des principaux acteurs administratifs et cliniques par la HAS : 9 mois après le début de la mise en oeuvre puis annuellement dans 3 des 10 établissements participants

Stratégie d’évaluation Le plan d’évaluation comprend : Un recueil de données démographiques Une évaluation de la mise en oeuvre du SOP Med’Rec Une évaluation de la performance Une analyse des causes d’évènements indésirables (EI) Une évaluation de la culture de sécurité

Evaluation de la performance Objectif : évaluer le degré d’implantation du SOP et l’impact sur les erreurs de médication Outils : recueil et suivi d’indicateurs de performances MR1 : % de patients éligibles ayant bénéficié d’une conciliation dans les 24 heures MR2 : (nb de divergences intentionnelles non documentées / nb de patients éligibles) x 100 MR3 : (nb de divergences non intentionnelles / nb de patients éligibles) x 100 MR4 : (nb de patients ayant au moins 1 divergence non intentionnelle / nb de patients éligibles) x 100

Evaluation de la performance Données à recueillir pour le calcul des indicateurs : nb de patients éligibles nb de patients ayant eu une conciliation dans les 24h nb de patients ayant eu une conciliation (qq que st le délai) nb de divergence intentionnelles non documentées nb de divergences non intentionnelles nb de patients ayant au - 1 divergence non intentionnelle Outil : tableau de recueil des données (annexe 8) Données à adresser 1 x / mois à EVALOR

Stratégie d’évaluation Le plan d’évaluation comprend : Un recueil de données démographiques Une évaluation de la mise en oeuvre du SOP Med’Rec Une évaluation de la performance Une analyse des causes d’évènements indésirables (EI) Une évaluation de la culture de sécurité

Analyse des causes d’EI Objectif : identifier les éventuelles défaillances existantes au niveau du processus Med’Rec Les étapes : Identification d’un EI Analyse préalable Analyse des causes simplifiée ou exhaustive Recueil des données minimum

Analyse des causes d’EI Identification d’un EI Déclaration spontanée des EI à la cellule de gestion des risques Recherche active ‘d’EI déclencheurs’ par une revue rétrospective des dossiers médicaux Outils : liste des EI déclencheurs (prompts) - TAS de 20 dossiers patients sortis / mois - Identification des dossiers pour lesquels on retrouve 1 ou plusieurs EI déclencheur(s)

Analyse des causes d’EI Identification d’un EI Les EI déclencheurs (annexe 9) : AVC survenu en cours d’hospitalisation (ischémique ou hémorragique) Transfert inattendu dans une unité de soins plus intensif INR > 6 Glycémie < 0.5 g/L (2.77 mmol/L) Décès inexpliqué ou inattendu

Analyse des causes d’EI Analyse préalable L’EI est-il lié à l’administration ou à l’omission d’un traitement ? Si oui, l’EI est-il lié au processus de prescription à l’admission ? Le patient a-t-il subi un préjudice (incluant le décès) ? Outils : Fiche d’enregistrement de l’analyse des dossiers (annexe 11) Si oui aux questions 1, 2 et 3 : réalisez une analyse des causes

Analyse des causes d’EI Analyse des causes L’analyse des causes peut être : Simplifiée (si préjudice temporaire) Exhaustive (si préjudice permanent ou décès) Analyse des causes d’un EI par la méthode ALARM

Analyse des causes d’EI Recueil des données minimum Si analyse des causes de l’EI simplifiée ou exhaustive Outils (annexe 12) : Questionnaire EA-A : à renseigner quel que soit le SOP Questionnaire EA-B : à renseigner si un dispositif médical est impliqué dans l’EI Questionnaire EA-D : à renseigner pour le SOP Med’Rec A adresser à EVALOR dans les 3 mois suivant la survenue de l’EI

Nature et rythme des données recueillies Nature Rythme de recueil Données démographiques Avant, puis 1x / an Evaluation de la mise en oeuvre Autoquestionnaire Au bt de 6ms ps ts les 3 ms Interviews Au bt de 9ms ps 1x / an Evaluation de la performance = données permettant de calculer Régulièrement/1-5 jrs les 4 indicateurs Analyse des causes des événements Au fur et à mesure

Circuit des données Recueil des données Hôpitaux Remplissage de questionnaires Hôpitaux Evalor Contrôle qualité des données Traduction des données narratives Calcul des indicateurs de performance Anonymisation complète des données Transmission des données HAS + collaborative center

Gestion du projet Med’Rec au sein des établissements participants L’accompagnement par EVALOR Formation, 11 mai 2010 Fabienne Empereur, Sophie Gendarme, Nathalie Thilly - EVALOR

Le contexte organisationnel La structure régionale EVALOR et la HAS gèrent l’ensemble du projet Med’Rec Au sein de chaque établissement participant, des groupes projets gèrent la mise en oeuvre et l’évaluation du SOP Med’Rec EVALOR accompagne les établissements pour faciliter la mise en œuvre du SOP, traiter les données d’évaluation et les transmettre (HAS, centre collaborateur)

Le principe organisationnel L’équipe Med’Rec au sein d’EVALOR est constituée de : 1. Un référent pour chaque établissement (FE ou NT) 2. Un chargé de projet (SG) 3. Une secrétaire (Noëlle Antoine) Chaque établissement sera accompagné individuellement par un référent Un contact téléphonique est possible à tout instant avec l’équipe Med’Rec d’EVALOR

Les référents EVALOR par établissement La répartition des référents par établissement est la suivante : CHU de Grenoble NT CHU de Nîmes NT CH de Compiègne FE CH de Mont de Marsan FE Association cliniques de la croix blanche (Moutier Rozeille) FE CH St Marcellin NT GH 3 BLM NT CHU de Strasbourg FE CH de Lunéville NT

Les 3 phases du projet La phase préparatoire : Création du groupe projet, établissement du plan de mise en œuvre, analyse préliminaire des risques, réunions de formation / information … 2. La phase pilote : Mise en œuvre du SOP Med’Rec dans un site pilote, données d’évaluation recueillies mais non transmises au centre collaborateur 3. La phase ‘réelle’ : Eventuelle extension du SOP à d’autres sites, données d’évaluation recueillies et transmises au centre collaborateur (entrée dans le projet au niveau international)

Les 3 phases du projet 1. La phase préparatoire Envoi d’un ‘Carnet de Route’ au chef de projet de chaque établissement par EVALOR 1er contact téléphonique entre le référent EVALOR et le chef de projet de l’établissement permettra d’expliciter ce carnet de route Le carnet de route = sorte de ‘chemin clinique’ du projet Med’Rec qui permet au chef de projet de l’établissement d’identifier clairement toutes les étapes et de les renseigner au fur et à mesure Visite sur site pour formation initiale au projet, et à la méthode d’analyse des causes Mise à disposition de documents relatifs au projet

Les 3 phases du projet 2. La phase pilote Contact téléphonique programmé et hebdomadaire entre le chef de projet de l’établissement et son référent EVALOR Contact téléphonique avec EVALOR possible à tout moment Communication possible par une boite mail ‘Med’Rec’ Visite sur site si difficulté, à la demande de l’établissement

Les 3 phases du projet 3. La phase ‘réelle’ Contact téléphonique programmé et mensuel entre le chef de projet de l’établissement et son référent EVALOR Contact téléphonique programmé et mensuel entre le chef de projet de l’établissement et SG pour le recueil des données d’évaluation Contact téléphonique avec EVALOR possible à tout moment Communication possible par une boite mail ‘Med’Rec’ Visite sur site si difficulté, à la demande de l’établissement

Partage des responsabilités (1) Les établissements participants Constituer un groupe projet qui assure la gestion du projet (mise en oeuvre et suivi) Mettre en oeuvre le SOP Med’Rec au niveau d’un site pilote puis l’étendre Analyser les causes des EI liés au SOP survenus Recueillir les données d’évaluation : démographique, autoquestionnaire de mise en oeuvre, données de performance, questionnaires d’analyse des EI (EA) Transmettre les données d’évaluation à EVALOR Participer à la communauté d’apprentissage “on line”

Partage des responsabilités (2) EVALOR Recruter les établissements participants Organiser la formation des professionnels concernés Assurer l’accompagnement des établissements Récupérer les données d’évaluation Assurer le contrôle qualité des données et la traduction des données narratives Transmettre les données d’évaluation anonymisées à la HAS et au centre collaborateur

Partage des responsabilités HAS Le choix des solutions et l’organisation La construction de partenariats opérationnels avec les SRE et autres organisations concernées avec définition d’un partage de charges-; collaboration HAS EVALOR étroite dans cette phase de démarrage : exemples Elaboration de critères de sélection des établissements Recrutement des établissements de santé Suivi de la phase de pré-test : Le pilotage national La communication et promotion du projet, valorisation, partage d’expériences Le retour périodique d’information aux tutelles et autres partenaires concernés Des actions de valorisation des établissements Copilotage avec Evalor du comité par solution

Partage des responsabilités HAS Participation à la coordination internationale Participation au Steering Committee et à ses 4 sous-comités « event analysis », évaluation, « collaborative learning »,communication Collaboration avec Westat : questionnaire mesure de la culture de sécurité Développement, gestion, animation de la plateforme nationale du site High 5 Validation avant mis en ligne des CR de réunion, d’outils développés par les ES, de dossiers documentaires…. Fonctionnement en réseau (« online learning community ») La centralisation des données au sein de la plateforme nationale, validation et envoi des données agrégées à la Joint Commission (Centre OMS) ; réunion en face à face une fois par an et par téléconférence 3 à 4 fois par an

Le centre collaborateur OMS- Joint Commission L’administration et la coordination du projet Le développement des outils pédagogiques La formation des responsables des LTA Le développement de boites à outils par solution Le développement d’outils et de soutien méthodologique pour le recueil des données Le développement d’une plateforme web High 5 Le développement et le soutien d’une communauté d’apprentissage « online » La gestion des données L’analyse des données et le retour d’information aux trois mois aux établissements participants

Recueil de données (indicateurs MR) Questionnaire démographique Recueil de données (indicateurs MR) Autoquestionnaire Partie 1 Partie 2 Partie 2 Questionnaires EA Ponctuellement