Observatoire Solfège Provence Alpes Comité Académique de l’Enseignement Catholique -- Ange 2D – Renseignement et validation des données en lien avec STSWEB Sessions : 19/09/2017 – DDEC Avignon 22/09/2017- La Nativité Aix-en Provence

Sommaire SOLFEGE Ange 2D Qu’est-ce que Gabriel? A quoi servent les bases de données ? Qu’est-ce que Gabriel? Introduction Schéma d’ensemble Les utilisateurs Pour se connecter à Ange 2D Qu’est-ce que Ange 2D ? Ange 2D Ce qui est à renseigner en saisie directe Renseigner les effectifs Renseigner les dotations Fermer les affectations Créer ou mettre à jour les documentalistes ou Chefs de Travaux Les imports STSWEB Ce qui est à faire au préalable sur STSWEB Les conditions minimales pour l’import Importer le fichier STSWEB dans Ange 2D Compléter l’import STSWEB Renseigner les états de services de vos enseignants Contact

Notre liberté, notre pilotage SOLFEGE A quoi servent les bases de données ? Service d’Observation pour La Fonction Educative et la Gestion des Emplois Instruire la négociation et répartition inter académique des moyens alloués par l’État aux établissements scolaires : attribution de classes à chaque académie (SGEC) Constituer l’annuaire national de l’Enseignement Catholique : GABRIEL Alimenter la base qui sert des applications nationales comme FormElie (gestion des départs en formation), UGSEL-Net, Caac Web…et demain, le SI RH Négocier les moyens avec le rectorat, alimenter les instances régionales de l’Enseignement catholique en données utiles (ex : ISFEC) , avoir une gestion prévisionnelle des emplois, décrire notre réseau. Notre propre système d’informations autonome et actualisé Notre liberté, notre pilotage Le Chef d’établissement est responsable des données saisies !

Qu’est-ce que Gabriel ? Un annuaire fédérateur Un entrepôt de données Des élèves et des parents d’élèves. Des enseignants et des candidats enseignants. Des établissements et des organisations de l’Enseignement catholique. Des personnels des OGEC et des autres structures de l’Enseignement catholique. Un entrepôt de données Des données individuelles organisées par structures Des données historisées Accessible aux applications métiers en fonction des droits de chacun Un portail avec un accès direct aux applications métiers Permettant de gérer les effectifs, les moyens, les enseignants : ANGE1D, ANGE2D Permettant de gérer les différentes étapes de la carrière d’un enseignant : recrutement (CAAC-Web), formation continue (FormElie), emploi (SI-RH, à venir) Permettant de gérer des processus spécifiques : par exemple les licences sportives des élèves (UGSEL-Net)

Qu’est-ce que Gabriel ? Schéma d’ensemble

Qu’est-ce que Gabriel ? Les utilisateurs Les utilisateurs ont des droits de consultation, de modifications ou de traitement des informations. Les chefs d’établissement mais aussi le personnel habilité. Le chef d’établissement a la possibilité de déléguer un accès en lecture ou en lecture/écriture à Ange2D. Pour cela : il envoie, dans un premier temps, sa demande à l’observateur solfège via le formulaire disponible sur notre site internet (2nd DEGRE/Aide à l’usage des applications/ANGE2D). Le formulaire doit être entièrement complété : Cliquer ICI Puis, dans un deuxième temps, le chef d’établissement devra à partir de Ange2D, « ajouter un personnel » dans le menu « Etablissements »/« Personnels » (procédure en pages 20 et 21 du manuel). À savoir : Seules les personnes qui se connectent avec un identifiant ont accès, dans Gabriel, aux personnels rattachés aux structures. Les individus qui ne sont pas rattachés à une structure n’apparaissent pas dans Gabriel même si leur fiche existe.

Qu’est-ce que Gabriel ? Pour se connecter à Ange 2D Accéder au portail Gabriel à l’adresse : https://www.ec-gabriel.fr Renseigner votre identifiant et votre mot de passe Cliquer sur « Se connecter » Cliquer sur le lien ANGE 2D 1 2 3

Qu’est-ce que Ange 2D ? L’application informatique ANGE 2D remplace EC-OL à compter de la présente rentrée scolaire. Cette application Web doit gérer les effectifs, les enseignants et les moyens des établissements du Second Degré. Deux objectifs majeurs président à la création de l’application ANGE 2D : L’interconnexion complète en temps réel avec GABRIEL et les autres applications elles-mêmes connectées à GABRIEL, notamment CAACweb qui devient l’application pour la gestion des enseignants entrant dans le métier. ANGE 2D va donc permettre la saisie unique d’une information et sa mutualisation instantanée entre toutes les applications interconnectées avec GABRIEL. La liaison avec STS Web pour tout ce qui concerne les données relatives aux enseignants et aux moyens d’enseignement. Ces données proviendront de STSWeb via un import que déclenchera le chef d'établissement autant de fois que nécessaire, à chaque modification opérée dans STS Web. Cet import sera toujours considéré comme « maître » par rapport aux données contenues dans ANGE 2D. Désormais les données importées depuis STSWeb ne seront plus modifiables dans ANGE 2D, contrairement à ce qui se passait avec EC- OL.

Ange 2D Ce qui est à renseigner en saisie directe Ce qui est à faire en premier, directement dans Ange 2D, après connexion à l’application : Mettre à jour les informations établissements (visibles sur Gabriel) « Fiche d’identité »  « Informations complémentaires » « Effectifs » « Dotations » Fermer les affectations des enseignants qui ne se trouvent plus dans l’établissement en indiquant un motif de départ dans « a quitté » Créer ou mettre à jour les Documentalistes et les Chefs de Travaux

Ange 2D Renseigner les effectifs (1) Cliquer dans le menu de gauche, sur « EFFECTIFS » Cliquer sur la commande « Modifier » de l’onglet « EFFECTIFS ». 1 2

Ange 2D Renseigner les effectifs (2) 1 3 2 Dans la colonne de droite, celle de l’année en cours, renseigner le nombre total de filles, de garçons et le total global de l’établissement (identique au constat national) Cliquer sur « Enregistrer » L’enregistrement peut être renouvelé à volonté tant que vous n’avez pas validé votre saisie. Une fois tous les effectifs exacts renseignés, cocher « valider les effectifs ». Cette validation est définitive. Le statut de l’onglet devient « Validé ». 1 3 2 En cas d’erreur constatée après la validation, contacter l’Observateur SOLFEGE pour faire invalider votre saisie et la corriger. N’oubliez pas de VALIDER A NOUVEAU.

Ange 2D Les imports STSWEB C’est l’import STS qui renseigne toutes les informations disponibles dans la fiche de l’enseignant dans ANGE 2D : il n’est pas possible de renseigner manuellement ANGE 2D, hormis temporairement pour les compléments relatifs aux IMP, aux ARE et ARA à faire dans l’attente du futur flux STS qui le fera automatiquement. L’import STSWEB doit intervenir au minimum deux fois par an : en Octobre pour renseigner l’enquête lourde ANGE 2D Les données validées par le Chef d’établissement, puis par l’Observateur SOLFEGE, constituent la base statistique qui est figée pour l’année. À la mi-janvier en vue du mouvement de l’emploi Le deuxième import de STSweb modifie uniquement les données courantes. L’import STSweb est considéré comme « maitre » pour la mise à jour des fiches des enseignants. Par conséquent, si vous apportez des modifications dans ANGE 2D sur les données provenant de STSweb, celles-ci seront remplacées par les données issues de STSweb lors du prochain import. Seuls l’adresse de messagerie, l’identifiant et le mot de passe seront préservés lors d’un import. L’import STSweb est réalisable à tout moment de l’année, même pour un transfert partiel de données, quel que soit l’état d’avancement du renseignement des enseignants et des structures.

Ange 2D Ce qui est à faire au préalable sur STSWEB (1) Dans le menu « Structure-Modification effectifs » Saisir les effectifs à l’identique de la colonne « Calculé » dans la colonne « Prévu ». Cette année : Les effectifs importés dans Ange 2D seront ceux indiqués dans « Effectifs – calculé ». 1 3 2

Ange 2D Ce qui est à faire au préalable sur STSWEB (2) Mettre à jour les enseignants. Cette année un enseignant en décharge syndicale complète remontera sur Ange 2D, les nouveaux DDFPT et les documentalistes devront être ajoutés après import si nécessaire. Les pondérations retenues ne remonterons que si vous avez validé la campagne de rentrée des HSA dans stsweb. Valider vos HSA Rappel formation du 22/09/16 sur STSWEB : après la saisie de vos IMP annuelles et de vos HSA, il vous faudra faire la demande d’ouverture de campagne auprès de sts.prive@ac-aix-marseille.fr afin de valider votre calcul HSA.

Ange 2D Ce qui est à faire au préalable sur STSWEB (3) Réaliser un export de l’emploi du temps Il vous faudra cliquer sur : « Exports » « Global » Enregistrer le fichier en cliquant sur « OK » dans la fenêtre générant le fichier .xml 2 1 3

Ange 2D Ce qui est à faire au préalable sur STSWEB (4) Réaliser les exports pdf : Menu structure -> Divisions-> bouton « Edition » Enregistrer sous : 2017-division-nom_etb-type_etb-commune_etb.pdf Menu Services et ARE : Services / discipline : Enregistrer sous : 2017-RéparttionService-nom_etb-type_etb- commune_etb.pdf Etats des services : sélectionner « tous » : cliquer sur le bouton « Edition » Enregistrer sous : 2017- EtatsServices-nom_etb-type_etb-commune_etb.pdf Menu HSA -> Calcul cliquer sur le bouton « Edition » Enregistrer sous : 2017-HsaCalcul-nom_etb-type_etb-commune_etb.pdf Ces exports pourront être déposés dans ANGE dans le menu « espace de téléchargement » Il est aussi possible de déposer des documents de dialogues entre l’observateur et le chef d’établissement

Ange 2D Les conditions minimales pour l’import STSWEB Les conditions minimales pour réaliser un export cohérent depuis STSweb vers ANGE 2D sont les suivantes : l’effectif calculé est égal à l’effectif réellement scolarisé dans l’établissement au jour de la date d’observation, les enseignants absents de STSweb seront pas importés ainsi que les enseignants sans services les affectations et les consommations sont justes, (somme des heures postes + somme des HSA = dotation globale déclarée dans STSweb) aucun enseignant n’est en sous-service ou bien en sur-consommation, La somme des heures non consommées dans l’établissement correspond à celle des moyens que l’établissement rend au bureau des moyens ou qui seront transformés en HSE Aucun groupe n’est sur un effectif de zéro élève A noter que l’export est possible et cohérent même si : Les dates de la campagne de rentrée ne sont pas définies dans STSweb, Les effectifs ne sont pas validés au niveau de SIECLE  Si Les services ne sont pas affectés aux enseignants la consommation sera erronées dans ange2d

Ange 2D Importer le fichier STSWEB dans Ange 2D (1) 1 2 Le fichier STSweb à intégrer est le fichier « Global ». Ce fichier est nommé ainsi : expsts_code rne_AAAAJJMM.xml Exemple : expsts_0840069U_20170918.xml Il faut extraire de son archive zip issue du téléchargement de STSWEB Dans le menu de navigation de gauche dans Ange 2D : Cliquer sur « Import STS » Cliquer sur « Ajout d’un fichier Sts» 1 2

Ange 2D Importer le fichier STSWEB dans Ange 2D (2) En cliquant sur « Ajout d’un fichier Sts », le tableau des importations STSweb s’affiche : La partie supérieure de ce tableau comporte la description des différents imports déjà effectués ou à effectuer, voire à renouveler. La partie inférieure de ce tableau permet de préparer la réalisation d’un nouvel import. Pour chaque établissement ayant fait l’objet d’un import, vous disposez des informations suivantes : Nom et prénom de la personne ayant effectué les imports, Date de l’import, Date de la modification De la date de création Type de traitement (effectué, en attente,…) La date de l’import

Ange 2D Importer le fichier STSWEB dans Ange 2D (3) 2 3 1 Sélectionner l’établissement dans lequel vous souhaitez importer les données provenant de STSweb dans la partie inférieure gauche du tableau des importations STSweb. Dans le menu déroulant, sélectionner le code RNE de l’établissement de votre choix Dans la partie centrale du tableau d’importation, cliquer sur « Fichier » pour sélectionner sur votre ordinateur le fichier à importer. Cliquer sur « Ajouter » 2 3 1

Ange 2D Importer le fichier STSWEB dans Ange 2D (4) Important : le fait d’ajouter un fichier à cette étape ne génère pas l’importation dans ANGE 2D. Il est impératif de cliquer sur le bouton Importer. Vous avez seulement préparé l’import du fichier choisi. Vous pouvez de la même manière préparer tous les imports à effectuer. Ces fichiers apparaissent dans la partie supérieure du tableau des importations. Cliquer donc sur « Importer » ou « Importer de nouveau » selon que le ficher est importé ou non pour la première fois. 4

Ange 2D Importer le fichier STSWEB dans Ange 2D (5) Vérifier l’importation en cliquant dans le menu de navigation sur : « Rapport d’importation » Vous obtenez un tableau affichant les résultat du dernier import :  : Validité du fichier XML,  : Version du flux (complet=2, sts_emp =1),  : Nom de l’établissement,  : Année scolaire,  : Statut des nomenclatures,  : Statut de l’import,  : Date de l’import,  : Utilisateur ayant effectué le traitement,  : Date de dernière modification.

Ange 2D Importer le fichier STSWEB dans Ange 2D (6) Précisions sur certaines alertes à l’affichage Dans le cas de l’import d’un fichier corrompu, ou qui ne correspondrait pas au bon fichier attendu par le système, la colonne Xml valide affichera : NON. Assurez-vous que le fichier STS généré est bien le fichier « emploi du temps », et que le nom fichier est bien du type : sts_emploi_codeRne_anneescolaire.xml Exemple : sts_emp_0131689R_2015.xml  Dans chaque fichier STSweb, figure la nomenclature des matières, type d’heures, code postal... Si ces dernières ne sont pas complètes ou erronées, cette colonne affichera : Non à jour  Lors de l’importation des données contenues dans le fichier, un très grand nombre de contrôles sont effectués. Des anomalies peuvent être détectées. Si cette colonne mentionne « Vérification requise », vous devez intervenir manuellement sur certaines données pour valider l’importation.

Ange 2D Compléter l’import STSWEB dans Ange 2D (1) Cette année, toutes les données relatives aux enseignants : état civil, diplôme, échelle de rémunération, qualité juridique, UP Principale, discipline de poste…, présentes dans ANGE 2D proviennent de l’application STSWEB. Les affectation des enseignants DA, en contrat provisoire ont été fermées au 31/8/2016 au motif « fin de délégation ou fin de stage » Lors de l’intégration des données issues de STSweb, le premier travail consiste à comparer les données importées depuis STSweb avec celles présentées dans ANGE 2D. Ce travail d’appariement des fiches des enseignants est à faire seulement la première année. Il est conservé pour les années suivantes.

Ange 2D Compléter l’import STSWEB dans Ange 2D (2) Lorsque l’appariement ne s’est pas fait automatiquement, ANGE 2D affiche dans la colonne  l’alerte « Vérification requise » et propose, pour chaque fiche provenant de STSweb, des fiches d’ANGE 2D susceptibles d’association. Deux cas sont possibles : Les critères de comparaison : nom, prénom et date de naissance permettent l’appariement. Il suffit de cocher la case de la fiche d’ANGE 2D choisie pour être appariée avec celle importée par STSweb. On a un doublon ou un n-uplet de fiches, il faut faire un rapprochement après lecture des fiches pour n’avoir plus qu’une seule fiche. Attention : Lorsque l’appariement de deux fiches est validé par l’utilisateur, la seule solution pour modifier est de contacter votre observateur Solfège.

Ange 2D Mettre en correspondance les enseignants dans Ange 2D (1) Cliquer sur « Vérification requise », le tableau suivant s’affiche : La première partie du tableau indique les enseignants pour lesquels le rapprochement d’informations n’a pu aboutir de manière certaine et automatique. La seconde partie du tableau donne la liste des enseignant convenablement mis à jour dans la base. Cliquer sur « Modifier »

Ange 2D Mettre en correspondance les enseignants dans Ange 2D (2) Dans GABRIEL, on a l’enseignante MARTIN NATHALIE– 15/06/1979 Exemple d’un rapprochement : Dans l’import STSweb, on a l’enseignante MARTIN NATHALIE– 15/06/1979 Le nom, le prénom ainsi que la date de naissance sont affichés, permettant ainsi de synchroniser les individus de manière plus efficace. Dans cet exemple, le nom et le prénom sont identiques, ainsi que les dates de naissance Vous disposez d’un bouton « Voir la fiche » qui affichera la fiche détaillée de l’enseignant concernée. Celle-ci s’ouvrira dans un nouvel onglet de votre navigateur

Ange 2D Mettre en correspondance les enseignants dans Ange 2D (3) S’il s’agit du même individu, cocher la case devant le nom Puis, en bas de page, cliquer sur « Enregistrer » 2 1 L’enseignant disparait de la liste. Cette association a été enregistrée, la date naissance présente dans ANGE 2D a été mise à jour par celle figurant dans le fichier STSweb.

Ange 2D Mettre en correspondance les enseignants dans Ange 2D (4) 1 2 Si vous ne trouvez pas l’enseignant ni par nom ni par date de naissance vous pouvez utiliser le bouton : 1 2

Ange 2D Mettre en correspondance les enseignants dans Ange 2D (5) Si l’enseignant était dans Ec_ol et que vous ne l’avez pas retrouvé : contacter l’Observatoire Solfège avec les informations suivantes : nom – prénom – date de naissance Si l’enseignant n’était pas dans Ec_ol : une seule porte d’entrée pour créer sa fiche : CAAC Web Plusieurs cas de figure : Préaccord ou Accord collégial obtenu (à fournir) si la personne est absente e esuplléant : une procédure exceptionnelle est lancée. Préaccord ou Accord collégial non obtenu : préaccord temporaire (valable 12 semaines dans Gabriel, le temps de se mettre en règle au niveau du SAAR) Nouveau nommé du public et contrat définitif hors enseignement catholique Le candidat devra contacter Gérald ALBERICI ou Jacqueline CHIOSELLI du SAAR de notre académie par mail à saar@ecmarseille.fr

Ange 2D Renseigner les états de services de vos enseignants (1) 2 3 1 Lorsque tous les enseignants sont associés, ANGE2d crée pour chaque individu les services. Cette opération peut durer jusqu’à une minute en fonction de la taille de votre établissement « keep cool ». Cliquez sur retour puis sur états des services d’enseignement, enlever le filtre. « Etats des services d’enseignement » Cliquer sur le 1er enseignant de la liste afin de vérifier son état de service 2 3 1

Ange 2D Compléter les données de vos enseignants Apres import stsweb vous pouvez modifier les données non importées Mettre a jour les informations de carrière des enseignants pavé informations supplémentaires Fermer les affectations en indiquant un motif pour les personnes qui ont quitté ou qui ont changé de quotité de service 2 3 1

Ange 2D Renseigner les dotations 1 Dans Le menu établissements, choisir l’établissement importé Sélectionner le pavé dotation, choisir modifier Compléter : les heures de documentation en 36eme Vérifier les heures ARA en 18 eme Les heures DDFPT en 39 Les heures cafep Les imp ont été importées Vous pouvez alors valider les dotations Lorsque vous voudrez valider les consommation il faudra au préalable avoir validé les consommations 2 3 4

Ange 2D Vérifier les consommations 1 2 4 3 De la même manière que pour les effectifs, Cliquer sur la commande « Modifier » de l’onglet « DOTATIONS ». Dans la colonne de droite, celle de l’année en cours, renseigner les différents champs relatifs à votre établissement qui n’ont pas été importées Les données HP et HSA renseignées sont issues de l’édition du Calcul HSA dans STSWEB. Elles sont diminuées s’il y a dotation CAFEP. Cliquer sur « Enregistrer » L’enregistrement peut être renouvelé à volonté tant que vous n’avez pas validé votre saisie. Cocher « Valider les dotations ». Cette validation est définitive. Le statut devient « Validé ». 1 2 4 3 Seul l’Observateur SOLFEGE peut invalider votre validation le cas échéant.

Ange 2D Fermer les affectations (1) 1 2 3 4 Cliquer sur la commande « Liste » de l’onglet « ENSEIGNANTS ». La liste des enseignants apparait, précédée d’un moteur de recherche multicritères. Vous pouvez à votre convenance utiliser le moteur de recherche ou faire défiler la liste pour sélectionner l’enseignant dont vous voulez fermer l’affectation. Cliquer sur l’enseignant concerné 2 3 4

Ange 2D Fermer les affectations (2) 1 2 3 4 Dans l’onglet « SITUATION PROFESSIONNELLE – ETABLISSEMENT D’EXERCICE », cliquer sur « MODIFIER » de l’encart établissement de rattachement concerné par la fermeture de l’affectation. Indiquer au bas de la fiche qui est apparue le motif de fermeture de l’affectation et la date qui est le 31/08 de l’année civile en cours. Cette année, il faut donc saisir 31/08/2016. Cliquer sur « ENREGISTRER » en bas de la fiche pour enregistrer les modifications apportées. 2 3 4

Ange 2D Créer ou mettre à jour les Documentalistes ou DDFTP (1) 1 2 4 A faire seulement pour les nouveaux, les anciens étant présents dans Ec-ol, ils ont donc déjà été importés. Cliquer sur la commande « Liste » de l’onglet « ENSEIGNANTS ». Entre le moteur de recherche multicritères et la liste des enseignants, figure une commande « AJOUTER UN DOCUMENTALISTE OU UN CHEF DE TRAVAUX ». Cliquer dessus. Renseigner les information demandées par le moteur de recherche, au minimum de nom usuel et le prénom, puis cliquez sur « FILTRER ». Une ou plusieurs lignes apparaissent. Cliquer alors sur la ligne de l’enseignant Documentaliste ou du Chef de Travaux recherché. Vous obtenez alors une fiche à renseigner complètement. 1 2 4 3

Ange 2D Créer ou mettre à jour les Documentalistes ou DDFPT (2) Renseigner les informations suivantes : Nom de l’établissement en utilisant pour cela la liste déroulante Le nom de l’enseignant est mentionné automatiquement Le type de support : principal ou secondaire La date d’entrée dans l’établissement La qualité juridique La discipline d’affectation. Différentes disciplines vous seront proposées : sélectionnez celle correspondant. Vous disposez à cet effet d’un système d’auto-complétion. Saisissez les premières lettres : DOC pour un documentaliste CHEF pour un Chef de Travaux La modalité d’affectation PRO pour une affectation provisoire PER pour une affectation permanente La nature du support DOC pour Documentaliste CDT pour Chef de Travaux La dotation La quotité L’ORS Pour enregistrer vos modifications, cliquer sur « CRÉER » ou « ENREGISTRER » en bas de page

Ange 2D Calendrier 2017 Avant le 30 octobre : Dés que vous avez validé la campagne de rentrée dans stsweb Si toutes les heures sont consommées et tous les enseignants correctement installés Dans la semaine suivante au plus tard validation de ONDE Apres cette date négocier avec le sta afin de trouver la meilleur solution. Validation après le 4/11 – paye de décembre 2017 Validation après le 27/11 – paye janvier 2018

Ange 2D Validation 7 2 1 6 5 4 3 Ce qui doit être validé : Effectifs : rapport Garçons/Filles Dotation Consommation 7 2 1 6 5 4 3

Mr Jean-Paul VINCENT, Magali VENEZIANO Contact Mr Jean-Paul VINCENT, Magali VENEZIANO Observatoire Solfège http://caec-aix-marseille.fr.nf 16 bd Chave 13006 MARSEILLE tel : 04.91.36.52.03 fax : 04.91.47.15.38 solfege.provence.alpes@ecmarseille.fr Pour un accompagnement personnalisé, inscrivez-vous à notre sondage Doodle en suivant ce lien : http://doodle.com/poll/tp3qqskarg4un6ir