SPS LS1 Planning meeting (N09) 13/03/13 David Mcfarlane SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Topics Key dates at the start of LS1. Magnet testing Lifts and Monte-charges Consignations Impacts Test AUGs and back holidays Planning (Now to the end of April) False floors lifted in Surface Bas New DMCs E.C.Rs Incident in the PS Booster A.O.B SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Key dates at the start of LS1 Description Date End of Physics 16th February 2013 (09:00 hrs) SPS radiation cool-down period 16th February to 26th February 2013 High power RF tests (BE/RF) 18th February to 21st February Detection Incendie BA2 (No Access BA2) 19th to 21st February 2013 Detection Incendie BA3 (No Access BA3) 22nd to 24th February 2013 RP survey and patrol 22nd February to 26th February 2013 Magnets tests and inspections. 27th February to 26th March 2013 Lift and Monte-charge Maintenance 21st February to the 26th March 2013. Visits by the Pompiers (To be organized) 4th March to 22nd March (Evenings only) Replacement of IT “Starpoints” at each BA 4th March to 22nd March(To be organized) 1 day at each BA, access system will be offline. SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Magnet testing 27th February to the 26th March This work is being overseen by Jeremie Bauche (TE/MSC) SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Monte-charge works SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Lift Maintenance March / April SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Key dates at the start of LS1 Description Date HV Tests Monday the 25th March 2013 GS/ASE will switch each access point over to “General Access” mode Tuesday the 26th March 2013 General access into the SPS/BA7/TI2/TI8/TT10 allowed Wednesday the 27th March 2013 Technical network disconnection test 27th March 2013 (10:00 to 13:00) Controls maintenance 2nd April to 4th April 2013 (TBC) The SF1 cooling towers will cleaned. This will effect primary water to BA6. 1st May to the 4th May 2013 LIMITED Access into BA80 25th September 2013 SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Controls maintenance Dear colleagues, Please find for information the list of activities that BE-CO and IT-CS will do on April 2-3-4. The impact of these activities shall be limited (but better to check inside your facilities). The only perturbation which is foreseen is the perturbation on the video of PS and SPS on April 2nd at 14:00 Moreover, as a reminder during the disconnection test on March 27th, from 10:30 to 13:00, it will be impossible to communicate between IMPACT system and the access system (meaning IMPACT requests modified or approved during this time slot will not be deployed on the access system). With best regards K. Foraz http://wikis.cern.ch/display/DEVOPS/To-do+list+for+Controls+Maintenance+Easter+2013 SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Please remember the following!! All services must remain on until the 27th March 2013!!!!!!! Only works that do not require access and do not affect the operational mode of the SPS will be allowed to be scheduled before the 27th March 2013! If you are not sure then check with myself and Operations first!!!! SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Consignations Please ensure that The coordination team has a copy of all main consignations of the SPS. It is the responsibility of the Equipment owner to consign any equipment that they will be working on. Do not assume something is consigned. Check first. SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Discipline / Spécialité “Standard” IMPACTs Discipline / Spécialité Description Commentaires No. Impact Responsable BE/ABP IMPACT STANDARD: campagnes générales de relevés géométriques   24163 Patrick Bestmann BE/BI IMPACT STANDARD: maintenances générales de l’instrumentation 24203 Stephan Burger BE/CO IMPACT STANDARD: maintenances générales syst. contrôle 24204 Claude Dehavay BE/RF IMPACT STANDARD: maintenances générales syst. RF 24206 Christophe Renaud EN/CV IMPACT STANDARD: maintenance générale syst refr. et ventilation 24207 Bill Bannister EN/EL IMPACT STANDARD: interventions électriques générales (câbles, connecteurs, éclairage, coffrets, …) 24208 Guillaume Gros EN/EL/CF IMPACT STANDARD: interventions fibre optics 24209 Simao Pedro Costa Machado EN/EL/OP IMPACT STANDARD: interventions Opération Réseaux 24210 Denis Ribiollet EN/HE - transport IMPACT STANDARD: transports – manutentions 24212 Patrick Vallet EN/HE - maintenance IMPACT STANDARD: maintenances générales des équipements de transport, levage et ascenseurs 24202 Nicolas Perez SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Discipline / Spécialité “Standard” IMPACTs Discipline / Spécialité Description Commentaires No. Impact Responsable EN/STI - stoppers IMPACT STANDARD: maintenances générales beam stoppers 24213 Jerome Lendaro EN/STI – UA9 IMPACT STANDARD: maintenances générales UA9 Experience 24214 GS/ASE IMPACT STANDARD: interventions générales syst. accès, alarme, détection incendie   24216 Didier Vaxelaire / Denis Raffourt GS/SE IMPACT STANDARD: maintenances et réparation ouvrages souterrains 24217 Richard Morton TE/ABT - kickers IMPACT STANDARD: maintenances générales kickers 24218 Francesco Castronuovo TE/ABT - septa IMPACT STANDARD: maintenances générales septa 24219 Cedric Baud TE/MSC IMPACT STANDARD: maintenance générale sur les aimants « magnet patrols » et tests HV feront plutôt l’objet d’un Impact spécifique 24222 Jeremie Bauche TE/VSC IMPACT STANDARD: maintenance générale sur les équipements Vide 24224 Jose A. Ferreira TE/EPC IMPACT STANDARD: maintenance transformers 24226 Gilles Le Godec Visites et Inspections - Coordination IMPACT STANDARD: coordination générale, suivi des activités, vérification des plans de layout, … essentiellement groupe EN/MEF 24227 David Mcfarlane / Franck Bais / Frederic Galleazzi SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Discipline / Spécialité “Standard” IMPACTs Discipline / Spécialité Description Commentaires No. Impact Responsable Visites et Inspections - RP IMPACT STANDARD: contrôles RP, suivi des activités par RP essentiellement section DGS/RP/AS 24229 Christophe Tromel / Angelito Herve Visites et Inspections - OP IMPACT STANDARD: patrouilles, tests DSO, réarmements portes, … essentiellement groupe BE/OP 24230 James Ridewood Visites et Inspections - Sécurité IMPACT STANDARD: inspections sécurité, VIC, pompiers, gardiennage…   24231 Emmanuel Paulat / John Etheridge Visites et Inspections - Visiteurs IMPACT STANDARD: visiteurs externes, visites professionnelles, … 24233 Franck Bais / Marc Tavlet / Steve Hutchins / John Pedersen RP piquet Piquet radioprotection 24334 C. Tromel EN/EL/BT IMPACT STANDARD: Maintenance électriques générales (transformateurs, 48V, éclairage, coffrets, tableaux basse tension) 24506 Stephane Delarue TE/MPE IMPACT STANDARD: maintenances générales des équipements de TE/MPE 24885 Richard Mompo IS/CS IT/CS piquet 25005 Gyorgy Balazs SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Test AUG/ Bank holidays (Access will be blocked) Location Date Good Friday 29th March Easter Monday 1st April BA1 2nd April BA2 3rd April BA3 4th April BA4 9th April BA5 10th April BA6 7th May BA7 11th April Les maintenance des tableaux électrique EBD% des BA1 – BA3 – BA4 – BA6 – BA7 – se dérouleront le même jour que les TEST AUG. Ceci pour ne pas couper l’électricité une seconde fois cette année sur chaque point du SPS. Les coupures dureront donc de 7h00 à 22h00 lors des test AUG et maintenance. Les notes de coupures suivront et seront diffusées. SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Planning BE/BI works SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

False floors lifted in Surface BAs Below is a table showing the dates that EL will be pulling cables at each point of the SPS. During these periods large sections of the false floor in these surface buildings will be lifted. Any works in the BA’s that involve lifting of the false floors MUST be reported to the Coordination team BAs Cabling pulling start Cable pulling end BA1 (TS1- works) BA1 (Kicker cable works) BA1 (Irradiated cable works) 30/04/2013 09/10/2013 04/12/2013 05/08/2013 17/02/2014 BA2 06/01/2014 11/03/2014 BA3 27/03/2013 31/05/2013 BA4 23/09/2013 BA5 07/06/3013 BA6 16/10/2013 20/11/2013 BA7 07/11/2013 If you require access to racks or other equipment in the surface buildings during these periods you must check with planning first. SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Engineering Change Requests ECR link http://sps.web.cern.ch/SPS/quality.htm ECR Procedure http://sps.web.cern.ch/SPS/files/quality/ECR_note_gestion_rev02.pdf ECR Template http://sps.web.cern.ch/SPS/files/quality/ECR_SPS_formulaire_FR.pdf All ECRs must be submitted to Jerome Axensalva (BE/OP) AND myself. SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Current ECR’s for LS1 https://edms.cern.ch/nav/P:CERN-0000076703:V0/P:CERN-0000096067:V0/TAB3 Removal of AEWB Pick-up from position 31932 to 31502 (EDMS No. 1245361) RELEASED Removal of a BPWA Pick-up from position 31931 to 31101 (EDMS No. 1245393) RELEASED Installation of a new Wideband Kickers system in position 32173 (EDMS No. 1245400) RELEASED Installation of a new HBW Damper Pick-up in place of BPWA 31931 & AEWB 31932 (EDMS No. 1245401) RELEASED Replacement of 4 old BPA and 2 BPD by 6 BPCE in LSS1 & LSS2 (EDMS No. 1246559) RELEASED Reinstallation of pump and gauges (Pirani + Penning) in 11993 (vacuum sector 150) (EDMS No. 1249305) RELEASED Modification LSS1 sectorization (new VVSF + displacement VVSB 11772) (EDMS No. 1249307) RELEASED Installation of 3 BCT in LSS5 for North Area protection during Ions operations in SPS. (EDMS No. 1075945) UNDER IMPLEMENTATION SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Current ECR’s for LS1 https://edms.cern.ch/nav/P:CERN-0000076703:V0/P:CERN-0000096067:V0/TAB3 Transfer of the Fast Beam Current Transformers (BCTFR.31451) for the SPS circulating beam from LSS3 to LSS5. (EDMS No. 1221341) RELEASED SPS Beam Position Monitoring Prototyping Setup in LSS4. (EDMS No. 1099630) RELEASED Installation de 4 moniteurs de position (2 BPH, 2 BPV), dédiés au système Damper. (EDMS No. 1251693) RELEASED Installation d'un nouveau moniteur de position de type BPCR en LSS2 au 22105. (EDMS No. 1251695) UNDER APPROVAL Displacement of Door PPG2145 separating the LHC and the SPS in the TI2 tunnel. (EDMS No. 1253832) UNDER APPROVAL Interlocking of Injection Tunnel upstream areas with LHC powering. (EDMS No. 1257949) UNDER APPROVAL Move of BPH.31998 to BPH.42173. (EDMS No. 1272718) UNDER APPROVAL Optical Fibre Racks. (EDMS No. 1273766) UNDER APPROVAL SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Have you got your new DMC?? Chers collègues, Vous recevez cet email car un (ou plusieurs) dosimètre(s) opérationnel(s) vous est attribué ou parce que vous avez récemment été utilisateur d’un dosimètre opérationnel. Les dosimètres opérationnels (DMC) doivent être calibrés chaque année. Vous ne nous avez pas encore rapporté les DMC sous votre responsabilité, nous vous demandons donc de les rapporter au B.561 ou au B.152 dans l’une des boites aux lettres prévues à cet effet. Ils seront calibrés et vérifiés. N.B. : un nouveau système de dosimétrie opérationnel (bornes de lecture électronique) sera mis en service au cours du mois de mars, si vous ne rapportez pas votre DMC il ne pourra pas fonctionner avec le nouveau système, lors de la calibration nous devons en effet modifier les paramètres pour rendre chaque DMC compatible avec le nouveau système. Dès que vous aurez rendu votre DMC actuel, vous pourrez vous rendre au bâtiment 55 pour en récupérer un autre. L’attribution ne sera permanente que si vous accédez régulièrement en Zone Contrôlée de Séjour Limitée ou de Haute Radiation (> 2 fois/mois), sinon nous vous demandons d’emprunter le DMC pour votre intervention et de le rapporter ensuite au bâtiment 55. Pour plus d’information, veuillez consulter la brochure ci-jointe et également disponible sur EDMS : https://edms.cern.ch/document/1264719 Cordialement Gérald Dumont. SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

Evénement : Coupure (Accident in the PS Booster) Gestion des événements redoutés - Relevé SEE des faits et indices et premier constat des conséquences et mesures immédiates applicables – EDMS 1255982 Evénement : Coupure (Accident in the PS Booster) Date et heure 11/03/2013 - vers 10H15 Lieu Bâtiment 361 - BCER Contexte Coupure du majeure droit en manipulant un bac à ferraille Dép. - DSO/DDSO EN – J. Pedersen/ T. Wijnands TSO D. Hay Astreinte / unité HSE informée 11/03/2013 à 10h40 Relevé des faits/indices effectué 11/03/2013 à 10h50 Investigateurs HSE L. Wohlgemuth Constat immédiat : La personne se rend chez un médecin Les faits (sur la base des informations recueillies et/ou constatations visuelles) La victime travaille sur un chantier de démontage de câble. Elle a voulu déplacer un bac à ferraille présent sur les lieux de son activité. En déplaçant le bac, la victime a coincé sa main droite entre le bac à ferraille et le mur. La victime a une plaie au niveau du majeur de la main droite La personne s’est rendue à l’infirmerie. Mesures immédiates préconisées/prises par HSE: Visite des lieux par HSE unit Zone de démantèlement de câbles Espace entre le bac et le mur Conséquences connues au moment du relevé des faits/indices La personne se rend chez un médecin Classification exclusivement réservée à l’Unité HSE dans le cadre de la gestion des événements redoutés Health & Safety  Hazardous situation  Nearmiss  HS-0  HS-1  HS-2  HS-3  HS-4 Environment  EN-0  EN-1  EN-2  EN-3  EN-4 Operation  OP-0  OP-1  OP-2  OP-3  OP-4 Radiological consequences?  YES  NO

Important information Access requests Ensure everyone entering the SPS has the correct access authorisation (via EDH) and has completed the correct courses. The following safety equipment is Obligatory in the SPS for EVERYONE! Safety shoes Biocell Electronic dosimetre (Make sure you have your new one from Building 55!) Passive dosimetre Helmet plus Light Useful Contact Numbers SPS Coordination Team David MCFARLANE- 164247 Franck BAIS - 165467 Control Room SPS CCC – 77500 TI CCC – 72201 RP Christophe Tromel – 163199 Angelito Herve - 163168 Coordination Safety Emmanuel Paulat – 163870 John Etheridge - 164647 SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

A.O.B. SPS.Technical-Coordination@Cern.ch

SPS coordination website http://sps.web.cern.ch/SPS/ http://cern.ch/LS1planning \\cernhomeJ.cern.ch\J\jocksoft\Public\LS1 Next meeting 27/03/2013 892–1-D20 SPS.Technical-Coordination@Cern.ch