11 D. MISE EN OEUVRE DU PROJET

22 Quels rôles & responsabilités du FIDA dans les achats des projets? Quelles tâches nécessaires à la supervision des achats? Comment est menée une supervision des achats? Mise en œuvre du Projet: Passations des marchés

33 Des achats inefficients et inefficaces peuvent avoir de sérieuses répercussions: Les résultats et impacts attendus du projet peuvent ne pas être obtenus; Des retards dans la mise en œuvre du projet; Des coûts élevés de la mise en œuvre. Les achats constituent une activité sensible: pouvant entrainer la corruption et la fraude La complexité de certains actes dachat. Utilisation à la fois des règlements et directives du pays et de ceux du FIDA. Mise en œuvre : Passations des marchés Lachat de biens, services et travaux constitue un élément crucial dans la mise en œuvre dun projet...

44 Différentes méthodes (de lappel à concurrence international à lentente directe (dans des cas limités et spécifiques)) sont utilisées pour les différentes catégories dachats en fonction de la nature, du montant et dautres critères - les principes directeurs étant léconomie, lefficacité, léquité et lefficience. Mise en œuvre : Passation des marchés Méthodes ACI (AOIO/AOIR) ACN (AON) Consultation internationale (CFI) Consultation nationale (CFN) Entente directe Méthodes de passation des marchés

5 Mise en œuvre : Passation des marchés Méthodes courantes – 1 Appel doffres au niveau international (AOI): pour des besoins à coût élevé. (1) Publication dans des journaux à grand tirage, au niveau des représentants locaux, des ambassades, du Forum de développement de lONU Pré-qualification Dépouillement en public Appel doffres au niveau national (AON): pour des achats publics dans le pays du Bénéficiaire (2) Publication dans les journaux locaux (Remarque: des fournisseurs étrangers peuvent soumettre des offres) Même chose ACI (AOIO/AOI R) ACN (AON) Consultation internationale (CFI) Consultation nationale (CFN) Entente directe Méthodes de passation des marchés

6 Mise en œuvre : Passation des marchés Méthodes courantes – 1 ( suite) Appel doffres au niveau international (AOI): pour des besoins à coût élevé. (1) Evaluation des soumissions par la méthode de notation par des points (sur les plans technique + financier) Appel doffres au niveau national (AON): pour des achats publics dans le pays du Bénéficiaire (2) Même chose ACI (AOIO/AOIR) ACN (AON) Consultation internationale (CFI) Consultation nationale (CFN) Entente directe Méthodes de passation des marchés

77 Mise en œuvre : Passation des marchés Méthodes courantes – 2 Passation des marchés au niveau international (3): Dresser une liste restreinte de fournisseurs fiables dans au moins 2 pays membres du FIDA Transmettre lappel doffres aux fournisseurs mentionnés sur la liste restreinte Passation des marchés au niveau local (4): Préparer les spécifications et la demande de prix Dresser une liste restreinte dau moins trois fournisseurs fiables Transmettre la demande de prix (appel doffres) aux fournisseurs mentionnés sur la liste restreinte

88 Mise en œuvre : Passation des marchés Méthodes courantes – 2 (suite) Passation des marchés au niveau international (3): Accepter les originaux des soumissions (pas de copies faxées) Evaluation des soumissions en fonction des coûts les moins élevés des soumissionnaires conformes Signer le contrat Passation des marchés au niveau local (4): Même chose

9 Entente directe (5) (cas limités et spécifiques) Extension/addition à un contrat existant Normalisation des biens avec ceux du projets déjà existants Remarque: La compétition nest pas requise. Mise en œuvre : Passation des marchés Méthodes courantes ACI (AOIO/AOIR) ACN (AON) Consultation internationale (CFI) Consultation nationale (CFN) Entente directe Méthodes de passation des marchés

10 Différence... BIENS, TRAVAUX ET SERVICES TECHNIQUES SERVICES DE CONSULTANTS En fonction du produitEn fonction des savoirs Compétition ouverteCompétition sélective Dépouillement publicDépouillement non public des offres techniques Dépouillement public des propositions financières Le prix constitue un facteur majeurLa qualité est un facteur majeur Spécification détailléeTermes de référence (Programme de travail général) Procédure en une seule phaseProcédure en deux phases Rarement des négociationsHabituellement des négociations Mise en œuvre : Passation des marchés Biens et travaux vs. services de consultants

11 Mise en œuvre : Passations des marchés Exemple de notations pour évaluer un consultant CRITERES DEVALUATION: POINTS DE NOTATION (indicatif) Expérience spécifique des consultants/cabinets5 – 10 pts Méthodologie20 – 50 pts Personnel clé (adéquation qualifications /tâches à accomplir) 30 – 60 pts Transfert de savoirs0 – 10 pts Participation des ressortissants du pays0 – 10 pts TOTAL 100 pts – Division possible en sous-critères, mais mieux vaut se limiter à lessentiel – Importante de la méthodologie proposée – Pour la formation – forte notation pour le personnel majeur – Les points de la notation peuvent être ajustés en fonction des circonstances spécifiques.

12 Les règles et procédures dachat applicables dans un projet particulier proviennent de différentes sources: Les lois et règlements du pays en matière dachat Les directives dachat du FIDA Le rapport dévaluation du projet Laccord de financement Les règles, méthodes et procédures applicables sont précisées dans la LAB, ainsi que les conditions de revue des achats du FIDA. Mise en œuvre : Passation des marchés Cadre règlementaire Se conformer...

13 LUGP et le Bénéficiaire exerce une responsabilité générale sur les achats Planification des acquisitions (en fonction des objectifs du projet & du PTBA); Préparation et publication des documents de lappel doffres et de linvitation à soumissionner; Dépouillement et évaluation des offres; Mise en œuvre : Passation des marchés Rôle du Bénéficiaire/UGP en matière de passation des marchés Planification Soumission Ouverture des plis et évaluation Négociation et adjudication Suivi Livraison Paiement

14 LUGP et le Bénéficiaire exerce une responsabilité générale sur les achats Négociation, octroi et signature du contrat; Suivi de lexécution du contrat (technique et financier/administratif); Livraison des biens/travaux/services. Paiement. Mise en œuvre : Passation des marchés Rôle du Bénéficiaire/UGP en matière de passation des marchés ( suite) Planification Soumission Ouverture des plis et évaluation Négociation et adjudication Suivi Livraison Paiement

15 Responsabilité fiduciaire du FIDA: Utilisation rationnelle des fonds du financement: le FIDA doit sassurer que les ressources du financement ne sont utilisées quà bon escient. Exigences déconomie et defficience dans la mise en œuvre du projet en général, et des achats en particulier: le FIDA doit sassurer que loctroi de contrat découle dune compétition; Mise en œuvre : Passation des marchés Importance de la passation des marchés – directives du FIDA

16 Responsabilité fiduciaire du FIDA: Le FIDA doit garantir léquité, lintégrité, la transparence et la bonne gouvernance dans le cadre des achats Le concept de « non objection » Mise en œuvre : Passation des marchés Importance de la passation des marchés – directives du FIDA

17 Le CPM doit sassurer de: La cohérence des actes dachat avec les objectifs du projet, le PTBA, le plan dachat et le moment choisi dans la période de mise en œuvre du projet. La disponibilité des ressources financières: le montant des achats ne doit pas dépasser celui des ressources financières allouées dans laccord de financement et le budget annuel. La transparence et léquité: les achats sont effectués conformément aux règles et procédures applicables. Des meilleurs prix proposés: les achats doivent découler dune compétition. Le personnel du FIDA doit observer la neutralité et limpartialité. La flexibilité doit être de rigueur – mais dans le respect des lois, règles et procédures. Mise en œuvre : Passation des marchés Rôle du FIDA

18 Un manuel de procédures administratives et financières complet (mise en œuvre/manuel des opérations) Un atelier de démarrage bien préparé comprenant des sessions techniques intégrant des discussions sur limportance des soumissions de qualité, des causes fréquentes de retard, des questions de calendrier … Un plan de passation de marchés résumant les méthodes dachat, les règles applicables et les exigences de revue à priori telles que prévues dans laccord de financement. Mise en œuvre : Passation des marchés Outils majeurs pour des acquisitions réussies (1) Outils pour une PM de succès Manuel dopérations Atelier de démarrage bien preparé PPM Formation de lUCP et des partenaires nationales Évaluation des capacités nationales et du projet Expertise au niveau national et du projet Expertise au niveau du FIDA

19 Evaluation des capacités en PM (niveau national & projet) Formation de lUGP concernée et des partenaires au niveau national sur les aspects relatifs à la PM. Expertise en PM au niveau national/du projet (complétée par un renforcement continu des capacités). Expertise en achat au niveau du FIDA (spécialiste en PM assistant le/la CPM dans le cadre de la supervision). Mise en œuvre : Passation des marchés Outils majeurs pour des acquisitions réussies (2) Outils pour une PM de succès Manuel dopérations Atelier de démarrage bien préparé PPM Formation de lUCP et des partenaires nationales Évaluation des capacités nationales et du projet Expertise au niveau national et du projet Expertise au niveau du FIDA