Cartographie applicative de l’enseignement scolaire du 1er et 2nd degré Septembre 2012 Version validée

Sommaire Introduction 1 Gestion de la scolarité des élèves du 1er degré 2 Gestion de la scolarité des élèves du 2nd degré 3 Orientation - Affectation - Inscription 4 Le décrochage scolaire 5 Suivi et évaluation des élèves 6 Bourses et gestion financière des élèves 7 2 2

1. Introduction Contexte & objectifs du document Dans un contexte marqué par la volonté d'accompagner les utilisateurs dans la prise en main des applications informatiques, le STSI a souhaité réaliser une « cartographie applicative », à destination de l'équipe d'assistance nationale et des équipes d'assistance réparties dans les DSI de chaque rectorat. L’objectif est double : Faciliter la prise de connaissance générale des principales applications actuellement utilisées ainsi que de leurs interactions. Disposer d’un support de communication, utilisable dans les actions de sensibilisation auprès des équipes d’assistance. Ce document est le résultat d’un travail de réflexion mené et validé conjointement par 4 académies et le STSI. 3 3

1. Introduction Structure du document La description de l’ensemble des applications de l’enseignement scolaire est structurée en 6 principaux domaines : Gestion de la scolarité des élèves du 1er degré, Gestion de la scolarité des élèves du 2nd degré, Orientation - Affectation - Inscription, Le décrochage scolaire, Suivi et évaluation des élèves, Bourses et gestion financière des élèves. Pour chacun des 6 domaines, il a été défini : une cartographie détaillée des principales applications et de leurs interactions, un calendrier de gestion qui permet de visualiser les moments clés au cours de l’année scolaire où les applications sont particulièrement utilisées, une fiche mémo qui synthétise les principales informations (applications, acteurs, périodes clés, points de vigilance), un glossaire qui définit les principales terminologies et acronymes utilisés. 4 4

Cartographie détaillée 1. Introduction Lecture du document Cette présentation a été réalisée dans le souci de permettre au lecteur de visualiser de façon "animée" le contenu du document et ainsi de pouvoir « zoomer » facilement sur un domaine en particulier (en mode diaporama). Légende : Les boutons de navigation : Permet d’afficher la cartographie détaillée du domaine sélectionné, à partir de la cartographie générale Calendrier de gestion Permet d’afficher le calendrier de gestion du domaine sélectionné Cartographie Générale Permet de revenir à la cartographie générale Permet d’afficher la fiche mémo du domaine sélectionné Fiche mémo Permet d’afficher la cartographie détaillée du domaine sélectionné Cartographie détaillée Glossaire Permet d’afficher le glossaire du domaine sélectionné 5 5

1. Introduction Lecture du document Légende : Les échanges d’information : Partage de données entre modules Un module utilise des informations contenues dans un autre module applicatif Flux d’échange permanent d’informations entre 2 applications La ou (les) couleur(s) de la flèche correspond(ent) aux couleurs des 2 applications qui sont reliées, et permettent de matérialiser le sens des échanges Flux d’échange ponctuel d’informations entre 2 applications Pour les flux les plus importants, la nature des informations échangées est précisée. Une couleur spécifique est associée à un type précis d’information. Voici les principales : Résultats / notes Elèves Nomenclatures Compétences 6

1. Introduction Lecture du document Légende : Les autres éléments : Lieu d’hébergement de la base de données (National, Académie, Département ou Etablissement) Zone délimitant un périmètre commun à plusieurs applications (Education nationale, Agriculture, Hors MEN) Moment clé de l’année scolaire Il marque souvent le début de l’utilisation d’une application 7

1. Introduction: cartographie applicative de la scolarité Cartographie générale : vue d’ensemble des 6 domaines et des activités associées Gestion de la scolarité des élèves du 1er degré Préparer la rentrée scolaire Réaliser le constat d’effectif (imports du privé, immatriculation des élèves, remontée des effectifs) Gérer les élèves tout au long de l’année (répartition, radiation…) Suivre les évaluations et les compétences Gestion de la scolarité des élèves du 2nd degré Préparer la rentrée scolaire. Gérer les imports du privé et les transferts d’élèves Gérer l’immatriculation et la remontée des effectifs pour le constat de rentrée Gérer les élèves tout au long de l’année (transfert, sortie…) Bourses et gestion financière des élèves Gérer les dossiers de bourses et les demandes de paiement Préparer les campagnes des bourses. Calculer les droits L’enseignement scolaire L’enseignement scolaire Orientation Affectation – Inscription Recueillir les souhaits d’orientation des familles Affecter les élèves dans les enseignements en fonction des offres de formations et des vœux des familles Inscrire les élèves dans un établissement et gérer les places vacantes Suivi et évaluation des élèves Gérer : Les absences et les retards Les notes Le suivi et la validation des compétences La campagne annuelle des évaluations 5ème Le décrochage scolaire Identifier les élèves en situation de décrochage de la formation initiale Mettre en place un suivi et des actions de « remédiation » 8 8

Sommaire Introduction 1 Gestion de la scolarité des élèves du 1er degré 2 Gestion de la scolarité des élèves du 2nd degré 3 Orientation - Affectation - Inscription 4 Le décrochage scolaire 5 Suivi et évaluation des élèves 6 Bourses et gestion financière des élèves 7 9 9

2. Gestion de la scolarité des élèves du 1er degré Cartographie Générale Calendrier de gestion Fiche mémo Glossaire Cartographie détaillée Education nationale Hors MEN Académie SIECLE National Application Nationale de Consolidation BEE National Académie RAMSESE Etablissements EVAL1D Web Résultats Elèves affectés au collège Académie EVALSTAT Résultats Résultats AFFELNET 6ème Local Local Données UAI EVAL1D local 100 items EVAL1D local 130 items Inscriptions des nouveaux élèves inscrits en mairie et leurs responsables Elèves Elèves Académie Elèves des écoles publiques susceptibles d’entrée en 6ème BE1D Scolarité des élèves de la commune (année N et N+1) Logiciels de mairies Elèves admis définitivement et possédant un INE Informations sur les élèves INE Elèves admis définitivement et leurs responsables Logiciels écoles privées National National Académie DECIBEL BNIE LPC1D 10 10

Cartographie détaillée 2. Gestion de la scolarité des élèves du 1er degré Cartographie Générale Cartographie détaillée Fiche mémo Glossaire Calendrier de gestion : Application Nationale de Consolidation RAMSESE EVAL1D Web EVALSTAT Etablissements Donnée UAI EVAL1D local 100 & 130 items SIECLE Logiciels écoles privées AFFELNET 6ème BEE BE1D (année N) BE1D (année N+1) INE Logiciels de mairies INE DECIBEL INE BNIE LPC 1D Nov. - Déc. Prévision des effectifs Fév.- Mars Affectation 6ème Mai Début évaluation nationale Juin Début juillet Septembre Rentrée scolaire Sept. – Oct. Constat de rentrée / des effectifs Novembre Passages, préparation de l’année N+1, résultat de l’affectation, fin évaluation nationale 11 11

Cartographie détaillée 2. Gestion de la scolarité des élèves du 1er degré Cartographie Générale Cartographie détaillée Calendrier de gestion Glossaire Fiche mémo Les outils : Gestion des élèves : (BE1D, BNIE, EVAL1D, LPC1D) : enregistrement des coordonnées (élèves et responsables) et de la scolarité de l’élève. DECIBEL : fournir des statistiques et le constat de rentrée Affectation : (AFFELNET 6°) : affecter les élèves dans leur établissement d’accueil. Les applications de gestion des identités spécifiques au 1er degré sont : DELEG-IA, SOLARIS, CREAM. Les acteurs : BE1D : Directeurs d’écoles, Mairies, IEN, DASEN. EVAL1D : Directeurs d’écoles publiques et privées, IEN, DASEN, Rectorat.. LPC1D : Directeurs d’écoles publiques. DECIBEL : DASEN, IEN, Recteur. BNIE : DASEN, Directeurs d’écoles publiques et privées. AFFELNET 6° : Directeurs d’écoles publiques, DASEN, IEN, collèges. Les périodes clés au cours de l’année scolaire : Nov. – Déc. : Prévisions d’effectifs sur BE1D. Fév. – Mars : Affectations en 6° avec BE1D. Mars – Début Juillet : Affectation des élèves en 6°avec AFFELNET. Mai : Evaluations des acquis. Juin : Admissions acceptées, répartitions, passages et radiations sur BE1D. Septembre : jour de la rentrée scolaire (changement d’année scolaire). Sept. – Oct. : Admissions définitives, imports du privé, immatriculations des élèves et constat d’effectifs, sur BE1D et BNIE. Les points de vigilance : En cas de changement de directeur (ou faisant fonction) en cours d’année, penser à attribuer les accès via SOLARIS. Si un élève n’est pas admis définitivement , ne possède pas d’INE et n’est pas réparti dans une classe, il ne sera pas totalisé dans le constat d’effectif sur BE1D. Si un élève n’est pas admis définitivement et ne possède pas d’INE, alors il ne sera visualisable que dans BE1D et n’apparaîtra pas dans LPC. 2 solutions sont envisageables : rafraichir les vues sur les élèves dans LPC1D, faire une admission définitive de l’élève et immatriculer l’élève dans BE1D. 12

Cartographie détaillée 2. Gestion de la scolarité des élèves du 1er degré Cartographie Générale Cartographie détaillée Calendrier de gestion Fiche mémo Glossaire AFFELNET 6ème : Application permettant l’affectation en 6ème des élèves des écoles publiques. BE1D : Application permettant l’enregistrement des élèves du 1er degré public et privé. BEE : Base Elèves Etablissement. BNIE : Base Centrale des INE. DECIBEL : Base de pilotage de données statistiques sur les élèves du 1er degré. EVAL1D : Application permettant la saisie des évaluations des acquis du 1er degré. INE : Identifiant National Elève. LPC1D : Application permettant la saisie du Livret Personnel de Compétences pour les élèves du 1er degré. RAMSESE : Répertoire Académique et Ministériel Sur les Etablissements du Système Educatif. SIECLE : Système d'Information pour les Elèves de Collèges, de Lycées et pour les Etablissements. 13

Sommaire Introduction 1 Gestion de la scolarité des élèves du 1er degré 2 Gestion de la scolarité des élèves du 2nd degré 3 Orientation - Affectation - Inscription 4 Le décrochage scolaire 5 Suivi et évaluation des élèves 6 Bourses et gestion financière des élèves 7 14 14

3. Gestion de la scolarité des élèves du 2nd degré Cartographie Générale Calendrier de gestion Fiche mémo Glossaire Cartographie détaillée Education nationale Hors MEN National Académie Nomenclatures, divisions et enseignants BCN / RAMSESE Nomenclatures et profilage STS Web Emploi du temps, groupes Etablissement Académie Logiciels Emplois du temps (privés) SIECLE Structures et services Effectifs Liens élèves groupes Import des élèves Nomenclatures BAN Nomenclatures Export structures et nomenclatures Export élèves Profilage INE Etablissement COMMUN Calendrier Scolaire BEE Logiciels privés de gestion d’élèves AFFELNET 6ème Elèves affectés au collège Elèves, responsables, et nomenclatures Autres logiciels publics et privés (Sagesse, GFC, notes…) Télé inscription AAF Elèves affectés au lycée Elèves affectés en BTS et CPGE ENT Réplica décisionnel Diplômes Nomenclatures, élèves, INE , effectifs National BCP National Académie SIECLE DECISIONNEL AFFELNET post 3ème entrée en 1ère National Académie Académie Académie National APB OCEAN BEA Ecole ouverte RAMSESE 15 15

Cartographie détaillée 3. Gestion de la scolarité des élèves du 2nd degré Cartographie Générale Cartographie détaillée Fiche mémo Glossaire Calendrier de gestion : AFFECTATION (AFFELNET, APB, Télé inscription) ENT BCN / RAMSESE AAF BAN Nomenclatures Autres logiciels publics et privés (Sagesse, GFC, notes…) Nomenclatures STS Web (année N+1) Structures et services Logiciels Emplois du temps (privés) BEE (année N+1) BEE (année N) SIECLE - DECISIONNEL Transfert EPLE Logiciels privés de gestion d’élèves OCEAN OCEAN BEA BCP Ecole ouverte Février – Avril Bascule BAN Mai Bascule STS Web Juin Bascule BEE Mi-juin Bascule BEA Fin Juin – Début Juillet Résultat de l’affectation Septembre Rentrée scolaire Octobre Constat de rentrée Fin Oct. Fermeture année N 16 16

Cartographie détaillée 3. Gestion de la scolarité des élèves du 2nd degré Cartographie Générale Cartographie détaillée Calendrier de gestion Glossaire Fiche mémo Les outils : AAF – ENT et autres logiciels publics privés (Sagesse, GFC, Notes…) : exploiter les données extraites de SIECLE (élèves, responsables, …). Affectation (Affelnet, Affelnet 6eme, APB, Télé inscription) : affecter les élèves dans leur établissement d’accueil. BCN - Ramsese, BAN, Nomenclatures : récupérer les lots de nomenclatures (PCS, GEO, Diplômes …) et les profiler. BEA (Base Elève Académique) : stocker, immatriculer et exporter des élèves - fournir des statistiques et le constat de rentrée. BEE : gérer la scolarité des élèves. Commun : définir les paramètres généraux de l’établissement (adresse, mail, noms des responsables , logo, calendrier…). Logiciels privés de gestion d’élèves ou d’emplois du temps : importer les données élèves, structures et emplois du temps dans SIECLE. OCEAN : importer les diplômes. STS Web : importer les services/structures et exporter les effectifs. Les acteurs : Affectation : directeur d’école, chef d’établissement public et privé, DASEN/IEN, SAIO, CIO, familles. BCN - Ramsese, BAN, Nomenclatures : Ministère, SSA et chef d’établissement public et privé. BEA , OCEAN : gestionnaires académiques (SSA, Examens et concours). Logiciels publics et privés , BEE, STS Web : chef d’établissement public et privé. Ecole Ouverte : gestionnaires académiques et chef d’établissement public. Les périodes clés au cours de l’année scolaire : Avril – Mai : BCN envoie les nomenclatures vers BAN et Nomenclatures; profilage par les SSA puis par les établissements. Mai : bascule STS Web. Juin : bascule BEE pour la préparation de la rentrée scolaire. Juin/Juillet : résultat de l’affectation, transferts EPLE et bascule BEA. Septembre : rentrée scolaire et remontée des élèves des logiciels privés. Octobre : constat de rentrée scolaire. Vacances scolaires et mercredi / samedi : utilisation de l’application Ecole Ouverte pour gérer les activités extra scolaires Les points de vigilance : Emplois du temps : s’assurer que l’ensemble des enseignants affectés et les nomenclatures aient bien été récupérés depuis STS-Web. STS-Web : s’assurer que la bascule de STS se fasse avant la bascule de SCOnet-BEE. 17

Cartographie détaillée 3. Gestion de la scolarité des élèves du 2nd degré Cartographie Générale Cartographie détaillée Calendrier de gestion Fiche mémo Glossaire AAF : Annuaire Académique Fédérateur (alimenté par tous les systèmes opérant du MEN). BAN : Base Académique des Nomenclatures. BCN : Base Centrale des Nomenclatures. BCP : Base Centrale de Pilotage. BEA : Base Elèves Académique. BEE : Base Elèves Etablissement. Ecole Ouverte : Accompagnement des élèves hors temps scolaire. ENT : Espace Numérique de Travail. EPLE : Etablissement Public Local d’Enseignement. GFC : Gestion Financière et Comptable. INE : Identifiant National Elève. OCEAN : Organisation des Concours et Examens Académiques et Nationaux. RAMSESE : Répertoire Académique et Ministériel Sur les Etablissements du Système Educatif. STS Web : Structures et services. 18

Sommaire Introduction 1 Gestion de la scolarité des élèves du 1er degré 2 Gestion de la scolarité des élèves du 2nd degré 3 Orientation - Affectation - Inscription 4 Le décrochage scolaire 5 Suivi et évaluation des élèves 6 Bourses et gestion financière des élèves 7 19 19

4. Orientation - Affectation - Inscription Cartographie Générale Calendrier de gestion Fiche mémo Glossaire Cartographie détaillée Education nationale Hors MEN Académie SIECLE BEE Télé inscription Elèves affectés au collège Elèves affectés en BTS et CPGE Elèves affectés au lycée Département AFFELNET 6ème SDO Dialoguer avec les familles SDO SIPA BAN APB National Résultat de l’affectation Nomenclatures AFFELNET post 3ème entrée en 1ère Académie BE1D Académie National Académie Académie Académie Etablissement RAMSESE NOTANET Uniquement post 3ème BEA OCEAN Logiciels de notes (NOTES, éditeurs) 20 20

Cartographie détaillée 4. Orientation - Affectation - Inscription Cartographie Générale Cartographie détaillée Fiche mémo Glossaire Calendrier de gestion : Notes 1ère et 1er trim. Term. Notes 2ème trim. Term. Résultats du Bac Calendrier national Logiciels de notes Logiciels de notes OCEAN BEA Admission Post Bac BEE OCEAN NOTANET Calendrier académique SDO Dialoguer avec les familles Intégration notes et décisions BAN AFFELNET post 3ème AFFELNET entrée en 1ère SDO SIPA RAMSESE BEE BEA Télé inscription BE1D AFFELNET 6ème BEE Novembre Alimentation APB Mars Ouverture de la campagne Avril-Mai Saisie des vœux Début Juin Fin juin – début juillet Résultats d’affectation Septembre Rentrée scolaire Résultats tours suivants 21

Cartographie détaillée 4. Orientation - Affectation - Inscription Cartographie Générale Cartographie détaillée Calendrier de gestion Glossaire Fiche mémo Les outils : SDO – Dialoguer avec les familles : recueillir les souhaits d’orientation des familles, saisir les décisions des conseils de classe et gérer les procédures d’appels. AFFELNET 6ème, post 3ème et entrée en 1ère : affecter les élèves dans un établissement public et dans un cycle (respectivement : entrée en 6ème, en seconde et en 1ère ). APB : Affecter les élèves dans un établissement public et dans un cycle Post Bac. SDO - SIPA : Suivre l’Inscription Post Affectation et des places vacantes. Télé inscription : Inscrire des élèves (établissement valide l’inscription). Les acteurs : SDO - Dialoguer avec les familles : chefs d’établissement public et privé, SAIO et parents. AFFELNET 6ème : directeurs d’école, chefs d’établissement public et privé et DASEN / IEN. AFFELNET post 3ème et entrée en 1ère : chefs d’établissement public et privé, SAIO, DASEN / IEN et CIO. APB : chefs d’établissement public et privé, SAIO et élèves. SDO - SIPA : chefs d’établissement public et privé, SAIO, DASEN et CIO. Télé inscription : chefs d’établissement public et privé et parents. Les périodes clés au cours de l’année scolaire : SDO – Dialoguer avec les familles : conseils de classe du 2ème et 3ème trimestre. AFFELNET 6ème, post 3ème et entrée en 1ère : mars à juin. APB : novembre à juillet (date fixée au niveau national). SDO - SIPA : juillet à septembre (après les résultats). Télé inscription : juin à juillet. 22

Cartographie détaillée 4. Orientation - Affectation - Inscription Cartographie Générale Cartographie détaillée Calendrier de gestion Fiche mémo Glossaire Orientation (étape 1) : réalisation du meilleur ajustement possible entre les exigences d’une formation et les capacités d’un élève à suivre un cursus donné. Affectation (étape 2) : répartition des élèves dans les enseignements en fonction des offres de formations et des vœux des familles. Inscription (étape 3) : suite au dépôt du dossier par l’élève, le chef d’établissement le prend en compte. DASEN : Directeurs Académiques des Services de l’Education Nationale (ex IA). IEN : Inspecteur de l’Education Nationale. SAIO : Service Académique de l’Information et de l’Orientation. CIO : Centre d’Information et d’Orientation. CPGE : Classe Préparatoire aux Grandes Ecoles. SDO : Suivi De l’Orientation (Dialogue avec les familles – Prévention du décrochage – SIPA). AFFELNET : AFFectation des ELèves via le NET (entrée en 6ème , après la 3ème , entrée en 1ère ). APB : Admission Post Bac (outil d’affectation dans le supérieur). BEE : Base Elèves Etablissement. BE1D : Base Elèves 1er Degré. SIPA : Suivre les Inscriptions Post Affectation et consultation des places vacantes. OCEAN : Organisation des Concours et Examens Académiques et Nationaux. NOTANET : Gestion des notes (contrôle continu) et du socle pour le brevet (DNB) par Internet. BEA : Base Elèves Académique. BAN : Base Académique des Nomenclatures. RAMSESE : Répertoire Académique et Ministériel Sur les Etablissements du Système Educatif.

Sommaire Introduction 1 Gestion de la scolarité des élèves du 1er degré 2 Gestion de la scolarité des élèves du 2nd degré 3 Orientation - Affectation - Inscription 4 Le décrochage scolaire 5 Suivi et évaluation des élèves 6 Bourses et gestion financière des élèves 7 24 24

5. Le décrochage scolaire Cartographie Générale Calendrier de gestion Fiche mémo Glossaire Cartographie détaillée Education nationale Académie Liste des apprentis en CFA National SIECLE INCA Elèves décrochés et retrouvés BEE SDO (MEN) Liste des jeunes accompagnés par les missions locales. National Elèves potentiellement en situation de décrochage et nouveaux inscrits Parcours 3 Liste d’élèves diplômés Académie OCEAN National SIEI Liste d’élèves diplômés Agriculture Liste des élèves en situation de décrochage Elèves potentiellement en situation de décrochage et nouveaux inscrits National National PREDECAGRI SDO (MAAP) 1ère liste d’élèves en situation de décrochage Département Elèves décrochés et retrouvés RIO Etablissement Libellule 25 25

Cartographie détaillée 5. Le décrochage scolaire Cartographie Générale Cartographie détaillée Fiche mémo Glossaire Calendrier de gestion : exemple d’une campagne PREDECAGRI SDO (MAAP) Actualisation quotidienne des listes SIEI RIO OCEAN INCA Parcours 3 Vérification de l’intégration des diplômés Vérification des listes par le rectorat BEE SDO (MEN) Actualisation quotidienne des listes 2 – 3 semaines 3 semaines Intégration des diplômés Ouverture de la campagne Date d’observation (fixée au niveau national et saisie au niveau académique) Date de publication t Calendrier national 26 26 26

Cartographie détaillée 5. Le décrochage scolaire Cartographie Générale Cartographie détaillée Calendrier de gestion Glossaire Fiche mémo Les outils : SDO : identifier, et prévenir les élèves en situation de décrochage (formation initiale); mettre en place des suivis personnalisés. INCA : récupérer la totalité des jeunes apprentis en CFA. Parcours 3 : récupérer la totalité des jeunes accompagnés par les missions locales. SIEI : assurer l’interopérabilité entre SDO – INCA – Parcours 3, pour identifier les jeunes en situation de décrochage. RIO : consulter la liste des jeunes en situation de décrochage et mettre en œuvre des actions de « remédiation ». Les acteurs : SDO : les établissements du 2nd degré, les rectorats, les établissements agricoles et le ministère de l’agriculture. INCA : la DEPP, les CFA, et les rectorats. Parcours 3 : la DGEFP, les missions locales. RIO : MEN, Agriculture, DGEFP, les responsables départementaux et les responsables des plateformes de décrochage. Les périodes clés au cours de l’année scolaire : 2 ou 3 campagnes dans l’année : octobre, mars et juin. Les points de vigilance : BEE, source principale des données : s’assurer auprès des établissements de la qualité des données saisies. Import du privé : remontée des données des établissements privés dans BEE avant chaque campagne. OCEAN : veiller à la récupération des diplômés pour alimenter BEE et PREDECAGRI.

Cartographie détaillée 5. Le décrochage scolaire Cartographie Générale Cartographie détaillée Calendrier de gestion Fiche mémo Glossaire Décrochage scolaire : un élève en situation de décrochage est un élève de 16 ans et plus, sorti du système scolaire, n’ayant pas obtenu le niveau de qualification requis défini par le décret n°2010-1781 du 31 décembre 2010. CFA : Centre de Formation d’Apprentis. DEPP : Direction de l’Evaluation de la Prospective et de la Performance du MEN. DGEFP : Délégation Générale à l’Emploi et à la Formation Professionnelle. BEE : Base Elèves Etablissement. OCEAN : Organisation des Concours et Examens Académiques et Nationaux. SDO : Suivi De l’Orientation (Dialogue avec les familles – Prévention du décrochage – SIPA). SIEI : Système Interministériel d’Echange d’Information. SIPA : Suivi des Inscriptions Post Affectation et consultation des places vacantes. Libellule : outil de gestion des élèves inscrits en établissement agricole. PREDECAGRI : PREvention du DECrochage scolaire de l’AGRIculture. INCA : INsCrit en Apprentissage. 28

Sommaire Introduction 1 Gestion de la scolarité des élèves du 1er degré 2 Gestion de la scolarité des élèves du 2nd degré 3 Orientation - Affectation - Inscription 4 Le décrochage scolaire 5 Suivi et évaluation des élèves 6 Bourses et gestion financière des élèves 7 29 29

6. Suivi et évaluation des élèves Cartographie Générale Calendrier de gestion Fiche mémo Glossaire Cartographie détaillée Education nationale Académie Hors MEN Télé services (Notes, absences, LPC…) Réplica TS Académie SIECLE Administration TS Commun Calendrier, emails… National National SEREVA ABSENCES NOTES Moyennes APB SIECLE DECISIONNEL Notes, Moyennes Elèves Elèves OCEAN EDEVA (SEREVA) Moyennes Réplica décisionnel Académie BEE LPC 2D Logiciels de notes (éditeurs privés) NOTANET AELIS (LPC 2D) Structures et services Items Compétences Liens élèves-groupes Académie Académie STS Web OBII GIBII Logiciels de compétences (éditeurs privés et rectorat) Elèves Hors MEN Etablissement Logiciels emploi du temps Structures et services 30 30

Cartographie détaillée 6. Suivi et évaluation des élèves Cartographie Générale Cartographie détaillée Fiche mémo Glossaire Calendrier de gestion : NOTES Calendrier national Initialisation APB OCEAN - NOTANET 1er export 2ème export Bascule des données Ouverture calendrier et périodes pédagogiques COMMUN ABSENCES LPC 2D STS-Web Gestion structures et services Logiciels emplois du temps Logiciels de compétences SEREVA Logiciels de notes (éditeurs privés) Répartition élèves structures BEE Administration TS Ouverture télé services Juin – Juillet Préparation rentrée Septembre Rentrée Scolaire Janvier Notes 1ère et 1er trim. Term Fin juillet Bascule des données Avril Notes 2ème trim. Term Mai DNB, Eval. 5ème Juin Juillet Archivage manuel Septembre Rentrée scolaire N+1 31 31

Cartographie détaillée 6. Suivi et évaluation des élèves Cartographie Générale Cartographie détaillée Calendrier de gestion Fiche Mémo (suite) Glossaire Fiche mémo (1/2) Les outils : Absences : saisie et suivi des absences des élèves. Administration TS : paramétrage et création des comptes parents et élèves. APB : affectation des élèves dans un établissement public et dans un cycle post Bac. Base Elèves Etablissement (BEE) : gestion de la scolarité des élèves et des responsables. Commun, Nomenclatures : gestion du calendrier (périodes pédagogiques) et des matières de l’établissement. Logiciels privés d’emplois du temps. LPC 2D : saisie et validation des items, des compétences et du socle palier 2 et 3. Notanet : gestion des moyennes en formation continue et des compétences pour le DNB. Notes : saisie des notes et appréciations des élèves, édition des relevés de notes et bulletins. OBII, GIBII, Editeurs privés de compétences, LPC 2D : gestion des compétences. SEREVA : saisie des évaluations des élèves de 5ème. STS-Web : gestion des structures et services. Télé services : consultation par les familles et les élèves des notes, des absences, et des compétences. Les acteurs : APB : les chefs d’établissement public et privé, les SAIO et les élèves. BEE, Commun, Nomenclatures : les chefs d’établissement public et privé et les secrétaires. Notes, Absences, LPC 2D SEREVA, Administration TS : les chefs d’établissement public et privé , les enseignants, les CPE, les documentalistes, et les autres personnels administratifs. OBII, GIBII, Editeurs privés de compétences, LPC 2D : les chefs d’établissement public et privé, les enseignants, les CPE, les documentalistes, les autres personnels administratifs et les élèves. STS-Web, Notanet : les chefs d’établissement public et privé. Télé services : les parents et les élèves. 32

Cartographie détaillée 6. Suivi et évaluation des élèves Cartographie Générale Cartographie détaillée Calendrier de gestion Fiche Mémo (1/2) Glossaire Fiche mémo (2/2) Les périodes clés au cours de l’année scolaire : APB : novembre à juillet, janvier à mars pour les exports de notes (dates fixées au niveau national). Commun, Nomenclatures, STS-WEB, logiciels d’emplois du temps : opérations de rentrée (juin - septembre). Logiciels de compétences, LPC 2D, OBII, GIBII : opérations de rentrée (septembre – octobre), mai- juin et avant la fermeture de NOTANET pour la validation du socle commun. Notanet : mai – juin (DNB). Notes : Initialisation (rentrée), chaque fin de trimestre lors des conseils de classe, fin Mai lors du DNB. SEREVA : mai. Les points de vigilance : Absences : . s’assurer que les emplois du temps aient bien été intégrés, . prévenir les établissements de la nécessité de sauvegarder les données en fin d’année scolaire. BEE : s’assurer auprès des établissements de la qualité des données saisies, en particulier le lien élève-groupe. Emploi du temps : mise en concordance avec STS et BEE. LPC 2D : s’assurer que les exports (structures puis services) de STS-Web ont été effectués pour récupérer les données. NOTES : . s’assurer que la mise à jour en cours d’année est effectuée en cas de modification (élèves, groupes..), . les personnes remplaçantes, qui sont dans SUPPLE et dans GI/GC, peuvent intégrer Notes par un export depuis STS-Web, SEREVA ? STS-Web : exporter les données vers les autres modules Sconet à chaque mise à jour. 33

Cartographie détaillée 6. Suivi et évaluation des élèves Cartographie Générale Cartographie détaillée Calendrier de gestion Fiche mémo Glossaire Vie scolaire : saisie et suivi des notes, des absences et des compétences d’un élève durant l’année scolaire. Absences : application de saisie des absences. AELIS : entrepôt des items, compétences et socle des élèves du 2nd degré. APB (Admission Post Bac) : affectation des élèves dans un établissement public et dans un cycle post Bac. Bascule des données : historisation des données de l’année scolaire N pour l’année scolaire suivante. BEE : Base Elèves Etablissement. Commun : gestion du calendrier (périodes pédagogiques) et des coordonnées de l’établissement. DNB : Diplôme National du Brevet. EDEVA : Entrepôt Des EVAluations des élèves de 5ème. LPC 2D et logiciels de compétences : Livret Personnel de Compétence 2nd Degré, application des gestions des items, compétences et validation du socle pour les paliers 2 et 3. NOTANET : gestion des moyennes et des compétences pour le DNB. NOTES : saisie des notes et des appréciations, édition des relevés de notes et des bulletins. OBII : application nationale de gestion du Brevet Informatique et Internet (B2i), qui remplace GIBII. OCEAN : Organisation des Concours et Examens Académiques et Nationaux. SEREVA : Suivi et Exploitation des Résultats des EVAluations des élèves de 5ème. STS-WEB : gestion des structures, des services et indemnités des professeurs principaux et des enseignants. 34

Sommaire Introduction 1 Gestion de la scolarité des élèves du 1er degré 2 Gestion de la scolarité des élèves du 2nd degré 3 Orientation - Affectation - Inscription 4 Le décrochage scolaire 5 Suivi et évaluation des élèves 6 Bourses et gestion financière des élèves 7 35 35

7. Bourses et gestion financière des élèves Cartographie Générale Calendrier de gestion Fiche mémo Glossaire Cartographie détaillée Education nationale Hors MEN Académie SIECLE National National SEM CHORUS Nomenclatures Elèves National Elèves BCN CRESA AGEBNET BOURSES Nomenclatures Commun SIECLE DECISIONNEL EPIBOU (BOURSES) National BEE GFE Flux Créances Réplica décisionnel Elèves Hors MEN Virements à l’international Etablissement Etablissement Académie Application de la Trésorerie Générale (MINEFI) Applications privées GFC EFCI Virements à l’international 36

Cartographie détaillée 7. Bourses et gestion financière des élèves Cartographie Générale Cartographie détaillée Fiche mémo Glossaire Calendrier de gestion Nomenclatures AGEBNET BEE Préparation nouvelle campagne CRESA Attribution reconduction État récapitulatif trimestriel État récapitulatif trimestriel État récapitulatif annuel Paiement chorus Paiement chorus Paiement chorus Bourses GFE Nomenclatures BEE Paramétrage Paiement et créances à GFC Paiement et créances à GFC Paiement et créances à GFC Nomenclatures BOURSES BEE Préparation nouvelle campagne Août Bascule Septembre Rentrée scolaire Décembre Paiement Mars Paiement Fin Juin Paiement 37 37

Cartographie détaillée 7. Bourses et gestion financière des élèves Cartographie Générale Cartographie détaillée Calendrier de gestion Glossaire Fiche mémo Les outils : AGEBNET : gère les bourses des collèges privés et les bourses des lycées publics, privés et des autres établissements hors EPLE. Bourses : instruit les bourses des collèges et prépare les nouvelles demandes de bourses de lycées. GFE : fait les droits constatés des EPLE et envoie les paiements et les créances à GFC. Les acteurs : AGEBNET : service académique des bourses. Bourses : service administratif des établissements. EFCI : Agents comptables. GFE : service gestionnaire des établissements. GFC : service gestionnaire des établissements et agents comptables. Les périodes clés au cours de l’année scolaire : AGEBNET : Février – Mai : instruction des « dossiers demandeurs Lycées », Fin de trimestre : demande de paiement des bourses, Sept.-Nov. : Attribution et reconduction. Bourses: Septembre à Juin. GFE : envoi des créances et des paiements à GFC en fin de trimestre. 38

Cartographie détaillée 7. Bourses et gestion financière des élèves Cartographie Générale Cartographie détaillée Calendrier de gestion Fiche mémo Glossaire AGEBNET : Application pour la gestion des bourses. BCN : Base Centrale des Nomenclatures. BEE : Base Elèves Etablissement. CHORUS : logiciel de gestion permettant de gérer l’ensemble des processus opérationnels financiers et comptables de l’État . CRESA : saisie rapide des élèves demandeurs de bourse scolarisés dans des établissements non gérés dans SCONET. DSDEN : Direction des Services Départementaux de l’Education Nationale . EFCI : Echange de Fichiers Comptables par Intranet. GFC : Gestion Financière et Comptable. GFE : Gestion Financière des Elèves. SEM : Système d’Echanges Ministériel. 39