Canadian Association of Law Libraries Annual Conference 2007 Association canadienne des bibliothèques de droit Conférence annuelle 2007 Jacqueline Caron Deputy Director / directrice adjointe Treaty Section / Section des traités Department of Foreign Affairs and International Trade / Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international et du Commerce international

Since Depuis Canada signs a treaty for the first time – Treaty of Versailles (Vimy) Canada signs a treaty for the first time – Treaty of Versailles (Vimy) The Department of External Affairs (DEA) is depositary of originals of treaties applying to Canada. The Department of External Affairs (DEA) is depositary of originals of treaties applying to Canada. In 1928, DEA published its first texts in the Canada Treaty Series. In 1928, DEA published its first texts in the Canada Treaty Series. In 1931, Canada is formally able to sign its treaties. In 1931, Canada is formally able to sign its treaties. In 1947, Letters Patent from King George VI. In 1947, Letters Patent from King George VI.___________________ Le Canada signe pour la première fois un traité – Traité de Versailles (Vimy). Le Canada signe pour la première fois un traité – Traité de Versailles (Vimy). Le ministère des Affaires extérieures (MAE) est dépositaire des originaux de traités qui sappliquent au Canada. Le ministère des Affaires extérieures (MAE) est dépositaire des originaux de traités qui sappliquent au Canada. En 1928, le MAE publie pour la première fois dans le Recueil des traités du Canada. En 1928, le MAE publie pour la première fois dans le Recueil des traités du Canada. En 1931, le Canada peut formellement signer ses traités. En 1931, le Canada peut formellement signer ses traités. En 1947, les Lettres patentes du roi George VI. En 1947, les Lettres patentes du roi George VI.

First Database Première base de données DEA – Treaty Section has two series of index cards, on which the most important information on treaties were kept. DEA – Treaty Section has two series of index cards, on which the most important information on treaties were kept. Manual index cards were abandoned in 1989, when the Section developed its first electronic database. Manual index cards were abandoned in 1989, when the Section developed its first electronic database.________________ MAE – Section des traités possède deux ensembles de fiches contenant les informations les plus importantes sur les traités. MAE – Section des traités possède deux ensembles de fiches contenant les informations les plus importantes sur les traités. La Section des traités abandonne les fiches manuelles en 1989 et développe sa première base de données électronique. La Section des traités abandonne les fiches manuelles en 1989 et développe sa première base de données électronique.

Database Base de données The Treaty Section has been developing an electronic database that contains information about all treaties to which Canada is a party. Benefits of an electronic database: Benefits of an electronic database: easy to archive and retrieve information; easy to archive and retrieve information; allows the Section to share information with Canadians and others via a website. allows the Section to share information with Canadians and others via a website.__________________ La Section des traités a mis sur pied une base de données électronique contenant plusieurs renseignements sur tous les traités qui sappliquent au Canada. Bénéfices dune base de données électronique : Bénéfices dune base de données électronique : archivage et extraction de linformation plus facile; archivage et extraction de linformation plus facile; permet de partager linformation avec les Canadiens et tous les internautes par un site internet. permet de partager linformation avec les Canadiens et tous les internautes par un site internet.

Types of information stored in database – Information stockée dans la base de données The database contains information such as: Title of the treaty, date and place of signature, names of signatoriesTitle of the treaty, date and place of signature, names of signatories Status, date of entry into force, date of the terminationStatus, date of entry into force, date of the termination Parties to a multilateral treaty, texts of Canadian reservations- declarationsParties to a multilateral treaty, texts of Canadian reservations- declarations History of amendments, withdrawals, etc.History of amendments, withdrawals, etc.__________________________ La base de données contient par exemple : Titre du traité, date et lieu de la signature, noms des signatairesTitre du traité, date et lieu de la signature, noms des signataires Statut, date dentrée en vigueur, date de finStatut, date dentrée en vigueur, date de fin Parties à un traité multilatéral, textes des réserves et déclarations canadiennesParties à un traité multilatéral, textes des réserves et déclarations canadiennes Historique des amendements, retraits, etc.Historique des amendements, retraits, etc.

Treaty Website Page web sur les traités DFAIT maintains a website that lists all treaties, which apply or applied to Canada. DFAIT maintains a website that lists all treaties, which apply or applied to Canada. The website contains : The website contains : the most important information on treaties and some 1600 texts of treaties.the most important information on treaties and some 1600 texts of treaties.________________ Le MAECI maintient un site internet sur lequel on retrouve la liste de tous les traités qui sappliquent au Canada. Le MAECI maintient un site internet sur lequel on retrouve la liste de tous les traités qui sappliquent au Canada. Le site affiche : Le site affiche : les renseignements les plus importants sur les traités et environ 1600 textes de traités. les renseignements les plus importants sur les traités et environ 1600 textes de traités.

Website features Les caractéristiques du site internet The website, which is updated daily, allows users to search by: type of instrument (bilateral, multilateral, plurilateral); type of instrument (bilateral, multilateral, plurilateral); country or international organization; country or international organization; subject matter (e.g., taxation, agriculture, mutual legal assistance, subject matter (e.g., taxation, agriculture, mutual legal assistance, etc.); and etc.); and publication number (2002/2). publication number (2002/2).________________ Le site Internet est mis à jour tous les jours et permet aux internautes de faire une recherche par : type dinstrument (bilatéral, multilatéral, plurilatéral); type dinstrument (bilatéral, multilatéral, plurilatéral); pays ou organisation internationale; pays ou organisation internationale; sujet (p. ex. imposition, agriculture, entraide judiciaire, etc.); sujet (p. ex. imposition, agriculture, entraide judiciaire, etc.); numéro de publication (2002/2). numéro de publication (2002/2).

Database and the non-legally binding instruments La base de données et les instruments non contraignant en droit In addition to containing information about treaties, the database will soon contain a list of all non-legally binding instruments (e.g., MOUs, Arrangements, Declarations, Letters of Intent, etc.) for which DFAIT has a copy. This will be posted on the website. ________________ En plus des informations sur les traités, la base de données contiendra sous peu une liste des instruments non contraignant (p. ex. protocoles dentente, arrangements, déclarations, lettres dintention, etc.) dont le MAECI a une copie. Cette liste sera accessible sur la page Internet.

Publication of treaties Publication des traités The Treaty Section at DFAIT has the mandate to publish treaties. The Treaty Section at DFAIT has the mandate to publish treaties. Treaties are published in the Canada Treaty Series (CTS) and sometimes in the Canada Gazette. Treaties are published in the Canada Treaty Series (CTS) and sometimes in the Canada Gazette. Initially, only important treaties were published (beginning in 1928), but currently policy is to publish all. Initially, only important treaties were published (beginning in 1928), but currently policy is to publish all. Bilateral treaties upon their entry into force; multilateral treaties upon receipt of certified copy from depositary. Bilateral treaties upon their entry into force; multilateral treaties upon receipt of certified copy from depositary.________________ La Section des traités au MAECI a le mandat de publier les traités. La Section des traités au MAECI a le mandat de publier les traités. Les traités sont publiés dans le Recueil des traités du Canada (RTC) et quelques fois dans la Gazette du Canada. Les traités sont publiés dans le Recueil des traités du Canada (RTC) et quelques fois dans la Gazette du Canada. Pendant longtemps, seuls les traités jugés importants étaient publiés (depuis 1928), maintenant nous les publions tous. Pendant longtemps, seuls les traités jugés importants étaient publiés (depuis 1928), maintenant nous les publions tous. Les traités bilatéraux sont publiés après leur entrée en vigueur; les multilatéraux après avoir reçu la copie certifiée du dépositaire. Les traités bilatéraux sont publiés après leur entrée en vigueur; les multilatéraux après avoir reçu la copie certifiée du dépositaire.

Recent publications Publications récentes Human and financial resource constraints have prevented publication of some treaties in recent years. Human and financial resource constraints have prevented publication of some treaties in recent years. DFAIT has been resuming publication this year. DFAIT has been resuming publication this year. Each treaty to be published is a certified copy of the original (cf. s. 21 of Canada Evidence Act). Each treaty to be published is a certified copy of the original (cf. s. 21 of Canada Evidence Act).______________ La publication de plusieurs traités a été interrompue au cours des dernières années en raison dun manque de ressources humaines et financières. La publication de plusieurs traités a été interrompue au cours des dernières années en raison dun manque de ressources humaines et financières. Le MAECI a repris la publication cette année. Le MAECI a repris la publication cette année. Pour les fins de la Loi sur la preuve au Canada (article 21), un traité publié est considéré être une copie certifiée de loriginal. Pour les fins de la Loi sur la preuve au Canada (article 21), un traité publié est considéré être une copie certifiée de loriginal.

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