Mise en œuvre de la démarche de Contrôle interne comptable et financier (CICF) Réunion DABF / AC / Composantes Le 20 /11/2012

Les principaux objectifs du CICF Sécurité financière Sécurité comptable Sécurité juridique Sécurité Qualité comptable Qualité du circuit d’information Qualité des prestations Qualité Optimisation des ressources Efficacité des procédures et de l’organisation Efficience

L’exigence de la qualité comptable La qualité comptable est une exigence constitutionnelle : article 47-2 de la Constitution « les comptes des administrations publiques (…) donnent une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur patrimoine et de leur situation financière. » La qualité des comptes est une exigence renouvelée lors du passage aux RCE en contrepartie du transfert de nouvelles responsabilités. La circulaire de la direction générale des finances publiques du 1er juin 2011 impose de mettre en place une démarche formalisée du CICF, de manière conjointe entre l'ordonnateur et l'agent comptable.

Les enjeux de la maîtrise des risques financiers et comptables pour l’Établissement Renforcer la qualité des comptes: répondre aux exigences réglementaires (régularité des comptes, respect des lois et règlements…), accompagner et préparer la certification des comptes pour s’assurer de la fiabilité et de l’objectivité de la situation patrimoniale et financière de l’Établissement. Améliorer la gestion en apportant une information comptable claire, pertinente, lisible, sincère et régulière. Faciliter la gouvernance de l’établissement en améliorant la gestion des risques: performance des processus de gestion réduction des coûts de "non qualité ’’ amélioration de la sécurité juridique et financière

Les enjeux de la maîtrise des risques financiers et comptables pour l’Établissement Servir d’outil de pilotage financier. Une comptabilité de qualité contribue : à une meilleure prévision budgétaire (en disposant par exemple d’une meilleure visibilité sur les charges et produits à rattacher devant être pris en compte dans l’élaboration du budget) ; à une appréciation pertinente du budget (prise en compte des engagements hors bilans, des provisions, des dépréciations...) ; à une meilleure analyse de l’exécution budgétaire (logique à la fois budgétaire et comptable); au pilotage de la performance en autorisant, par le retraitement d’informations comptables, la définition d’indicateurs fiables de gestion et de performance (contrôle de gestion…).

Objectif de la démarche CICF Mettre en place des dispositifs organisés, formalisés et permanents s’assurant que, dans chaque entité, il existe une description précise des procédures, des processus de travail et des types de contrôle périodiques. Ainsi, par le respect de ces prescriptions, la démarche de CICF garantit d’une part la maîtrise des risques qui pourraient altérer le fonctionnement de l’Etablissement et d’autre part, la qualité de gestion en fonction des objectifs attendus. La démarche du CICF s’appuie sur les trois leviers: - la définition et l’organisation des tâches, des acteurs et des contrôles ; - la documentation des procédures ; - la traçabilité des opérations.

Les principaux leviers de la démarche CICF 1 - l’organisation s’assurer que toutes les tâches sont assurées quelles que soient les circonstances, séparer les tâches incompatibles pour organiser des contrôles mutuels, définir précisément les modalités de contrôle attendues de chacun, insérer dans la procédure des contrôles-clé. Contrôles humains : Un premier niveau visant à s’assurer du respect des critères de qualité comptable. Les opérations de contrôle sont intégrées au fonctionnement courant du service sur les opérations impactant, directement ou indirectement, la comptabilité.( auto contrôle, contrôle mutuel, contrôle de supervision contemporain) Un second niveau est chargé de piloter la fonction comptable et financière et d’évaluer de manière permanente le contrôle interne de premier niveau. (Contrôles de supervision à posteriori) Contrôles SI : contrôle de saisie, de cohérence des données

Les principaux leviers de la démarche CICF 2 - la documentation décrire la répartition des tâches dans un organigramme fonctionnel mettre à la disposition des opérationnels une documentation de référence décrivant les tâches à réaliser 3 - la traçabilité  garantir la piste d’audit par un cheminement ininterrompu des opérations comptables du fait générateur jusqu’à leur comptabilisation (traces des intervenants dans les systèmes d’information, formalisation des contrôles…) conservation des données numérisées, pièces justificatives des opérations…

Mise en œuvre de la démarche CICF La mise en œuvre se fait progressivement, en confortant et en renforçant l'existant (valorisation des acquis et sécurisation des procédures présentant de forts enjeux financiers). Il est donc nécessaire de cibler les processus prioritaires, en terme d’enjeux financiers comme en terme de risques, à partir des informations disponibles : - contrôles de l’Agence comptable - rapports d’audits (commissaires aux comptes, audit DGFiP,…) - directives du MESR

Mise en œuvre de la démarche CICF : La couverture des risques Les risques identifiés sont formalisés dans une cartographie des risques. Des plans d’actions détaillent les mesures à mettre en œuvre pour fiabiliser les procédures, maîtriser les risques et obtenir une assurance raisonnable en matière de qualité comptable. Ceux-ci doivent désigner les acteurs responsables de la mise en œuvre des actions et les échéances. Et doivent être régulièrement alimenté par les constats opérés par les acteurs du contrôle interne et les auditeurs.

Mise en œuvre de la démarche CICF : La couverture des risques Un plan de contrôle interne détermine : les contrôles effectués par les chefs de service dans le cadre de contrôles de supervision à posteriori. les diagnostics de processus à effectuer. Il élaboré par le chef du service concerné par les opérations du processus qui fait l’objet des contrôles en lien avec le référent contrôle interne. En effet, un contrôle de supervision à posteriori qui paraîtra important à un chef de service au regard de son activité opérationnelle pourra ainsi être considéré comme secondaire par le référent contrôle interne au regard des enjeux et des risques qui pèsent sur les autres processus.

La démarche de maîtrise des risques financiers et comptables Certification (Audit externe)

Mise en œuvre de la démarche CICF : La méthodologie Pour déterminer les risques de dysfonctionnements, la démarche s’appuie sur : La liste des risques issue de l’outil d’Appui au Contrôle interne des Universités et des Etablissements d’Enseignement supérieur :ACIDUES Les référentiels de contrôle interne élaborés par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) Les remarques formulées par les Commissaires aux Comptes (CAC) lors de leur mission de certification. Le retour d’expérience des opérationnels de dysfonctionnements qui sont survenus dans le passé et qui n’avaient  pas forcément été prévus. Le résultat de certains tests ou contrôles menés en interne pour détecter d’éventuelles erreurs.

Mise en œuvre de la démarche CICF : La méthodologie La première étape consiste en un état des lieux des pratiques existantes, sans porter de jugement et en laissant la place à l’expression de tous. L’analyse de l’état des lieux permettra de  renseigner une cartographie des risques et de dégager des pistes d’actions permettant: - soit de réduire la probabilité de réalisation du risque, - soit de réduire l’impact du dysfonctionnement par rapport à l’objectif du processus. Les acteurs seront ensuite réunis afin de définir ensemble: - les voies d’amélioration retenues en fonction des résultats attendus et du coût de chaque mesure - et les points de contrôles importants à mettre en œuvre La procédure améliorée sera ensuite diffusée aux personnels concernés. Compte tenu du caractère itératif de la démarche de maîtrise des risques financiers et comptables, la cartographie des risques et les plans d’action devront être actualiser annuellement. (Enrichir la version antérieure à partir des évolutions observées en termes de risques, redéfinir l’échéancier du fait de contraintes imprévues, expurger les actions ayant été réalisées)

Point de situation du CICF à Paris Sud Le projet a été officiellement lancé en mai 2010. Un comité de pilotage, présidé par le Président, a été instauré (COPIL CICF). Une qualiticienne, en charge de mettre en œuvre les outils de contrôle interne comptable et financier a été recrutée en mai 2012. Le portage politique du projet est assuré par le VP Finances et Pilotage (Serge EDOUARD). A ce jour, trois processus ont fait l’objet d’un diagnostic et d’un plan d’actions (par la méthodologie ACIDUES) : les processus Paie, Contrats de Recherche et Gestion de l’immobilier. Le processus recettes est en cours de diagnostic (ACIDUES + référentiels DGFIP). L’état des lieux des pratiques actuelles et la cartographie des risques vont être diffusées pour affinage et validation à l’ensemble des acteurs du processus. Un plan d’action sera ensuite défini afin d’améliorer le processus. A noter: L’université participe au groupe d'experts CICF sous l'égide de la DGFiP (Direction générale des finances publiques), du MESR et de l'AMUE.

Perspectives 2012-2013 Finaliser le processus recettes avec la mise en place de procédures fiabilisées. Effectuer les diagnostics et construire les plans d’action concernant les processus: Marchés Missions Le processus transverse ‘‘organisation de la fonction financière et comptable.’’ Entrer dans la phase de consolidation: première boucle d’amélioration, tant des processus que du système de management du dispositif lui-même. Ces processus concernent à la fois les services gestionnaires et ordonnateurs et l’agence comptable. L’ordonnateur et le comptable sont amenés à partager des informations, des éléments de méthodologie et des outils pour fiabiliser de bout en bout les chaînes administratives comptables et financières. directives du MESR