La Direction des services financiers Collège Ahuntsic La Direction des services financiers PLAN DE TRAVAIL 2012-2013

Direction des services financiers La direction des services financiers Le Service de la comptabilité Le Service de l’approvisionnement Les Services autofinancés La résidence étudiante

Direction des services financiers Objectif 1.1 : Intégrer les exigences de la réforme de la comptabilité gouvernementale aux processus de gestion financière du Collège et assurer le suivi auprès des instances du Collège Se préparer à la production d’informations financières trimestrielles Premiers trimestriels : Septembre 2013 Échéance : continu Collaborations Service de la comptabilité Tous les gestionnaires du Collège

Direction des services financiers Objectif 1.2 : Adjudication du contrat pour les auditeurs indépendants du Collège Préparation d’un devis, appel d’offres sur invitations, analyse des soumissions et recommandation au CA de novembre Échéance : novembre 2012 Collaboration Service de la comptabilité

Direction des services financiers Objectif 1.3 : Formation sur les règles budgétaires et le financement du Collège Membres du Conseil d’administration Nouveaux cadres Échéance : décembre 2012

Direction des services financiers Objectif 1.4 : Montage financier des demandes d’agrandissement (?) Échéance : à déterminer selon les réponses et la collaboration du Ministère Réaménagement du bloc C : déménagement de la Coop Remplacement des classes modulaires par une construction permanente ? Collaboration Services de l’équipement

Direction des services financiers Objectif 1.5 : Révision du R-04 et du R-05 Ajustements mineurs Mises à jour Simplification de certains processus Échéance : avril ou juin 2013 Collaborations Service de la comptabilité Secrétariat général

Direction des services financiers Objectif 1.6 : Développer un outil qui permettra d’avoir une planification quinquennale pour le MAOB et d’assurer le suivi de cette planification Intégration du plan quinquennal des TI Consultation plus modeste que pour les TI Échéance : juin 2013 Collaborations Service de l’informatique Services de l’équipements Directions-adjointes à l’enseignement Service de l’approvisionnement

Le Service de la comptabilité

Service de la comptabilité Objectif 2.1 : Assurer le suivi de la réforme comptable gouvernementale et son intégration aux processus comptables du Collège États financiers intérimaires : septembre 2013 Développements nécessaires Organisation du travail et répartition des tâches Impacts dans tous les secteurs du Collège Échéance : continu Collaborations Service de l’organisation de l’enseignement et de la formation continue Services autofinancés Tous les gestionnaires

Service de la comptabilité Objectif 2.2 : Assurer la mise en œuvre des recommandations du rapport sur l’analyse de nos contrôles internes Mis sur la glace dans le contexte du projet de loi sur la gouvernance Engagement au Comité exécutif : suites données à chaque recommandation Touche d’autres services du Collège Changement à certains processus de gestion Échéance : mai 2013 Collaborations Directeur des services financiers Service de l’approvisionnement Services autofinancés Service de l’informatique Service des ressources humaines Service de l’organisation de l’enseignement et de la formation continue Secrétariat général

Service de la comptabilité Objectif 2.3 : Mise à jour du guide des processus et des contrôles internes Version actuelle : janvier 2008 Mises à jour pour tenir compte des changements à certains de nos contrôles et de nos processus de gestion, de l’ouverture de la résidence, etc. Échéance : juin 2013 Collaborations Service de l’informatique Services autofinancés Résidence étudiante Services de l’équipement Service de l’organisation de l’enseignement et de la formation continue

Service de la comptabilité Objectif 2.4 : Intégration, formation et encadrement de nouveaux employés Postes clés : paie, budget, comptes à payer Échéance : continue Collaboration Service des ressources humaines Tous les gestionnaires

Le Service de l’approvisionnement

Service de l’approvisionnement Objectif 3.1 : Préparer un procédurier des opérations du Service de l’approvisionnement Tâches courantes récurrentes vs tâches annuelles Calendrier des opérations Approvisionnement en 2012-2013 et magasins en 2013-2014 Échéance : avril 2013

Service de l’approvisionnement Objectif 3.2 : Acquisition de simulateurs de conduite pour SPU et techniques policières Préparation d’un devis, appel d’offres publics et analyse des soumissions Analyse des possibilités d’affaires avec l’acquisition de ces simulateurs : enseignement régulier et formation continue Échéance : janvier 2013 Collaboration Service de l’informatique Directions adjointes à l’enseignement Départements SPU et TAJ Service de l’organisation de l’enseignement et de la formation continue Services de l’équipement

Service de l’approvisionnement Objectif 3.3 : Acquisition et intégration d’un logiciel de préparation de documents d’appel d’offres Acquisition et implantation du logiciel Formation des utilisateurs Tests, validations et ajustements Première utilisation au printemps 2013 ? Échéance : mars 2013 Collaboration Service de l’informatique

Service de l’approvisionnement Objectif 3.4 : Mise en place du site intranet du Service de l’approvisionnement Mettre en ligne des informations pour guider les utilisateurs lorsqu’ils ont des achats à faire Responsabilités, catalogues, liens internet, FAQ Échéance : Décembre 2012 Collaboration Service de l’informatique Service des communications

Les Services autofinancés

Services autofinancés Objectif 4.1 : Améliorer les services à la clientèle à la salle de musculation Rapport de la firme Diobri Mise en œuvre des recommandations du rapport : Contrôle de l’accès, hygiène des utilisateurs, évaluation de la condition physique, programmes d’entraînement personnalisés Application informatique Tarification ??? Prévention et sécurité Échéance : continu Collaborations Services aux étudiants Service de l’informatique Service de la sécurité Département d’éducation physique

Services autofinancés Objectif 4.2 : Révision du service de soutien à l’auditorium Augmentation de la fréquentation de l’auditorium : soirs et fins de semaine Besoin régulier de techniciens, difficulté de recrutement Connaissance du fonctionnement et des caractéristiques des équipements de l’auditorium Réflexion nécessaire sur l’organisation du travail technique Échéance : janvier 2013 Collaborations Service de l’approvisionnement Service des ressources humaines Services de l’équipement

Services autofinancés Objectif 4.3 : Intégrer le centre sportif au système de gestion des magasins Utilisation de COBA pour gérer l’inventaire et les prêts d’équipements au centre sportif Création d’un magasin, informatisation des données, formation du personnel Échéance : Janvier 2013 Collaborations Service de l’informatique Service de l’approvisionnement

Services autofinancés Objectif 4.4 : Renouvellement du parc de photocopieurs Poursuivre le renouvellement des photocopieurs Trouver et implanter une solution de remplacement aux cartes à puce pour les photocopieurs décentralisés Échéance : janvier 2013 Collaborations Service de l’approvisionnement Service de l’informatique

La résidence étudiante

Résidence étudiante Objectif 5.1 : Finaliser l’implantation du nouveau logiciel de gestion de la résidence Corriger les anomalies et les erreurs Finaliser la formation du personnel Développer et se familiariser avec les outils de gestion disponibles avec le logiciel (tableaux, listes, correspondance, formulaires, etc.) Identifier les développements nécessaires Échéance : continu Collaborations Service de la comptabilité Service de l’informatique

Résidence étudiante Objectif 5.2 : Finaliser le développement des outils de promotion pour la résidence Site internet de la résidence Photos Vidéo Sites spécialisés Documents de promotion (ceux du Collège et les publications spécialisées) Création de formulaires interactifs sur le site internet de la résidence Échéance : Février 2013 Collaborations Service des communications Service de l’approvisionnement Service de l’informatique

Résidence étudiante Objectif 5.3 : Préparer un plan d’entretien de la résidence Préserver la qualité des logements Préparation des locations estivales Minimiser le recours aux fournisseurs externes afin de diminuer les coûts Meilleure planification et meilleure organisation : tirer profit des expériences et des erreurs des quatre premières années Échéance : mars 2013 Collaboration Services de l’équipement

Résidence étudiante Objectif 5.4 : Augmenter l’occupation de la résidence durant l’été Analyser les différents scénarios pour augmenter l’occupation de la résidence durant l’été Adhésion ou inscription à certains sites internet ou certaines associations Mise en place des ressources, des structures et des processus permettant d’augmenter l’occupation durant l’été Échéance : mars 2013 Collaborations Services de l’équipement Service des ressources humaines

Adjointe administrative Adjoint administratif 46 employés répartis dans 4 secteurs Direction des services financiers Yvon Pépin Directeur Service de la comptabilité Sophie Boutin Coordonnatrice Monika Heang Adjointe administrative Service de l’approvisionnement Jean-Yves Guilbeault Adjoint administratif Services autofinancés Martin Falardeau Coordonnateur Résidence étudiante Rachel Therrien Régisseuse 11 employés 2 professionnels 9 soutien Comptes à payer Comptes à recevoir Paie Assurances collectives États financiers Budgets Dossiers spéciaux 12 employés de soutien 3 magasins dont 2 ouverts de 8 h à 23 h Acquisitions Prêts d’équipements Inventaires Réception des marchandises Service de camionnage 11 employés de soutien Centre sportif Piscine Locations Auditorium Stationnement Services alimentaires Imprimerie 4 employés de soutien 268 unités 429 résidents Budget de 2,1 M $ Entièrement autofinancée