Formation Projets de Mobilité et IP Mobility Tool Erasmus Formation Projets de Mobilité et IP

Mobility Tool Une plateforme web intégrée et commune de gestion et de reporting des projets LLP Erasmus et Leonardo Bénéficiaire DG EAC Agence nationale Participants

Principal utilisateur: Bénéficiaire. Centralisation au sein d’un même outil des rapports des bénéficiaires et des participants. - sauf rapport narratif Mobi - sauf rapport final IP doc word Pour la COM: accès direct aux statistiques quantitatives et qualitatives, outil de suivi de la Charte Erasmus+. Attention, pour les fonds nationaux FAME et Belgica, Mobi reste l’outil à utiliser.

Flux des donnees

Flux des données Application Form Mobility Tool LLPLink

LLPLink LLPLink: un des outils de reporting des AN vers la Commission. Erasmus: uniquement les infos budgétaires par institution, pas de données qualitatives pour la mobilité, ni de statistiques par participant.

1. Création à partir de LLPLink Agence nationale Bénéficiaire LLPLink Projet Données projet et budget + Contact bénéficiaire ECAS Login Profil existant? Oui – OK Non – Création automatique d’un profil sur base de l’e-mail L’Agence réclame le transfert des données d’un projet existant dans LLPLink vers le Mobility Tool Si l’adresse e-mail du bénéficiaire n’existe pas dans le Mobility Tool, un nouveau profil est créé, basé sur cette adresse e-mail Data Demande de transfert

Important: si l’adresse e-mail n’est pas correcte: Erreur dans la base de données Le bon profil n’est pas créé Le bénéficiaire ne reçoit pas d’e-mail

Visualisation + gestion des infos 2. Management Bénéficiaire Visualisation + gestion des infos Export Data Mobility Tool .CSV Import Data e.g. Excel

« the beneficiary user » Important A la création du projet 1 personne de contact: « the beneficiary user » Un nouvel utilisateur peut être ajouté directement au projet existant (! Compte ECAS)

3. Rapport des participants Invitation automatique à introduire le rapport envoyée par MT à la date de fin de séjour Mobility Tool EU Survey Compléter+ Soumettre

4. Monitoring Bénéficiaire Rapport individuel des participants Suivi des rapports des participants (opérationnel dans une prochaine version du MT) Export des données des rapports des participants

5. Clôture du projet Bénéficiaire Marquer le projet comme finalisé dans MT (pas encore opérationnel, prévu pour déc.2013)

6. Validation des mobilités Agence Nationale Exporter (1) Mobility Tool .csv Importer (3) Valider .csv (2)

AN AN Bénéficiaire Participant Encodage rapport Approbation du rapport du bénéficiaire LLPLink Candidature Contrat Transfert du projet AN Data Budget final Validation AN Mobility Tool Bénéficiaire Demande d’introduction du rapport du participant Fin du projet Gestion du projet EU Survey Participant Soumission Encodage rapport

Projet & Mobilites

€ Projet - contenu Partenaires Mobilités Budgets Rapports Bourses de mobilités Bénéficiaire Organisation de la mobilité + Partenaires € Budget total Rapports

SMS: SMP HEI STA STT IP IP Etudiant Etudiant Enseignement Formation Enseignants Etudiants IP

Le Budget

Budget Organisation de la mobilité Bourses de mobilité Financement à l’usage du bénéficiaire (organisation, gestion et suivi du projet) Voyage Séjour Besoins spécifiques Fonds européens et nationaux (cplt ERA) Mobilité

ReportING

Reporting Rapport des participants Rapport final ou “Budget summary” Encodé par le participant en ligne via EU Survey Un Email est envoyé automatiquement à la fin du séjour Les données des rapports peuvent être visionnés dans le Mobility Tool (opérationnel dans une prochaine version) Rapport final ou “Budget summary” Rapport final virtuel: budget est transféré du Mobility Tool vers LLPLink (prévu pour déc.2013)

Merci pour votre attention et place à la pratique!