Meilleures Pratiques en Administration des Ressources Financières Des Projets

PLAN DE PRESENTATION 1 INTRODUCTION 2 AU DEMARRAGE DU PROJET 3 PENDANT L’EXECUTION DU PROJET 4 A LA REVUE A MI-PARCOURS 5 A L’APPROCHE DE L’ACHÈVEMENT 6 A LA CLÔTURE DU PROJET

1 INTRODUCTION LE DEVELOPPEMENT D’UN PAYS NECESSITE DES RESSOURCES. CELLES-CI SONT: MATERIELLES ET IMMATERIELLES PAR RESSOURCES MATERIELLES IL FAUT ENTENDRE CELLES DU SOUS-SOLS ET CELLES CREES PAR L’HOMME ET QUI GENERENT DE LA RICHESSE; PAR RESSOURCES IMMATERIELLES IL FAUT ENTENDRE LES STRATEGIES, LES TECHNOLOGIES

1 INTRODUCTION (Suite) LES TEXTES ORGANIQUES JURIDIQUES ET INSTITUTIONNELS ET TOUTES LES BONNES ISSUES DES RECHERCHES. A CES DEUX RESSOURCES APPAREMMENT DISTINCTES S’INTERPOSE UNE RESSOURCE COMMUNE APPELEE RESSOURCES FINANCIERES.

1 INTRODUCTION (Suite) DANS LA PLUPART DES PAYS EN VOIE DE DEVELOPPEMENT DONT CEUX D’AFRIQUE, CETTE RESSOURCE EST TRES RARE ET LE PEU DISPONIBLE EST SOIT MAL AFFECTE ET/OU MAL UTILISE. AUSSI EST-IL INDISPENSABLE: - DE SENSIBILISER LES GESTIONNAIRES SUR CES ASPECTS; - DE METTRE EN PLACE DES MECANISMES DE TRAç REMPLISSANT DES CONDITIONS DE BONNES

1 INTRODUCTION (Suite) ETHIQUES, DE BONNES PRATIQUES; - DE LA FORMATION DE CES GESTIONNAIRES POUR L’APPROPRIERATION DES MECANISMES ET DES BONNES PRATIQUES POUR UNE MEILLEURE GESTION DES RESSOURCES FINANCIERES LA PRESENTATION QUI VA SUIVRE, SERA UNE PROPOSITION DE PRATIQUES QU’ON PEUT

1 INTRODUCTION (Suite et Fin) QUALIFIER DE MINIMA ACCEPTABLES A CHAQUE ETAPE DE L’EVOLUTION DE LA VIE D’UN PROJET

2 DEMARRAGE DU PROJET RECRUTEMENT DES CADRES CLES DU PROJET (faire pour chacun un contrat régulier approuvé par l’organe habilité) APPROPRIATION DES DOCUMENTS DE BASE DU PROJET (Pré évaluation, Accord de DON dans le cas du PROHYBA et la Lettre au Bénéficiaire etc…)

2 DEMARRAGE DU PROJET (Suite) PRÉPARATION DE L’ATELIER DE DÉMARRAGE OU DE LANCEMENT DU PROJET OUVERTURE DU COMPTE SPÉCIAL OU COMPTE DÉSIGNÉ (possibilité de rémunération du compte) TRANSMISSION DES SPÉCIMEN DE SIGNATURES

2 DEMARRAGE DU PROJET (Suite) PRÉPARATION DE L’ATELIER D’OPÉRATIONALISATION DES ACTIVITÉS (Cadre Logique, Procédures d’Elaboration des PTBA et ses annexes) VÉRIFICATION DES CONDITIONALITÉS DE MISE EN VIGUEUR ET DU 1er DECAISSEMENT (devrait être faite dès la prise de service du Coordonnateur et du RAF) CONFECTION 1ère DRF ET TRANSMISSION AU FIDA

2 DEMARRAGE DU PROJET (Suite) MISE EN PLACE DES DIFFERENTS MANUELS ET LEUR APPROPRIATION IL S’AGIT DE : Procédures de gestion Administrative, Financière et Comptable (Importance du logiciel de gestion financière et comptable) Suivi Evaluation (Importance du choix du logiciel en raison de la passerelle souhaitée avec celui de la gestion financière et comptable) Procédures d’approbation des micro projets

2 DEMARRAGE DU PROJET (Fin) ÉLABORER DE CONCERT AVEC LE COMPTABLE, LES PLANS COMPTABLES ET ANALYTIQUES VEILLER AVEC L’APPUI DU FIDA À FAIRE ADMETTRE AU BENEFICIAIRE LE PRINCIPE DE LA MISE EN PLACE D’UNE COMMISSION SPECIALE DE PASSATION DE MARCHÉS POUR ALLER VITE DANS LA CONSOMMATION DES FONDS

3 EXECUTION DU PROJET VEILLER À CE QUE LES ACTIVITÉS PROGRAMMÉES AU PTBA SONT CELLES QUI SONT PREVUES AU COSTAB (donc éligibles au compte spécial ou compte désigné) S’ASSURER QUE L’ACTIVITÉ À EXÉCUTER A REQUIS LES PROCÉDURES DE PASSATION DE MARCHÉS AVEC AVIS DE NON OBJECTION DU FIDA + CONTRAT (SI APPLICABLES)

3 EXECUTION DU PROJET (Suite) METTRE EN PLACE LE REGISTRE DES CONTRATS ET L’ACTUALISER PERIODIQUEMENT (Supervision) MAÎTRISER LES QUATRE PROCÉDURES DE DÉCAISSEMENT ET LES FORMULAIRES QUI LES ACCOMPAGNENT À SAVOIR: - LA PROCÉDURE D’APPROVISIONNEMENT DU COMPTE SPÉCIAL (100, 101 et 102) - LA PROCÉDURE DE PAIEMENT DIRECT (100 et 101)

3 EXECUTION DU PROJET (Suite) -LA PRÉOCDURE DES ENGAGEMENTS SPÉCIAUX - LA PROCÉDURE DE REMBOURSEMENTS ÉDITER SANS ATTENDRE LES DRF DES LORS QUE LES CONDITIONS REQUISES SONT REMPLIES. L’OBJECTIF ETANT D’AVOIR DANS LE CIRCUIT UNE DRF (en paiement, à l’examen au FIDA, en traitement entre le Projet et l’organe national compétent) FAIRE USAGE AU MAXIMUM DES PAIEMENTS DIRECTS (DPD)

3 EXECUTION DU PROJET (Suite) METTRE EN PLACE LE REGISTRE DES DRF POUR LEURS SUIVIS (dates d’envoi et de paiement) S’ASSURER QUE LE COMPTABLE A FAIT LA BONNE IMPUTATION COMPTABLE (Générale et Analytique) EN L’APPUYANT TECHNIQUEMENT S’ASSURER DE FAÇON HEBDOMMADAIRE QUE LA COMPTABILITE EST À JOUR AUTREMENT PRENDRE DES DISPOSITIONS POUR QUE CELA SOIT AINSI

3 EXECUTION DU PROJET (Suite) PROCÉDER À LA RECONSTITUTION (OU RAPPROCHEMENT) PÉRIODIQUE DU COMPTE SPÉCIAL OU COMPTE DÉSIGNÉ (CHAQUE FIN DU MOIS AU MOINS) METTRE HEBDOMMADAIREMENT À LA DISPOSITION DU COORDONNATEUR UN TABLEAU DE BORD LUI PERMETTANT DE SUIVRE LA SITUATION DU COMPTE SPÉCIAL ET L’EXÉCUTION DU PTBA PAR COMPOSANTE ET CENTRE DE COÛT (toute situation générée par le logiciel nécessaire à la prise de décision)

3 EXECUTION DU PROJET (Suite) INFORMER AU MOINS TRIMESTRIELLEMENT ET À LA DEMANDE CHAQUE COMPOSANTE SUR L’EXÉCUTION DE SES ACTIVITES ASSISTER LES MISSIONS DE SUPERVISION ET METTRE A LEUR DISPOSITION LES DOCUMENTS REQUIS (la forme et les contenus de ceux-ci sont convenus à l’avance avec le FIDA)

3 EXECUTION DU PROJET (Suite) S’ASSURER QUE LES DISPOSITIONS SONT PRISES POUR LA DESIGNATION RÉGULIERE D’UN CABINET D’AUDIT POUR LE PROJET (les contrats seront d’un an renouvelable une fois) VEILLER À LA PRODUCTION ANNUELLE D’ÉTATS FINANCIERS CORRECTS À SOUMETTRE:

3 EXECUTION DU PROJET (Suite) AU FIDA DANS LES DELAIS CONTRACTUELS (30 Avril de chaque année au plus tard pour PROHYPA) AUX AUDITEURS POUR EXAMEN (Avril mi-Mai au plus tard) CAR LE RAPPORT DE CEUX-CI DOIT PARVENIR AU FIDA LE 30 Juin AU PLUS TARD AUTREMENT DES SANCTIONS PEUVENT ÊTRE PRISES PAR LE FIDA CONTRE LE PROJET LA TYPOLOGIE DE CES ETATS FINANCIERS DOIT ÊTRE CONVENUE AVEC LES AUDITEURS POUR ÉVITER DE FAIRE DES TRAVAUX INUTILES

3 EXECUTION DU PROJET (Fin) SÉCURISER LE PATRIMOINE DU PROJET EN LES FAISANT CODIFIER PAR LOCALISATION ET PRENDRE DES POLICES D’ASSURANCES POUR LES MATÉRIELS REQUIS ORGANISER REGULIÈREMENT LES NVENTAIRES DE FIN D’EXERCICE AVEC L’APPUI DES ORGANES COMPÉTENTS DE L’ÉTAT (plus simple avec les cadres de la DHP)

4 A LA REVUE MI-PARCOURS PRODUIRE LES DOCUMENTS REQUIS ET ÊTRE PRÉSENT A TOUTES SÉANCES DE DISCUSSION DE NOUVELLES ORIENTATIONS ET DU NOUVEAU CADRAGE FINANCIER ET TECHNIQUE EVENTUEL AFIN DE SOULIGNER LES DIFFICULTES RENCONTRÉES (PASSATION DE MARCHÉ SURTOUT). POUR LES DIFFICULTÉS DE PASSATION, PRÉVOIR DÈS MAINTENANT LA MISE EN PLACE D’UNE COMMISSION SPÉCIALE (Arrêté de création, Attributions, Nomination des membres et ses procédures de travail)

4 À LA REVUE MI-PARCOURS (Fin) Commission Spéciale de Passation des Marchés)

5 A L’APPROCHE DE L’ACHÈVEMENT VEILLER AU RESPECT D’UN CADRAGE FINANCIER POUR NE PAS PROGRAMMER DANS LES DERNIERS PTBA DES ACTIVITÉS QUI N’AURONT PAS DE RESOURCES POUR ÊTRE EXÉCUTÉ VEILLER À NE PAS PRENDRE DES ENGAGEMENTS POUR DES ACTIVITÉS QUI SERONT EXECUTÉES AU-DELÀ DE LA DATE D’ACHÈVEMENT VEILLER À CE QUE LE PERSONNEL SOIT SENSIBILISÉ POUR LA FIN DE LEUR CONTRAT ET PRENDRE LES DISPOSITIONS DANS CE SENS

5 A L’APPROCHE DE L’ACHÈVEMENT (Suite ) PRÉVOIR POUR LA PÉRIODE DE CLÔTURE UN PTBA RESTREINT AVEC UN PERSONNEL RÉSIDUEL APPROUVÉ PAR LE FIDA.SEULES LES ACTIVITÉS DE CE PTBA RESTREINT (y compris les honoraires du Cabinet d’Audit qui sera chargé d’examiner les dernières opérations) CONSTITUERONT LES NOUVEAUX ENGAGEMENTS À RÉGLER DANS LA LIMITE DE LA PÉRIODE DE CLÔTURE

5 A L’APPROCHE DE L’ACHÈVEMENT (Suite et fin) SUIVRE LA RÉCUPERATION DE L’ALLOCATION AUTORISÉE À TRAVERS DES COMPTES SPÉCIFIQUES ET CONTINUER LA RECONSTITUTION DU COMPTE SPÉCIAL (OU COMPTE DÉSIGNÉ) SUR LA BASE DU RESTE À RÉCUPÉRER

6 A LA CLÔTURE PENDANT LA PÉRIODE DE CLÔTURE, LES ENGAGEMENTS PRIS AVANT LA DATE D’ACHÈVEMENT PEUVENT ÊTRE PAYÉS SUR LE COMPTE SPÉCIAL. IL EN EST DE MÊME POUR LES ENGAGEMENTS COURANTS DU PTBA RESTREINT

6 A LA CLÔTURE LE RAF DOIT PRENDRE LES DISPOSITIONS POUR QUE: - les Derniers Etats Financiers soient soumis aux Auditeurs pour examen - faire parvenir le rapport d’Audit au FIDA - rédiger ou participer à la rédaction du volet financier du Rapport d’Achèvement du PROJET

6 A LA CLÔTURE (Fin) TOUT ENGAGEMENT NON ÉLIGIBLE AU COMPTE DÉSIGNÉ AVANT LA CLÔTURE PEUT ÊTRE PRIS EN CHARGE PAR LES RESSOURCES INTÉRIEURES MAIS IL FAUT ÉVITER D’EN ARRIVER LÀ TOUT MONTANT NON UTILISÉ DU COMPTE DÉSIGNÉ DOIT ÊTRE REVERSÉ DANS UN COMPTE COMMUNIQUÉ PAR LE FIDA

CONCLUSIONS LE MONTANT DE TOUT MARCHÉ EXECUTÉ EN VIOLATION DES DIRECTIVES DU FIDA SERA REMBOURSÉ PAR LE BENEFICIAIRE À LA DEMANDE DU FIDA (sera mieux expliqué lors de l’exposé en passation des marchés)

CONCLUSIONS (Suite) ENFIN, IL FAUT NOTER QUE CE QUI EST EN GÉNÉRAL REPROCHÉ AUX PROJETS EST: RETARD DANS L’EXÉCUTION DES ACTIONS PROGRAMMÉES DÛ A : FAIBLESSE DES CAPACITÉS MANQUE DE TRANSPARENCE NON RESPECT DES PROCÉDURES

CONCLUSIONS (Suite) MAUVAISE QUALITÉ DES SERVICES RENDUS COÛTS ELEVÉS MAUVAISE UTILISATION DES RESSOURCES FINANCIÈRES DISPONIBLES NON ATTEINTE DES OBJECTIFS DU PROJET

CONCLUSIONS (Fin) POUR NE PAS RESSEMBLER À CES PROJETS LÀ AUSSI EST-IL UN GRAND DEFI À RELEVER PAR LE PROHYPA POUR NE PAS RESSEMBLER À CES PROJETS LÀ L’EQUIPE DOIT PROUVER AU FIDA QUE LES CHOSES PEUVENT BIEN CHANGER EN AFRIQUE ET SURTOUT AU TCHAD

FIN JE VOUS REMERCIE POUR VOTRE ATTENTION

MODÈLES DE DOCUMENTS Modèle de DRF Modèle de Registre de DRF Modèle de Registre des Contrats Modèle de PTBA Modèle de PPM Modèle de Manuel d’Exécution