Séminaire de formation des Assistants Gouverneurs Atelier de Discussions No 1 Mindelo le mardi 08 avril 2014 10h20 – 11h15 Modérateur PDG Théodore DIOP

Thème du Groupe de Discussion Rôle et Responsabilités de l’Assistant Gouverneur au sein du district et des Clubs. Modérateur : PDG Théodore DIOP District 9101

Objectifs Avant que l’année rotarienne ne commence, les adjoints doivent aider les clubs à fixer des objectifs pour l’année. Ces objectifs doivent correspondre aux critères d’un club performant et s’inscrire dans le plan à long terme du club. District 9101

Domaines d’action Un club performant est capable de Maintenir et développer son effectif Monter des actions à l’étranger et répondant aux besoins locaux Soutenir la Fondation - Participation financière et aux programmes Former des dirigeants capables de servir au- delà du club Plan de leadership de club Domaines d’action District 9101

Responsabilités à l’échelle du District Aider à la formulation des objectifs de district. Communiquer au Gouverneur : Objectifs du Club documents de Planification avant la date fixée par le Gouverneur. Assister le Gouverneur pendant ses visites officielles Tenir le Gouverneur informé des forces et des faiblesses des clubs et de leurs résultats par rapport aux objectifs. Assister aux réunions de district. SFAG, SFPE, ACD Participer aux programmes, activités et collectes de fonds de la Fondation. Aider à la formation de futurs dirigeants de district. Faire parvenir un compte rendu de visite pour chaque club au Gouverneur avant le 15 mai Proposer au Gouverneur la liste des Rotariens et des clubs à féliciter, récompenser et encourager. Rencontrer les adjoints entrants pour leur fournir les informations sur les forces et faiblesses du club District 9101

Responsabilités à l’échelle du club (1/2) Aider les Présidents élus à formuler des objectifs efficaces. Rendre visite à chaque club au moins une fois par trimestre. Suivre l’évolution des actions du club. Encourager les dirigeants de club à assister aux réunions de district. Motiver les clubs à suivre les recommandations du Gouverneur. Assister aux Assemblées de club Aider les clubs à planifier et organiser la visite du gouverneur et assister aux assemblées de club afférentes Organiser un Séminaire sur l’effectif Organiser un Séminaire sur la fondation District 9101

Responsabilités à l’échelle du Club (2/2) S’assurer que les élections pour l’année suivante ont été organisées et les coordonnées des nouveaux dirigeants communiquées à Zurich avant le 31 décembre Encourager le président et le secrétaire élus à s’inscrire sur Mon Rotary avant le 1er juillet Avoir un bon carnet d’adresses : trésorier, secrétaire du district, responsable fondation du district, des différents responsables à Zurich Vérifier le payement des taxes per-capita du RI à Zurich et du District et insister sur les risques de suspension et de radiation pour non payement de l’une quelconque des 2 taxes S’assurer que les rapports d’assiduité et SAR sont envoyés régulièrement au gouverneur et à Zurich District 9101

Visite de club Visiter les clubs permet De rester bien informé sur le club D’informer le club sur les ressources disponibles auprès du district et du Rotary D’identifier les stratégies utilisées pour atteindre ces objectifs De suggérer des solutions aux problèmes qui se posent aux clubs D’évaluer les progrès du club par rapport à ses objectifs District 9101

Compte rendu de visite de club [1/2] Un outil qui permet aux dirigeants du district d’évaluer l’efficacité d’un club La version finale sert de document officiel sur les progrès annuels du club Il est basé sur les critères d’un club performant District 9101

Compte rendu de visite de club [2/2] Saluer et célébrer ce que les clubs ont accompli durant l’année Fournir au club un exemplaire du compte-rendu de visite afin de les aider à se fixer des objectifs pour l’année suivante District 9101

Assemblées de Club Ces réunions permettent à l’AG D’évaluer régulièrement les forces et faiblesses du club Trouver des solutions et des activités novatrices Informer ses membres sur la mise en place des stratégies District 9101

Critères d’un club qui fonctionne Paie la taxe per capita du Rotary et du district Se réunit régulièrement S’assure que ses membres sont abonnés à un magazine officiel Monte des actions Accepte de recevoir le Gouverneur et l’adjoint du Gouverneur Souscrit à une assurance responsabilité civile District 9101

Merci pour votre attention !