Fin du Projet et clôture du Don République du Togo Programme dAppui au Développement Agricole au Togo (PADAT) Lomé, 23 au 26 janvier 2012

Etape 1 RB- COSOP Stratégie du FIDA dans le pays Etape 1 RB- COSOP Stratégie du FIDA dans le pays Etape 6 Entrée en vigueur De la signature au lancement Etape 6 Entrée en vigueur De la signature au lancement Etape 7 Mise en œuvre Supervision et suivi annuels, jusque clôture Etape 7 Mise en œuvre Supervision et suivi annuels, jusque clôture Etape 5 Négociation et Passage au CA Etape 5 Négociation et Passage au CA Etapes 2 et 3: Identification et formulation Etapes 2 et 3: Identification et formulation Suite étape 3 Revue Technique de Qualité (QE), en interne Suite étape 3 Revue Technique de Qualité (QE), en interne Suite étape 4 Revue Assurance Qualité en interne (QA) Suite étape 4 Revue Assurance Qualité en interne (QA) 7 à 8 ans en moyenne 12 à 16 mois 5 à 6 mois Etape 4 Pré évaluation Etape 4 Pré évaluation Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

1 an avant: Le CPM informe le projet de limminence de la date dachèvement et lui rappelle les conditions nécessaires à lachèvement 6 mois avant, lUCP doit: démarrer le recouvrement du dépôt initial au CS déterminer le taux de recouvrement faire en sorte que les activités sestompent progressivement avant la date dachèvement Le jour J et après: Assurer le suivi des paiements des contrats Début Clôture Achèvement 9 ans 6 mois Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Entre la date dachèvement du projet et la date de clôture du don: LUCP envoie une lettre au CPM pour expliquer le plan daction et les dépenses projetées Le suivi des paiements des contrats doit être assuré – seuls ceux achevés avant la date dachèvement sont éligibles Seules les dépenses liées à la clôture sont éligibles Conclure lexécution de tous les contrats de services devant être financés par le FIDA avant la date de clôture du projet Revoir linventaire des immobilisations (liste des biens) Veiller à la conservation des fichiers et des documents pendant 10 ans dans le pays, et 5 ans au FIDA Début Clôture Achèvement 7 – 10 ans 6 mois Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Sur demande du Gouvernement, le/la CPM peut octroyer des délais pour la prorogation de soumission de DRF pour les dépenses éligibles Compte du don reste ouvert pour payer les DRF en retard Si le gouvernement sollicite une prorogation pour soumettre des demandes de retrait pour des dépenses éligibles, il doit prendre contact avec le CPM qui peut lui octroyer une période de grâce. Le CPM demande au service chargé des prêts et des dons de laisser le compte du don ouvert afin de payer les demandes de retrait en retard. Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Dépenses relatives aux activités du projet: Biens livrés, travaux de génie civil achevés, services rendus à la date dachèvement du projet ou avant celle-ci Dépenses relatives à la clôture: Salaires et indemnités du personnel-clé du projet Frais de fonctionnement Frais du rapport dachèvement du projet Frais du rapport daudit final Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Clôture du Compte Spécial et du Don: Dépôt initial du Compte Spécial recouvré/justifié dans sa totalité Dernière DRF confirmée par lUCP au FIDA Toute dépense éligible est lobjet dune demande de règlement Soumission du rapport daudit final Le rapport dachèvement du projet est finalisé et soumis. Solde du don non décaissé annulé par le FIDA. Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Revue des réalisation et rapport dachèvement du Projet: Fondé sur létude de base (enquête de référence), linformation et lanalyse du S&E, les indicateurs SYGRI Détermine lIMPACT sur la vie des populations rurales pauvres Préparé lors de la dernière mission de supervision du FIDA et soumis par le Gouvernement avant la date de clôture du don Source dinformation potentielle pour les leçons et bonnes pratiques servant dans la formulation de projets FIDA similaires Chaîne dapprentissage Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT

Objet: Impact des composantes exécutées avec comme référence les indicateurs-clés Evaluation lors de la mise en œuvre: Fait partie des rapports réguliers à soumettre Evaluation à la clôture: Tout projet doit se soumettre à une évaluation de clôture effectuée par le CPM, en lien avec Bureau dEvaluation du FIDA Quelques indicateurs à évaluer: Le «programmé» versus l«achevé» Limpact socioéconomique La durabilité La performance du ciblage (ex: pauvreté, genre) Les mesures de sauvegarde (ex: environnementales) Lefficacité du S&E Les recommandations et leçons tirées Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT