Compte-rendu des réunions de travail Groupware du 29/05 et du 05/06 JT 15 et 16 juin 2000

Groupware : les typologies de besoins 1. Partage d’information 2. Diffusion 3. Mise à disposition/archivage 4. Work Flow 5. Suivi d’activités 6. Forum 7 .Traitement de l’information 8. Agenda

Groupware : les process Lot 1 : besoins clairement définis et avec une priorité importante (correspondant à des activités récurrentes, de nature stratégique, consommatrices de ressources, absence d’outils) Lot 2 : : besoins clairement définis et avec une priorité moindre (correspondant à des activités récurrentes, éventuellement stratégiques mais pour lesquelles les utilisateurs ont souvent mis en place des outils) Lot 3 : besoins nécessitant une étude plus approfondie mais de priorité importante

Groupware : les process Lot 1 Organisation de rendez-vous et de réunions Constitution des dossiers de contractualisation Utilisation de formulaires Montage et suivi des contrats avec les différents services de la délégation Cryptage et signature électronique Montage des dossiers GOM Suivi et gestion des projets en groupe de travail

Groupware : les process Lot 2 Capitalisation des réunions (stockage des compte-rendu…) Utilisation d’un numéro de chrono et recherche des courriers reçus et envoyés Suivi des flux des différents contrats en cours au sein du service SPV Partager des états types, des modèles de lettres… Traitement des dossiers ; validation des courriers et documents divers par le chef de service  Validation par le délégué

Groupware : les process Lot 3 Echange d’information du délégué vers ses interlocuteurs Echange d’informations entre les différents réseaux du CNRS Connaissance anticipée des besoins en personnel sur l’Ile de France Echange d’informations au sein du réseau RSI Montage des dossiers des marchés Normalisation des différents types de courriers réglementaires

Groupware : les actions à mener Points nécessitant une étude détaillée: process du lot 3 Points à préciser en collaboration avec le BPC (actions BQSD) Process associés au dossier de contractualisation et au dossier GOM (lot 1) Process associé à la normalisation des différents types de courrier (lot3) Expliciter les process et circuits utilisés dans les différents réseaux fonctionnels en impliquant les acteurs concernés (actions BQSD) Evolutions techniques liées aux outils de messagerie à prendre en compte dans la mise en œuvre d’une solution de groupware : cryptage signature électronique gestion des accusés de réception

Groupware : calendrier Mars-avril Elaboration du questionnaire 17 avril-15 mai Présentation de l’étude et interviews 29 Mai Journée de travail 1 5 juin Journée de travail 2 : Rédaction du document de synthèse des besoins semaines 23-24 Envoi du document aux RSI JT de Juin Discussion et validation du document juillet / août Détermination des orientations de solutions (outils) septembre Détermination des différents scenarii de processus prioritaires à traiter (en fonction de la validation par l’ensemble des RSI de l’étude de besoins) début octobre Présentation et choix d’un scénario en réunion des délégués octobre Recensement des réponses déjà mises en œuvre en délégations : dossier d’étude de l’existant octobre / novembre Analyse générale : spécifications décembre Dossier soumis au CMIR (Comité de Modernisation et d’Investissements Réseau)