Projet POPART Journées trimestrielles : Interface POPART  GCF 24 septembre 2001 Direction des systèmes d'information Bureau budget, finances et comptabilité Rue Pierre-Gilles de Gennes BP 193 31676 LABEGE cedex Tél. : 05.62.24.25.80

Présentation générale du projet POPART dans le système financier Introduction 2 Présentation générale du projet POPART dans le système financier Dans Xlab Dans la GCF Principe de la grille de valorisation Interface POPART-> GCF Importation Validation intégration

1 « POPART » dans Xlab Principes retenus - Création de la demande de PCD et de la commande associée dans Xlab - Transfert de la commande avec certains éléments de la demande vers la GCF - Intégration en GCF avec ré-estimation de la commande si le montant est différent, renvoi de la commande en modification vers Xlab - Facture mensuelle créée dans Popart puis intégrée dans la GCF. La facture mensuelle par agent est envoyée vers Xlab après le mandatement (puis après le règlement)

1 « POPART » dans Xlab (suite) 2 Les nouveautés - Nouveaux écrans, nouvelles données à saisir - Grille de valorisation Permet d ’évaluer la demande de PCD est gérée par la DRH, transmise vers les délégations puis vers les laboratoires - Impression du mémoire de vacation pré-renseigné - Création automatique des commandes annuelles lors du basculement d ’exercice pour les demandes de personnel sur plusieurs exercices Les contraintes - Aucune demande de PCD et aucune commande de vacation ne sera reportée lors du basculement d ’exercice 2001/2002 - Les demandes présentes dans les bases archivées antérieures à 2001 inclus ne sont plus consultables - Après l ’installation de la version 3.8 et avant le basculement d ’exercice, il ne sera pas possible de : Consulter les demandes de PCD Saisir des demandes de PCD

Interface Xlab (intégration de la commande en GCF) 2.a Présentation générale : Engagement 3 XLAB GCF La commande peut être créée directement dans le laboratoire OU La commande peut être créée dans la GCF Création de la commande (par agent) sur le CDP 2 et mise à jour des disponibles Arborescence du laboratoire Interface Xlab (intégration de la commande en GCF) Laboratoire Laboratoire Origine de crédit 1 Origine de crédit 2 Origine de crédit 3 CDP1 CDP2 CDP3 La commande est estimée à 60000 Euros MAJ des disponibles pour un montant de 60000 Euros

Intégration des données dans la GCF 2.b Présentation générale : Liquidation 4 XLAB GCF POPART Intégration des données dans la GCF Envoi des données par agent liées à la paie et aux charges Création des factures par agent (paie et charges) et MAJ des disponibles Laboratoire CDP1 CDP2 CDP3 MAJ des disponibles

2.c Présentation générale : Mandatement et Règlement 5 2.c Présentation générale : Mandatement et Règlement XLAB GCF POPART Visa des factures avant mandatement MANDATEMENT Création des factures dans Xlab Interface Xlab (intégration des factures dans Xlab) Top règlement Mise à jour des factures dans Xlab REGLEMENT Interface Xlab (intégration des factures dans Xlab) Règlement physique aux organismes sociaux et aux agents sortants

3. Grille de valorisation 6 DRH MAJ et Envoi de la grille de valorisation Mise à jour de la grille de valorisation par la DRH dans une nouvelle application centralisée Validation de la grille par l’ACP Envoi de la grille dans les machines de COM de toutes les délégations Récupération de cette grille en GCF Mise à disposition de la grille dans Xlab (Envoi de la GCF par l’option actuelle de transmission des tables) RSI Laboratoire ACP Réception de la grille de valorisation dans la GCF de chaque délégation Validation de la grille de valorisation DR01 Réception de la grille de valorisation dans Xlab (transmission d ’une table classique) DR02 DR03 .

4.a Interface entre POPART et la GCF : préparation 7 Constitution des liquidations dans POPART POPART Liquidations POPART Éclatement du fichier par délégation TRELAZE Dans Xlab et la GCF : Les commandes sont créées dans les laboratoires et dans les délégations. La saisie des commandes est obligatoire pour les agents gérés dans l’application POPART Dans POPART : Pour chaque agent, les numéros de centre de dépense et de commande sont saisis (par le gestionnaire) L ’interface POPART  GCF : Interface que dans le sens POPART vers GCF. Pas de retour prévu de la GCF. POPART effectue 1 paiement par mois (ou liquidation) : Paie commune ICARE-POPART. Après chaque paiement est produit un fichier d’interface à importer dans la GCF (données de paie et de charges détaillées par CDP, par commande, par agent, par code organisme …) DR01 DR02 DR03 DR29 DELEGATION Machines de COM ... DR01 DR02 DR03 DR29 Les transferts des fichiers vers les délégations se feront la même nuit que le traitement de la paie validée

4.b Interface entre POPART et la GCF : Principe 8 EN CENTRAL Fichier des liquidations POPART Site de TRELAZE Liquidations POPART EN DELEGATION Éclatement du fichier par délégation Machines de COM ... DR01 DR02 DR03 DR29 IMPORTATION DES LIQUIDATIONS Les liquidations sont ventilées par délégation et envoyées à chaque machine de communication GCF L’équipe informatique lance le traitement d’importation des liquidations. Ce traitement pourra être lancé de nuit Le gestionnaire valide cette importation L’équipe informatique lance le traitement d’intégration des liquidations. Ces dernières sont transformées en factures GCF (paie et charges par CDP, par commande, par agent…). Ce traitement pourra être lancé de nuit GCF DR01 GCF DR02 GCF DR03 GCF DR29 Machines GCF VALIDATION DE L’IMPORT EN DELEGATION automatique Intégration Intégration Intégration Intégration INTEGRATION DES LIQUIDATIONS Création des factures GCF FACTURE FACTURE FACTURE FACTURE

4.c. Interface entre POPART et la GCF : taille et fréquence 9 Les liquidations issues de POPART sont ventilées par DR Taille du fichier par délégation  1 méga (maximum) La date de réception  25 de chaque mois Les fichiers sont déposés sur chacune des machines de communication des délégations.

4.d. Interface entre POPART et la GCF : Importation 10 Le traitement d’importation peut être lancé de nuit ou par une option de la GCF

4.d. Interface entre POPART et la GCF : Importation (suite) 11 4.d. Interface entre POPART et la GCF : Importation (suite) Liquidations POPART Fichier des liquidations POPART ... DR01 DR02 DR03 DR28 DR29 Éclatement du fichier par délégation Dépôt du fichier dans chaque machine de COM GCF GCF DR01 GCF DR02 GCF DR03 GCF DR28 GCF DR29

4.d. Interface entre POPART et la GCF : Importation (suite) 12 4.d. Interface entre POPART et la GCF : Importation (suite) Fichier d’import dans la machine de COM GCF (fichier séquentiel) MACHINE DE COM Liquidations POPART pour la DR MACHINE GCF Importation des liquidations en GCF (action manuelle lancée par l’utilisateur) NOYAU GCF COMPTE-RENDU DE L’IMPORTATION DES LIQUIDATIONS POPART IMPORT DU : JJ/MM/AA (1) Page : (2) CODE DELEGATION : (3) NOMBRE D’AGENTS TRAITES : (4) MONTANT GLOBAL A IMPORTER: (5) MONTANT GLOBAL IMPORTE : (6) NOMBRE DE LIQUIDATIONS A IMPORTER : (7) NOMBRE DE LIQUIDATIONS IMPORTEES : (8) NOMBRE DE LIQUIDATIONS NON IMPORTEES : (9) Contrôles de présence sur le fichier d’import Fichier des liquidations à intégrer Cumul des montants par organisme, par agent, par commande, par référence de paie, par compte d ’exécution comptable (structure UNIDATA) Liquidations POPART non importées Compte rendu de l ’importation Liquidations POPART à intégrer

4.e Interface entre POPART et la GCF : Validation de l’importation 13 4.e Interface entre POPART et la GCF : Validation de l’importation Le traitement de validation est envoyée par le gestionnaire à partir d ’une option de la GCF

14 4.e Interface entre POPART et la GCF : Validation de l’importation (suite) Suite à la procédure d’importation, le gestionnaire peut rejeter intégralement l’importation suite aux anomalies de 1er niveau (lors de l’importation des liquidations). Il pourra, après correction du fichier, valider son import. Valider l’importation Cette procédure vérifie que toutes les liquidations à intégrer sont correctes (contrôle de 2ème niveau) Édition du compte rendu 1 Édition de toutes les anomalies existantes sur chaque liquidation 2 Édition du compte rendu des liquidations sans anomalie

Contrôle des liquidations 15 4.e Interface entre POPART et la GCF : Validation de l’importation(suite) Liquidations POPART à intégrer Demande de validation de l’importation REJET DE LA DEMANDE PAR LE GESTIONNAIRE VALIDATION DE L’IMPORTATION NOYAU GCF MODIFICATION DES LIQUIDATIONS POPART – LISTE DES LIQUIDATIONS Page : (1) +----------------------------------------------------------------------+ ! Centre ! No de ! Montant TTC ! Agent ! Organisme | ! depense!commande! ! ! | 1 ! (2) ! (3) ! (4) ! (5) ! (6) ! 2 ! ! ! ! ! ! 3 ! ! ! ! ! ! 4 ! ! ! ! ! ! 5 ! ! ! ! ! ! 6 ! ! ! ! ! ! (A)bandon (P)age No de ligne : (7) Contrôle des liquidations Liquidations POPART rejetées OK Non OK Édition du compte rendu de la validation sans anomalie Édition de toutes les anomalies des liquidations

4.f Interface entre POPART et la GCF : Modification des liquidations 16 4.f Interface entre POPART et la GCF : Modification des liquidations Ecran de modification de la liquidation Modification des liquidations en anomalie (2ème niveau) Le gestionnaire a la possibilité de sélectionner et de corriger les liquidations issues de POPART en vue de leur intégration Identifiant fournisseur Centre de dépense numéro de commande ... Modification de la base GCF Le gestionnaire a la possibilité de mettre en adéquation les données de la GCF en vue d’intégrer les liquidations Désolde de la commande GCF fin de l’interdiction de paiement du CDP déblocage du fournisseur

4.g Interface entre POPART et la GCF : Intégration des liquidations 17 4.g Interface entre POPART et la GCF : Intégration des liquidations Le traitement d’intégration peut être lancé de nuit ou par une option de la GCF

Contrôle et intégration des liquidations 18 4.g Interface entre POPART et la GCF : Intégration des liquidations Liquidations POPART à intégrer Contrôle et intégration des liquidations Aucune anomalie n’a été mise en évidence Les contrôles mettent en évidence des anomalies Ne peut se faire que si les contrôles de 2ème niveau sont corrects Permet la création des factures de paie et de charges Gestion dans la GCF d ’un n° chrono. Création de la facture de PAIE : [V<n° chrono>] (en attente de visa GCF). Création des factures de charges : IRCANTEC [I<n° chrono>], SOLIDARITE [S<n° chrono>], URSSAF [R<n° chrono>] (en attente de visa GCF) Un compte de prise en charge (lu dans une table maintenue par l’ACP) est associé à chacune de ces factures Mise à jour des disponibles commande, engagement et compte de la GCF Mise à jour des disponibles du contrat (cas où l’agent est recruté sur contrat) Edition des anomalies Edition des factures intégrées Edition des factures ayant fait l ’objet d ’1 avance Edition des agents sortants Toutes les factures sont intégrées en GCF Non intégration des liquidations

4.h Interface : complément technique 19 4.h Interface : complément technique Envoi du fichier issu de POPART L ’application POPART générera 1 fois par mois, sur le serveur GCOS7, un fichier global (toutes DR) à destination de l ’application GCF Ce fichier - sera éclaté par DR sur le site de TRELAZE - sauvegardé (sur 1 an) - transféré sur les machines de communication de chacune des DR (ce transfert sera assuré la nuit)