Bilan 1 ère Campagne daudit à la DR 15 Réunion des gestionnaires ICMCB 16 Novembre 2010

Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010 P. 2 Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre I Campagne des audits en 2010 SOMMAIRE 1.1 I Cartographie 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.1 I Missions 1.2 I Bilan 2.2 I Factures 2.3 I Immobilisations 2.4 I Pratiques générales

Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010 P. 3 Campagne des audits en 2010

Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010 P. 4 Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010 P.4 1 I Campagne des audits en I Cartographie Pour rappel : en 2007, phase de test, 5 laboratoires audités en 2008,13 laboratoires audités en 2009, montée en régime avec 23 laboratoires audités. Apothéose en 2010 (Janvier-Septembre) avec 28 laboratoires audités (y compris les services de la Délégation, les GDR). Parmi ces 28 laboratoires, 5 faisaient lobjet dun « ré-audit » Même si fin du cycle, domaine des labo audités toujours aussi variés : 5 étaient rattachés à lINSHS 4 étaient rattachés à lINSIS 3 étaient rattachés à lINSB Etc…………….

Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010 P laboratoires ont eu droit au 16 laboratoires ont eu un 1 I Campagne des audits en I Bilan

Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010 P. 6 Points positifs : Certains laboratoires ont un très bon délai global de paiement Bonne utilisation de la carte dachat Bonne connaissance au niveau de la politique dachat et de certains outils (PUMA, ARNO, Intranet achat…..) Fonds de dossiers très complets 1 I Campagne des audits en I Bilan

Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010 P. 7 1 I Campagne des audits en I Bilan Points perfectibles sur les laboratoires audités : Ordre de mission postérieur Conditions Générales dAchat non transmises auprès des nouveaux fournisseurs Ajout de la date de mise en service sur le support servant à la tenue de linventaire du laboratoire. Etiquetage du matériel. Signature du relevé dopération administration pour la carte dachat. Pièces justificatives absentes ou erronées pour certaines missions (cartes dembarquement, ticket de taxi pas aux dates de la mission….) Bon de commande non signé

Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010 P. 8 Nouveautés pour la nouvelle campagne : Mise en place dune grille interne au SFC pour noter les rapports daudit : mise en place depuis septembre, améliorée pour la nouvelle campagne. Nouvelle maquette pour le rapport daudit (contenu, notation…) Mise en place dans les futurs rapports daudit dun droit de réponse pour les DU et les gestionnaires. Envoi du rapport aux gestionnaires 1 I Campagne des audits en I Bilan

Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010 P. 9 Rappel et bonnes pratiques

Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010 P. 10 Les titres de transport ou cartes dembarquement doivent impérativement être conservés dans les fonds de dossiers en unité (que les billets soient pris hors ou dans le marché). En cas dimpossibilité et à titre exceptionnelle de récupérer les cartes dembarquement, une attestation de perte signée du missionnaire et du directeur dunité devra être jointe au dossier. Si certaines pièces justificatives nont pu exceptionnellement ne pas être jointes au fond de dossier (ticket de parking, ticket de péage etc…..), seule une attestation de perte signée du missionnaire et du directeur dunité présente dans le dossier lors de laudit permettra une explication valable. En cas dabsence de cette pièce, un trop perçu sera demandé doffice pour les frais remboursés sans justificatif. Les copies dattestation dassurance et de cartes grises doivent être conservées minimum 11 ans dans lunité. La Cour des Comptes dispose dun délai de 10 ans pour vérifier les comptes du CNRS.Ces pièces peuvent ensuite être détruites 1 ans après le quitus de la Cour des Comptes. 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.1 I Missions

Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010 P. 11 Lindemnité forfaitaire globale allouée pour tout déplacement à létranger inclut : –Les frais dhébergement. –Les frais de repas. –Les frais divers : frais de transport en commun, de taxi, de parking engagés par lagent à lintérieur de la localité de la mission et les frais de connexion internet. Par conséquent, ces frais ne peuvent donner lieu à aucun remboursement particulier. Le remboursement des frais de taxi à létranger nest valable que pour les navettes qui précèdent lembarquement ou qui suivent le débarquement, c'est- à-dire le jour darrivée ou de départ de la mission. Si le taxi est utilisé durant les dates de la mission, ces justificatifs ne sont pas remboursés (cf : Instruction du 2 Avril 2010 ). Il en va de même pour les frais de transport en commun, de parking…. Instruction du 2 Avril 2010 Lutilisation du taxi en métropole est laissée à lappréciation de lordonnateur. Le remboursement des frais de taxi en métropole est valable pour toute la durée de la mission. Bien vouloir sassurer de laccord de son directeur avant lutilisation du taxi. 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.1 I Missions

Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010 P. 12 Tous les tickets (péage, parking….) dont le remboursement est demandé, doivent être aux dates de la mission. Pour les frais de connexion internet : –A létranger : compris dans lindemnité journalière donc ces frais ne peuvent faire l'objet d'un remboursement complémentaire au missionnaire, même s'ils sont facturés en plus du prix de la chambre. –En France : il est de l'initiative du directeur d'unité de prendre en charge ou non ces frais. Dans l'affirmative, il convient de les porter sur la ligne "autres" de l'état de frais. La facture d'hébergement ou le document distinct justifiant le montant des frais de connexion à Internet est conservé par le gestionnaire de l'unité. Pour une mission à létranger, renseigner les dépenses concernant les transports, frais dinscription et frais divers directement en devise étrangère sur létat de frais.BFC effectuera la conversion. 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.1 I Missions

Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010 P. 13 Lattestation signée de la Centrale Des Salles en cas de marché infructueux doit être conservée au laboratoire. Il nest pas nécessaire de la joindre à lappui de la mission en Délégation. Pour les paiements par caisse : conserver les originaux des factures dhôtel, les cartes dembarquement dans les unités. Si les nuitées sont comprises dans le séjour, joindre une copie de lattestation de réservation de lhôtel, les copies des cartes dembarquement et du passeport en Délégation. Détailler le formulaire du paiement par caisse (hébergement, avion….) pour vérifier le forfait demandé. Transmettre à la DR le plus rapidement possible pour régularisation, létat de frais correspondant à la mission. 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.1 I Missions

Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010 P. 14 Les bons de commande signés sont à transmettre avec la facture en Délégation lorsque : La facture nest pas libellée au nom du CNRS. La facture concerne un achat sur marché national. La facture entre dans le cadre dune justification dun contrat européen. De plus, le bon de commande doit comporter lacronyme du contrat pour laquelle la dépense a été engagée afin que cette dépense soit éligible dans la justification du contrat européen. Par conséquent, dans les fonds de dossier en laboratoire, les bons de commande signés sont à conserver uniquement : Lorsque la facture concerne un achat sur le marché « missions » (FRAM et CDS). A lappui de toutes les factures payées par carte dachat. Dans tous les autres cas, les gestionnaires nont aucune obligation de conserver les bons de commande dans les fonds de dossier. Tous les bons de livraison récupérés devront être joints aux fonds de dossier. En cas de frais dinscription ou de facture dhôtel, il est inutile de joindre la copie de lordre de mission à la facture en Délégation. Cette copie devra être présente dans le fond de dossier lors de laudit. De même si les frais dinscription ont été payés par carte dachat. Pour rappel, vous devez adresser des factures dhôtel à la Délégation uniquement dans le cas de chercheurs invités et dans la limite de la règlementation. Pour tous les autres chercheurs, il ya le marché CDS et la carte Corporate (anciennement « affaires »). 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.2 I Factures

Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010 P. 15 Tous les matériels inventoriés au CNRS doivent être étiquetés et la date de mise en service du bien doit être mentionnée dans le support servant à la tenue de linventaire des matériels de lunité. De plus, si le libellé du matériel sur la facture nest pas explicite : Indiqué un nom de matériel directement sur la facture conforme à celui de linventaire du laboratoire. si il est plus explicite, joindre la copie du bon de commande à lappui de la facture en DR. Dans le cadre de factures déquipement, le coût de limmobilisation est constitué de son coût dachat et du coût directement attribuable : –Les droits de douane et taxes non récupérables –Les frais de livraison ou de manutention initiaux –Les frais de transport, dinstallation, de montage –Les frais de préparation de site ou de démolition préalable –Les révisions de prix –Les honoraires darchitecte, de géomètre, de conseil –Les coûts de démantèlement du site –Les frais considérés comme nécessaire à la mise en place et en état de fonctionner de limmobilisation sont obligatoirement comptabilisés en immobilisations. Les frais de formation du personnel à lutilisation et à lentretien des machines (maintenance), ainsi que les extensions de garantie doivent être comptabilisés en classe 6 (fonctionnement). Ces frais ne font pas partie du coût dacquisition de limmobilisation. 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.3 I Immobilisations

Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010 P. 16 Lorsquune mission ou des frais de réception concerne votre directeur dunité, faites contresigner lordre de mission, létat de frais ou lattestation de frais de réception par une personne ayant délégation de signature au sein du laboratoire. Transmettre les Conditions Générales dAchat du CNRS auprès dun nouveau fournisseur. Dans le cadre de la signature de documents transmis au SFC, lutilisation dun tampon est tolérée uniquement pour les actes administratifs (actes de secrétariat par exemple….). Pour tous les actes ayant une incidence comptable (bons de commande, bordereau de factures etc….), la signature doit être un original. 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.4 I Pratiques générales

Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010 P. 17 En cas daudit, au vu de ces recommandations et sauf explication valable lors des entretiens, toute pièce manquante ou erronée sera sanctionnée dans la note finale de laudit. 2 I Rappel et bonnes pratiques 2.4 I Pratiques générales

Audit l Réunion des gestionnaires du 16 Novembre 2010 P. 18 Merci de votre attention