Université des Antilles et de La Guyane Présentation JEFYCO 20 Septembre 2002 Université des Antilles et de La Guyane

Plan L’administration des droits Les fournisseurs Les missions Généralités sur les applications de La Rochelle: « cliquer ici » Principe de diffusion et coûts Jefyco une application …. parmi d’autres! Le budget Les dépenses Les situations Les marchés Les recettes La comptabilité L’administration des droits Les fournisseurs Les missions L’inventaire Le compte financier Les autres modules JEFYCO et la paie La formation

JEFYCO L’application de gestion financière et comptable Un « pilier » du système d’information Un outil de gestion Un outil de pilotage Un outil souple au service d’une politique Un potentiel évolutif élevé Une application pouvant répondre aux besoins du plus grand (Paris 10, Paris 5, …) comme du plus petit établissement (Corté) voire du plus « exotique »:-) (Nlle Calédonie)

JEFYCO: L’aspect fonctionnel Simplicité d’utilisation Qualité des documents Réactivité du produit Satisfaction des utilisateurs

Module BUDGET (1) Préparation et simulation budgétaires Saisie directe du budget ou des DBM Virements et ventilations Édition de situations budgétaires

Module BUDGET (2) Budget par nature et budget de gestion Souplesse des types de crédits Fonctionnement Équipement Personnel … Clarté des éditions

Le Budget Présentation d’une préparation budgétaire Diaporama Exemple vidéo (.avi) Documentation de la gestion budgétaire (cf documentation JEFYCO à l’adresse: http://www.univ-lr.fr/applications)

Exemple d’une édition au format PDF

Module DEPENSES Engagement et commandes simultanés Facturation – liquidation Mandatement Consultations – recherches

Module DEPENSES Gestion des codes nomenclatures marchés Notion de catalogues produits Saisie d’informations analytiques possible Sécurité des contrôles automatiques

Une commande JEFYCO 2002-2003 1) 2 Approches possibles: Marchés: Par lot Hors Marchés : Par Fournisseur Par Code de nomenclature (famille de produits homogènes) 2 cas sont à considérer ici : Une commande pour la recherche (nomenclature spécifique à la Recherche) Une commande autre Par ligne budgétaire 2) Suivant l’approche: Plusieurs engagements par commande possibles 1 code de nomenclature par engagement plusieurs code de nomenclature par commande! Une ligne budgétaire par engagement 3) Gestion des prestations internes (2003)

La commande: approche hors marchés Version non définitive

La commande: approche Marchés Version non définitive

Le cas de la pré-commande C’est une commande classique ou une demande de prestation interne incomplète : Partie budgétaire et comptable à compléter Préparée par un utilisateur habilité pour le compte d’un centre de responsabilité ou d’une ligne budgétaire dont le dépositaire informé par email aura à charge de terminer la commande.

La pré-commande version multi-plateforme Java-Client (Swing) Version non définitive

Logo de l’établissement Logo du CR s’il existe! Ajouter modèle LR avec login/passwd Fournisseur

Les prestations internes L’idée est de rendre l’application de demandes de travaux actuelle (cf exemple « Reprographie » diapositive suivante) interopérable avec le moteur de JEFYCO et réciproquement! Mise en place d’API SOAP/XML via un serveur. Utiliser les catalogues produits Formaliser les transmissions internes reposant actuellement sur la messagerie électronique

Le cas (actuel) d’une demande de travaux pour la reprographie Recherche rapide dans l’annuaire de l’établissement de la personne pour le compte de qui la demande est faite API SOAP/XML en cours Prestataires internes La ligne budgétaire sur laquelle devra être imputée la demande

Grille de traitement Intégration en cours

Grille de traitement externe Intégration en cours

Module MARCHES Module 3/3 Java client Gestion des marchés et des lots Gestion des codes nomenclatures Paramétrage pour service marchés Documentation: (cf documentation JEFYCO à l’adresse: http://www.univ-lr.fr/cri/applications Ou document PDF

Les marchés fenêtre principale Module java-client multiplateforme Code de nomenclature à 4 chiffres (famille de produits homogènes). Pour chaque code à 6 chiffres d’un lot il peut correspondre un détail d’articles du fournisseur Une importation du catalogue (fichier) du fournisseur est possible. Il faut que ce dernier respecte un format défini dans le CCTP.

Consultation des marchés ouverts sur l’Intranet

Consultation des marchés ouverts sur l’Intranet

Gestion des codes de nomenclature Module 3/3 Java Client multiplateforme Création, Mise à jour des codes Association des codes aux fournisseurs

Consultation de la nomenclature sur le Web Détail du code sélectionné Accéder aux fournisseurs connus (ayant déjà fourni) pour le code sélectionné

Les fournisseurs du code sélectionné

Détail (6 chiffres) d’une famille homogène (4 chiffres) de produits

Les « services » achat Le NCMP conduit à une « centralisation » (PRM) des achats Cependant JEFYCO introduit la notion de service achat (organisation libre par établissement) habilité à arbitrer les commandes « ambigües » pouvant relever d’un marché (exemple les ouvrages) ou hors seuil (commande unique)

Le module « services achat »: menu Valider les commandes en attente Créer des services, désigner des agents habilités

Le module « services achat »: administration (1) Création d’un service (il est dans GRHUM => annuaire) Les services achat Les familles de produits homogènes gérées par les service achat (code à 4 chiffres) Les agents du « service achat » (ils peuvent ne pas appartenir au service au sens affectation) habilités à valider les commandes dans une famille de produits homogènes

Le module « services achat »: administration(2) Les services achat

Le module « services achat »: validation Rechercher une commande Zone d’explication Les libellés « officiels » des articles de la commande Le libellé « fournisseur » de l’article Les commandes en attente pour le service achat auquel appartient l’agent

Le module « services achat »: validation Rejet d’une commande: un Email est envoyé qui peut-être complété Acceptation d’une commande: un Email est envoyé qui peut-être complété Remarque: tte modif de la commande ré-itère le processus TOTALEMENT Un agent habilité voit ses commandes auto-validées

Exemple d’échanges de mails services achat Ajouter des exemples

Service Achat: situation

Module SITUATIONS Essentiel pour tous les utilisateurs Nombreux choix possibles Un utilisateur ne peut éditer que suivant ses droits d’accès Documentation: (cf documentation JEFYCO à l’adresse: http://www.univ-lr.fr/cri/applications

Version Windows

Version Windows

Situation budgétaire: détaillée « forte » détail des liquidations partielles

Situation budgétaire: détaillée « simple » sans liquidation partielle

Situation budgétaire: Accès Web»

Situation budgétaire: Accès Web»

Situation budgétaire: Accès Web»

Situation budgétaire: Accès Web»

Module RECETTES Menu de facturation intégré Plus de recettes sans facture! (un espoir:-)) Gestion des recettes et des reversements Éditions normalisées Documentation: Document PDF (cf documentation JEFYCO à l’adresse: http://www.univ-lr.fr/cri/applications

Exemple d’édition d’une facture Insérer

Sobre mais très réglementaire!

Sobre mais très réglementaire!

Module COMPTABILITE Écritures et émargements Gestion des chèques à l’encaissement Visa et virements Ordres de paiement Documentations: Document PDF (cf documentation JEFYCO à l’adresse: http://www.univ-lr.fr/applications) Exemple vidéo (.avi)

La gestion des FOURNISSEURS Gestion des fournisseurs et des clients Reprise possible des anciens fichiers Validations centralisées ou non Intégration dans ANNUAIRE Documentations: Doc annuaire PDF (cf documentation à l’adresse: http://www.univ-lr.fr/applications) Diaporama Fournisseurs

Gestion des fournisseurs via l’annuaire Un cas particulier de l’annuaire: -ce sont des personnes morales OU physiques -ce sont des contacts, entreprises, vacataires, personnels -4 états: valide, à valider, invalide, annulé -ils sont fournisseurs ou client! 3 modes d’accès: -administrateur fournisseur -agent JEFYCO -autres

Les fournisseurs Fiche de saisie rapide: RIB et adresse de facturation obligatoire Ajout d’un fournisseur Le login/passwd du Fournisseur Gestion des doublons

La consultations des fournisseurs sur le Web Remplacer par dernière version

La situation des fournisseurs sur le Web

Administration et gestion des droits Réservé à quelques utilisateurs Paramétrage des accès Gestion des menus et lignes budgétaires Documentation: Diaporama

Module MISSIONS Saisie des ordres de mission Validation valant engagement de crédits Calcul automatique des états de frais Rapidité des remboursements Documentations: Document PDF (cf documentation JEFYCO à l’adresse: http://www.univ-lr.fr/cri/applications) Diaporama Exemple vidéo d’une saisie (.avi)

Module INVENTAIRE Gestion des numéros par matériel Étiquettes avec code barre Calcul des amortissements État de l’actif Documentations: Document PDF Exemple vidéo d’une saisie

Edition d’étiquette code-barres Donner un exemple avec référence étiquettes

Module COMPTE FINANCIER Balances, cadres d’exécution budgétaire Résultat et bilan Éditions aux normes comptabilité publique Pas de paramétrage à effectuer

Sobre mais très réglementaire!

Autres MODULES Module autonome de traitement automatique (lecture CMC7, écriture, endossage) des chèques Module téléphonie Pontage de JEFYCO avec le fichier taxation de l’autocommutateur (Pont existant pour l’Alcatel 4400) Modules Web « natifs » et personnalisables Situation recettes, visa rejets mandats : en fonctionnement Taxe d’apprentissage : en test

Autres modules / évolutions à venir Conventions : à finaliser en relation avec les SAIC Gestion des régies: Apport des Antilles et de La Guyane: 2003 Carte achat: prototype en Artois en cours Budget (évolutions sensibles): Cahiers des charges en cours Comptabilité de programme Apport de Mulhouse Intérêts moratoires

JEFYCO et la Paie: la liberté! Il n’existe pas (pas encore:-)) de logiciel de paie spécifique à JEFYCO Un pontage existe pour les logiciels: Ciel Paie pour Windows ou Mac (# 200 Euros) GFC paie (Gratuit mais en fin de vie) Un pontage sera fait pour: ASTRE dès que les interfaces (API) du logiciels seront connus Une demande a été faite auprès de l’AMUE et de GFI Tout autre logiciel est possible sous réserves de disposer ou de réaliser le pontage. Rappel: les sources de JEFYCO sont en Open Source

JEFYCO et la Paie On pourrait aussi en faire une? Les compétences existent au sein du groupe JEFYCO et elles sont nombreuses Que des avantages pas de pontage => pas d’erreurs pas de ressources humaines dédiées! Pas de logiciel spécifique « externe » mais un logiciel intégré => un module sur même principe que les « missions » ou les prestations internes => Un composant métier inter-opérable! Ce qui manque? Le temps pour le développement! Coût estimé: 20 000 à 30 000 Euros

Si vous utilisez le module GESPER de GRHUM Préparation du contrat

Contrats sur ressources propres Liens avec les lignes budgétaires concernées Version non définitive Plusieurs lignes budgétaires possible Tentant de faire la liquidation: donc …la paie!! Cout pré-calculé => engagements automatisés => risque d’erreur quasi nul pour le pontage

Exemple: le pontage JEFYCO -Ciel PAIE

La documentation utilisateur Une tâche réalisable par n’importe quel partenaire! Mise en place d’un serveur « WEBDAV » Mise à jour collaborative (partage de document) via un répertoire WEB Tout le monde (personne autorisée désignée par l’établissement) doit pouvoir participer En cours de test à La Rochelle Evolution multimédia: Clips vidéo: appel à candidatures!

Divers Les développements à programmer Evolution du module Missions (cf présentation du 09 Octobre) Marchés multi-exercice, multi-attributaire Version Bêta en cours de test ETEBAC 4 TVA intra communautaire Paris 5 Carte achat En test Évolution technologique (Java client 3/3) Progressive Astre Attente des API (interfaces) Paramètrage des éditions

Les éditions Elles sont de la responsabilité de l’établissement Une formation sur ReportMill a eu lieu BO peut être utilisé (comme à La Rochelle) ou tout autre outil au choix de l’établissement Un paramétrage est mis en place donnant le choix d’utiliser les éditions de LR ou ??? (au choix de celles proposées par la communauté)

Les éditions Les situations: (situation.app) Version WEB à déployer (sorties toujours en PDF)

FORMATIONS De formateurs, sur site Sur une base réelle Artois Guides avec copies d’écran

Les conditions de la réussite Nomination d’un chef de projet Implication de tous les intervenants Information et sensibilisation

Les « effets secondaires » Amélioration de la culture de gestion Consolidation du groupe Déconcentration plus facile