www.archiland.org www.alpi40.fr 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques

Information récente 17 octobre 2012: L’ALPI obtient l’agrément de tiers-archiveur du Service interministériel des archives de France (arrêté publié au journal officiel). 2013: ouverture du service aux collectivités adhérentes qui le souhaitent. www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 2

Le Projet La genèse du projet Production d’une grande quantité de documents (papier et numérique) par les collectivités, Évolution des technologies et développement de l’administration électronique, de la dématérialisation des actes, de la chaîne comptable… Accroissement des flux électroniques avec le développement des plateformes dématérialisées, Risques de pertes des données si on ne fait rien rapidement, Il n’existait pas encore de plate-forme d’archivage électronique intermédiaire des documents pour les collectivités www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques

Le Projet Obligations des collectivités www.archiland.org La réglementation en vigueur oblige les collectivités à conserver dans des conditions optimales les documents produits ou reçus par elles. L’article 1421-1 du CGCT et les articles L.212-6 et L.212-6-1 du Code du Patrimoine stipulent en effet que « Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur. Les groupements de collectivités territoriales sont également propriétaires de leurs archives et sont responsables de leur conservation et de leur mise en valeur. », Obligation pour les collectivités de conserver les documents dématérialisés produits ou reçus dans les mêmes conditions que les papiers : la règlementation est la même, De plus, l’article 5 de la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives prévoit la possibilité pour les collectivités d’externaliser les documents intermédiaires dans certaines conditions. Rappel des obligations des collectivités quant à l’archivage www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques

La plate-forme ARCHILAND La plate-forme peut: Accueillir, traiter, conserver et communiquer les archives (nativement ou non) numériques produites par les institutions publiques landaises, Permettre une certaine automatisation des tâches ainsi qu'une meilleure sécurité de la conservation (DUA, sort final...). www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 5

La plate-forme ARCHILAND Les principales fonctionnalités le dépôt de documents émanant de divers circuits, la consultation en ligne, le suivi et la traçabilité, l’indexation et/ou la classification, application DUA, sort final, l’accès, le contrôle et le partage, le stockage et la gestion, la sécurisation des flux d’archivage, la signature électronique, l’horodatage. www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques

GED SAEI SAED Cycle de vie d’une archive Archivage courant Gestion Electronique de Document SAEI Archivage Intermédiaire Système d’Archivage Electronique Intermédiaire SAED Archivage définitif Système d’Archivage Electronique Définitif www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 7

GED prépare au tri des archives avant transfert La plate-forme ARCHILAND SAE - ARCHILAND Flux dématérialisés * ACTES, HELIOS, Marchés publics, Paye SAE GED INTERMEDIAIRE Applications métiers* Ex : Gestion du courriers, des actes administratifs, etc. Tableau de gestion Conformité SEDA DUA automatiquement appliquée selon le type de document. Conformité SEDA I-Parapheur* SAE Dépôt direct GED DEFINITIF * Webservices GED prépare au tri des archives avant transfert www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques

La plate-forme ARCHILAND La Gestion électronique des documents (GED) La GED représente l'utilisation de moyens informatisés pour l'ensemble de la gestion d'un document électronique (fichier texte, fichier tableur, image, vidéo, fichier audio etc.). L'objectif de la GED est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des documents de la collectivité, qu'ils soient structurés (bases de données, XML, etc.) ou non (HTML, etc.) afin d'être en mesure de gérer leur cycle de vie, de leur création à leur destruction. Elle pourra être utilisée en dehors du cadre d’archiland, par exemple dans la mise à disposition de fichiers lors de la réalisation de projets, avec des structures extérieures (par droits d’accès), … www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 9

La plate-forme ARCHILAND L’I-parapheur L’i-parapheur est une reproduction du parapheur papier tel qu’il existe aujourd’hui. C’est un outil permet aux responsables de valider/viser/signer électroniquement des documents. L’i-parapheur pourra être utilisé dans le cadre du protocole HELIOS mais aussi pour les documents ayant besoin d’un circuit de validation. L’i-parapheur a été développé sur le socle d’ALFRESCO. www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 10

La plate-forme ARCHILAND ASAL@E Asal@e est l’applicatif qui gère les archives intermédiaires et définitives (de façon indépendante). Cette application est basée sur le modèle OAIS (norme archivistique internationale) qui a permis de construire la norme en vigueur en France, le SEDA (Standard d’Echange de Données pour l’Archivage). Ce modèle est le garant de la bonne organisation et conservation des archives. C’est la plate-forme PROBANTE. Les 5 grandes fonctions de ce modèle : La fonction « versement » La fonction « stockage » La fonction « gestion des données descriptives » La fonction « communication, consultation, restitution » La fonction « administration » www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 11

La plate-forme ARCHILAND L’infrastructure Schéma du réseau La plate-forme ARCHILAND Salle blanche sur le site de la maison des communes GED SAEI SAED Salle blanche du Conseil général des Landes GED SAEI SAED Site 1 Site 2 Réplication en temps réel Sauvegarde à distance Site 3 www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 12

L’adhésion au service www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 13

L’adhésion au service Comment utiliser Archiland En adhérant : Obligatoirement au service proposé par l’ALPI Facultativement aux services proposés par le CDG et son service d’archives Une convention sera signée avec chacun de ces services Une délibération devra être prise Si la collectivité ne souhaite pas se faire accompagner par le service archives du CDG, elle devra gérer seule ses archives et leur contrôle. www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 14

L’adhésion au service Après adhésion - Rencontre avec la collectivité pour mettre en place l’archivage électronique les agents concernés définition de leurs rôles dans le cadre de l’archivage électronique dans la GED dans asalae les usages de la GED les formats la PA (politique d’archivage) les accords de versement etc. Plan de classement Formation aux outils: GED et asalae des référents des agents les plus concernés www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 15

L’adhésion au service ALPI – Tiers Archiveur - Opérateur d’archivage Stockage numérique Maintenance technique du système Pérennité et intégrité technique Administration du système Assurer la reprise et la continuité du service Sécurité et protection des données et du système Assurer la conformité du système www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 16

L’adhésion au service Service archives du CDG Avant dépôt sur la plate-forme Contrôle de conformité des documents Vérification du respect des normes d’identification préétablies Conseils Validation avant signature électronique et transfert Après dépôt sur la plate-forme Vérification de la DUA Établissement des bordereaux d’éliminations Transmission au Archives départementales Strict respect des instructions du SIAF… www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 17

La conduite aux changements www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 18

La conduite aux changements Changement possible dans l’organisation de travail ; de nouvelles habitudes seront à prendre. La conduite aux changements est fondamentale dans ce type de projet et nous vous aiderons dans votre démarche. Penser archivage dès la création des documents www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques 19

e-@dmin M. Renaud LAGRAVE Directeur Les contacts M. Guillaume BOULOM direction@alpi40.fr M. Guillaume BOULOM guillaume.boulom@alpi40.fr e-@dmin M. Roger MICHEL archives@cdg40.fr CDG 40 M. Jacques PONS Jacques.pons@cg40.fr Archives départementales www.archiland.org 31/03/2017 conservation sécurisée des archives électroniques publiques