Session de formation du personnel administratif et technique de l’Université Mohamed V-Souissi Thème: Conduite et animation de réunion Animatrice : Chafika AGUEZNAY Professeur à l’Ecole Nationale d’Administration.

Objectif général de la formation Sensibiliser les participants à l’importance de l’animation et de la conduite de réunion. Mettre en exergue le rôle de l’animateur .

Les objectifs Acquérir les techniques de conduite et d’animation de réunion . Savoir adapter les techniques d’animation aux objectifs, aux types de réunions choisies et à son public. Maitriser les phénomènes de groupe 3

APPROCHE METHODOLOGIQUE L’approche préconisée est celle d’une pédagogie active et interactive. Elle suppose, à travers une démarche à la fois individuelle et d’équipe, une réappropriation des apprentissages, des méthodes et des outils. Pour cela, elle s’appuie sur : Discussion de groupe. Etude de cas (exercice et test). Présentation sur diapositives .

Séquences pédagogiques de la formation. Séquence I : Présenter les principaux éléments sujets de la formation . Préciser les notions de base . Présenter les différents types de réunion . Séquence II : Présenter les techniques et les outils nécessaires aux différentes phases d’une réunion . Séquence III :Travailler sur le style de communication de l’animateur. Séquence IV :Insister sur la gestion du groupe et du temps. Eviter les mauvaises pratiques .

Les principaux éléments du sujet (F°) La réunion : organisation, déroulement L’animateur : Communication(style) Le groupe ou Equipe: conduite/gestion Le temps : gestion et maitrise

Réunion rapprochement, assemblage Rassemblement, groupement Définition: rapprochement, assemblage Rassemblement, groupement Assemblée, cénacle , colloque, comité, commission…

Types de réunion Réunion d’information. Réunion de travail .

Réunion d’information et d’échange Objectifs : -Transmission d’informations aux participants (groupe) par une ou plusieurs personne successivement . Taille du groupe : de deux personnes à plusieurs (infini) Sensibiliser – donner envie d’agir – former

La réunion d’information est efficace par la maitrise de 3 dimensions : l’information est porteuse d’efficacité et de motivation. Aspects aides ou supports à la prise de parole. Aspects interaction. Aspects méthodologiques.

Aspects aides ou supports à la prise de parole: Tableaux (papier, blanc, noir ,avec photocopieur) Rétroprojection Films Logiciels (graphiques)… (des règles sont à respecter pour chacun de ces supports)

Aspects interaction animateur(orateur)/ Participants( public) Quelques éléments à observer : Disposition des participants, de l’animateur, les supports………. La tenue vestimentaire, la voix, le gestuel… Apprendre à gérer son trac. La gestion de l’erreur. La gestion des questions. Adéquation entre la qualité du fond et de la forme .

Aspects méthodologiques Avoir (et annoncer) un bon plan : choisir le type de plan adéquat . Introduction Sur le forme : prise de contact et prise de pouvoir sur le groupe (public) Sur le fond : poser le sujet, accrocher (règles universelles) Ouvrir la discussion (les questions/réponses) Conclusion : résumé / synthèse ouverture sur un autre sujet (règles universelles (fond) terminer au contact de son public (forme)

Réunion de travail Des objectifs multiples : La préparation ou la prise de décision lancer un projet – construire ensemble Elaboration d’une stratégie Négociation Définition et résolution d’un problème… Annonce d’une mauvaise nouvelle .

Lancement efficace d’une réunion Aspects organisationnels Aspects méthodologiques Aspects relationnels

Aspects organisationnels Quelle planification (temps / Espace)? Quelles conditions matérielles? Le choix des participants?

Aspects méthodologiques Quelle est la nécessité et/ou l'utilité de la réunion? Quels sont les objectifs de la réunion? Quel est l’ordre du jour? Quelle est la méthode?

Aspects relationnels Observer le principe d’égalité de tous les participants à une réunion de travail. Donner la parole à tous . Repérer les tensions éventuelles. Ne pas freiner la progression.

Aspects organisationnels Planification à l’avance, Le choix des participants. (groupe) Annonce ,motivante, matérialisée par une invitation / convocation. Confort physique : -Visuel et auditif (chacun voit chacun et chacun voit tout le monde ). - Taille de la salle (espace).

Aspects méthodologiques Introduction de la réunion les objectifs de la réunion 1 – le pourquoi : y a-t-il une utilité ou une nécessité de cette réunion? 2 – le Quoi? Quel(s) sujet(s) sera traité, quel est l’ordre du jour? 3 – Quelle(s) va en être la (les) production(s)? 4- Comment? La méthode utilisée.

Aspects relationnels Sont étroitement liés au rôle de l’animateur. (style de communication )

L’Animateur Elément central dans la conduite d’une réunion Définition : qui anime une collectivité (avec ardeur) insuffle la vie créateur ,vivifiant , présentateur , meneur……

Son rôle L’animateur a plusieurs rôles : - Animateur, (directif sur la forme) -Chef -Expert -Participant -Décideur ( éventuellement)

-Maitriser les aspects méthodologiques et relationnels -Faire passer l’information de manière motivante (réunion d’information) S’adapter à son auditoire Il devient une autorité

Ses tâches Trois phases Avant la réunion :Préparer et /ou faire préparer la réunion . Lancement de la réunion : introduction à une réunion . Animation de la réunion (outils d’animation d’un groupe) : Gérer collectivement le groupe (phénomène de groupe) . Gérer individuellement chaque participant . Gérer le temps . Conclusion de la réunion :synthèse et compte rendu .

Avant la réunion Définir l’environnement physique et matériel: - La taille de la salle par rapport au groupe (aspect ergonomique) -La disposition de la salle : (Au même niveau )

Veiller à la convivialité (austérité) Matériel de communication (micro, tableau, vidéo projecteur………)

L’animateur doit avoir plusieurs options en tête (pouvoir anticiper). – Repérer les désaccords éventuels . – identifier les attentes. - Liste des participants .

La phase réunion = Trois temps: Lancement. Déroulement. Conclusion.

Lancement Ponctualité (gestion de temps). Commencer à l’heure même si tous les participants ne sont pas arrivés . Respecter les horaires de début. Ne pas revenir sur les questions débattues à l’arrivée de chaque retardataire (sauf exception). Banaliser l’arrivée des retardataires .

Lancement Ouvrir une réunion : Accueillir . Présenter (ou tour de table). Détendre l’atmosphère (mettre à l’aise) .

Lancement Proposer une méthode de travail . Sur le fond : -Présenter le thème, le(s) objectif(s),le plan (TOP) . les respecter ! -Eventuellement un retour sur le travail préparatoire de la réunion. - Présenter les étapes successives de l’ordre du jour de la réunion de travail.

Lancement Voir avec les participants si d’autres points sont à ajouter. Traiter les points les plus importants au début . Repousser les points litigieux à la fin de la réunion .

Lancement Sur la forme : Proposer une méthode pour traiter chaque point de l’ordre du jour selon une combinaison de 4 options méthodologiques : Tour de table . Remue – méninges ( Brain – storming). Sous groupes (spécialisés ou non spécialisés). Débat.

L’animateur – président de séance – désigne le secrétaire de séance (Rapporteur) qui prépare aussi le compte rendu.

L’animateur peut se faire assisté (selon l’objet et la nature de la réunion) par des invités : (spécialiste – un conseiller -un facilitateur…)

Déroulement Donner la parole à tous les participants, les impliquer pour un démarrage effectif (principe de l’égalité de tous à une réunion de travail). Exercice I : communication .

Déroulement Faciliter la communication entre les participants. Retenir toutes les idées émises. Réguler les tensions susceptibles de générer des dérapages (discussions stériles). Questionner. Reformuler. Synthétiser .

Déroulement Gérer individuellement chaque participant . - celui qui s’exprime trop, ou, pas assez . Allez vers le participant difficile, le regarder. parler de plus en plus fort (ou de moins en moins fort) Faire silence . Faire écran entre des participants qui s’invectivent.

Déroulement Des méthode d’intervention valables : -Positiver la forme « je crois que vous avez beaucoup de chose à dire ……. » -Rappel de consignes : « je vous rappelle que nous réalisons un tour de table où chacun peut exprimer ces idées sur la question ».

Déroulement - Positiver sur le fond. Deux options : Option report : « je me propose de revenir à vous à la fin du tour de table ». Option occupation positive : « je vous propose de réfléchir à la synthèse des idées, qui sont proposés dans ce tour de table ». …..

Déroulement Veiller à la progression des idées (du travail) en enregistrant des moments de synthèses clairement exprimées. Rappeler les interventions positives, des questions élucidées ,des problèmes résolus. Faire une synthèse ,un récapitulatif d’étape: - 1) par sujet ou par question . - 2) par décision, par informations complémentaires.

Réunion pour annoncer une mauvaise nouvelle Une mauvaise nouvelle professionnelle ou personnelle à annoncer . Méthodologie : Définition du but . Faire en sorte : d’assumer ses responsabilités. d’être perçu comme un être humain .

Préparation de la réunion Sur deux points: -Quelle est la gravité ,pour l’autre ,de la mauvaise nouvelle ? -Se rappeler la méthodologie .

Déroulement Prise de contact : Bonjour I) Annoncer la mauvaise nouvelle de façon : directe simple courte factuelle Sans ‘’tourner autour du pot’’ :j’ai une mauvaise novelle à vous annoncer………

II)Laisser réagir l’interlocuteur : -quelle que soit sa réaction :agressive, attitude constructive, passivité… -observer le silence ,avec attitude d’écoute active.

III) Attitude d’empathie « je suis désolé…. » Sous entendu :je peux comprendre votre réaction …

IV Conclure selon la situation : suite éventuelle de la réunion, avec annonce du suivi Cas du renvoi de quelqu’un :les causes, aide possible etc.…… (Gestion des conflits)

Groupe-Equipe l’animateur maitrise la gestion des participants qualifiés soit de groupe soit d’équipe . L’importance du groupe ou de l’équipe dans une organisation est en évolution croissante.

Groupe Le groupe est constitué de leader et de suiveurs qui dans un temps limité visent à atteindre un objectif commun. La responsabilité est assumée par le leader.

Gérer le relationnel au sein d’un groupe à travers: Le questionnement . Exercice II L’écoute (attitude dont le regard, reformulation orale prise de notes….). Exercice III. Reformulation . Exercice IV .

Le groupe connaît 4 phases de vie : Définition Tension Maturité Mort

(style : «tasse de thé») RELATIONNEL PRODUCTION DEFINITION curiosité - objectifs Observation - moyens dépendance - ce que l’on attend de vous (style : «tasse de thé»)

(phase 2 : normale, positive) RELATIONNEL PRODUCTION 2) TENSION Faire sa place - ajustements Besoin de reconnaissance Statut - rôle - comportement (phase 2 : normale, positive)

RELATIONNEL PRODUCTION RELATIONNEL 3) MATURITE - Interdépendance : - résolution des problèmes autonomie - décisions aide

Style : anciens combattants RELATIONNEL PRODUCTION 4) MORT - désintéressement - résultats atteints démotivation - routine individualisme - sclérose conflits absentéisme départ Disparition pure et simple Style : anciens combattants

Equipe Dans une équipe tous les membres assument la responsabilité de l’atteinte de l’objectif (équipe de foot). L’équipe est source d’une énergie positive = la somme des efforts de toute l’équipe grâce aux efforts de coordination du chef (animateur).

L’animateur (chef d’équipe occasionnel ) définit et explique les règles et les repères pour les membres de l’équipe . Il engage sa responsabilité Exercice :V

Il doit obtenir l’adhésion et la collaboration des participants (membre de l’équipe) en minimisant les difficultés.

Il doit susciter la complémentarité entre les participants: En agissant équitablement, en tenant compte des compétences de chacun et des moyens dont chacun dispose pour mener à bien sa tâche. (Motivation)

La pyramide de Maslow

Au cours d’une réunion selon la pyramide de Maslow, deux besoins sont à observer par l’animateur: Les besoins d’appartenance Les besoins de considération

Les besoins d’appartenance L’animateur doit: Connaître les noms des participants . Leurs attributions(tâches). Mettre en valeur les compétences de chacun(reconnaissance , lien entre elles). Apprécier l’effort collectif.

Etre à l’écoute des idées et suggestions exprimées Etre à l’écoute des idées et suggestions exprimées. Répondre aux questions. Prodiguer l’aide et les conseils en temps opportun . L’animateur doit faire preuve d’humilité. Admettre le droit à l’erreur (le sien et celui des autres) .

Il est le trait d’union entre les membres de l’équipe et la hiérarchie. La courroie de transmission . Il joue le rôle déterminant dans l’adéquation entre la prise de décision et les idées avancées.

(Communiquer en groupe ) Exercices : VI (la couleur des mots ) Exercices : VII (Communiquer en groupe )

Gestion des cas difficiles dans un groupe Comportement de l’animateur Participant Adapté Inadapté Timide Aide, soutien, écoute et reformulation, renforcement positif. Le mettre sur la sellette, lui demander son avis en premier vouloir le faire parler à tout prix . Distrait (aparté) Faire cesser l’aparté en le ramenant au sujet de la discussion. Le laisser continuer Hautin Etre diplomate, utiliser le groupe Critique ouverte éviter l’agression Fourbe, rusé Renvoyer les questions au groupe sans y répondre soi même et sans prendre parti Entrer dans son jeu et le laisser monopoliser l’animateur Agressif , coléreux Rester calme, utiliser le groupe proposer de traiter sa question hors réunion Se laisser entrainer vers l’agressivité. Têtu,obstiné Comme pour le précédent lui montrer qu’il fait perdre du temps au groupe. Entrer dans son jeu le laisser monopoliser la parole Imbu de sa personne Utiliser des questions embarrassantes ou difficiles, l’empêcher de monopoliser la parole Le laisser prendre le pouvoir sur le groupe ou (pire) sur l’animateur Muet ou boudeur Faire en sorte qu’il dise qq chose, lui demander ouvertement ce qui lui pose problème Ne pas s’occuper de lui et l’oublier . Serviable Le faire intervenir et le valoriser en le remerciant Ne pas lui donner la parole ou le blesser par une remarque désobligeante . Bavard Lui couper la parole, utiliser le groupe, lui faire prendre conscience du temps qu’il fait perdre aux autres . Le laisser continuer .

Une animation et une conduite réussie d’une réunion obéit inéluctablement à la gestion du temps et à son respect .

Le temps Le temps est une ressource précieuse et relativement « gratuite »

Nous sommes tous égaux par rapport aux volume – temps : 168 heures / semaine pour tous les individus (86.400 seconde/j).

« celui qui ne maîtrise pas le temps, ne maîtrise pas sa vie; celui qui maîtrise son temps, maîtrise sa vie » . Alain lakein

Une gestion efficace et optimale du temps influence et améliore sensiblement le style de vie (professionnelle ou privée) que nous menons.

Il est primordial de s’organiser en fonction des priorités.

L’animateur d’une réunion prévoit les séquences de temps pour l’atteinte de chaque objectif.

Le respect des séquences favorise le déroulement de la réunion.

Nous possédons tous des horloges internes. Les rythmes et les cycles d’énergie sont propres à chaque personne. l’énergie culmine différemment selon chaque individu. (il faut savoir l’utiliser au bon moment ).

Fixer l’heure du début et de la fin de la réunion . Partager de manière égale le temps de parole pour chaque participant . Eliminer les interruptions . Prendre la décision de conclure.

Conclusion :Etape importante Prendre le temps de récapituler sur les principales questions (idées) évoquées et ou résolues (évaluation de la réunion). Définir les suites à donner à la réunion ,suivi : (date – objectifs – lien …) Rédiger les grandes lignes du compte rendu (ou si possible un compte rendu final).

Le compte rendu peut être descriptif, analytique, ou problématique. Les éléments clés du compte – rendu Sujets / questions débattues (1+2+3….) Résumé des propos et des points de vues. Décisions ou résultats retenus. Suivi – qui doit faire quoi?

Clore (terminer) la réunion au contact des participants. En valorisant leur collaboration ,leur efficacité Remerciement s. Suivre l’application des décisions .

Relations interpersonnelles Exercice : VIII

Conclusion Types de réunion à éviter … Les réunions sans objectifs . Les réunions longues et interminables. Les réunions stériles . Les réunions dont les résultats sont connus d’avance . Les réunions sans méthode. Les réunions répétitives (réunionite).

Animation et conduite à éviter : Le point de vue de l’animateur prédominant . Refus de participation ,blocage. Arbitrer les conflits . Retour à des points déjà abordés (même en cas d’éléments nouveaux .

Merci pour votre attention PR. Chafika AGUEZNAY Ecole Nationale D’Administration TEL: 212(0)53 72 50 61 Fax : 212(0)53 73 09 29 E MAIL:cagueznay@ena.ac.ma