Formation Budget SIFAC Direction des Finances Caroline WOLFF

Eléments de comptabilité analytique Elaboration budgétaire Sommaire Adresse budgétaire Eléments de comptabilité analytique Elaboration budgétaire Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions

Adresse budgétaire Axes budgétaires obligatoires Les données de base (appelées aussi axes budgétaires) utilisées dans le module de comptabilité budgétaire (FM) sont les suivantes : 1/ Les centres financiers représentent l’organisation détaillée d’un établissement; ils permettent de matérialiser leur structure en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies. Le centre financier est l’unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est potentiellement exécuté. 2/ Les comptes budgétaires représentent, en comptabilité budgétaire, les natures de dépenses et de recettes. Ils sont organisés en hiérarchies et sont un regroupement des comptes comptables (FI) de charges et produits. C’est le niveau de suivi le plus fin des natures de dépenses/recettes dans le module FM. 3/ Les domaines fonctionnels fournissent un axe supplémentaire de budgétisation et d’analyse pour représenter la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations, …) Ces 3 axes sont obligatoires.

Adresse budgétaire Axes budgétaires facultatifs 4/ Les fonds peuvent représenter l’origine des fonds et/ou leur utilisation. En tant que donnée de base, ils peuvent être maintenus (création/modification) simplement par les utilisateurs. Les origines de financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées ou non (DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont modélisées par le Fonds dans SAP. 5/ Les programmes de financement permettent de modéliser – en comptabilité budgétaire – des projets pour budgéter et suivre les dépenses et recettes correspondantes. Les programmes de financement peuvent s’organiser en hiérarchies. Ils seront utilisés dans SIFAC pour matérialiser la réservation budgétaire effectuée par les Opérations Pluriannuelles. Ces 2 axes sont facultatifs.

Adresse budgétaire Adresse de budgétisation, adresse d’imputation L’« Adresse budgétaire » est une combinaison des 5 axes (centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, fonds, programme de financement) sur lesquels la prévision et l'exécution budgétaire s'effectuent : comptabilisation, contrôle, analyse. L’adresse budgétaire est utilisée dans ces processus sous la forme suivante : Adresse de budgétisation est une combinaison des différents éléments qui caractérisent un budget, à savoir : Le niveau hiérarchique de la structure organisationnelle où est doté et où peut s’exécuter le budget : le centre financier La nature de la recette ou de la dépense : le compte budgétaire La destination de cette recette ou de cette dépense : le domaine fonctionnel Et éventuellement : La source de son financement : le fonds L’opération ou la convention à laquelle elle se rapporte : le programme de financement. Adresse des écritures (ou imputations) correspond dans le système SAP à l’adresse budgétaire saisie dans les pièces d’exécution.

Adresse budgétaire 1/ Centre financier A l’UDS, les éléments budgétaires et analytiques (c-à-d les centres financiers, les centres de profits et les centre de coûts) ont été codifiés de manière homogène Le budget et son exécution sont portés par des « centres financiers », c’est également sur ces éléments de structure que sont définis les contrôles de disponibilité des crédits. Les CF de niveaux 1 sont les CF du rang le plus haut de chaque SACD (société dans Sifac) ETAB pour l’établissement principal hors SACD VALO pour le service de valorisation UNOH pour l’université ouverte des humanités Les CF de niveau 2 correspondent aux composantes ou aux services communs et sont codés par les 3 caractères alphabétiques correspondant Exemple : « ART » pour l’UFR des arts, « GEO » pour la faculté de géographie, « ILL » pour l’IUT d’Illkirch, « MED » pour la faculté de médecine, « SCD » pour le service commun de documentation « VIE » pour l’UFR des sciences de la vie 6

Adresse budgétaire 1/ Centre financier Les CF de niveau 3 reposent sur une distinction par mission codée sur 1 caractère numérique : « 1 » pour la logistique immobilière « 2 » pour la logistique administrative « 3 » pour la formation aux diplômes nationaux « 4 » pour la formation aux diplômes universitaires « 5 » pour la formation non diplômante « 6 » pour les collections « 7 » pour les activités spécifiques (services de reprographie, magasins,…) « 8 » pour les bibliothèques Exemple : GEO2 -> logistique administrative de la faculté de géographie IEP3 -> diplômes nationaux de l’IEP Les CF de niveau 4 peuvent être créés pour adapter la structure budgétaire à l’organisation et/ou aux besoins de suivi de chaque composante Exemple : GEO2VE -> véhicules de la faculté de géographie IEP3MR1 -> IEP master droit de l’union européenne Le budget devra être prévu sur les seuls CF de niveau 3 et de niveau 4 7

Adresse budgétaire 1/ Centre financier La transaction FMSE – « Afficher variante de hiérarchie des centres financiers » permet de visualiser la structure organisationnelle d’un périmètre financier (Etablissement) La hiérarchie des centres financiers est définie par année (variante de hiérarchie) de manière à prendre en compte les changements de structure financière de l’établissement d’une année sur l’autre, tout en conservant l’historique des budgets votés et exécutés les années précédentes Il est possible en cours d’année de créer des nouveaux centres financiers Il est possible de créer jusqu’à quatre niveaux de centres financiers Il est possible de visualiser la fiche d’un centre financier en double cliquant sur le code du centre Le budget peut être mis en place à tous les niveaux de centres financiers. L’icône spécifie que le centre financier est imputable et exécutable pour l’exercice auquel est rattachée la variante de hiérarchie. Ceci se définit lors de l’ouverture de l’exercice (par activation des centres pour la variante) et ceci pour la durée de l’exercice.

Adresse budgétaire 1/ Centre financier Les transactions FMSA, FMSB, FMSC permettent de créer, modifier, afficher un centre financier Libellé, Nom d’utilisateur, Niveau de contrôle des disponibilités, Adresse de facturation Nom, rue, ville pour l’adresse de livraison Téléphone, fax … Code de la hiérarchie, Centre financier supérieur

Adresse budgétaire 1/ Centre financier L’onglet donnée de base de la fiche du centre financier La désignation (courte) et la description (longue) du centre financier (respectivement 20 et 40 caractères) L’identifiant du responsable du centre financier ainsi que son nom La nature de contrôle de dispo : R si le centre correspond au niveau règlementaire (niveau 1), E pour faire un contrôle par enveloppe sur ce centre, M pour un contrôle par masse, S pour l’évaluativité du SAIC. Le type de centre financier permet de repérer la position du centre financier dans la hiérarchie et son type (Etablissement principal, N2, N3, N4, SAIC…) L’adresse de facturation, qui peut être différente de l’adresse de livraison Les adresses restent à renseigner Rappel des contrôles réglementaires mis en place : Les contrôles réglementaires concernant les crédits limitatifs sont : Étanchéité des trois masses Étanchéité et contrôle sur les chapitres et articles déclarés limitatifs par le CA Les contrôles réglementaires concernant la spécialité des crédits, les crédits évaluatifs, …sont : Contrôle du disponible sur l’UB et le chapitre Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.) Contrôle de l’enveloppe d’une convention relevant de la catégorie des ressources affectées Le contrôle réglementaire (R) au niveau du centre financier implique qu’il s’agit du contrôle au niveau UB – i.e. que le centre financier concerné est une UB. Les contrôles M, E et S s’inscrivent dans le respect des contrôles réglementaires ci-dessus. Le contrôle par enveloppe (E) est plus large que le contrôle par masse (M), puisqu’il vaut quelque soit la masse sur laquelle est exécutée la dépense. Le contrôle par masse (M) croise masse et enveloppe. Exemple de l’utilisation du contrôle M dans SIFAC : il sera impossible pour un centre de responsabilité d’effectuer des dépenses de fonctionnement qui consommeraient les crédits mis en place pour ce CR sur la paie. Les contrôles spécifiques au sein du SAIC (S) concernent : Le budget évaluatif du SAIC Tout mouvement budgétaire à l’intérieur du SAIC est possible à condition de ne pas affecter l’équilibre fonds de roulement

Adresse budgétaire 2/ Compte budgétaire La transaction FMCIE – « Afficher hiérarchie des comptes budgétaires » permet de visualiser le plan de comptes budgétaires Il existe un plan de comptes budgétaires par périmètre financier L’exécution se paramètre dans SIFAC en début d’exercice. Pour les comptes marqués du symbole , il est possible de les doter mais ils ne sont pas exécutables Les comptes marqués du symbole peuvent être dotés et sont exécutables. Il est possible de visualiser la fiche d’un compte budgétaire en double cliquant sur le code du compte Les comptes 631, 632 et 633 sont rattachés à la masse « dépenses de personnel » via le compte 63P Une seule variante de hiérarchie est créée, c’est la hiérarchie standard 000. Elle est affectée à un exercice budgétaire, d’où Le typage du compte (exécutable ou non exécutable) se fait au niveau du paramétrage. Par rapport à la page précédente et à la hiérarchie présentée ci- dessus : montrer que par exemple, le compte budgétaire 211 est rattaché au compte 21, lui-même rattaché au compte masse_inv, etc. C’est par la notion de hiérarchie ou compte budgétaire supérieur, que tous les comptes quels que soit leur niveau sont rattachés à l’une des trois masses en dépense. De même c’est via la notion de compte budgétaire supérieur que tous les comptes de recettes sont rattachés au compte budgétaire « RECETTES ».

Adresse budgétaire 2/ Compte budgétaire Tous les comptes budgétaire sont ainsi dotables. A l’UDS, pour des questions de présentation du budget et de lisibilité des états budgétaires, le choix a été fait de budgétiser et d’exécuter les recettes et les dépenses sur les mêmes comptes budgétaires. (pas de contrôle automatisé du caractère non dotable d’un compte) Le compte budgétaire est un élément obligatoire de l’adresse budgétaire Rappel des contrôles réglementaires mis en place : Les contrôles réglementaires concernant les crédits limitatifs sont : Étanchéité des trois masses Étanchéité et contrôle sur les chapitres et articles déclarés limitatifs par le CA Les contrôles réglementaires concernant la spécialité des crédits, les crédits évaluatifs, …sont : Contrôle du disponible sur l’UB et le chapitre Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.) Contrôle de l’enveloppe d’une convention relevant de la catégorie des ressources affectées Le contrôle réglementaire (R) au niveau du centre financier implique qu’il s’agit du contrôle au niveau UB – i.e. que le centre financier concerné est une UB. Les contrôles M, E et S s’inscrivent dans le respect des contrôles réglementaires ci-dessus. Le contrôle par enveloppe (E) est plus large que le contrôle par masse (M), puisqu’il vaut quelque soit la masse sur laquelle est exécutée la dépense. Le contrôle par masse (M) croise masse et enveloppe. Exemple de l’utilisation du contrôle M dans SIFAC : il sera impossible pour un centre de responsabilité d’effectuer des dépenses de fonctionnement qui consommeraient les crédits mis en place pour ce CR sur la paie. Les contrôles spécifiques au sein du SAIC (S) concernent : Le budget évaluatif du SAIC Tout mouvement budgétaire à l’intérieur du SAIC est possible à condition de ne pas affecter l’équilibre fonds de roulement 12 12

Adresse budgétaire 3/ Domaine fonctionnel A l’UDS, les domaines fonctionnels sont des axes de comptabilité budgétaire et analytique décrivant une activité relative à une mission assurée par la composante, et permettant d’associer cette activité à une destination LOLF. En effet, les domaines fonctionnels retenus dans l’application SIFAC constituent des déclinaisons fines des destinations réglementaires. Les destinations LOLF sont : 111 Recherche en sc de l’homme 101 Formation de niveau L 112 Recherche transversale 102 Formation de niveau M 113 Diffusion des savoirs 103 Formation de niveau D 114 Immobilier 105 Bibliothèque et documentation 115 Pilotage 106 Recherche en sc de la vie 201 Aides directes vie étud 107 Recherche en math 202 Aides indirectes vie étud 108 Recherche en physique 203 Santé des étudiants 109 Recherche en phy nucléaire DZ… Dépenses non décaissables 110 Recherche en sc de la terre R… Recettes A l’UDS, le budget devra être prévu sur les seules domaines fonctionnels correspondant aux actions LOLF (pas de contrôle automatisé) Rappel des contrôles réglementaires mis en place : Les contrôles réglementaires concernant les crédits limitatifs sont : Étanchéité des trois masses Étanchéité et contrôle sur les chapitres et articles déclarés limitatifs par le CA Les contrôles réglementaires concernant la spécialité des crédits, les crédits évaluatifs, …sont : Contrôle du disponible sur l’UB et le chapitre Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.) Contrôle de l’enveloppe d’une convention relevant de la catégorie des ressources affectées Le contrôle réglementaire (R) au niveau du centre financier implique qu’il s’agit du contrôle au niveau UB – i.e. que le centre financier concerné est une UB. Les contrôles M, E et S s’inscrivent dans le respect des contrôles réglementaires ci-dessus. Le contrôle par enveloppe (E) est plus large que le contrôle par masse (M), puisqu’il vaut quelque soit la masse sur laquelle est exécutée la dépense. Le contrôle par masse (M) croise masse et enveloppe. Exemple de l’utilisation du contrôle M dans SIFAC : il sera impossible pour un centre de responsabilité d’effectuer des dépenses de fonctionnement qui consommeraient les crédits mis en place pour ce CR sur la paie. Les contrôles spécifiques au sein du SAIC (S) concernent : Le budget évaluatif du SAIC Tout mouvement budgétaire à l’intérieur du SAIC est possible à condition de ne pas affecter l’équilibre fonds de roulement 13 13

Adresse budgétaire 3/ Domaine fonctionnel Les activités correspondent aux missions assurées par l’établissement et constituent des déclinaisons plus fines des destinations LOLF Exemples : 101ENS = réaliser les enseignements en présentiel en licence 102MOBETU = favoriser la mobilité des étudiants en master 105ARCH = archiver les ressources documentaires des bibliothèques 106ADM = administrer les unités de recherche en sc de la vie 107SRCH = réaliser une prestation de recherche en math 111PVALO = réaliser un programme de recherche valorisée en sc de l’homme 114TSEC = effectuer des travaux de mise en sécurité 115ADM = administrer les services A l’UDS, l’exécution budget devra être réalisée sur les seules activités (pas de contrôle automatisé) Rappel des contrôles réglementaires mis en place : Les contrôles réglementaires concernant les crédits limitatifs sont : Étanchéité des trois masses Étanchéité et contrôle sur les chapitres et articles déclarés limitatifs par le CA Les contrôles réglementaires concernant la spécialité des crédits, les crédits évaluatifs, …sont : Contrôle du disponible sur l’UB et le chapitre Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.) Contrôle de l’enveloppe d’une convention relevant de la catégorie des ressources affectées Le contrôle réglementaire (R) au niveau du centre financier implique qu’il s’agit du contrôle au niveau UB – i.e. que le centre financier concerné est une UB. Les contrôles M, E et S s’inscrivent dans le respect des contrôles réglementaires ci-dessus. Le contrôle par enveloppe (E) est plus large que le contrôle par masse (M), puisqu’il vaut quelque soit la masse sur laquelle est exécutée la dépense. Le contrôle par masse (M) croise masse et enveloppe. Exemple de l’utilisation du contrôle M dans SIFAC : il sera impossible pour un centre de responsabilité d’effectuer des dépenses de fonctionnement qui consommeraient les crédits mis en place pour ce CR sur la paie. Les contrôles spécifiques au sein du SAIC (S) concernent : Le budget évaluatif du SAIC Tout mouvement budgétaire à l’intérieur du SAIC est possible à condition de ne pas affecter l’équilibre fonds de roulement 14 14

Adresse budgétaire 3/ Domaine fonctionnel Les domaines fonctionnels correspondant à une même action LOLF réglementaire sont regroupés dans un groupe. Il a été procédé à la création d’un groupe de domaines fonctionnels « 100 », permettant d’imputer les dépenses de niveaux licence et master, ces dépenses devront être ventilées a posteriori sur les actions LOLF réglementaires. (Les activités déclinées dans ce domaine « 100 » ne peuvent être utilisées qu’en exécution, mais ne peuvent l’être lors de la construction du budget.) L’élaboration budgétaire et l’exécution ne doivent pas être réalisées sur les groupes de domaines fonctionnels -> L’élaboration budgétaire s’effectue sur les actions LOLF réglementaires (ex : 101) -> L’exécution budgétaire se réalise sur les activités proposées (ex: 101ENS). Rappel des contrôles réglementaires mis en place : Les contrôles réglementaires concernant les crédits limitatifs sont : Étanchéité des trois masses Étanchéité et contrôle sur les chapitres et articles déclarés limitatifs par le CA Les contrôles réglementaires concernant la spécialité des crédits, les crédits évaluatifs, …sont : Contrôle du disponible sur l’UB et le chapitre Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.) Contrôle de l’enveloppe d’une convention relevant de la catégorie des ressources affectées Le contrôle réglementaire (R) au niveau du centre financier implique qu’il s’agit du contrôle au niveau UB – i.e. que le centre financier concerné est une UB. Les contrôles M, E et S s’inscrivent dans le respect des contrôles réglementaires ci-dessus. Le contrôle par enveloppe (E) est plus large que le contrôle par masse (M), puisqu’il vaut quelque soit la masse sur laquelle est exécutée la dépense. Le contrôle par masse (M) croise masse et enveloppe. Exemple de l’utilisation du contrôle M dans SIFAC : il sera impossible pour un centre de responsabilité d’effectuer des dépenses de fonctionnement qui consommeraient les crédits mis en place pour ce CR sur la paie. Les contrôles spécifiques au sein du SAIC (S) concernent : Le budget évaluatif du SAIC Tout mouvement budgétaire à l’intérieur du SAIC est possible à condition de ne pas affecter l’équilibre fonds de roulement 15 15

Adresse budgétaire 3/ Domaine fonctionnel La transaction FM_SETS_FUNCTION3 permet de visualiser le plan de destinations LOLF. Deux sous groupes « prog.150 » et « prog.231 » permettent de regrouper les destinations par leur appartenance à un programme Il est possible de créer de nouveaux groupes de domaines fonctionnels pour regrouper des sous destinations Le budget peut être doté et exécuté seulement sur les domaines fonctionnels et non sur les groupes de domaines fonctionnels. Les groupes de domaines fonctionnels facilitent le reporting. Les contrôles budgétaires ont lieu sur les centres financiers et comptes budgétaires. Il est possible d’exécuter des dépenses sur un domaine fonctionnel alors que ce dernier n’a pas été doté budgétairement. Il est possible de mettre en place une hiérarchie au sein du domaine fonctionnel, notamment à des fins de suivi analytique mais également pour le suivi de sous destinations LOLF. Le domaine fonctionnel est un champs obligatoire de l’adresse budgétaire

Adresse budgétaire 4/ Fonds Le fonds constitue également un axe de comptabilité budgétaire et analytique, il traduit l’origine des financements. A l’UDS, il a été convenu de renseigner les fonds de la manière suivante : impérativement pour les recettes de la recherche et de la valorisation de la recherche afin de répondre aux enquêtes ministérielles (SIREDO…) impérativement, en recettes et en dépenses, dans le cas des financements internes à l’UDS (dotations du CEVU, CS…) afin de pouvoir suivre un certain nombre de dépenses (investissement pédagogique, plan réussite en licence, appels d’offre du CS...) 17 17

Adresse budgétaire 4/ Fonds La transaction FM_SETS_FUND3 permet d’afficher la liste des origines de financements. Le groupe de fonds supérieur s’appelle « FONDS » Les groupes de fonds apparaissent en bleu, les fonds en vert Seuls les fonds peuvent être renseignés dans les transactions de budgétisation et d’exécution. Les groupes de fonds servent à modéliser une hiérarchie et peuvent être utilisés dans certains états budgétaires Il est possible de voir le détail d’un fonds en cliquant sur le code Le fonds est un élément facultatif de l’adresse budgétaire

Adresse budgétaire 5/ Programme de financement Les opérations et les conventions sont modélisées dans Sifac par : un programme de financement qui porte le budget un ou plusieurs éléments d’OTP (organigramme technique de projet) qui permettent de décrire le projet Le budget est doté au niveau du programme de financement et exécuté au niveau de l’élément d’OTP qui lui est associé. Le PFI est un élément facultatif de l’adresse budgétaire (à renseigner dans le cadre d’une convention) 19 19

Adresse de budgétisation Adresse budgétaire Conclusion : adresse de budgétisation, adresse d’imputation Adresse de budgétisation Centre Financier Compte budgétaire Domaine Fonctionnel Actions LOLF Fonds Programme de financement Adresse d’imputation Centre de coût / Centre de profit Groupe de marchandises / Article Domaine Fonctionnel Activités Fonds éOTP 20

Eléments de comptabilité analytique Elaboration budgétaire Sommaire Adresse budgétaire Eléments de comptabilité analytique Elaboration budgétaire Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions 21 21

Eléments de comptabilité analytique Principes de modélisation Pour chaque centre financier, sont associés des centres de coûts et des centres de profit. Ces éléments constituent la structure analytique de l’arborescence et sont le point d’entrée de toutes les dépenses et les recettes de la composante. La dépense est imputée sur un centre de coûts duquel est dérivé le centre financier. La recette est imputée sur un centre de profit duquel est dérivé le centre financier. Ces éléments analytiques doivent permettre l’imputation directe sur des objets de coûts « finaux » (diplôme ou labos de recherche) ou intermédiaires, c’est-à-dire nécessitant une re-ventilation ultérieure (ex Logistique immobilière de l’UFR). Enfin, les activités relevant de chaque mission assurée par la composante sont décrites par le « Domaine fonctionnel » (à rapprocher des destinations au sens de la LOLF). Ainsi, toute imputation de dépenses ou de recettes devra nécessairement référencer le groupe de marchandises (groupes articles pour les recettes), le centre de coût ou (de profit), le domaine fonctionnel, et éventuellement le fonds (cad l’origine du financement) et l’éOTP. 22 22

Eléments de comptabilité analytique Structure analytique de l’établissement Les activités sont détaillées au sein des domaines fonctionnels Les objets de coûts sont représentés par les centres de coûts Coût de l’activité « faire connaître l’offre de formation » à l’UdS Coût de la Licence Arts visuels à l’UdS 23 23

Eléments de comptabilité analytique Les missions de logistique immobilière, administrative et les activités spécifiques 24 24

Eléments de comptabilité analytique Les missions de formation 25 25

Eléments de comptabilité analytique Les dépenses de personnel Les dépenses de personnel dans SIFAC Pour répondre aux contraintes du logiciel HARPEGE et aux modalités de réalisation de la paie à façon dans SIFAC, une UB technique « PAIE » est constituée, l’ensemble des dépenses de personnel y seront retracées. Pour les personnels payés sur ressources propres des composantes hors contrats de recherche, un centre financier dédié, par composante, est crée dans l’UB PAIE. Les dépenses des personnels payés sur contrats de recherche seront, quant à eux, imputés directement sur les eOTP correspondants. Les composantes conserveront par conséquent la maîtrise de la gestion de ce type de crédits. Lors de l’élaboration budgétaire, il faudra veiller à construire des budgets de fonctionnement et d’investissement sur les centres financiers des composantes, et à construire un budget de dépenses de personnels sur le centre financier dédié dans l’UB PAIE. La re-ventilation des dépenses de personnels sur les centres de coûts de la composante sera fait a posteriori suivant des clés de ventilation définies en accord avec les composantes. 26 26

Eléments de comptabilité analytique Elaboration budgétaire Sommaire Adresse budgétaire Eléments de comptabilité analytique Elaboration budgétaire Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions

Elaboration budgétaire Généralités L'élaboration budgétaire consiste à saisir des prévisions budgétaires afin de faire voter le budget par le Conseil d'Administration. La gestion du budget concerne les deux budgets que doivent gérer les EPSCP : par nature et de gestion. Dans Sifac, deux versions préparatoires du budget sont prévues afin de prendre en compte les décisions du conseil d'administration. Seul le budget voté permet l'exécution budgétaire. Le conseil d'administration vote le budget primitif et les différentes Décisions Budgétaires Modificatives

Elaboration budgétaire Flux SIFAC La transaction « Génération de Budget » permet le passage d’une Version de budget préparatoire vers un Budget Voté. Vote du budget PR1 PR2 V0 Saisie et modification des dotations (descendantes) et prévisions (ascendantes) Saisie des rectifications et des amendements Mise à disposition du Budget voté (BP, DM) Versions préparatoires Version exécutoire Vote des grandes masses Le premier vote du CA peut avoir lieu avant PR1 ou bien entre PR1 et PR2. Tous les centres financiers (unités budgétaires, centres de responsabilités de niveaux 1 et 2) peuvent saisir le budget sur PR1, tandis que seul le Service Central peut saisir sur PR2.

Elaboration budgétaire Transactions utilisées FMBB: La transaction principale pour la saisie de budget est composé : De données d’en-tête : opération de budgétisation, exercice comptable, type de pièce, type de budget, version … De données de postes: adresse budgétaire à doter et montant de la saisie FMBB: Workbench de budgétisation, est appelé aussi atelier de budgétisation La variante de mise en forme à choisir est ZSAP04. Cette variante permet d’avoir en données de poste les 5 axes budgétaires et les montants A l’UDS, pour le budget 2011, cette transaction ne devrait pas être utilisée. Le budget devrait être saisi via un tableur excel ou un logiciel spécifique. Une fois la version PR1 éventuellement alimentée par copie, il est possible de compléter la saisie grâce à la transaction FMBB – « Worbench de budgétisation »

Elaboration budgétaire Saisie de budget FMBB Pour saisir du budget (hors conventions), il faut dans un premier temps saisir les données d’en-tête : Renseigner : L’opération : saisie pour une saisie initiale Le type de pièce : PREV pour prévision Exercice : année du budget à voter Version : PR1 pour la première version de travail Période : TS pour toutes les périodes Les utilisateurs peuvent avoir des droits d’autorisation sur la notion de « version » : PR1, PR2 et 0 (exécution). Ce n’est pas le cas sur les types de pièces et types de budget.

Elaboration budgétaire Saisie de budget FMBB Puis dans un deuxième temps les saisies des lignes Il est possible : De saisir autant de lignes souhaitées Sur des comptes de dépenses et/ou de recettes Renseigner : Le centre financier Le compte budgétaire : nature de dépenses ou de recettes Le domaine fonctionnel : destination LOLF Le fonds : origine de financement (optionnel) Le programme de financement (optionnel) Le montant de la prévision

Elaboration budgétaire Modification de saisie de budget FMBB Il est possible dans SIFAC de modifier une saisie de budget en créant une nouvelle pièce de modification. Il est nécessaire de choisir l’opération « Restituer » pour diminuer le montant d’une prévision ou « Fonds supplémentaires » pour l’augmenter. L’opération (restitution ou fonds supplémentaires) détermine s’il s’agit d’une augmentation ou d’une diminution Que ce soit une augmentation ou une diminution, le montant à saisir est toujours positif, c’est le système qui interprète le montant en fonction de l’opération.

Elaboration budgétaire Consultation des saisies FMRP_RW_BUDGET La transaction FMRP_RW_BUDGET – « Etat de budget » permet d’avoir un récapitulatif des saisies budgétaires. La première page récapitule les critères de sélection de l’état : Sélection de valeurs: Saisir le périmètre financier, la catégorie budgétaire (9F), la version, et l’exercice comptable Sélection de valeurs : Pour chaque élément, il est possible de renseigner: Un groupe de valeur Ex : CHM  cumul de l’UB CHM Une valeur unique, un intervalle ou une liste de valeurs Ex: Valeur PAG5  Centre financier PAG5 Le groupe permet de voir les saisies pour tous les centres d’une UB ou tous les comptes d’un chapitre. Pour visualiser le budget en dépense, l’utilisateur peut préciser dans le « compte budgétaire » la valeur DEPENSE. Il en va de même pour voir les RECETTES.

Elaboration budgétaire Consultation des saisies FMRP_RW_BUDGET Une fois les critères de sélection saisis l’édition apparaît Budget actuel = Budget origine - Restitutions + Fonds supp. Le budget d’origine (2) correspond aux saisies budgétaires Les restitutions et les fonds supplémentaires apparaissent dans les colonnes (3) et (4) Le budget actuel (1) correspond au budget d’origine + ou - les fonds supplémentaires et les restitutions Les sous totaux par centre financier apparaissent en jaune La ligne du haut (jaune foncé) représente la différence entre les recettes et les dépenses. Si aucun montant n’est inscrit dans celle-ci: le budget est équilibré au niveau établissement. Les recettes ont un montant négatif, tandis que les dépenses ont un montant positif. La ligne « jaune foncé » correspond à la différence entre dépense et recette. Le budget est équilibré dès lors que cette ligne n’affiche pas de montant comme dans l’écran présenté ici. Un montant positif implique un « surplus » de dépense. Un montant négatif signifie que les recettes sont supérieures aux dépenses. Si les colonnes n’apparaissent pas toutes à l’écran, il est possible d’y accéder par les boutons  et  en haut de l’écran. Il est également possible de jouer sur la largeur des colonnes de l’état. (Options/Attributs Colonnes …)

Elaboration budgétaire Consultation des saisies FMRP_RW_BUDGET Il est possible de voir le détail des pièces de saisies en double cliquant sur un montant, et ainsi de revenir à la pièce d’origine.

Elaboration budgétaire Virements et réajustements FMBB Les virements et les réajustements sont effectuées grâce à la transaction FMBB – Workbench de budgétisation. Les données d’en-tête à saisir sont : L’opération «  transfert  » pour modéliser un mouvement budgétaire Les types de pièce : VIEX : Virements inter UB VIIN : Virements intra UB SAIC: Mouvements SAIC REAJ : Réajustements Le type de budget EXEC La version de budget 0 correspondant au budget réactualisé (budget initial + DBM; intègre les modifications budgétaires). La gestion des visas sur les virements est en cours de conception et sera vue ultérieurement.

Elaboration budgétaire Virements et réajustements FMBB Pour plus de lisibilité, il est possible de fractionner l’écran des postes pour séparer les lignes émettrices et les lignes destinataires. Pour changer le mode d’affichage des lignes, il faut cliquer sur : ou Lors d’un transfert, il faut saisir au minimum deux lignes : Une ligne émettrice : celle qui « donne » les crédits Une ligne destinataire : celle qui « reçoit » les crédits Le montant total des lignes émettrices et des lignes destinataires est rappelé en haut de l’écran. Ces deux totaux doivent être égaux pour pouvoir enregistrer la pièce

Eléments de comptabilité analytique Elaboration budgétaire Sommaire Adresse budgétaire Eléments de comptabilité analytique Elaboration budgétaire Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions

Editions et Consultations Quatre états de gestion pour l’élaboration budgétaire : FMRP_RW_BUDGET synthèse de budget FMKFR01 et la variante ELAB_BUDG permet d’avoir une vue croisée nature/gestion FMRP_RW_BUDVER permet de comparer deux versions d’un même exercice (Exemple: PR1 & PR2) FMEDDW permet d’avoir une liste des pièces de saisies budgétaires (dotation, prévision, amendement, virements …) Des états règlementaires, générés par la transaction ZSIFACFMTR_BUDGET

Editions et Consultations Analyse selon ratio FMKFR01 La transaction FMKFR01 « Analyse selon ratios » permet d’avoir une vue croisée nature gestion Cliquer sur pour visualiser les variantes (personnelles ou établies par la DFI) Sélectionner la variante ELAB BUDG UDS pour avoir la liste des ratios automatiquement Il est possible de restreindre l’affichage par une combinaison d’axe budgétaire

Editions et Consultations Analyse selon ratio FMKFR01 L’édition comporte cinq colonnes aux maximum. Ici sont affichés le budget total, les saisies initiales, les fonds supplémentaires, les restitutions et les transferts Les sous-totaux apparaissent en jaune. Il est possible de choisir les axes sur lesquels on souhaite avoir un sous total en sélectionnant la colonne et en cliquant sur Permet de trier par ordre croissant ou décroissant les colonnes des axes budgétaires Permet de filtrer certaines valeurs Il est possible d’enregistrer la mise en forme grâce aux boutons Il est possible d’avoir le détail des pièces de saisies en double cliquant sur un montant

Editions et Consultations Analyse selon ratio FMKFR01 Il est à disposition dans le mode opératoire de la transaction FMKFR01, la marche à suivre pour re créer les 2 variantes d’affichages suivantes: Variante d’Affichage: BUDGET - CUMUL / NATURE Variante d’Affichage: BUDGET - CUMUL / GESTION

Editions et Consultations Liste des pièces budgétaires FMEDDW La transaction FMEDDW permet d’afficher les pièces saisies lors de l’élaboration et la modification budgétaires. Cela permet notamment d’éditer la liste des amendements ou des virements. Les critères de sélection peuvent se faire sur : L’exercice comptable, La version, Le type de pièce, Les axes budgétaires, L’utilisateur qui a saisi, … Il est possible de faire des totaux, sous totaux, filtres et d’exporter dans Excel

Editions et Consultations Etats règlementaires ZSIFACFMTR_BUDGET La transaction ZSIFACFMTR_BUDGET permet de générer les différents états règlementaires :

Editions et Consultations Etats règlementaires ZSIFACFMTR_BUDGET Exemple : Remontée au ministère (budget selon destinations LOLF) Sélection obligatoire du centre financier « père » (tous les fils de ce centre sélectionné sont automatiquement pris en compte)

Editions et Consultations Etats règlementaires ZSIFACFMTR_BUDGET L’Etat suivant s’affiche, directement éditable :

Eléments de comptabilité analytique Elaboration budgétaire Sommaire Adresse budgétaire Eléments de comptabilité analytique Elaboration budgétaire Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions

Contrôles budgétaires Généralités Les contrôles budgétaires permettent de vérifier le disponible budgétaire lors des transactions d’exécution : engagement financier, commande d’achat, facture etc. Lorsque le budget est presque épuisé (plus de 90% du budget consommé), un message d’avertissement apparaît. (Seuil fixe non paramétrable) Lorsque que le budget est épuisé (100% du budget consommé), un message d’erreur bloquant apparaît Lorsque le budget est presque épuisé (plus de 90% du budget consommé), un message d’avertissement apparaît: Ce message n’est pas un paramètre modifiable par l’utilisateur.

Contrôles budgétaires Contrôles règlementaires Étanchéité des trois masses Pour les établissements aux compétences élargies, le contrôle règlementaire UB/Chapitre disparait, au profit d’un contrôle Etablissement/Masse La masse de fonctionnement, celle de personnel et celle d’investissement sont étanches entre elles : une dépense de fonctionnement ne pourra pas utiliser le budget alloué au personnel au sein de l’établissement Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.) Les dépenses auxquelles s'appliquent les crédits évaluatifs s'imputent donc au besoin au-delà de la dotation inscrite aux chapitres budgétaires qui les concernent. Les chiffres inscrits au budget ne sont qu'une indication qui peut être dépassée sans autorisation préalable du législateur. Contrôle de l’enveloppe d’une convention relevant de la catégorie des ressources affectées Etanchéité des crédits alloués à la convention RA

(pas de contrôle automatisé) Contrôles budgétaires Contrôles mis en place à l’Université de Strasbourg A l’UDS, les contrôles de disponible ont été paramétrés de la manière suivante Au niveau 1 c-à-d au niveau de l’établissement principal hors SACD, du service de valorisation et de l’UOH, le disponible est contrôlé par masse. Ce contrôle est prévu par la réglementation et seule une DBM permet de modifier les masses. Au niveau 2 c-à-d au niveau des composantes, des services communs et centraux, le disponible est contrôlé par masse. Ce contrôle est paramétrable et s’effectue sur l’ensemble des crédits budgétisés au niveau 2 et aux niveaux inférieurs 3 et 4 (contrôles « agrégés »). Aux niveau 3 et 4 c-à-d au sein des CF correspondant à l’organisation interne des composantes et des services, le disponible est contrôlé sur l’enveloppe totale du CF. Ce contrôle est paramétrable et s’effectue uniquement sur les crédits du CF (contrôle « à plat »). A l’UDS, le budget devra être prévu et saisi sur les seuls niveaux 3 et 4 (pas de contrôle automatisé) Rappel des contrôles réglementaires mis en place : Les contrôles réglementaires concernant les crédits limitatifs sont : Étanchéité des trois masses Étanchéité et contrôle sur les chapitres et articles déclarés limitatifs par le CA Les contrôles réglementaires concernant la spécialité des crédits, les crédits évaluatifs, …sont : Contrôle du disponible sur l’UB et le chapitre Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.) Contrôle de l’enveloppe d’une convention relevant de la catégorie des ressources affectées Le contrôle réglementaire (R) au niveau du centre financier implique qu’il s’agit du contrôle au niveau UB – i.e. que le centre financier concerné est une UB. Les contrôles M, E et S s’inscrivent dans le respect des contrôles réglementaires ci-dessus. Le contrôle par enveloppe (E) est plus large que le contrôle par masse (M), puisqu’il vaut quelque soit la masse sur laquelle est exécutée la dépense. Le contrôle par masse (M) croise masse et enveloppe. Exemple de l’utilisation du contrôle M dans SIFAC : il sera impossible pour un centre de responsabilité d’effectuer des dépenses de fonctionnement qui consommeraient les crédits mis en place pour ce CR sur la paie. Les contrôles spécifiques au sein du SAIC (S) concernent : Le budget évaluatif du SAIC Tout mouvement budgétaire à l’intérieur du SAIC est possible à condition de ne pas affecter l’équilibre fonds de roulement

Contrôles budgétaires Contrôles spécifiques aux conventions Typologie eOTP Type du PFI Description Contrôles sur la convention (ou l'opération) dans la limite du budget du Centre Financier support Contrôles sur l'Unité Budgétaire Ressource Affectée RAEN Convention RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention l'enveloppe de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée le chapitre au niveau de l'UB ne peut jamais passer en négatif CONTRÔLE UB / CHAPITRE RAMA Convention RA avec contrôle sur les masses de la convention l'enveloppe par masses de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée RACH Convention RA avec contrôle sur les chapitres de la convention l'enveloppe par chapitre de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée RACO Convention RA avec contrôle sur les comptes de la convention l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des conventions ouvertes sur un CF ne peut être dépassée Convention CVEN Convention non RA avec contrôle sur l'enveloppe de la convention CVMA Convention non RA avec contrôle sur les masses de la convention CVCH Convention non RA avec contrôle sur les chapitres de la convention CVCO Convention non RA avec contrôle sur les comptes de la convention CVSU Convention non RA sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support Seuls les contrôles optionnels choisis sur le centre financier support s'appliquent Opération sans contrat OPEN Opération pluriannuelle avec contrôle sur l'enveloppe de l'opération l'enveloppe de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPMA Opération pluriannuelle avec contrôle sur les masses de l'opération l'enveloppe par masses de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPCH Opération pluriannuelle avec contrôle sur les chapitres de l'opération l'enveloppe par chapitre de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPCO Opération pluriannuelle avec contrôle sur les comptes de l'opération l'enveloppe par compte budgétaire de chacune des opérations pluriannuelles ouvertes sur un CF ne peut être dépassée OPSU Opération pluriannuelle sans contrôle restrictif par rapport à ceux du CF support Sifac - Séminaire métier novembre 2007 52

Contrôles budgétaires Contrôles spécifiques aux conventions L’activation du contrôle optionnel sur l’enveloppe d’une convention simple ou d’une opération, se fait au cas par cas : C’est le type de programme de financement, déterminé au moment de sa création, qui déterminent les contrôles à appliquer sur ce PFI Ainsi, il est possible d’étanchéifier les conventions simples de certaines composantes, qui demandent un suivi plus strict, et de laisser libres celles d’autres composantes Le contrôle d’étanchéité n’est pas optionnel pour les conventions à ressources affectées

Eléments de comptabilité analytique Elaboration budgétaire Sommaire Adresse budgétaire Eléments de comptabilité analytique Elaboration budgétaire Editions et Consultations Contrôles budgétaires Gestion des opérations et des conventions

Gestion des opérations et des conventions Généralités Il ne sera vu dans cette formation que la modélisation budgétaire (saisie de budget) des opérations et des conventions. La partie création et exécution est traitée dans la formation « conventions ». Les opérations et les conventions : Sont modélisées dans SIFAC par un programme de financement ; L’élément d’OTP est l’axe à partir duquel est dérivé le programme de financement. Le budget est doté au niveau du programme de financement et exécuté au niveau de l’élément d’OTP qui lui est associé.

Gestion des opérations et des conventions Création du programme de financement FMMEASURE La transaction FMMEASURE « traiter programme de financement » permet de créer des programmes de financement Le code du programme de financement comprend 8 caractères. Le type de programme de financement est renseigné dans les données de base Les désignations : Une désignation courte (disponible dans les vues de recherche) et une désignation longue Les dates de début et de fin de validité

Gestion des opérations et des conventions Principes de budgétisation FMBB Les conventions et les opérations peuvent être budgétisées de différentes façons suivant le type de la convention ou de l’opération : Soit par saisie lors de l’élaboration budgétaire (Toutes les conventions et les opérations) Soit par saisie directe sans nécessité de vote (Conventions RA uniquement) Soit par virement si le montant à allouer a été prévu lors du vote précédent mais que la convention ou l’opération n’a pas encore été codifiée (Toutes les conventions et les opérations) Les conventions et les opérations peuvent être budgétées soit par virement intra, inter ou réajustement si les crédits ont été prévus lors des votes précédents La transaction FMBB « Workbench de budgétisation » permet de saisir le budget pour les conventions sur l’élément « programme de financement », un des cinq axes de l’adresse budgétaire.

Gestion des opérations et des conventions Budgétisation au cours de l’élaboration budgétaire (ou DBM) FMBB Les conventions et les opérations peuvent être budgétées lors de l’élaboration budgétaire dans une version préparatoire : Données d’en-tête Opération : Saisie Catégorie budgétaire : Paiement (seule possibilité) Type de pièce : CONV Exercice : année du vote Type de budget : Vote correspondant  DM1 Version : Version préparatoire PR1 Données de postes Faire autant de lignes que d’adresses budgétaires à renseigner.

Gestion des opérations et des conventions Budgétisation en cours d’exercice (Conventions RA uniquement) FMBB Les conventions RA peuvent être budgétées en cours d’exercice sans passer par le vote du CA. Elles sont saisies directement en version 0 exécutoire. Données d’en-tête Opération : Saisie Catégorie budgétaire : Paiement (seule possibilité) Type de pièce : CVRA Exercice : année en cours Type de budget : EXEC (ne référence pas de vote) Version : 0 (exécutoire) Données de postes Faire autant de lignes que d’adresses budgétaires à renseigner. Lors de la budgétisation de la convention RA, un contrôle est effectué sur l’équilibre recette/dépense.

Gestion des opérations et des conventions Budgétisation par virements de crédits FMBB Les conventions et les opérations peuvent être budgétées soit par virement intra (VIIN), virement inter (VIEX) ou réajustement (REAJ) si les crédits ont été prévus lors des votes précédents. Données d’en-tête Opération : Transfert Catégorie budgétaire : Paiement (seule possibilité) Type de pièce : VIIN (virement intra UB) Exercice : année en cours Type de budget : EXEC (ne référence pas de vote) Version : 0 (exécutoire) Données de postes Ligne émettrice (-) avec le programme de financement NA Ligne destinataire avec le programme de financement de la convention à budgéter