Animation de réunions éfficaces Ministère du Mieux-être, de la Culture et du Sport

Pourquoi tenir cette réunion? Orientation? Planification? Échange d'information? Prise de décision?

Avant la réunion

Quelle forme la réunion devrait-elle prendre? Rencontre personnelle Téléconférence Clavardage Vidéoconférence

Heure et endroit Réunion périodique à date fixe ou à date choisie par consensus? Endroit central ou endroit variable par roulement Convocation

Salle et équipement Salle Aménagement de la salle Montage de l'équipement Documents à distribuer Rafraîchissements

Élaboration de l'ordre du jour Collecte des points Classement des points Élaboration de lordre du jour Distribution de l'ordre du jour

Réunion du conseil le 4 janvier 2002, à Fredericton, de 19 h à 20 h 15 Ordre du jour 1.Procès-verbal de la réunion du 4 janvier Jim 2 min Information 1.Mise à jour des directives relatives aux compétitions Nelly5 min 2.État de la demande de financement Bob3 min 3.Rapport du comité des adhésions Pat5 min Discussion 1.Barème des droits d'adhésion Donna 15 min 2.Rapport du comité de disciplineDean15 min Activités de suivi 1.Calendrier des événements 2003Steve15 min Question diverse 1.Demande de la N.-É. relativement aux Jeux de l'AtlantiqueLori15 min

Points d'information Il s'agit simplement d'un échange de renseignements. Au besoin, des questions peuvent être posées pour clarifier certains points. Points de discussion Lorsque certains éléments d'information sont requis avant de prendre une décision. Dans certains cas, une décision pourra être prise sur-le-champ, mais la prise de décision pourra parfois être remise à plus tard. Activités de suivi Les activités de suivi sont liées à une mesure ou décision à prendre. Il peut être nécessaire de discuter plus à fond de ces points.

Conduite de la réunion

Règles et procédures des réunions Échange de renseignements et prise de décision = résultats Établissement des règles des réunions Statuts et règlements administratifs Groupes non officiels

Réunion Arrivez tôt Distribuez la documentation Commencez à l'heure Donnez le ton Respectez l'ordre du jour établi

Information Limitez la discussion, ne vous laissez pas entraîner dans des détours. Discussion Équilibrez la discussion, gardez le cap (limitez les anecdotes), mettez fin aux discussions acrimonieuses ou prêtant à la controverse sur des questions secondaires, respectez l'horaire établi, concluez la discussion. Action Sachez reconnaître quand le moment est venu de prendre une décision.

De la discussion à l'action Qu'est-ce qu'une motion? –Mesure à prendre – Expression d'un certain point de vue Présentation d'une motion

Le vote Mise aux voix Méthodes Annonce des résultats

Autres possibilités Report d'une décision Habiliter un membre ou un comité à agir (selon certains paramètres) Ajournement d'une motion

Avant la clôture de la réunion Récapituler les décisions prises et les mesures de suivi Prochaine réunion? Rappels, etc. Remercier tous les participants.

Clôture

Après la réunion

Suivi subséquent à la réunion Procès-verbal Activités de suivi Activités complémentaires

Fin