Formation des tuteurs relais dans le cadre du parcours EPP 31 Août 2006

Ordre du jour RAPPELS BILAN ORGANISATION DE LA SUITE Organisation de la formation des tuteurs relais Parcours EPP BILAN Suivi des consultations des modules Messages du forum Tour de table ORGANISATION DE LA SUITE Mission de tuteur relais Pré-requis pour la mission Préparation de la formation Accompagnement des apprenants POUR ALLER PLUS LOIN...

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Organisation de la formation des tuteurs relais Une formation en 4 étapes : 1 - Journées de présentation (2 jours en présentiel : 4 et 5 avril) découverte du parcours EPP rôle du tuteur relais utilisation des outils de la plate-forme 2 – Prise en main et appropriation (en académie) - appropriation du parcours EPP - utilisation des outils 3 - Bilan de l’expérimentation (1 jour en présentiel : 31 aout) - échanges et mise en commun des expériences - réponses aux difficultés rencontrées - définition des modalités retenues pour l ’organisation académique 4 - Bilan post-formation (présentiel : janvier) - bilan des formations académiques - retour d’expérience - propositions d’amélioration du parcours et des contenus - bilan de l ’utilisation des outils

Organisation de la formation des tuteurs relais Le calendrier

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Présentation du parcours EPP Le contexte Adaptation à l ’emploi des nouveaux gestionnaires de DPE : manque d’adaptation au profil de poste lors de la prise de fonction difficultés de formation “métier” turn over important nombre croissant de personnels impliqués dans des actes de gestion complexes  et multi compétences évolution des applications informatiques utilisées recherche d’une plus grande autonomie du gestionnaire sur son poste de travail.

Présentation du parcours EPP Le profil de l’apprenant les gestionnaires nouvellement affectés dans une division des personnels enseignants (DPE) d’un rectorat. Les objectifs du parcours EPP faciliter la prise de fonction dès les premiers jours de rentrée être capable d ’utiliser les modules de gestion individuelle et financière. être capable de décrire et d ’appliquer les incidences de la gestion individuelle sur la paye. Le périmètre du parcours EPP Formation basée sur l’utilisation de l ’application EPP. La formation aux concepts métier est organisée indépendamment par les académies

Présentation du parcours EPP Le profil de l’apprenant Parcours complet : les gestionnaires nouvellement affectés dans une division des personnels enseignants (DPE) d’un rectorat. Pour des accès ciblés, pour des « piqûres de rappel », pour compléter une formation ancienne : La totalité des gestionnaires de la DPE et éventuellement ceux des services de gestion des moyens

Présentiel/Classe virtuelle Présentation du parcours EPP La démarche pédagogique globale : Une démarche pédagogique basée sur l ’alternance de modules en présentiel et de modules “seul devant l’écran”, accompagnée par un tuteur relais. Introduction au module Présentiel Acquisition des connaissances Seul devant l’écran Bilan des acquis Présentiel/Classe virtuelle

Présentation du parcours EPP Les modules en présentiel Les ressources nécessaires pour l’animation du module : planification de la session support de cours PowerPoint sont disponibles sur la plate-forme e-learning et accessibles par les tuteurs relais et les apprenants

Présentation du parcours EPP Les modules « Seul devant l’écran » : un parcours personnalisable Chaque cours commence par une évaluation permettant à l’apprenant de situer ses connaissances et de suivre ou non le cours proposé en fonction de ses connaissances. Les modules d ’apprentissage sont proposés sous forme de séquences de présentation et/ou de simulation guidée Un quiz d’évaluation final vérifie l ’assimilation des contenus de formation

Présentation du parcours EPP Le parcours EPP :

Présentation du parcours EPP La prise en charge de rentrée :

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Nb personnes connectées Consultation des modules Totaux sur la consultation des modules : Temps total Nb personnes connectées Temps moyen par personne Module2 9h 27mn 14 40mn Module4 32h 05mn 21 1h 31mn Module6 9h 24mn 17 33mn Module8 1h 54mn 8 14mn Module PCR 15h 37mn 13 1h 12mn TOTAL 68h 30mn 29 2h 21mn

Consultation des modules Par académie : (temps moyen passé par personne)

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Bilan du forum 22 messages postés (en dehors des tests) 12 messages de tuteurs-relais 10 messages d ’apprenants Messages relatifs à l’organisation de la formation (2 messages) Messages relatifs au contenu de la formation (3 messages) Messages relatifs à l ’ergonomie de la plate-forme Résolution de l ’écran de navigateur (2 messages) Machine virtuelle Java (1 message) Saisie des formateurs (2 messages)

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Ordre du jour RAPPELS BILAN ORGANISATION DE LA SUITE Organisation de la formation des tuteurs relais Parcours EPP BILAN Suivi des consultations des modules Messages du forum Tour de table ORGANISATION DE LA SUITE Mission de tuteur relais Pré-requis pour la mission Préparation de la formation Accompagnement des apprenants POUR ALLER PLUS LOIN...

Reconnaissance de la mission des tuteurs relais La mission est-elle reconnue? Etablissement d'une lettre de mission accompagnant la désignation du tuteur relais pour préciser les conditions d'exercice de la mission - en particulier la liste des tâches à effectuer dans le cadre de la mission. Pour vous aider : Document "Le rôle du tuteur relais" - Compte rendu de la réunion du 14 avril 2005

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Pré-requis pour la mission Les pré-requis sont-ils réunis ? Objectifs, structure et contenu des modules de formation EPP assimilés par le tuteur relais. Pour vous aider : --> Prise de connaissance du parcours de formation par le tuteur relais --> Document "Présentation du parcours EPP pour un gestionnaire de DPE (rectorat)"

Pré-requis pour la mission Les pré-requis sont-ils réunis ? Maîtrise par le tuteur relais des fonctionnalités de la plate-forme côté apprenant? Connexion aux modules du parcours Navigation dans les modules du parcours Utilisation des outils de communication Pour vous aider : --> Document "Prise en main de la plate-forme LLMS à destination des apprenants"

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Préparation de la formation Aspects administratifs et organisationnels choix des modalités de mise en œuvre du tutorat (en accord avec les responsables de service) Etablissement de la liste des apprenants Organisation de la disponibilité des apprenants Organisation du planning de la formation : choix des plages horaires en fonction de la disponibilité des apprenants Nota : communiquer le planning de la formation au pôle de compétences Pour vous aider : --> Document Feuille de route de la formation à l'application EPP

Préparation de la formation Aspects administratifs et organisationnels choix des modalités de mise en œuvre du tutorat (en accord avec les responsables de service) Etablissement d’une convention tripartite entre l'apprenant, son tuteur relais et son responsable hiérarchique pour fixer les conditions d'organisation de la formation Engagement de chacun sur l’objet et les modalités de formation Attestation de suivi de formation : modules en présentiel (chiffrage en fonction du nombre d’heures réel), modules « seul devant l’écran » : chiffrage théorique Pour vous aider : --> Document "protocole individuel de formation"

Préparation de la formation Aspects administratifs et organisationnels choix des modalités de mise en œuvre du tutorat (en accord avec les responsables de service) Organisation de l'accès au dispositif : poste de travail de l'apprenant ou salle dédiée

Bilan 2005 Accès au parcours : À partir du poste de travail : 7, Dans une salle dédiée : 2, Salle en libre service : 0 Avantages / Inconvénients Initialement, c’est la formule « salle dédiée » qui a été retenue. La division informatique n’était pas en mesure d’intervenir sur le poste de chaque gestionnaire pour s’assurer d’un accès correct à la plate-forme. Cependant certains apprenants ont travaillé à leur domicile mais aussi à partir de leur poste de travail et pour imprimer leurs rapports de progression (les postes en salle dédiée n’étant pas connectés à une imprimante) Poste de travail : Souplesse d’utilisation – autre solution non envisageable Poste de travail : ce choix a été fait par défaut, car il n’y a aucune salle disponible au rectorat. L’avantage est que chaque apprenant est seul devant l’écran et fait donc seul le parcours; inconvénients : certains ordinateurs ne sont pas assez performants ainsi que des bugs de l’application e-learning qui obligent les apprenants à se reconnecter et faussent ainsi les comptes rendus Poste de travail pour le quotidien, salle dédiée lors des séances de formation Poste de travail : Avantage : temps de formation organisé à la carte, les gestionnaires restent dans leur division, outil de formation comme un complément du travail habituel, plus d’autonomie par rapport à l’accès à la FOAD Poste de travail : Imposé car pas de salle dédiée ou en libre service disponible actuellement au rectorat. Avantage : L’apprenant peux travailler à son rythme et lorsqu’il le désire : il organise seul son temps d’apprentissage Inconvénient : Difficulté pour certain de s’auto-discipliner et de faire le travail.(j’ai du une fois repousser un module parce qu’un certain nombre ne s’était pas connecté). Pas de possibilité de s’isoler (téléphone, collègue dans le même bureau, …) Je pense que les deux solutions doivent être proposées (dans le bureau ou dans une salle) et cela permettrait suivant la personnalité de chacun de s’adapter.

Préparation de la formation Aspects administratifs et organisationnels choix des modalités de mise en œuvre du tutorat (en accord avec les responsables de service) Choix des outils de communication forum chat messagerie classes virtuelles présentiel téléphone Pour vous aider : --> Conseils tuteur relais expérimenté "Comment choisir les outils?"

Outils de communication proposés Bilan 2005 Outils de communication proposés Classe virtuelle : Chat : Forum : 2 mis en place mais non utilisé Il n’a pas été utilisé autant que nous l’espérions au départ, peut-être en raison du faible nombre de stagiaires (5) qui se voient quotidiennement pour la plupart Je ne l’ai pas utilisé cette année mais je vais le faire l’année prochaine. J’ai remarqué que certaines personnes ont du mal à demander de l’aide et qu’avec un forum, ils peuvent avoir la réponse aux problèmes que d’autres ont pu rencontrer. Mail : 5 Autres : 6 Les apprenants se trouvant dans le même bâtiment, nous n’avions aucun problème de communication : les informations étaient données oralement avec notre stagiaire hors site

Préparation de la formation Aspects administratifs et organisationnels Préparation des supports de formation Pour vous aider : --> Ressources du parcours EPP, supports de présentation des différents modules disponibles sur le QuickPlace du pôle de compétences

Préparation de la formation Aspects techniques Paramétrage des sessions de formation (paramétrage des tuteurs relais, des outils de communication choisis, des dates/heures des sessions en présentiel) Pour vous aider : --> Document "prise en main de LLMS à destination des tuteurs relais"

Préparation de la formation Aspects techniques Vérification de la présence des apprenants dans l'annuaire LDAP du pôle de compétences Si agent non trouvé : Vérification sur l’annuaire général aaa aaa.in.orion.education.fr Inscription dans l'annuaire académique le cas échéant Inscription des apprenants aux sessions de formation Pour vous aider : --> Document "prise en main de LLMS à destination des tuteurs relais"

Préparation de la formation Aspects techniques Préparation de l’étape « zéro » Vérification de la configuration des postes Prévoir du temps au début de la formation pour accompagner l’apprenant lors de sa première connexion pour vérifier avec lui les modalités de connexion et l’opérationnalité du poste de travail Pour vous aider : -->Document « LLMS poste de travail »

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Accompagnement des apprenants Utilisation des outils de communication Forum de discussion Chat Classes virtuelles ... Pour vous aider : --> Document "prise en main de LLMS à destination des tuteurs relais"

Accompagnement des apprenants Utilisation des outils de tracking de la plate-forme pour le suivi pédagogique de l'apprentissage : temps passé par module, période de connexion, résultats obtenus aux quiz Suivi de la progression des apprenants Analyse des résultats d'évaluation Exploitation des rapports de progression Pour vous aider : --> Document "prise en main de LLMS à destination des tuteurs relais" --> Conseils tuteur relais expérimenté "Comment assurer le suivi de l'apprentissage des stagiaires"

Bilan 2005 Utilisation du suivi des apprenants Oui : 5 non : 2 Les rapports de progression détaillés des apprenants ont été imprimés avant chaque session en présentiel Suivi de la progression des modules Les rapports de progression des apprenants ont été édités toutes les semaines mais n’avaient pas pour certains de signification, impossibilité de se connecter, lenteur de la progression, voire pour certains pas d’accès du tout. Utilisation de l’outil de suivi des apprenants par mail. Rapport de progression par module global plus rapport de progression par individu Très intéressants. J’ai utilisé la possibilité d’envoi par mail des rapports avec une périodicité d’une semaine. ( attention au spam si plus fréquent) Non par manque de temps

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Les liens utiles Site WEB du pole de compétences foad.orion.education.fr : Accès direct à la plate-forme de FOAD Documentation d’utilisation de la plate-forme Site du pole de compétences ou de la diffusion : Accès à une page spécifique concernant le parcours EPP Page dédiée à l’animation du réseau des tuteurs relais Page contenant les ressources du parcours EPP Page des éléments du bilan 2005

Pour aller plus loin... Autres questions : - comment s’y retrouver dans le catalogue LLMS ? : la dénomination des sessions - comment lancer le module « prise en charge de rentrée » - peut-on utiliser le « parcours EPP » pour la formation des gestionnaires sur AGORA, AGAPE, EPP-Privé ? - que faire si le CAFA n’est pas encore impliqué ?

Pour aller plus loin... CATALOGUE LLMS : - catalogue des SESSIONS - partagé par tous - accessible par l ’onglet « Catalogue des cours » puis « Gérer les sessions proposées » SESSIONS créées par le pôle de compétences dans un dossier spécifique par académie : - par Année - par Module - par Académie (session tuteur-relais, Academie = Difftoulouse) MOTS CLES positionnés : - EPP --> Toutes les sessions (200 sessions) - « Academie » --> Toutes les sessions d’une académie - « Académie2006 » --> Toutes les sessions d’une académie pour l’année 2006

Pour aller plus loin... Avez-vous des questions ? Souhaitez-vous revoir des manipulations techniques ?

Merci pour votre attention !