Reddition de comptes et vérification en gestion contractuelle Etienne Sabourin Février 2012 Direction de l’analyse et de la vérification aux contrats

Plan de la présentation Contexte Direction de l’analyse et de la vérification aux contrats Travaux en reddition de comptes Vérification en gestion contractuelle

Contexte La Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) et la règlementation afférente confèrent aux dirigeants des organismes : Des pouvoirs élargis et, en contrepartie, Une plus grande imputabilité Des obligations de reddition de comptes. (En vigueur depuis le 1er octobre 2008)

Direction de l’analyse et de la vérification aux contrats Mandats Analyse les demandes d’autorisations adressées au Conseil du trésor et au Conseil des ministres, pour le volet contractuel; Travaux en reddition de comptes; Mandats de vérification. Objectif S’assurer du respect de l’application du cadre normatif en gestion contractuelle.

Politique de gestion contractuelle en reddition de comptes Applicable aux ministères et aux organismes assujettis Exigences prévues au cadre normatif : Lettre de déclaration de fiabilité du dirigeant d’organisme; Liste des situations où les organismes doivent rendre des comptes au CT; Estimation de la valeur des contrats inférieurs à 25 000 $; Délai pour la transmission des documents au SCT. Révision de la Politique (objectif 1er avril 2012) : Précision sur le moment de l’autorisation écrite; Formulaires électroniques; Transmission électronique et papier.

Travaux en reddition de comptes Le Président du Conseil du trésor doit soumettre un rapport à l’Assemblée nationale sur l’application de la LCOP (13 juin 2014, par la suite aux 5 ans) : Le MELS et le MSSS doivent fournir au président du Conseil du trésor les informations requises pour ce rapport. (article 22.1 de la LCOP) Reddition de comptes des réseaux de l’éducation et de la santé et des services sociaux.

Travaux en reddition de comptes Lettre de déclaration de fiabilité S’assurer de recevoir une lettre de chacun des dirigeants des organismes assujettis à notre politique S’assurer que chacune des lettres soient dûment complétées Chacun des dirigeants déclarent la fiabilité des données : Transmises au SCT; Publiées sur le SEAO; Maintien de systèmes d’information et des mesures de contrôles fiables. Sensibilisation et imputabilité des dirigeants d’organismes

Travaux en reddition de comptes Statistiques sur les contrats des MO

Travaux en reddition de comptes Statistiques sur les contrats des MO Contrats des organismes publics du réseau de l’administration gouvernementale Types de contrat 2007-2008 2008-2009 2009-2010 Nombre Valeur (M$) Approvisionnement 2 017 1 037 2 432 687 1 410 534 Services 4 079 1 232 4 373 2 620 4 769 1 907 Construction 1 839 1 325 2 311 2 491 2 171 2 412 Totaux 7 935 3 594  9 116 5 798 8 350 4 853 Hausse de la valeur total de 2,2 G$ entre 2007-2008 et 2008-2009 (3,6 G$ vs 5,8 G$), s’explique principalement par : 1,4 G$ en services; 1 contrat d’une durée de 10 ans de 369 M$ pour la transmission de données (RITM); 2 contrats d’une durée de 4 et 5 ans d’une valeur totalisant 423 M$ en placements médias; Programmes de qualification en ingénierie d’une durée de 1 à 3 ans pour une valeur estimée à 199 M$ » 1,2 G$ en construction (PQI).

Travaux en reddition de comptes Statistiques sur les contrats des MO Mode de sollicitation Modes de sollicitation 1er octobre 2008 au 31 mars 2009 (6 mois) 2009-2010 (12 mois) Nombre Valeur (M$) Valeur % Appel d’offres public 1 182 1 993 88 % 3 418 3 910 80 % Appel d’offres sur invitation 380 47 2 % 998 75 Gré à gré 1 280 219 10 % 3 934 868 18 % Totaux 2 842 2 259 100 % 8 350 4 853 L’appel d’offres public est le principal mode de sollicitation Les contrats de gré à gré : L’écart, entre les 2 périodes, peut s’expliquer par le MTQ qui octroie plusieurs contrats de gré à gré au cours du premier semestre (été); Équivalent en nombre avec les AOP; Valeur moins élevée que les AOP.

Travaux en reddition de comptes Autorisation du dirigeant d’organisme Éléments à améliorer Article 13 (4) de la LCOP Parfois non conforme Selon la justification, parfois l’article 13 (2) de la LCOP; Autorisation du CT (OBNL > 100 k$, individu > 50 k$); Gré à gré possible selon d’autres exceptions. Dépenses supplémentaires (Articles 17 LCOP, 19 et 25 PGC) La modification DOIT être accessoire ET ne pas changer la nature du contrat; Transparence Pas publiée; Pas incluse aux statistiques.

Éléments à améliorer Justification Travaux en reddition de comptes Autorisation des dirigeants des organismes Éléments à améliorer Justification Pas assez détaillée pour les dirigeants des organismes et la DAVC; Une soumission conforme ou acceptable ; Explique rarement les motifs justifiant le fait de ne pas avoir révisé les exigences et ne pas être retourné en AOP. Date de signature de la fiche d’autorisation par les dirigeants des organismes Doit être signée avant d’octroyer le contrat; Une signature à posteriori est non conforme; Date de signature (journée non inscrite).

Travaux en reddition de comptes Publication sur le SEAO Éléments à améliorer Le respect du délai de publication de l’adjudication du contrat Plusieurs cas avec des délais trop longs. Les erreurs du code UNSPSC L’inscription de la disposition de la Loi ou des règlements en vertu de laquelle le contrat est attribué Disposition parfois absente ou erronée.

Travaux en reddition de comptes Veille périodique sur le SEAO Deux grands objectifs Intervenir rapidement auprès des organismes lors d’une mauvaise interprétation, compréhension ou application du cadre normatif Mode conseil; Possibilité d’apporter les correctifs au besoin. Répartir les travaux de reddition de comptes sur toute l’année (meilleures planification et réalisation des travaux)

Travaux en reddition de comptes À la suite des travaux en reddition de comptes Rapport au Conseil du trésor Rencontres rétroactives avec les principaux donneurs d’ouvrage Préparation de rapports synthèses personnalisés (À venir) Sensibilisation lors des différents forums Sensibilisation auprès des dirigeants des organismes Formation (ajustements proposés et formations additionnelles) Création des formulaires électroniques Modifications sur le SEAO Veille périodique sur le SEAO (appels d’offres et adjudications) Modifications proposées au cadre normatif (délai de publication des renseignements lorsque AOI ou gré à gré) Mise à jour du guide «Les risques et contrôles dans la gestion des contrats».

Vérification en gestion contractuelle Contexte Juin 2011 : entrée en vigueur de la Loi concernant la corruption Septembre 2011 : attribution de pouvoirs de vérification à la Présidente du Conseil du trésor Mandats de vérification sur l’adjudication, l’attribution et les mesures de gestion contractuelle des contrats octroyés par les organismes visés par la LCOP; Vise les ministères, les organismes publics, les établissements des réseaux de l’éducation et de la santé et des services sociaux et les sociétés d’État.

Vérification en gestion contractuelle Organismes visés Organismes (532) et valeur des contrats (15 G et 20 G$) Ministères/organismes Établissements -réseaux de l’Éducation Établissements – réseaux de la Santé et Services sociaux Sociétés d’États Nombre (environ) 139 228 26 Exemples MTQ, CSPQ, MRNF, SIQ, etc. Commissions scolaires, Cégep et Universités Hôpitaux, Agences de santé et services sociaux Hydro-Québec, CSST, SAQ, Loto-Québec, etc Valeur totale (environ) 5 G$ Entre 3 G$ et 5G$ Entre 3 G$ et 5 G$ 4 G$

Vérification en gestion contractuelle Opportunités Sujets de vérification envisagés Contrats octroyés de gré à gré Fractionnement de contrats Appels d’offres publics ou sur invitation Comités de sélection Regroupements d’achats Modification aux contrats entraînant des dépenses supplémentaires Vérification par type de contrats (informatique, construction, etc.) Vérification ou appréciation des politiques de gestion contractuelle Vérification suite à des dénonciations, plaintes ou des problématiques importantes portées à l’attention de la DAVC.

Vérification en gestion contractuelle Partenaires Directions de vérification interne de chacun des ministères, des organismes et des sociétés d’État; Directions des ressources financières, matérielles et contractuelles; Ministères ou organismes avec expertise en vérification; UPAC (Unité permanente anti-corruption).

Direction de l’analyse et de la vérification aux contrats Pour nous joindre : Par courriel reddition.comptes@sct.gouv.qc.ca Par téléphone (418) 643-0875 poste 4902 Par télécopieur (418) 646-9880 Par courrier Secrétariat du Conseil du trésor Direction de l’analyse et de la vérification aux contrats 875, Grande Allée Est, 2e étage, secteur 300 Québec (Québec) G1R 5R8

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