Guide d'accompagnement : Démarche pour structurer un changement dans votre organisation Colloque sur les nouvelles technologies Fédération des établissements d'enseignement privés Vincent Tanguay 28 novembre 2001

Plan de la présentation 1. Une démarche, mais pourquoi? 2. Quelques rappels 3. Une approche de gestion du changement 4. Rappel des événements clés dans le temps 5. Les éléments de la démarche institutionnelle 6. L'organisation de la démarche institutionnelle La conclusion

1.Une démarche sur la gestion du changement, mais pourquoi? ...???

1.Une démarche sur la gestion du changement, mais pourquoi? Amener les personnes vers quelque chose de nouveau, vers de nouveaux sommets Intégrer les personnes dans le processus Les sensibiliser Les motiver Les accompagner Pour respecter notre personnel et être conscient que le changement se construit de bas en haut

1. Une démarche sur la gestion du changement, mais pourquoi? "Pour créer un espace éducatif qui valorise tout le personnel et les amène vers de nouveaux sommets"

1. Une démarche sur la gestion du changement, mais pourquoi? Pour structurer le changement, l'inscrire dans un continuum Pour mieux gérer le processus et contrer l'improvisation Pour se féliciter de nos victoires et évaluer le chemin à parcourir ...

2. Un rappel: la courbe du changement Visibilité Motivation . Inflation des attentes . Leader en avant Mieux qu'avant Prise de conscience de l'effort et de la complexité Gestion efficace du changement Importance de garder en mémoire que, dans tous les changements, toutes les équipes de projets passent par les mêmes étapes. Le succès repose sur la direction qui doit être capable de lire son environnement pour empêcher la désillusion. Il faut savoir alors proposer une transition respectueuse qui nécessite d'accompagner les éléments positifs (voir les craintifs plus loin) du groupes même s'ils ont peur du changement. Décomposer le changement en petites tranches, petites réussites. Les signifier, encourager et soutenir les équipes et les personnes. À un moment donné, c'est gagné. On ne comprend pas pourquoi on a pu faire autrement. C'est tellement évident. Désillusion Temps Courbe d'intégration d'une technologie de Gartner

La gestion du changement: La démarche telle que présentée en juin. Elle a été améliorée pour inscrire davantage le processus de changement dans un continuum (voir acétate suivante) Évaluation Stratégie Organisation Réalisation Accompagnement dans la gestion de la transition Impacts sur l'organisation du travail Impacts sur les profils de compétences: rôles, habilitation, imputabilité, ... Plan de Communication: sensibilisation, information,... Plan de transfert de connaissances: formation, laboratoire, coaching, ... Toutes les opérations sont présentes, mais c'est comme si elles étaient indépendantes les unes des autres. Ce qui n'est pas le cas. Elles sont intimement intégrées. Par cette démarche, on veut démontrer qu'il faut prendre le temps pour chaque opération du processus de penser la stratégie, l'organisation, la réalisation et l'évaluation.

3. Une approche en gestion du changement : schéma général Stratégie Mobilisation Sensibilisation MOYENS Gestion des impacts et des résistances Communication Formation et transfert des connaissances Mise à niveau des ressources humaines Évaluation Organisation Intégration Adhésion Voici l’approche globale d’AGTI Services Conseils Inc. en gestion du changement. Le diagramme symbolise avant tout la continuité: les flèches sur le pourtour, et l'ellipse au centre. Le changement bien qu'il s'agisse d'une rupture s'inscrit dans une continuité. Le pourtour du schéma fait référence aux quatre phases soit : la stratégie où la vision, les objectifs, les orientations, les enjeux et les bénéfices sont définis pour alimenter la conception d’une stratégie de gestion du changement adaptée au contexte et aux besoins; l’organisation où le cadre de gestion pour gérer les impacts et pour veiller à la gestion de la transition est mis en place; la réalisation où l’élaboration et l’actualisation des biens livrables prévus prennent place; l’évaluation où les mesures de suivi sont définies et où l’évaluation de la stratégie de gestion du changement en termes d’appropriation, de satisfaction et de bénéfices a lieu. Les flèches qui relient ces phases indiquent le mouvement et l’interrelation entre ces quatre temps du processus de gestion du changement. Ainsi, la fin d’une phase et le début de l’autre ne sont pas linéaires et discontinus, mais au contraire fluides et en interaction. L’ellipse intérieure réfère aux visées et aux principaux moments du cycle de la gestion du changement, soit : Appropriation Réalisation Gestion de la transition

Adaptation au contexte et au besoin Gestion de la transition 3. Une approche gestion du changement : 1re phase Stratégie Mobilisation Sensibilisation MOYENS vision objectifs orientations enjeux bénéfices Intégration Adhésion Appropriation Adaptation au contexte et au besoin Gestion de la transition

3. Une approche gestion du changement : 2e phase Mobilisation Sensibilisation MOYENS Établissement d'un cadre de gestion Mise en place de la gestion de la transition Gestion des impacts Organisation Intégration Adhésion Appropriation Gestion de la transition Gestion de la transition

Élaboration et actualisation Gestion de la transition 3.Une approche gestion du changement : 3e phase Mobilisation Sensibilisation MOYENS Élaboration et actualisation des opérations de mise en œuvre Intégration Adhésion Appropriation Réalisation Gestion de la transition

Définition des mesures de suivi Gestion de la transition 3. Une approche gestion du changement : 4e phase Mobilisation Sensibilisation MOYENS Définition des mesures de suivi Évaluation de la stratégie de gestion du changement : appropriation, satisfaction, bénéfices retirés Évaluation Intégration Adhésion Appropriation Gestion de la transition

Gestion de la transition Gestion de la transition 3. Une approche gestion du changement : ellipse intérieure, les cycles du changement Stratégie Mobilisation Sensibilisation MOYENS Information Employés peuvent nommer et expliquer les changements. Possibilités confusion et rumeurs Évaluation Organisation Intégration Adhésion Appropriation Réalisation Gestion de la transition Gestion de la transition

Gestion de la transition 3. Une approche gestion du changement : ellipse intérieure, les cycles du changement Stratégie Mobilisation Sensibilisation MOYENS Dialogue et échange Employés comprennent les motifs, voient les bénéfices et les enjeux du changement Évaluation Organisation Intégration Adhésion Appropriation Réalisation Gestion de la transition

Gestion de la transition Gestion de la transition 3. Une approche gestion du changement : ellipse intérieure, les cycles du changement Stratégie Mobilisation Sensibilisation MOYENS Changement est implanté Employés sont en transition. Feedbacks nombreux et positifs Évaluation Organisation Intégration Adhésion Appropriation Réalisation Gestion de la transition Gestion de la transition

Gestion de la transition Gestion de la transition 3. Une approche gestion du changement : les cycles du changement Organisation Stratégie Réalisation Évaluation MOYENS Mobilisation Appropriation Adhésion Intégration Sensibilisation Ce que l'on fait apparaît comme normal Ajustements, habiletés à parfaire pour que les gens se sentent en maîtrise Gestion de la transition Gestion de la transition

Gestion de la transition Gestion de la transition 3. Une approche gestion du changement : ellipse intérieure, les cycles du changement Stratégie Mobilisation Sensibilisation MOYENS Changement est opéré, fait partie du contexte. Comment a-t-on pu faire autrement? Retour à la stabilité. Amorce d'un nouveau cycle de changement Évaluation Organisation Intégration Adhésion Appropriation Réalisation Gestion de la transition Gestion de la transition

3. Une approche gestion du changement : moyens ou leviers Stratégie Objectifs: faciliter la transition vers la situation cible mettre en œuvre les stratégies pour gérer les impacts sur la culture et les ressources humaines engager l'institution dans une démarche d'amélioration continue Mobilisation Sensibilisation MOYENS Gestion des impacts et des résistances Communication Formation et transfert des connaissances Mise à niveau des ressources humaines Évaluation Organisation Intégration Adhésion Appropriation Réalisation Gestion de la transition Gestion de la transition

Une démarche sur la gestion du changement, est-ce trop complexe? ...???

4. Rappel des événements clés dans le temps Capacités changement Capacités investissement des personnes et de l'institution Stratégie d'implantation Plan d'action An 1 An 2 An 3 Équipes de projet Mars 2002 Juin 2002 Gestion du changement Gestion de la transition Besoins Vision . Meilleures pratiques Contraintes Choix possibles Orientations stratégiques Illustration du changement Impacts Faisabilité *Mai 2001 Vision Objectif: novembre 2001 Budget disponible

5. La démarche institutionnelle STRATÉGIQUE TACTIQUE OPÉRATIONNEL Vérification régulière de la présence des indicateurs de succès Mission Planifie,organise et orchestre les actions-clés du changement Vision Évaluation Plan d'action Plan de la transformation Capacité et volonté Dévelop- pement Implantation du changement * Mai 2001 Gestion du changement * Accompagnement © AGTI SERVICES CONSEILS

5. Démarche institutionnelle: plan de la transformation Définir un Plan d'action Préciser des actions à court terme An 2 An 1 Comité de projets 2002 2005 Actions opérationnelles structurantes Comité directeur Dégager une vision Voir le plan d'ensemble de la démarche Plan d'action An 3 Mai 2001

modèle organisationnel 5. Démarche institutionnelle troisième étape: plan de la transformation Les valeurs Éléments à considérer . Culture organisationnelle Qualités des services Relations élèves Relations parents Relations avec personnel... Les attentes et besoins Les cibles retenues Formation Situation d'apprentissage Soutien logistique Soutien pédagogique Information Communication interne et externe Collaboration Collaborations internes et externes Accès Gestion des connaissances Éléments à intégrer à la démarche d'apprentissage Formation VISION Gestion des ressources humaines Autonomisation, formation Imputabilité Profil de compétence Rôles et responsabilités Contenus: Scénarios Vers un nouveau modèle organisationnel Le personnel

6. L'organisation de la démarche institutionnelle Engager le personnel Bien connaître son école Ceux avec lesquels il est possible de construire Ouvrir des forums avec les élèves Connaître les attentes des élèves Revoir les processus de fonctionnement internes Créer des communautés de pratiques internes et externes Contexte de projet Identifier le groupe dominant dans l'école 1. Entrepreneurs 2 Craintifs 3. Chercheurs de reconnaissance 4. Réticents 1. Le changement viendra rapidement si le groupe constitué des "craintifs" émerge. Pourquoi? Ces gens: Croient à la qualité. Besoin d'information, de formation, de travailler et d'échanger avec des pairs (internes ou externes), de soutien.Pas technologiques. Par ailleurs, les chercheurs de reconnaissance sont prêts à changer, s'ils en voient un avantage de carrière ou si c'est reconnu, (même les plus petits succès) Les réticents, on ne s'en occupe pas. S'ils sont majoritaires, attendre leur attrition naturelle ou procéder à du remplacement.

6. L'organisation de la démarche institutionnelle Engager le personnel Créer un consensus Bien connaître son école 1. Deux cultures 2. Deux présomptions 3. Faire preuve de leadership pour gérer les tensions 4. Les bottines suivent les babines Deux façons de voir Technologues Académiques leadership - communications

6. L'organisation de la démarche institutionnelle Engager le personnel Créer un consensus Bien connaître son école Manager la complexité dans la transformation de l'environnement Contrôle Influence Structure commune Processus différents Renforcer et soutenir la coopération Moyens à mettre en place: Développer une stratégie qui repose davantage sur l'influence que sur le contrôle. Se donner une structure commune tout en acceptant que tout le monde n'utilise pas le même chemin pour rencontrer les objectifs fixés. Éviter de toujours re-inventer la roue dans un projet pédagogique qui intègre l'utilisation des TIC. Il faut pouvoir recycler, réutiliser en améliorant et en complétant ce que nous avons construit. Sans cela, nos gens s'essoufflent en repartant toujours des projets à partir de zéro. Recycler et réutiliser Encourager la diversité

6. L'organisation de la démarche institutionnelle Engager le personnel Créer un consensus Manager la complexité dans la transformation de l'environnement Bien connaître son école Modifier les rôles et responsabilités Rôle du matériel Rôle de l'enseignant (guide) Rôle de la communication Responsabilités et manière Parents - école École-parents Enseignants-élèves Élèves-élèves Prépare le chemin et guide par une utilisation intelligente et mesurée

Accessible, mais ne pas brûler Conclusion Gérer le changement et la transition Vous visez là ! C'est une approche de plus en plus utilisée Ce n'est pas magique C'est engageant et exigeant C'est la seule formule gagnante Un défi à relever en équipe Avec un vrai leader Vous êtes ici ! Accessible, mais ne pas brûler les étapes