Les aspects administratifs, financiers et légaux des projets FP7 Dr. Erol KÜLAHCI (AUF) Université M'hamed Bougara - Boumerdès 20 mars 2013

Le Portail des participants (en anglais) Partage d’expérience Des aspects légaux Le Portail des participants (en anglais) Partage d’expérience

La propriété intellectuelle L’éligibilité Géographique, Institutionnelle (Universités, centre de recherche, PME >< Multinationales), et Financière (Audit) La propriété intellectuelle

Des règles financières transversales: Coûts éligibles (directs et indirects) Coûts inéligibles Modalités de cofinancement

Les Couts éligibles Les couts éligibles Réels, Encourus par le bénéficiaire, Encourus pendant la durée du projet, Déterminés en accord avec les principes de gestion et les pratiques comptables du bénéficiaire, Utilisés pour réaliser les objectifs du projet, Enregistrés dans la comptabilité du bénéficiaire

Les coûts éligibles: le coût du personnel Possibilité de déclarer les coûts du personnel s’ils sont basés sur une méthodologie certifiée et approuvée par la Commission européenne et s’ils sont consistants avec les principes de gestion du bénéficiaire Seules les heures effectivement prestées peuvent être comptabilisées. Ces personnes doivent Être directement engagé par le bénéficiaire en accord avec la législation nationale, Travailler sous la seule supervision et responsabilité de ce dernier et Être rémunéré en accord avec les pratiques normales du bénéficiaire Les salaires des personnels contractuels travaillant pour le projet (post-doc, doctorants, …) Personnels titulaires : feuille de temps à remplir

Les coûts non éligibles Taxes indirectes, en ce y compris la TVA Droits de douane Intérêts dus Provisions pour de futures pertes ou charges Pertes dans les changes, les coûtés liés au retour du capital Coûts déclarés ou non encourus, ou remboursé en faveur d’un autre projet financé par la Communauté Dettes et charges du service de la dette, dépense excessive ou imprudente

Modalité de paiement Payé lors de l’entrée en vigueur Un préfinancement pour toute la durée du projet Payé lors de l’entrée en vigueur Des paiements intermédiaires Basés sur des formulaires financiers (Form C) (La contribution EC = montants déclarés et acceptés X taux de financement) Une rétention de 10% Paiement final

Le Fond de garantie Pas de responsabilité financière collective! En revanche: constitution d’un fond de garantie pour les participants afin de couvrir les risques Toutefois, il y a une « responsabilité technique » de porter à terme le projet conjointement et individuellement vis-à-vis de la Commission Représente 5% du montant de la contribution pour chaque participant.

Des règles financières par programme spécifique Coopération Idées People

Les 4 programmes spécifiques du 7ème PCRDT Coopération: « Soutien de l'ensemble des actions de recherche menées en coopération transnationale » dans 10 domaines thématiques: Idées: « Soutien d'activités de recherche à l'initiative des chercheurs menées dans tous les domaines par des équipes nationales ou transnationales individuelles en concurrence à l'échelon européen » People (Personnel) et Actions Marie Curie: « Renforcement, quantitatif et qualitatif, du potentiel humain dans les domaines de la recherche et de la technologie en Europe, et soutien en faveur d'une mobilité accrue » Capacités: « Soutien d'aspects essentiels de la recherche et des capacités d'innovation européennes, en ce les capacités des pays tiers

Les 4 programmes spécifiques du 7ème PCRD et l’ouverture internationale Les activités de recherche collaborative à dimension internationale sont soutenues par les thématiques du programme Coopération Les activités internationales de formation et mobilité sont gérées par le programme Personnel Les activités horizontales de soutien à la politique de coopération internationale sont développées dans le Programme Capacités Les activités de recherche par le programme Idées

1-COOPERATION Objectif: Générer de nouvelles connaissances sur les thématiques clés afin de soutenir la compétitivité européenne Moyens: COLLABORATION ENTRE DES EQUIPES Appels à propositions annuels sur des thématiques prédéfinies (top-down) Projets collaboratifs (consortium) transnationaux, intersectorielles (PME, CHU, RES, HE, Entreprises) et multidisciplinaires Schémas de financements: Projets de recherche: Projets Collaboratifs (CP) à dimension variable Projets de structuration: REx et Actions de coord. et soutien (CSA) Activités: 10 thématiques

Coopération internationale et les 10 priorités thématiques: 2 manières de participer Soutenir la compétitivité européenne à travers des partenariats stratégiques avec les pays tiers dans des domaines scientifiques donnés Résoudre les problèmes spécifiques auxquels les pays tiers font face sur base de l’intérêt mutuel et le bénéfice mutuel Utiliser la coopération en S&T pour renforcer les relations extérieures et les autres politiques de la Communauté Deux entrées: Ouverture de tous les thèmes aux pays tiers: Minimum 3 pays membres (MS) ou associées (AC) différents Au delà de ce minimum, tout pays tiers peut participer Actions spécifiques de coopération internationale (SICA) dans chaque thème Appels à proposition dédiés aux ICPC dans chaque thème Minimum 4 participants de pays différents: 2 ICPC + 2 MS ou AC

Les règles financières Rapport activités et type d’organisations Rapport activités et schémas de financement Les taux des coûts indirects Exemple

Les règles financières: rapport activités et organisations Taux de remboursements proposés:

Les règles financières: rapport activités et schémas de financement

Security related research (in certain cases) Remboursement en fonction du type d’organisation, du type d’action et/ou activité Research and technological development activities : Jusqu’à 50% des couts éligibles. Toutefois, peut aller jusqu’à 75% pour: Non profit public bodies, secondary and higher education establishments and research organisations, SMEs, and Security related research (in certain cases) Demonstration activities: Jusqu’à 50% Other activities et Management: Jusqu’à 100%

Les taux des coûts indirects Les coûts indirects se calculent toujours par rapport aux coûts directs Pour tous les participants : Au choix : les frais généraux réels (overheads) ou la méthode simplifiée Taux forfaitaire de 20% des coûts direct moins la sous-traitance Pour les Non-profit public bodies, Secondary and Higher Education establishments, Research Organisations et PMEs incapables d’identifier leur coûts indirects réels, peuvent appliquer un taux forfaitaires de 40% – jusqu’au 31/12/2009, c’était 60% Pour les CSA: limitation à 7% des coûts directs

Exemple (1) Dans le cadre d’un « Collaborative project » Couts soumis par une Université utilisant le taux forfaitaire de 40% pour ses couts indirects: Couts directs du projet Couts indirects (40%) Total par catégorie RTD: 100.000 40.000 140.000 Démonstration: 50.000 20.000 70.000 Management 10.000 6.000 16.000 Coût total du projets (directs + indirects) 226.000

Cofinancement UE des coûts Exemple (2) Cofinancement UE des coûts Couts déclarés Taux appliqués Montant payé RTD: 140.000 75% 105.000 Démonstration: 70.000 50% 35.000 Management 16.000 100% 16.000 Total Contribution EC 156.000

2-IDEE Objectif: Encourager l’excellence scientifique entre les chercheurs en Europe Moyen: COMPETITION ENTRE LES EQUIPES Appels à proposition ‘bottom-up’ Projet déposé par une équipe individuel sous le nom d’un chercheur, (mais possibilité d’associer des chercheurs venant de plusieurs laboratoires et de tous les pays) Projets de recherche fondamentale/exploratoire et risqués Recherche aux frontières de la connaissance : Le programme «Idées» permettra de financer les recherches de pointe de l’Union européenne.

Modalités de financement Financement de 100% des coûts éligibles directes et de 20% des coûts éligibles indirects Jusqu’à 2 millions d’Euros pour un projet de 5 ans

3-PEOPLE Objectifs: Valoriser les carrières scientifiques et renforcer l'attractivité de l’UE pour les chercheurs. Créer un marché unique du travail pour les chercheurs Moyens: Actions Marie Curie pour soutenir leur mobilité du thésard à l’excellent enseignant chercheur: Formation initiale des chercheurs (Initial Training Network/ITN): Projets déposés par les institutions Partenariat public/privé (Industry-Academia Scheme/IAPP) Dimension internationale: Bourses individuelles: IIF, OIF, IRG

IRSES - Date limite et Objectifs OBJECTIFS DE L’ACTION: Il s’agit de renforcer le partenariat entre les organisations de recherches de l’UE et des pays tiers (Algérie…) via de courts échanges de personnel et via des activités de réseau (séminaires et conférences). Les mobilités entrantes et sortantes en terme de personne/mois devraient être équilibrées entre les pays tiers (Algérie…) et les pays UE/associés. La priorité est accordée aux chercheurs en début de carrière (0 à 4 ans d’expérience) ainsi qu’aux chercheurs expérimentés (4 à 10 ans d’expérience). Cela n’exclut pas l’éligibilité du personnel technique et de gestion. La mobilité maximale d’un individu devrait être de 12 mois. Spécifiquement, cette action vise à soutenir les organisations de recherche pour qu’elles établissent et renforcent leur coopération de recherche à long terme via la coordination d’un programme conjoint d’échange de chercheurs pour de courtes périodes.

IRSES - Schémas de financement Distribution du budget dans le cadre d’un projet par personne/mois : les frais de séjour d’1 personne/mois que la Commission européenne financera s’élève à 1900€. Le personnel échangé doit être détaché (maintien de son salaire dans l’institution d’origine et droit au retour). En priorité, le budget IRSES finance la mobilité des chercheurs des États membres de l’UE et des pays associés au 7ème PC. En complément et suivant les disponibilités, le budget IRSES serait en mesure de financer la mobilité des chercheurs des ‘pays du voisinage’ (Algérie…) pour les actions de réseau, les coûts de gestion et les ‘overheads’ liés à l’organisation des séminaires et des workshops.

Bourses de mobilité entrante (International Incoming Fellowships -IIF) Chercheurs éligibles d’Algérie: les chercheurs expérimentés de très haut niveau actif en Algérie et souhaitant se rendre dans un Etat membre ou un pays associé en vue de partager leurs connaissances en travaillant sur des projets de recherche qui bénéficieront mutuellement aux Etats membres, aux pays associés et aux Etats tiers. Les chercheurs expérimentés doivent se mettre d’accord sur un projet professionnel cohérent avec une organisation de recherche d’un pays de l’UE ou un pays associé. Pour les chercheurs des pays en développement, la possibilité existe de bénéficier d’une phase de réintégration dans leur pays permettant d’établir une coopération durable entre l’UE et son pays d’origine. Éligibilité de la structure d’accueil européenne: La participation et le financement des structures des États membres, des pays associés et éventuellement des pays tiers dans la mesure où celles-ci peuvent bénéficier d’une « phase de retour » de leurs chercheurs à l’issue de leur mobilité.

Modalités de financement (la phase entrante) et couverture de salaires bruts (de EUR 58500 pour les chercheurs expérimentés de 4 à 10 ans d’expérience ou de EUR 87500 pour les chercheurs expérimentés de plus de 10 ans d’expérience) adaptés aux coûts de la vie du pays en question, d’indemnités mensuelles d’expatriations pour le logement et les missions de voyage [de EUR 700 à 1000 selon que le chercheur (n’) a pas une famille] adaptés aux coûts de la vie du pays en question, d’indemnités mensuelles pour les overheads (EUR 700) adaptés aux coûts de la vie du pays en question d’indemnités mensuelles pour les dépenses de formation et de transfert de connaissance des chercheurs éligibles (EUR 800)

Modalités de financement (la phase de retour - option) Lors de la phase de retour et de réintégration du chercheur dans une institution d’accueil d’un pays tiers: le financement forfaitaire d’un chercheur par année est fixé à EUR 15000 (max. 1 an), la contribution est gérée par l’institution hôte.

Aspects administratifs Lors du montage du projet (les formes A) Lors de l’exécution du projet (le rapportage et les sanctions)

Forme A1 - Contenu Titre Durée en mois Code d’activité Mots clés Résumé

Forme A2.1 Données administratives Statut de l’organisation

Forme A2.2 Dépendance avec un autre partenaire? Point de contact de l’organisation

Formes A3.1 : Budget par partenaires (exception People: A4) Rubriques Verticales Coût du personnel Sous-contrat Autres coûts directs Coûts indirects Options pour les pays tiers (montant forfaitaire …) Total du budget Financement européen requis Rubriques horizontales RTD Démonstration Formation Coordination Soutien Gestion Autres Total

Formes A3.2 : Budget global Rubriques verticales Coordonnateur Partenaires Rubriques horizontales RTD Démonstration Formation Coordination Soutien Gestion Autres Total

Autres Dispositions: Le Rapportage Période intermédiaire: Le coordinateur devra soumettre les rapports périodiques 60 jours après la fin de la période: Vue d’ensemble du travail accompli, l’utilisation des ressources Formulaire financier (Form C) Période finale : Le coordinateur devra soumettre les rapports finaux 60 jours après la fin du projet

Autres Dispositions: Le Rapportage La Commission a 105 jours pour évaluer et exécuter le paiement correspondant Pas d’approbation tacite des rapports, Paiement automatique des intérêts de retard Après la réception EC doit soit: Approuver les rapports Suspendre le délai d’approbation en demandant un complément d’information ou une révision des documents les rejeter en donnant une explication (possible cloture) Suspendre le paiement

Autres dispositions: les sanctions Procédure de recouvrement Exiger des dommages et intérêts (Liquidated damages) si « exagération » Appliquer des pénalités financières (en cas de fausses déclarations) Comprise entre 2 et 10% de la contribution de EC

Quelques conseils Vérifier qu’il s’agit de la bonne version des formulaires Lire les documents (guide des experts, contrat type…) Feuille de temps de travail à jour Suivre le Participant Portal