Reliés à la clientèle scolaire

Pour établir et décrire un système de contrôle interne il faut dabord se poser la question; Où sont les risques ? Pour limiter les risques, il faut établir des points de contrôle

La description du système de contrôle interne consiste donc à; Décrire les procédures comptables et/ou administratives Décrire les points de contrôle

RISQUE Tous les services rendus aux élèves ne sont pas facturés Points de contrôle o Prise de présence à chaque cours ou activité o Comparaison des listes avec la facturation

RISQUE Les départs délèves nengendrent pas dajustement de facturation Points de contrôle Registre des arrivées et des départs Suivi des bordereaux de mouvement de clientèle (avis de départ, inscription) Examen régulier de la liste des élèves par la direction

Le MELS demande aux vérificateurs de; Déterminer si létablissement a mis en place des mécanismes de contrôle interne afin de sassurer de la fiabilité des renseignements transmis au regard de leffectif scolaire Déterminer si ces mécanismes sont documentés et mis à jour (changements législatifs ou internes) Déterminer si létablissement sest assuré que ces mécanismes sont efficaces et quils fonctionnent tel que prévu.

Renseignement sur lidentité Renseignements sur la fiche individuelle et ceux provenant des documents officiels démontrent quil sagit de la même personne Lieu de naissance Correspondance entre le lieu quil est possible de déduire des documents officiels et celui inscrit sur la fiche (né au Québec, dans une autre province…) Qui sassure de la fiabilité de ces renseignements, comment et que fait-on pour sen assurer.

Prise de présence au 30 septembre Description de la prise de présence (comment, où et par qui) Qui en assure la vérification Quel formulaire est utilisé et signatures Versé au dossier de lélève Attestation de fréquentation avant et après Confirmations et signatures Données relatives à lassiduité Registre dassiduité et bulletin scolaire

Lordre denseignement Dernier bulletin ou horaire Respect du nombre dheures denseignement Pour léquivalent temps plein (900 heures), lhoraire doit démontrer un minimum de 25 heures/semaine Services éducatifs reçus Correspondance dans les matières entre lhoraire et le dernier bulletin

Chaque élève inscrit est facturé Chaque élève présent au 30 septembre est subventionné Chaque nouvel élève est facturé et entraine un ajustement non récurent aux subventions ou un transfert de subventions entre établissements privés participants Chaque élève qui quitte engendre un avis de départ, un crédit et un remboursement dans les 10 jours, sil y a lieu.

Chaque élève à temps partiel est identifié et déclaré comme tel au ministère. Dans létablissement des droits de scolarité et autres droits, une procédure doit sassurer que les maximums fixés par la loi ne sont pas dépassés

Documenter également la procédure de mise à jour des mécanismes de contrôle interne et par qui Documenter la procédure de vérification de latteinte des résultats escomptés des mécanismes et par qui.

Attestation de groupe pour la présence au 30 septembre Attestation individuelle pour la fréquentation scolaire avant et après le 30 septembre Avis de départ Nom et prénom de lélève Code permanent La date de la dernière journée de fréquentation en classe Motif de départ Date et signature du directeur ou de la personne désignée

Lenseignante ou lenseignant ou le titulaire procède à la prise des présences de ses élèves le30 septembre et certifie la journée même que les renseignements sont exacts en y apposant sa signature et la date, de façon manuscrite. La directrice ou le directeur de létablissement certifie ensuite les présences le jour même ou quelques jours après (au maximum dix jours plus tard). Si elle ou il prévoit sabsenter pour une plus longue période, la délégation de signature est permise (p. 23 du mandat). La personne désignée ne peut toutefois être celle qui a déjà confirmé la présence de lélève sur lattestation.

Dans le cas dun élève absent le 30 septembre, létablissement doit remplir une attestation individuelle afin de sassurer quil répond toujours aux critères des Règles budgétaires, soit avoir fréquenté la classe avant le 30 septembre, et être de retour en classe après cette date. Lattestation individuelle est versée au dossier scolaire.