Bienvenue au séminaire PROTOCOLE

LE PROTOCOLE - ETIQUETTE « Ensemble des règles établies en matière d’honneur et de préséance dans les cérémonies officielles » SAVOIR-VIVRE CONVIVIALITE CODE DE CIVILITE Toute erreur protocolaire peut causer un grand préjudice - au Président(e) - au Club - au Lions Club International

Le Chef du Protocole Il est: Le maître de cérémonie L’âme du club Le garant des civilités du Lionisme Le responsable des objets et accessoires du club Dans un club LIONS, le protocole occupe une place particulière dans la mesure où il est le garant de toutes les vertus sociales du mouvement. Le petit ROBERT définit le protocole comme étant : « L’ensemble des règles établies en matière d’étiquette, d’honneur et de préséance dans les cérémonies officielles. » Les règles protocolaires sont les marques du savoir faire et du savoir être des LIONS. En sachant que toute erreur protocolaire peut causer un préjudice : Au président Au club Au mouvement Ceci est d’autant plus important que ceux qui peuvent en être « victimes » sont souvent ceux qui ont le besoin d’une reconnaissance. Car l’humain étant ce qu’il est, il est toujours sensible aux attentions qui peuvent être attachées à un rang réel ou supposé.

Le Chef du Protocole C'est le bras droit et le conseiller du Président ou de la Présidente Il est responsable du bon déroulement des réunions. Il doit connaître : LES REGLES DU LIONISME, LE CLUB, LA HIERARCHIE DU DISTRICT. Membre du conseil d’administration, le chef du protocole exercera ses fonctions dans le cadre des directives qui lui seront données par le président. Pour être efficace dans son action, le chef du protocole doit : Etre très présent dans le club Anticiper toutes les situations Etre courtois en toute circonstance, mais discret (il est comme sucre dans le café: il est partout mais on ne le voit pas!) Dans beaucoup de clubs, le chef du protocole fait également office de CENSEUR, c’est-à-dire qu’il veille à la bonne tenue des débats. Il est le gardien de la tradition LIONS. Dans ce cadre il sera un conseiller : Présent Discret Efficace

exécutif consultatif le Club bureau Président Chef du Protocole Conseil d’administration Commissions Secrétaire Trésorier Chef du Protocole le Club exécutif consultatif bureau Commission Effectifs Commission Actions Sociales Commissions Actions Culturelles Autres… Membres du Conseil d’Administration    L’ORGANE EXECUTIF DU CLUB EST CONFORME AUX STUCTURES LEGALES D’UNE ASSOCIATION REGIES PAR LA LOI DU 1er JUILLET 1901 AVEC : UN CONSEIL D’ADMINISTRATION UN BUREAU COMPOSE 1.        DU PRESIDENT 2.        DU SECRETAIRE 3.        DU TRESORIER S’AGISSANT DES LIONS CLUBS, SONT INTEGRES AU CONSEIL D’ADMINISTRATION : LE CHEF DU PROTOCOLE LE PRESIDENT DE LA COMMISSION DES EFFECTIFS LES PRESIDENTS DES COMMISSIONS LE PAST- PRESIDENT L’ORGANE LEGISLATIF EST COMPOSE PAR L’ENSEMBLE DES MEMBRES DU CLUB. Membres du club 1 réunion de travail / mois + 1 réunion conviviale / mois

ORGANIGRAMME DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU CLUB BUREAU PRESIDENT SECRETAIRE TRESORIER SECRETAIRE ADJOINT TRESORIER ADJOINT PDT EXTENSION-EFFECTIFS PRESIDENT FONDATEUR 1er VICE-PRESIDENT CHEF DU PROTOCOLE GOUVERNEUR 2ème VICE-PRESIDENT ANIMATEUR/CENSEUR ANCIENS GOUVERNEURS… 3ème VICE-PRESIDENT 4 ADMINISTRATEURS EXECUTIF Les ADMINISTRATEURS sont ELUS, au COURS d ’une ASSEMBLEE GENERALE, avant le 15 avril, selon les MODALITES du REGLEMENT INTERIEUR du CLUB.

LES COMMISSIONS consultatif ETHIQUE ADMINISTRATION EME - EMF FINANCES STATUTS, ASSURANCES EME - EMF FORMATION, EXTENSION des EFFECTIFS COMMUNICATION COMMUNICATION, RELATIONS PUBLIQUES HUMANITAIRE ACTION SOCIALE, SEL, TELETHON,… HUMANISME RRI, DEVELOPPEMENT DURABLE, CULTURE JEUNESSE CONCOURS, LEO, consultatif

Chargé de communication Gouverneur Le District Le cabinet Secrétaire Trésorier Chef de protocole Chargé de communication Présidents de zone Immédiat Past - Gouverneur Gouverneur élu 2 Vice - Gouverneurs Commission honoraire Gouverneur Conseil Chargés de mission Le District est un des maillons les plus important dans l’organisation du Lions Clubs International. Le gouverneur dépend directement du Président International. Le gouverneur et le vice - gouverneur sont élus lors du Congrès d’Automne. Tous les membres du cabinet sont désignés par le gouverneur, sauf le past – gouverneur et le vice gouverneur.

Le District Gouverneur Le cabinet Le conseil de District Fonctionnement Communication Finances Statuts - Assurances Ethique Humanisme Fonctionnement Humanitaire EME - EMF Information des Lions Jeunesse Commentaires sur diapos. Structure générale de fonctionnement du District. Les mandats sont de 1 an sauf : Les représentants (délégués) aux Commissions Nationales et les Correspondants Techniques qui sont renouvelables 3 fois. Internet Archiviste Organisation des congrès Les associations

LES REUNIONS = VITRINE DU CLUB Réunions à caractère particulier REMISE DE CHARTE INTRONISATION PASSATION DE POUVOIR JUMELAGE Réunions normales FERMEES OUVERTES VISITES D'OFFICIELS CONFERENCE C’est lors des réunions que s’exerce toute la compétence du chef du protocole. Nous retiendrons les 2 types de réunions les plus courantes : Les réunions statutaires Les réunions à caractère particulier. A noter que lors des apéritifs statutaires, les règles protocolaires générales doivent s’appliquer en s’adaptant aux circonstances. La visite du GOUVERNEUR est une réunion statutaire. Il convient cependant d’apporter un soin particulier : A l’organisation de la réunion de travail conformément aux recommandations du gouverneur. Au plan de table A l’organisation des temps de parole (intervention, échange de fanion)

LES TACHES DU CHEF DU PROTOCOLE Agence la salle de réunion. Prévoit le matériel. Fanions, cloche, maillet Paper board, écran, sono Mise en place Décor Etablit le plan de table. Range et conserve le matériel Ce sont les invariants de toutes les réunions. L’aspect matériel revêt toute son importance car il symbolise notre attachement aux valeurs du LIONISME.

LES TACHES DU CHEF DU PROTOCOLE Prévoit le programme et la distribution des temps de parole. Accueille et accompagne les invités. Fait les annonces Excuses (personnalités ou membres) Absences (si indispensable) Présentation (nom, titre) des invités Présentation du menu Autres (anniversaires, décès…) Pour bien s’acquitter de sa mission, le chef du protocole doit s’en remettre aux civilités de chacun des membres qui doivent : L’informer en cas d’empêchement (par exemple)

LES REUNIONS « NORMALES » DU CLUB STATUTAIRES ou FERMEES SANS VISITEURS Veiller à éviter les clans Favoriser l’intégration des nouveaux membres. AVEC VISITEURS (Officiels , Lions extérieurs) Sans commentaire particulier.

LES REUNIONS « NORMALES » DU CLUB OUVERTES DECOR, PROGRAMME, HORAIRE, Respect des règles de préséance Lions et civiles LE PLACEMENT A TABLE Libre ou déterminé – Toujours prévoir 1 ou 2 tables d’honneur ( avec placement) Plan et cartons de table (chef de table?) Le chef du protocole est de fait le responsable du « BIEN VIVRE » dans le club. Il assure les relations avec nos prestataires (organisation des menus en particulier) Au début d’un repas, il aura à coeur de présenter le menu avec humour (facteur d’ambiance) L’organisation des tables devra provoquer le mixage des membres afin d’éviter la constitution de « clans » contraire à notre éthique.

LES REUNIONS « VITRINES » DU CLUB La Préséance : droit, consacré par l’usage à une fonction ou un titre, d’occuper une position au dessus de quelqu’un ou de le précéder. Le respect des règles de préséance: La PLACE du PRESIDENT ou de la PRESIDENTE, La PRESEANCE dans le LIONS CLUB, La PRESEANCE dans l'ÉTAT FRANCAIS. Lors des réunions de prestige du club, le chef du protocole se doit de respecter les règles de préséance : De l’état FRANCAIS De l’association LIONS CLUBS Préséance vient du latin : Prae : avant Sedere : s’asseoir La préséance est le droit, consacré par l’usage ou fixé par l’étiquette, d’être placé avant les autres et de les précéder dans l’ordre honorifique. Attention : La prise de parole doit se faire dans l’ordre inverse de la préséance. On ne reprend pas la parole après la plus haute autorité. (Distribuer les 2 listes)

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LES REUNIONS « VITRINES » DU CLUB LA TABLE D’ HONNEUR Les différentes formes, L’ emplacement dans la salle, Les tables d’honneur secondaires L’ accompagnement des convives Le président, en qualité de puissance invitante occupe la place de référence. La place d’honneur étant à la droite du président.

REUNIONS A CARACTERE PARTICULIER Remise de Charte Intronisation Passation de Pouvoirs Jumelage Soirée festive (collecte de fonds, anniversaire du club…) Chacune de ces réunions nécessite l’adaptation des règles protocolaires.

EXEMPLE POUR UNE REMISE DE CHARTE Distribuer les document papier

EXEMPLE POUR UNE INTRONISATION Distribuer le document papier

Kit d’intronisation à remettre au Nouveau Lion lors de la cérémonie Distribuer le document papier

EXEMPLE POUR UNE PASSATION DE POUVOIRS Distribuer le document papier

REUNIONS A CARACTERE PARTICULIER VISITE DU GOUVERNEUR Agencer la salle, prévoir le/les plans de table et la distribution des temps de parole CONFERENCES Prévoir les accessoires pour le conférencier Agencer la salle Présenter le conférencier Apporter aide et assistance au conférencier pendant son intervention. Lors de l’accueil d’un conférencier, tout doit être fait afin de le valoriser auprès de son auditoire : Aide matérielle Présentation de la personne Introduction du thème S’il y a débat : Canaliser le temps de parole de la salle Laisser au conférencier le temps de réponse Désamorcer les éventuelles prises à parti Remercier le conférencier en prévoyant la remise d’un témoignage de reconnaissance.

QUATRE REGLES D’OR Laisser le moins de place possible à l’improvisation Faire ressentir aux invités leur importance Avoir le sourire mais rester ferme Le ou la Président(e) du club est toujours le ou la Président(e) de réunion

Le Chef du Protocole VOTRE RÔLE EST ESSENTIEL VOUS ETES avec le ou la SECRÉTAIRE le ou la TRÉSORIER(E) le ou la PRESIDENT(E) des EFFECTIFS l'un des 4 Pilliers sur lesquels s'appuie le ou la PRÉSIDENT(E) BONNE ANNEE LIONS en ne perdant pas de vue que le protocole est la partie visible du club et le garant des valeurs qui font la force et la spécificité de notre mouvement.

Le chef du Protocole ANNEXES

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Merci de votre participation Le Chef du Protocole Merci de votre participation