La conduite du projet DIERE Serge TURLAN

Management, gestion, conduite, pilotage… de projet, pourquoi ? La pratique quotidienne de l’ingénieur… Savoir où aller… avant de courir !

OBJECTIFS du PROJET Apprendre à rechercher des informations Comprendre et être capable de présenter une technologie ou un produit Savoir identifier des compétences Apprendre par la pratique la gestion du travail de groupe : Organisation, planification Conduite de réunion Contrôle et suivi du travail

La structure projet Structure transversale Responsable d ’un projet de la conception à la mise en exploitation Équipe pluridisciplinaire à géométrie variable Durée limitée Animée par un chef de projet Un système de décision et d’arbitrage externe au projet : le comité de pilotage L ’organisation projet 1 structure transversale : voir TR 23-24 2 : Responsable d ’un projet : Il s ’agit d ’un contrat entre la direction, le chef de projet et l ’équipe projet , qui est solidairement responsable du résultat, « Contrat Qualité, Délais Coût ». 3- Equipe à géométrie variable: voir plus loin TR24 4- Durée limitée : l ’équipe projet «  de base » est nommée pour la durée du projet. Elle sera ensuite dissoute . Il faut prévoir le reclassement . Certaines entreprises tendent à professionnaliser le « métier » de projet, d ’autres préfèrent proposer une alternance entre activité projet et activité dans un métier. 5 - Le chef de projet est nommé par la direction générale. Il n ’a pas de relation hiérarchique avec les équipiers projet mais une relation fonctionnelle (ceux ci continuent de dépendre de leur hiérarchie métier). De même il doit « négocier » avec les direction métiers les ressources dont il a besoin. Il doit donc posséder une « autorité de compétence » reconnue et une délégation claire de la direction. (éviter les nouveaux embauchés ou personnes peu expérimentées !). Il est choisi pour ses compétences d ’organisateur et de négociateur plus que pour ses compétences d ’expert dans une technique donnée 6- L ’instance de décision est le comité de pilotage . Il représente la direction de l ’entreprise et les principaux métiers concernés .( TR26)

Les acteurs du projet Les décideurs Les experts Les acteurs externes Les utilisateurs Le projet Les acteurs du projet On a précédemment identifié les partenaires externes et les services concernés, il s ’agit maintenant de mettre des noms et traiter avec des personnes et non plus des institutions. Pour ce faire nous allons faire appel à des concepts de « sociologie des organisations » ( M. Crozier) La notion d ’acteur représente soit des individus, soit des groupes d ’individus qui auront des comportements communs dans cette situation; ( c ’est une notion de segmentation) Méthode : Identifier les acteurs Se demander quel rôle ils jouent ou pourraient jouer dans le projet (décisionnaire, porteur d ’information, expert, exploitants - utilisateurs du projet …) leur importance pour le projet ( éléments objectifs) Se poser la question des compétences requises pour le projet / compétences disponibles : compétences techniques mais aussi compétences d ’organisateur et de négociateur. Faire des hypothèses sur les enjeux individuels , essayer de prévoir les stratégies personnelles des principaux acteurs pour déterminer les acteurs « moteurs » et « freins ». On tiendra compte de tous ces éléments pour constituer l ’équipe projet

La structure projet DG Hiérarchie métier Chef de projet Partenaires extérieurs Chef de projet Hiérarchie métier Equipiers projet DG Le modèle de l ’organisation projet : c ’est une organisation matricielle. L ’ équipe projet permanente rassemble un représentant des principales fonctions concernées par le projet . Dans l ’organisation traditionnelle, chaque fonction intervenait successivement dans un ordre déterminé par la planification. Cela donnait lieu à des aller retour fréquents, entre les différents métiers et des modifications tardives Par exemple une choix technique du bureau d ’étude s ’avère impossible à réaliser en fabrication, d ’où demande de modification au BE par la voie hiérarchique qui entraîne à son tour d ’autres modifications non prévues, d ’où retards et surcoûts… Le fait de rassembler dans une même équipe dès le départ des représentants des métiers concernés évite cela. Comme toute organisation matricielle, l ’organisation projet est sujette à conflits entre la logique « projet » et la logique « métier », les directions métier se sentant parfois dépossédées de leur pouvoir de décision. Il faut la volonté affirmée de la direction générale pour que ce type d ’organisation fonctionne. Ref : L ’auto qui n ’existait pas . Midler Ed. des Organisations

La structure projet Hiérarchie métier Chef de projet Equipiers projet Partenaires extérieurs Selon les phases d ’avancement du projet, l ’équipe projet de base sera renforcée par des ressources négociées avec les métiers concernés: Par exemple, en phase d ’étude, le bureau d ’étude sera largement impliqué, alors qu ’en phase réalisation, la production mettra à disposition du projet des techniciens et des ouvriers . Chaque équipier projet peut devenir à son tour responsable d ’un sous projet ou animateur d ’un groupe de travail inter ou intra - service. On peut ainsi constituer des sous groupes projet à plusieurs niveaux, et élargir la participation de personnels dans leur domaine de compétence sans augmenter démesurément l ’équipe projet. Un découpage du projet en « sous ensembles fonctionnels » permet de faire fonctionner en parallèle plusieurs groupes (dans l ’automobile, le sous projet châssis, le sous projet moteur, carrosserie etc…) ce qui permet «  l ’ingénierie simultanée » et la réduction des délais. Dans l ’automobile, on a des structures projet à 7 ou 8 niveaux. L ’équipe de base c ’est une vingtaine de personnes, l ’ensemble de la plateforme de développement peut rassembler plusieurs milliers de personnes. Y participent également certains fournisseurs. Avec un système de coordination puissant !…) Pour un projet moyen, une équipe projet de base de 5 à 6 personnes, à temps plein ou non, est généralement la règle.

Constituer l ’équipe projet Constituer l ’équipe projet permanente en fonction des compétences requises des « motivations » Prévoir des participants « occasionnels » « renfort » personnes ressources participation des exploitants Tenir compte de: La taille de l ’équipe en fonction de l ’importance du projet Les contraintes internes et externes Niveau de responsabilité homogène Le rôle chef de projet La formation des équipiers projet aux méthodes et outils

Les règles de vie de l’équipe Un projet est un travail d’équipe qui nécessite de participer à des réunions plus ou moins régulières Les règles de fonctionnement des réunions doivent être établies et …respectées : Buts Participants Animateur, secrétaire Compte-rendu …respect des horaires et du temps !

Evolution du rôle de chef de projet AVANT Expert technique Maîtrise les outils de planification et de gestion Organisateur MAINTENANT Généraliste Maîtrise tous les outils Organisateur mais aussi Animateur - vendeur Négociateur Charismatique

Représente la direction et les métiers concernés par le projet Le comité de pilotage Au cours des revues de projet Faire le point Réorienter, aider En cas de conflit (objectifs, démarche….) Instance de décision Instance d ’arbitrage Le comité de pilotage Le comité de pilotage représente la direction et les métiers impliqués dans le projet au niveau décisionnel. En général la direction financière, la direction qualité, en font partie, en plus des directions techniques concernées. Le principe est de distinguer l ’instance opérationnelle ( groupe projet) de l ’instance décisionnelle ( comité de pilotage).  « Ne pas être  juge et partie  » Le comité de pilotage intervient à l ’issue des phases pour ( voir TR suivant) Valider la phase et donner le feu vert pour passer à la suivante. Il peut décider d ’interrompre ou « geler » le projet en fonction de priorités nouvelles Il prend des décisions et choisit entre plusieurs options de solution qui lui sont présentées ( fin de phase 2) . (Le groupe projet prépare les décisions en ce sens qu ’il apporte les éléments de comparaison - coûts, rentabilité, délais, risques - mais ce n ’est pas lui qui décide.) Il a un rôle d ’arbitrage en cas de désaccord grave, entre métier et projet. Cependant pour éviter de faire appel à l ’arbitrage du comité de pilotage, des règles sont établies. Ainsi, une direction métier a voix prépondérante sur la direction projet, en ce qui concerne les choix techniques de sa compétence ( ce sont eux les experts) Dans certaines grandes organisations et pour des projets importants, on peut avoir un comité pilotage « politique » et une instance de décision « technique » Représente la direction et les métiers concernés par le projet

Les phases du projet Naissance de l ’idée GESTION ET CONTROLE préliminaire avant-projet projet détaillé Réalisation CP4 Poursuivre ou rejeter Contrat Évaluation Validations CP1 CP2 CP3 décision Plusieurs solutions comparées Naissance de l ’idée Mise en oeuvre ETUDE GESTION ET CONTROLE Étude détaillée de la solution retenue Le découpage en phases Au début du projet, on cherche à élargir le champs des possibles, sans approfondir beaucoup. Au fur et à mesure de l ’avancement, on réduira les choix pour étudier en détail la solution retenue. Ces phases sont clôturée par les réunions du « comité de pilotage » ( CP) 1- Phase étude préliminaire : consiste à concevoir et structurer le projet analyser l ’environnement, les besoins, la concurrence, évaluer l ’intérêt et les risques pour l ’entreprise à mener le projet. L ’équipe projet n ’est pas encore constituée. Décision : poursuivre ou arrêter. 2- Avant projet : Constitution de l ’équipe projet. La traduction des besoins en cahier des charges fonctionnel. La recherche de plusieurs options de solution et les éléments de comparaison ( qualité, délai, coût, rentabilité, risques). Décision : poursuivre ou arrêter, choix d ’une solution parmi celles proposées. 3- Projet détaillé : étude détaillée de la solution retenue, cahier des charges technique, consultations des fournisseurs, budget, planning détaillés, plan de réduction des risques . Décision : lancer en réalisation 4- Réalisation : mise en œuvre du projet . Décision : mise en exploitation, transfert de responsabilité à l ’exploitant, bilan de projet et retour d ’expérience On peut découper en 3 phases , 5 phases ( par exemple la loi MOP qui régit les travaux publics) 6 phases ( Renault) pourvu que l ’on garde le principe du séquençage entrecoupé de décisions.

Les phases du projet DIERE Préliminaire Avant projet Projet détaillé Recette Choix du brevet Apprentissage de la recherche documentaire L’organisation d’équipe Les règles du jeu Les objectifs de chacun La planification Recherche documentaire Exploitation des informations Rédactions de rapports Présentation du projet Validation Du choix Validation du CR de formation Revue de projet à mi-parcours Evaluation Finale

Construire la planification Permet de déterminer Durée totale du projet Dates fin / début du projet, des taches Chemin critique Qui fait quoi Taches Durée Tache antérieure Ressources PERT GANTT

Les délivrables du projet Compte-rendu de formation Rapport à mi-parcours Rapport final